(versio 20.12.2019)

Johdanto

Melinda on Kansalliskirjaston ylläpitämä avoimesti käytettävissä oleva tietokanta ja metatietovaranto, joka sisältää julkaisujen bibliografisia kuvailutietoja (metatietoja). Kuvailutietojen sisältämistä henkilötiedoista on erillinen tietosuojailmoitus. Melindan sisältää erilaisia verkkokäyttöliittymiä kirjastojen kuvailijoille ja muille asiantuntijoille. Näiden käytöstä ohjeistetaan Melinda-wikissä: https://www.kiwi.fi/display/melinda

Vastuu Melindan asiantuntijoille tarkoitetuista verkkokäyttöliittymästä tekee Kansalliskirjastosta rekisterinpitäjän eli henkilötietoja tallentavan tahon. Tässä ilmoituksessa kerromme, miten sinun tietojasi käsitellään.

Sisältö

1. Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Kansalliskirjasto

Yhteystietomme ovat

Kansalliskirjasto                                                                                                                        
PL 15 (Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto

Puhelin: 02941 911

Tietopyynnöt: melinda-posti(at)helsinki.fi. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Lassi Lager.

Tietosuojavastaava

Kansalliskirjasto on Helsingin yliopiston erillislaitos. Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Lotta Ylä-Sulkava. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta tietosuoja(at)helsinki.fi.

2. Miksi käsittelemme henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

Henkilötietoja käsitellään

• käyttäjien tunnistamiseksi ja käyttöoikeuksien tarkistamiseksi,
• palvelun tarjoamiseksi käyttäjille sekä
• käyttäjien käyttöliittymässä tekemien operaatioiden kirjaaminen mahdollisten vikatilanteiden ja väärinkäytösten selvittämiseen.

3. Minkä takia me saamme käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käyttö Kansalliskirjastossa perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa, Kansalliskirjastoa sekä yliopistoyhteisöä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä tarkoituksissa oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittely Melindassa perustuu erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklaan ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n seuraaviin kohtiin:

• käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden
• henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden

Pääasialliset säädökset

• Yliopistolaki (558/2009 )
• Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä (1433/2007)
• Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
• Tietosuojalaki (1050/2018)

4. Minkälaisia henkilötietojasi me käsittelemme?

Käsittelemme tähän tarkoitukseen seuraavia henkilötietoja:

• Käyttäjätunnus
• Etu- ja sukunimi
• Salasana
• Sähköpostiosoite
• Organisaatio
• Rooli organisaatiossa
• Käyttäjäkohtaiset asetukset (Esim. kieli)
• IP-osoite
• Selaimen nimi ja versio

5. Mitä oikeuksia sinulla on?

Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Kansalliskirjasto sinuun liittyviä henkilötietoja.

Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Mikäli haluat tietää vielä tarkemmin, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, lähetä sähköpostia osoitteeseen melinda-posti(at)helsinki.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa yliopiston toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi: tietosuoja(at)om.fi.

6. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

Henkilötiedot perustuvat henkilöä edustavan organisaation (Melinda-palvelun asiakkaan) pääkäyttäjän ilmoittamiin tietoihin tai henkilön itsensä ilmoittamiin tietoihin.

7. Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme käyttäjän henkilötietoja niin kauan kuin se on hänen työtehtäviensä kannalta tarpeellista. Jos henkilö vaihtaa työtehtäviään tai arvelee, että tietoja ei enää tarvita Kansalliskirjaston järjestelmissä, hänen tulee ottaa yhteyttä kohdassa 5 mainittuun palveluosoitteeseen. 

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille eikä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Käytämmekö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Käsittelyssä ei tehdä automaattista profilointia henkilötietojesi perusteella.