Erilaisia tapauksia

TAPAUS 1: Uusi termi on korvaamassa vanhan termin, mutta käsite säilyy samana.

• ESIMERKKI: "sisäasianministeriö" muuttuu muotoon "sisäministeriö".
• ESIMERKKI: "atk-ohjelmat" termi on vanhentunut. Nykyisin suositumpi termi on "tietokoneohjelmat".
• ESIMERKKI: Ontologiassa esiintyvä termi "alpakka metallina" poikkeaa yleisistä tesauruskäytännöistä. "alpakka (metalli)" olisi parempi termi.
• RATKAISU: Älä poista käsitettä, vaan muuta sen preflabel uuteen muotoon. Siirrä vanhentunut termi altlabeliksi, jos koet sen tarpeelliseksi.
  • Huom! Se, miten vanhalla termillä kuvailtu aineisto on löydettävissä termin vaihduttua termipohjaisissa järjestelmissä, on järjestelmäkohtainen kysymys. On mahdollista toteuttaa esim. massa-ajoja, jossa tehdään koneellisesti muutos kaikkiin tietueisiin, joissa vanha termi esiintyy, ja korvataan se uudella termimuodolla.
  • Vanhan preflabelin säilyttäminen altlabelina ei ole välttämätöntä. Mikäli tieto vanhasta preflabelista koetaan tärkeäksi tai käyttäjälle hyödylliseksi, se on syytä säilyttää altlabelina. Jos kuitenkin esim. kirjoitusvirheellinen preflabel oikaistaan, vanhaa kirjoitusvirheellisestä muotoa ei suositella säilytettäväksi ontologiassa.

TAPAUS 2: Käsitteen kuvaama asia tai ilmiö ei ole enää ajankohtainen.

• ESIMERKKI: "työministeriö" yhdistyy "työ- ja elinkeinoministeriöksi". Toisin kuin sisäministeriö-esimerkissä, tässä käsitteet eivät vastaa toisiaan.
• ESIMERKKI: "yliassistentti" virkanimike poistuu koulutusjärjestelmästä.
• RATKAISU: Säilytä vanha käsite, koska sillä on edelleen historiallinen merkitys, joka on yhä validi sisällönkuvailussa ja tiedonhaussa.
  • Voit lisätä käsitteelle halutessasi tarkentavan huomautuksen, esim. "Työministeriöstä tuli osa työ- ja elinkeinoministeriötä vuonna 2008." Työministeriö-tyyppisissä tapauksissa voit halutessasi liittää läheisten käsitteiden välille assosiatiivisen suhteen eli tässä tapauksessa käsitteiden "työministeriö" ja "työ- ja elinkeinoministeriö" välille.

TAPAUS 3: Aiemmin ontologiassa ollut käsite on todettu tarpeettomaksi.

• ESIMERKKI: Ontologiassa on havaittu tarpeettoman monta käsitettä, jotka ovat lähisynonyymeja: "luontaishoito", "luonnonparannus" ja "kansanlääkintä". Näin tarkka hienojako hankaloittaa sisällönkuvailijan ja tiedonhakijan työtä, koska käsitteet ovat merkitykseltään vahvasti päällekkäiset. "Luonnonparannus" poistetaan käytöstä ja termi lisätään "luontaishoito"-käsitteen ohjaustermiksi.
• ESIMERKKI: Ontologiassa on sekä "äänestys" että "äänestäminen" ja molemmat viittaavat samaan asiaan. "Äänestys" on käytetty kuvailussa vähemmän ja voidaan poistaa.
• RATKAISU: Poista käsite käytöstä. Alla tarkemmat ohjeet.
  • Tärkeä! Jääkö ontologiaan jokin käsite, joka on merkitykseltään läheinen ja voisi korvata poistuvan käsitteen kuvailussa? "Äänestys"-esimerkissä "äänestäminen" on selvä korvaava käsite, koska merkityssisältö on käsitteillä sama.

Käsitteen poistaminen käytöstä

Käytöstä poistettu käsite ei ole varsinaisesti poistu ontologiasta, vaan muuttua siten, että sitä ei voi enää käyttää kuvailussa tai tiedonhaussa. Muistijälki käsitteestä sekä sen suhteista muihin käsitteisiin jää ontologiaan ja mahdollisuus tavoittaa käsitteellä aiemmin kuvailtu aineisto säilyy. Älä siis deletoi käsitettä tai poista sen suhteita muihin käsitteisiin (yläkäsite, assosiatiiviset suhteet), vaan toimi seuraavasti:

1. Käsitteeltä poistetaan senhetkinen käsitetyyppi (yleiskäsite, yksilökäsite, hierarkisoiva käsite, ryhmittelevä käsite). TopBraid Composerissa käsitetyyppi on ilmaistu kentässä type ja poistaminen tehdään tyhjentämällä tekstikenttä ja painamalla enter tai valitsemalla kentän alasvetonuolesta "Delete". Tämän jälkeen lisätään käsittelle uusi tyyppi kirjoittamalla tyyppi-kenttään  joko "yso-meta:DeprecatedConcept" tai "käytöstä poistettu käsite". Varmista, että tekemäsi muutos rekisteröityy painamalla enter.
   
   
2. Poistettavalle käsitteelle suositellaan lisäämään uudelleenohjaus eli korvaajasuhde sellaiseen käsitteeseen, joka parhaiten vastaa haudatun käsitteen merkitystä. Toisin sanoen sellainen käsite, jonka yhteydessä myös käytöstä poistetulla käsitteellä kuvailtu aineisto olisi relevanttia tai tiedonhakijaa kiinnostavaa. Korvaaja lisätään käyttämällä ominaisuutta "yso-meta:deprecatedReplacedby". Jos käsitteelle ei löydy sopivaa korvaajaa, voidaan korvaaja-suhde liittää käytöstä poistetun käsitteen yläkäsitteeseen. Jos yläkäsite on kuitenkin käsitetyypiltään hierarkisoiva käsite, liitä korvaaja-suhde johonkin merkitykseltään läheiseen käsitteeseen.
   
