View Source

Tehtävä:

Kansainvälisen standardin ISO 8601 kirjastoja, arkistoja ja museoita (ja mahdollisesti myös laajemmin) palvelevan soveltamisprofiilin laatiminen.
Tavoitteena kuvailun yhdenmukaistaminen ja standardoiminen tiedonhaun katteen ja tarkkuuden varmistamiseksi.
Tehtävä on toimeksianto Digime-verkoston Tietoarkkitehtuuriryhmältä maaliskuussa 2019.

Kokousajat:

Ensimmäisen vaiheen kokoukset: 2.9.2019 ja 9.9.2019 klo 12.30-15.30

Kokouspaikka:

Etänä: https://connect.funet.fi/kk_kuvailu
Lähellä: Kansalliskirjasto, Yliopistonkatu 1, 2. kerros, kokoushuone C222

Osallistujat:

Kaikki halukkaat Digime-verkostosta (lähetetty sähköpostikutsu 13.5.2019)
Keskeiset asiantuntijat KAM-sektoreilta

Aineisto:

ISO 8601 -standardin PDF-versio (maksullinen, osallistujaorganisaatiot hankkivat sen itse)
Työryhmään osallistuvat tutustuvat standardiin ennen syyskuun kokouksia.

Toimenpiteet:

Ensimmäinen vaihe (2019):
- KAM-sektoreiden nykyisten käytänteiden läpikäynti suhteessa ISO-standardiin: erityisesti erot ja haasteet
  - Arkistot ja museot järjestävät mahdollisesti kyselyn sektoreillaan
- Syksyn kokouksissa:
  - Kirjastojen RDA-pohjaiset ratkaisuehdotukset (Marja-Liisa, Ulla ja Juha) valmistellaan syyskuun kokouksiin
  - Syyskuun kokouksissa sovitetaan kirjastojen ehdotukset museoiden ja arkistojen näkökulmiin
- Ajanilmausten muutoksen vaikutus hakujärjestelmiin huomioitava:
  - X-merkin pohjalta muodostuu aikavälihaku Finnassa: esim. 199X on haku vuosilla 1990-1999
  - Merkeillä %, ? ja ~ haku kohdistuu vain ko. vuoteen: esim. 1999? on haku vuodella 1999
- Huomioitava myös vaikutus datan avaamiseen
- KAM-kuvailuryhmä esittelee DIGIME-Tietoarkkitehtuuri-ryhmälle ehdotuksen työohjeeksi joulukuun kokouksessa 2019
Toinen vaihe (2020)
- KAM-sektorin työohjetta laajemman soveltamisprofiilin laadinta
- Halutaanko standardia sovellettavan laajemminkin kuin vain KAM-sektoreilla?
  - Tietohuoltokomitea voi päättää, halutaanko standardista tehdä SFS-standardi kääntämällä se tai halutaanko soveltamisprofiili standardoida kansallisesti (kokous 23.5.2019): vastaavanlaisia profiileja ei ole tehty
  - Jos halutaan tehdä kansallinen soveltamisprofiili, esim. koko valtionhallinnolle, pitää se tehdä KAM-soveltamisprofiilia formaalimmin ja laajemmin.
  - Ei tehdä virallista kansallista profiilia, mutta tarjotaan sovellusohjetta muillekin kuin KAMuille

Tavoiteaikataulu

Ehdotus käytännön KAM-työohjeeksi valmiina 2019 lopussa: DL määrittyy AHAAn Finnan käyttöottoaikataulusta: Finna-ihminen kutsutaan kokouksiin mukaan
Digime-Tietoarkkitehtuuriryhmän hyväksymä työohje valmiina joulukuun 2019 kokoukseen
Tarjotaan työohjetta KAM-sektoreiden ulkopuolelle vuoden 2020 aikana

