Aika: 7.12.2020 klo 9-11
Paikka: Teams etäkokous
Kokouksen osallistujat:
Asiantuntijat:
1 Kokouksen avaus, puheenjohtajan ja sihteerin valinta sekä pöytäkirjan tarkastamisesta sopiminen
Ohjausryhmän puheenjohtaja Ari Muhonen avasi kokouksen klo 9:03. Puheenjohtajaksi valittiin Ari Muhonen ja sihteeriksi Minna Kivinen.
Sihteeri toimittaa pöytäkirjan saataville viikon kuluessa kokouksesta, jonka jälkeen osallistujilla on viikko aikaa tarkastaa pöytäkirja.
2 Kokouksen osallistujien toteaminen
Kokouksen osallistujalista yllä.
3 Asialistan hyväksyminen
Hyväksyttiin asialista.
4 Versionvaihdon tilannekatsaus
Esittely: Versionvaihdot ovat edenneet suunnitelman mukaan.
Edistymistä voi seurata KIWI-sivulta Update schedule and progress tracking.
Keskustelu: Versionvaihdot ovat sujuneet hyvin ja kirjastoilta kiitos Koha-palvelulle. Koha-palvelussa siirrytään jatkuviin päivityksiin, jolloin päivitykset ovat pieniä ja aiheuttavat vain hyvin pienen katkoksen.
Päätös: Merkittiin tiedoksi.
5 Yhteenliittymän tavoitteet 2021
Esittely: Kaikki yhteenliittymän kirjastot siirtyvät yhteisöversioon viimeistään vuoden 2021 alussa. Millaisia tavoitteita yhteenliittymä asettaa Koha-palvelulle sen jälkeen? Valmisteluun on nimetty valmisteluryhmä, joka on priorisoinut kirjastoista kerätyt kehittämistoiveet. Priorisoitu lista on toimitettu Kansalliskirjastolle ja Kansalliskirjastolta on pyydetty lista tehtävistä, jotka pyritään toteuttamaan vuoden 2021 aikana.
Ohjausryhmä esittää, että hyväksytään vuoden 2021 kehittämistavoitteet Kansalliskirjastolta saadun listan (https://www.kiwi.fi/x/1YPPCw) mukaisesti.
Keskustelu:
Päätös: Hyväksyttiin kehittämistavoitteet esityksen mukaisesti.
6. Ohjausryhmän ja asiantuntijaryhmän kokoonpanot vuodelle 2021
Esittely: Ohjausryhmä ja asiantuntijaryhmä on valittu vuodelle 2020. Keskustellaan ryhmien kokoonpanosta vuonna 2021.
Sinikka Luokkanen ja Johanna Vesterinen eivät enää jatka ohjausryhmässä eikä Minna Kivinen asiantuntijaryhmän puheenjohtajana vuonna 2021. Ohjausryhmässä on tällä hetkellä 4 henkilöä, jatkuvuuden kannalta olisi hyvä, että puolet jäsenistä jatkaisi ohjausryhmässä.
Eeva Klinga-Hyöty ja Ari Muhonen ovat valmiita jatkamaan ohjausryhmässä. Ohjausryhmään halukkaita on pyydetty ilmoittautumaan marraskuun puoliväliin mennessä Ari Muhoselle.
Mia Kujala on ehdolla asiantuntijaryhmän puheenjohtajaksi. Kirjastoilta on pyydetty ehdotuksia asiantuntijaryhmän jäseniksi.
Keskustelu:
Ohjausryhmän uusiksi jäseniksi ovat ilmoittautuneet Pekka Uotila ja Sari Palén.
Asiantuntijaryhmään ovat ilmoittautuneet: Sirpa Janhonen, Johanna Miettunen, Christian Nelson ja Minna Kivinen.
Päätös:
Nimettiin ohjausryhmä: Ari Muhonen, Eeva Klinga-Hyöty, Sari Palén ja Pekka Uotila.
Asiantuntijaryhmä: Valittiin Mia Kujala asiantuntijaryhmän puheenjohtajaksi. Nimettiin asiantuntijaryhmään tässä vaiheessa ilmoittautuneet henkilöt: Sirpa Janhonen, Johanna Miettunen, Christian Nelson ja Minna Kivinen. Mia Kujalalle voi ilmoittaa uusia asiantuntijaryhmän jäseniä.
7 Vuoden 2021 vuosikello
Koha yhteenliittymän vuosisuunnitelmana toimii vuosikello Vuosikello 2021.
Päätös: Hyväksyttiin vuosikello vuosisuunnitelmaksi.
8 Uusien jäsenien liittyminen Koha-yhteisöö
Koha-yhteenliittymä on päättänyt, että uusia jäseniä yhteenliittymään voidaan ottaa vasta sen jälkeen, kun kaikki nykyiset kirjastot ovat siirtyneet yhteisöversioon.
Keskustellaan mahdollisuudesta ottaa uusia jäseniä Koha-yhteenliittymään. Millaisilla ehdoilla voidaan ottaa uusia jäseniä yhteenliittymään? Miten määritellään liittyvän kirjaston mahdolliset tunnusluvut laskutusta varten?
Keskustelu: Mukaan liittyvällä kirjastolla pitää olla mahdollisuus hankkia palvelu CSC:ltä. Erityisesti erikoiskirjastoilta on tullut tiedusteluja mahdollisuudesta liittyä yhteenliittymään.
Yhteenliittymällä ei sinänsä ole esteitä uusien jäsenien mukaan ottamisesta. Käyttöönottokustannukset tulee huomioida siten, etteivät ne kuormita nyt mukana olevia kirjastoja.
Keskusteltiin, onko rajoituksia sille, miten suureksi yhteenliittymä voi kasvaa nykyisellä organisoitumisella. Työjärjestyksessä on kuvattu hyvin vähän uusien jäsenten liittymisestä, siihen liittyvistä toimenpiteistä ja kustannusvaikutuksista.
Päätös: Viedään ohjausryhmän käsittelyyn uusien jäsenien mukaan ottaminen yhteenliittymään.
9 Muut asiat
ERM-järjestelmän tutkiminen
ERM-järjestelmän tutkimisesta on keskusteltu yhteenliittymässä, vaikka sitä ei ole otettu varsinaiseksi yhteenliittymän tavoitteeksi. HAMKilla on tavoitteena tutkia FOLIO-järjestelmän ERM osuutta alkaen 2020 testaten järjestelmää kirjaston omiin sähköisen aineiston hallinnan tarpeisiin. HAMKissa tehdään testausta erillisessä testiympäristössä, jossa ei ole integrointeja muihin järjestelmiin.
10 Seuraava kokous
Yhteenliittymän seuraava kokous on 1.3.2021 klo 9-11.
11 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 9:45.