   
   • Korvaajasuhteen lisääminen tapahtuu avaamalla käsitetietueeseen uusi ominaisuuskenttä "yso-meta:deprecatedReplacedBy" ja lisäämällä kenttään asianomainen käsite.
   • TopBraid Composerissa uusi ominaisuuskenttä lisätään käsitetietueen oikeassa ylänurkassa olevaa plus-symbolia klikkaamalla ("Add widget for property") ja avautuvasta ikkunasta valitsemalla haluttu ominaisuus. Hakuikkunassa hakupalkin vasemmalla puolella olevaa nappulaa (3 sinistä laatikkoa) klikkaamalla saa ominaisuudet järjestettyä helpommin selattavaksi.
     
     
3. Uudelleenohjaus ei automaattisesti tarkoita sitä, että korvaava käsite löytyisi jatkossa Fintosta käytöstä poistetun käsitteen termillä. Mikäli halutaan, että käytöstä poistetun käsitteen termi ohjaa jatkossa korvaavaan käsitteeseen eli korvaava käsite löytyy myös käytöstä poistetun käsitteen termin kautta, on kyseinen termi lisättävä korvaavan käsitteen altlabeliksi. Tarkista kuitenkin, että käytöstä poistetun käsitteen termi on korvaavan käsitteen altlabeliksi soveltuva.
   
   
4. Huomioi käytöstä poistettujen käsitteiden mahdolliset alakäsitteet. Näille on löydettävä uusi yläkäsite (esim. käytöstä poistetun käsitteen yläkäsite tai jokin toinen semanttisesti sopiva yläkäsite).
   
   
5. Tehtyäsi edellä kuvatut asiat haluamillesi käsitteille toimita ontologiatiedosto Finto-palveluun. Ajamme tiedostoon automaattisen skriptin, joka siirtää käytöstä poistetut käsitteet pois hierarkiasta. Tämän jälkeen Fintossa julkaistaan ontologiasta päivitetty versio, josta kyseiset käsitteet on poistettu. Huom! Suosittelemme jatkamaan ontologian kehitysversion muokkausta vasta, kun olemme toimittaneet teille takaisin version, jonka läpi skripti on ajettu. Näin käsite poistuu myös ontologian kehitysversion hierarkiasta. Jos käsitteenpoisto tehdään ontologiallenne ensimmäistä kertaa, toivoisimme teiltä myös tietoja käsitteissä olevista tiedoista ja suhteista, jotka skriptissä tulisi huomioida.
   
   

Käytöstä poistamisen jälkeen

Automaattinen skripti siirtää käsitteen pois hierarkiasta. Näin se ei enää näy ontologian julkaisuversiossa Fintossa. Skripti poistaa myös muut näkyvät viittaukset käsitteeseen (esim. assosiatiiviset suhteet) siten, että käsite ei enää ole näkyvissä muiden käsitteiden kautta Fintossa. Aiemmista suhteista jää kuitenkin muistijälki käytöstä poistettuun käsitteeseen.

Jaettujen käsitteiden ja koostekäsitteiden poistaminen käytöstä

Koostekäsitteitä ja jaettuja käsitteitä poistettaessa suositellaan lisäämään niin ikään poistettavalle käsitteelle korvaaja-suhde sellaiseen käsitteeseen, joka parhaiten vastaa haudatun käsitteen merkitystä. Jos "hoivapalvelut (sosiaalipalvelut)" ja "hoivapalvelut (palvelut)" ja "hoivapalvelut (kooste)" kolmikosta päätetään poistaa "hoivapalvelut (sosiaalipalvelut)" ja "hoivapalvelut (kooste)" niin poistettaviin suositellaan lisättäväksi korvaavaksi käsitteeksi "hoivapalvelut (palvelut)". 

1. Jos ontologiassa on ollut kaksi jaettua käsitettä ja nämä yhteen liittävä koostekäsite, ja toisesta jaetusta käsitteestä päätetään luopua niin koostekäsitettäkään ei enää tässä tapauksessa tarvita. Näin ollen ontologiasta voidaan poistaa sekä tarpeettomaksi jäänyt jaettu käsite että koostekäsite. Ks. em. hoivapalvelu-esimerkki.
   
   
2. Jos poistetun käsitteen merkitys ei liity läheisesti jäljelle jääneeseen käsitteeseen, poistetulla käsitteellä ei lisätä korvaavaksi käsitteeksi jäljelle jäänyttä. Poistetun käsitteen korvaavaksi käsitteeksi valitaan tällöin muu semanttisesti läheinen käsite tai poistetun käsitteen vanha yläkäsite. Jos yläkäsite on kuitenkin käsitetyypiltään hierarkisoiva käsite, pitää korvaaja-suhde liittää johonkin merkitykseltään läheiseen käsitteeseen.
   
   
3.  Huomioi tässäkin käytöstä poistetun käsitteen alakäsitteet. Lisäksi tarkista myös poistettavan käsitteen muut tiedot kuten vaihtoehtoiset termit, assosiatiiviset suhteet, huomautukset: onko näissä jotain sellaista, joka olisi hyvä lisätä korvaavalle käsitteelle, mikäli poistetun käsitteen merkitys on läheinen jäljelle jäävän käsitteen kanssa?