Työohje KAM-sektoreille

Eteneminen

Tehty linjausehdotukset ISO-standardin tasoille
Listattu ja linjattu MARC-formaatin ajanmäärekentät
Juha Hakalan alustus kokoukseen 2.9.2019
Sovitaan ajanmäärelinjauksista KAM-sektoreiden kesken 2019
- MUSEOIDEN ALUSTAVAT KOMMENTIT
- ARKISTOJEN ALUSTAVAT KOMMENTIT (tulee myöhemmin)
- Keskustelllaan aikailmausyhtenäistämisestä Kansalliskirjaston elementtikohtaisen listauksen pohjalta: katsottava myös arkistojen ja museoiden alustavat kommentit
- Katsotaan elementit ensin ideaalisessa tilanteessa tuotannossa ja peilataan sitä Finnan tarpeisiin ja mahdollisuuksiin
- Mennäänkö elementtitason määrittelyyn kuvailussa vai annetaanko merkintään väljyyttä ja pyydetään Finnalta tai muilta näyttöjärjestelmiltä yhtenäistämistä?
- Tehdään, jos mahdollista, entiteetti tai entiteettiryhmäisiä yleisiä linjauksia, esim. toimijoita koskevat aikalinjaukset
- Eritellään, mitkä linjaukset koskevat kaikkia sektoreita, mitkä 1 tai 2 sektoria: tarvittaessa eritellään vielä formaatti- ja/tai järjestelmäkohtaiset linjaukset
- Antaisiko aikaontologia joustoa merkintään: kaikki variaatiot (ml. ISO-standardin muoto) ilmaistaan aikaontologiassa, jolloin aika voidaan merkitä joustavammin eri elementteihin?
- Ainakin epämääräisistä aikailmauksista ja aikarooleista olisi hyvä päättää syyskuun keskusteluissa
- Keskitytään tässä vaiheessa vain kuvailevan metatiedon elementteihin, ei hallinnolliseen metatietoon?
- Otetaanko kantaa siirtoformaateissa käytettäviin muotoihin tässä yhteydessä?
Tarkastetaan elementtikohtainen taulukko suhteessa jo tehtyihin tasokohtaisiin linjauksiin KAM-kuvailuryhmän kokouksessa
Tehdään selkeäsanainen dokumentti linjausten pohjalta: https://docs.google.com/document/d/1Nv7Eh0vow3gDQdHoklER1kUMX7pABp1lVAJZIOrWJ7k/edit#
- Kukin sektori hoitaa oman osuutensa dokumentin kirjoittamisesta google docsiin.
- Kirjasto kirjoittaa: vuodenaika, vuosiluku
- Arkisto kirjoittaa: aikaväli, päivämäärä
- Museot kirjoittaa: kellonaika

ISO-standardin 8601 tasot:

