Alephissa on yksittäisen MARC 21 -kentän pituuden rajoitteena n. 2000 merkkiä, kun taas MARC 21 -formaatin asettama rajoite kentän pituudella on huomattavasti suurempi (n. 9999 merkkiä). Muissa järjestelmissä tehdyt ja/tai poimintaluetteloidut tietueet saattavat siis sisältää kenttiä, jotka ovat Alephin kentänpituusrajoitetta pidempiä. Usein esiintyviä pitkiä kenttiä ovat 505 ( Määrämuotoinen huomautus sisällöstä ) ja 520 ( Huomatus sisällöstä, tiivistelmä tms .).
Alephissa tietueeseen leikepöydältä liimattu sisältö katkeaa 2000 merkin kohdalta automaattisesti ilman ilmoituksia – ole siis tarkka!
Alephin kuvailukäyttöliittymä antaa *Search Subfield Options* -toiminnolla lisätä kenttään tekstiä yli 2000 merkin kentän pituusrajoitteen, mutta kun tietue *Enter* -näppäimen painalluksella järjestetään tai tietue tallennetaan häviävät kentästä 2000 merkin rajan sisältävä ja sitä mahdollisesti seuraavat osakentät. |
Kun Aleph katkaisee ylipitkän kentän automaattisesti osakentällä $9, se luo katkaistusta kentästä tarvittavan määrän kenttätoistumia, joista:
Aleph pyrkii tekemään katkaisun esim. välilyönnin tai osakenttäerottimen kohdalta ja t arvittaessa kenttä katkaistaan useampaankin toistumaan.
|
Kun Aleph antaa tietueen ulos MARC 21 -vaihtomuotoisena (mm. Z39.50/SRU -poimintarajapinnoista), se liimaa osakentällä $9 katkaistun ylipitkän kentän kenttätoistumat takaisin yhteen. Tästä aiheutuu ongelmia, jos kenttätoistumat ovat joutuneet jostain syystä tietueessa väärään järjestykseen, koska tällöin ne myös liimautuvat väärässä järjestyksessä yhteen. Pahimmillaan väärään järjestykseen joutunut katkaistun kentän kenttätoistuma on saattanut liimautua edeltävään, ihan eri kenttäkoodilliseen kenttään. Väärinyhdistyneitä ylipitkiä kenttiä on tullut esiin mm. Melindan YSAsta YSOon –konversion yhteydessä, ja sittemmin Alma-Melinda-kuvailuintegraatiossa.
Älä katkaise Alephissa luomaasi ylipitkää kenttää käsin osakentällä $9, se ei enää ole sallittua! |
MARC 21 -formaatissa kenttiä voi linkata formaatinmukaisesti toisiinsa linkkiosakentällä $8: https://marc21.kansalliskirjasto.fi/bib/kontrolliosakentat.htm#8.
Kun linkkiosakenttää $8 käytetään ylipitkän kentän katkaisuun sen sisältö on muotoa
<linkkinumero>
.
<järjestysnumero>
\x
, joka siis koostuu:
|
Linkkiosakentällä $8 tehty ylipitkän kentän katkaisu on $9-osakentällä tehtyä automaattista katkaisua turvallisempi, koska Aleph ei liimaa $8:lla katkaistun ylipitkän kentän kenttätoistumia automaattisesti yhteen, ja niiden keskinäinen järjestys on ilmaistu eksplisiittisesti linkkiosakentässä.
Kuvailijan tulee ylipitkiä kenttiä käsitellessään käyttää ylipitkän kentän manuaalista katkaisua linkkiosakentällä $8, eli:
Jos teet itse ylipitkän kentän Alephissa, käytä manuaalista katkaisua linkkiosakentällä $8. |
|
Jos tietueessa on automaattisesti osakentällä $9 katkaistu kenttä, ja haluat lisätä siihen replikoinnin ohjauskomennon sisältävän osakenttä $9 :n, päivitä kentän katkaisu manuaaliseksi katkaisuksi linkkiosakentällä $8. |
Automaattisesti osakenttä $9:llä katkaistu kenttä:
|
muutetaan manuaalisesti linkkiosakenttä $8:llä katkaistuksi kentäksi ja lisätään replikoinnin ohjauskomennot:
|
Tietueessa valmiiksi olevan, automaattisesti osakentällä $9 katkaistun kentän voit päivittää manuaalisesti linkkiosakentällä $8 katkaistuksi kentäksi myös muulloin. Erityisen suositeltavaa linkkauksen päivittäminen on, jos teet katkaistuun kenttään muutoksia. |
Jos et koske automaattisesti osakentällä $9 katkaistuun kenttään lainkaan, eikä Aleph anna siihen liittyä virheilmoituksia, voit jättää sen ennalleen. |
Huomattavaa ylipitkiä kenttiä käsitellessä:
Alephissa on muutamia uusia virheilmoituksia, jotka koskevat ylipitkiä kenttiä ja niiden keskinäisiä linkityksiä.
Ylipitkiin kenttiin liittyvät virheilmoitukset eivät valitettavasti suoraan näytä kenttää, johon ne kohdistuvat, vaan koskevat koko tietuetta |
Virheilmoitus: Update split field linkage to subfield $8
| |
Virheilmoitus: Fix orphan split field
| |
Virheilmoitus: Correct linkage in subfield $8 'link'
|
Alla mainituista Alephin toiminnoista saattaa olla hyötyä ylipitkiä kenttiä käsitellessä:
Osakenttä $8:n automaattiset sisältövaihtoehdot
| ||
Uuden osakentän lisääminen kentän ensimmäiseksi osakentäksi
|