Alempi taso sisältyy ylempään tasoon, esim. level 0 sisältyy myös level 1:een.
ISO-standardin 2. osan (extensions) liitteessä A määritellyt tasot vastaavat ISO-standardin extended-tasoa. HUOM! ISO-standardin basic-tason ominaisuuksia ei ole huomioitu.
Vuosiluvun merkitseminen:
- Level 0: Vuosiluku merkitään VVVV, esim. 1984
- Level 1: Määrittelemättömissä (unspecified) vuosiluvuissa käytetään merkkiä X, esim. 198X tai 19XX
- Level 1: Epävarma (uncertain) vuosiluku ilmaistaan käyttämällä kysymysmerkkiä, esim. 1984?
- Level 1: Noin (approximate) vuosi merkitään tildellä, esim. 1984~
- Level 1: Epävarma noin (uncertain approximate) vuosi merkitään %-merkillä, esim. 1984%
- Level 1: Ennen ajanlaskun alkua olevat vuodet merkitään miinusmerkillä, esim. -1984 (=1984 eaa.)
- Level 1: Vuosiluvut, joissa on enemmän kuin neljä numeroa, käytetään kirjainta Y, esim. Y19840 (=vuosi 19840) tai Y-19840 (= 19840 eaa.)
- Level 2: Tason soveltamista selvitetään tarvittaessa erikseen
- KAM-linjaus:
  - Noudatetaan tasoa 1 muuten, mutta MARC 21 -formaatin kiinteämittaisessa kentässä määrittelemättömissä vuosiluvuissa käytetään merkkiä "u".
- Perustelut linjaukselle:
  - Arkistolla käytössä jo nämä muodot. Arkistot merkitsevät vuosiluvun aikavälinä.
  - Museoilla sekä aikavälejä että yksittäisiä vuosilukuja. Vain osa museoiden järjestelmistä tukee näitä merkintätapoja.
  - On pyrittävä mahdollisimman eksakteihin lukuihin myös määrittelemättömissä ja epävarmoissa aikailmauksissa mahdollisuuksien mukaan: XX-merkin pyritään välttämään ja sen sijaan merkitään arvioitu aikaväli.
- Rajoitukset noudattamisessa:
  - Kirjaston ja arkiston tallenusformaatissa ei voida tallentaa X-merkkiä kaikkiin aikakenttiin vaan käytetään u-merkkiä (tähän pyritään vaikuttamaan kansainvälisesti)
  - Kuvailijoita varten tarvitaan myös ihmisluettava muoto (arkistojen ja museoiden kuvailijan käyttöliittymät hoitavat asian).
- Vaikutus tiedonhakuun Finnassa ja avattuun dataan:
  - Siirtoformaatissa täytyy määritellä käytettyjen sanallisten ilmaisujen vastaavuus ISO-standardin määrityksiin, josta konvertoidaan haluttu ilmaus asiakkaalle
  - Finna tarvitsee myös ihmisluettavan muodon, mutta haku pohjaa vain koneluettavaan ISO-standardin muotoon.
  - Finnassa on tuettava sekä "u" että "X" -merkkejä.
Vuodenajan merkitseminen:
- Level 1: Vuodenaika merkitään koodeilla 21 (kevät), 22 (kesä), 23 (syksy) ja 24 (talvi), esim. 1984-22 (=kesä 1984)
- Level 2: Tason soveltamista selvitetään tarvittaessa erikseen
- KAM-linjaus:
  - Noudatetaan tasoa 1.
- Perustelut linjaukselle:
  - Kirjastojen varastotiedoissa merkitään vuodenaika ISO-standardin muodossa.
  - Museoilla vuodenaikoja on tallennettu vapaatekstinä. Pyritään vaikuttamaan tästä eteenpäin ISO-standardin muotojen tallentamiseen dataan.
  - Arkistoilla ei tarvetta vuodenaikojen merkitsemiseen.
Päivämäärän merkitseminen:
- Level 0: Päivämäärä merkitään VVVV-KK-PP, esim. 1984-12-24 tai 1984-12
- Level 1: Määrittelemättömissä (unspecified) päivämäärissä käytetään merkkiä X, esim. 1984-12-XX tai 1984-12-2X tai 1984-1X tai 1984-XX-XX
- Level 1: Epävarma (uncertain) päivämäärä ilmaistaan käyttämällä kysymysmerkkiä, esim. 1984-12-24? tai 1984-12?
- Level 1: Noin (approximate) päivämäärä merkitään tildellä, esim. 1984-12-24~ tai 1984-12~
- Level 1: Epävarma noin (uncertain approximate) päivämäärä merkitään %-merkillä, esim. 1984-12-24% tai 1984-12%
- Level 2: Tason soveltamista selvitetään tarvittaessa erikseen
- KAM-linjaus:
  - Noudatetaan tasoa 1.
- Perustelut linjaukselle:
  - Museoilla määrittelemättömät päivämäärät merkitään vapaamuotoisena tekstinä. Epävarmat ja noin ilmaukset ovat käytössä.
  - Kirjastojen MARC 21 -formaatissa voidaan noudattaa sekä basic-muotoa VVVVKKPP että tasoa 1 (esim. kentässä 046, jossa voidaan käyttää myös muita standardeja). Vapaamuotoisissa varastotiedoissa päivämäärä merkitään tason 0 mukaan.
  - Arkistoilla käytössä määrittelemättömät ja epävarmat ilmaukset.
Kellonajan merkitseminen:
- Level 0: Paikallinen kellonaika merkitään VVVV-KK-PPTHH:MM:SS, esim. 1984-12-24T16:15:01
- Level 0: GMT-aika merkitään VVVV-KK-PPTHH:MM:SSZ, esim. 1984-12-24T16:15:01Z
- Level 0: Aikavyöhyke ilmaistaan tunneissa VVVV-KK-PPTHH:MM:SS-HH, esim. 1984-12-24T16:15:01-04 (= kellonaika 4 tuntia jäljessä GMT-ajasta)
- Level 0: Aikavyöhyke ilmaistaan tunneissa ja minuuteissa VVVV-KK-PPTHH:MM:SS-HH:MM, esim. 1984-12-24T16:15:01-04:30 (= kellonaika 4 tuntia 30 minuuttia jäljessä GMT-ajasta)
- KAM-linjaus:
  - Noudatetaan tasoa 0 paikallisen kellonajan merkitsemisen suhteen. Jätetään aikavyöhykeilmaukset pois.
- Perustelut linjaukselle:
  - Kirjastoissa kellonaikaa ei merkitä käsin vaan tuotetaan koneellisesti. Koneellisesti tuotettu kellonaika ei noudata nyt standardia, mutta pyritään muuttamaan kansainvälisesti MARC 21 -formaatia standardin mukaiseksi.
  - Museoissa on kellonaika merkitty vapaamuotoisena tekstinä (mm. tapahtumisen dokutoinnissa tai kuva-aineistossa) tai automaattisesti koneen tuottamana.
  - Arkistoissa ei merkitä kellonaikoja kuvailevaan metatietoon, mutta kylläkin PAS-metatietoon.
Aikavälin (interval) merkitseminen:
- Level 0: Aikaväli merkitään VVVV-KK-PP/VVVV-KK-PP, esim. 1984/2019 tai 1984-12/2019-06 tai 1984-12-24/2019-06-21 tai 1984-12-24/2019
- Level 1: Lopusta avoin aikaväli merkitään VVVV-KK-PP/.., esim. 1984/.. tai 1984-12/.. tai 1984-12-24/..
- Level 1: Alusta avoin aikaväli merkitään ../VVVV-KK-PP, esim. ../1984 tai ../1984-12 tai ../1984-12-24
- Level 1: Lopusta tuntematon aikaväli merkitään VVVV-KK-PP/, esim. 1984/ tai 1984-12/ tai 1984-12-24/
- Level 1: Alusta tuntematon aikaväli merkitään /VVVV-KK-PP, esim. /1984 tai /1984-12 tai /1984-12-24
- Level 2: Tason soveltamista selvitetään tarvittaessa erikseen
  - A.6.5 set representation -asioiden käyttö
- KAM-linjaus:
  - Ei yhteistä linjausta.
- Perustelut linjaukselle:
  - Esimerkeistä tasolta 1 puuttuu merkkien ?, X tms. sisällyttäminen aikaväleihin.
  - Useamman aikavälin merkitseminen on haasteellista.
  - Kirjastoissa aikavälin alku- ja loppuvuodet merkitään eri kenttiin tai aikavälin sisällyttäminen ihmisluettavassa muodossa, esim. auktorisoituihin hakutietoihin, hoidetaan yhdysmerkillä, ei standardin kauttaviivalla.
  - Museoilla pyrkivät aina määrittelemään aikavälin alku- ja loppuajankohdat. Museot pyrkivät vaikuttamaan järjestelmäntoimittajaan, jotta aikaväli merkittäisiin tulevaisuudessa standardin muodossa.
  - Arkistot käyttävät aikavälin merkitsemistä jo. Pyritään jatkossa tason 2 mukaisen useamman aikavälin ominaisuuksien merkitsemiseen.

Linjausehdotukset KAM-sektorien "yhteisiin" ajanmääre-elementteihin

Elementin nimi (useimmiten RDA-standardista)	Elementin RDA-entiteetti	Linjaus ajanmääreen merkitsemisestä	Olosuhteet jotka vaikuttavat linjauksen soveltamiseen	Muuta huomioitavaa
subject timespan	Teos			Kirjastojen Sisällönkuvailun asiantuntijaryhmä ehdottanut aikamääreitä identifioivan (ja kuvailevan) aikaontologian perustamista, joka pohjaa ihmisluettaviin aikailmauksiin. Pohdittu termien URNien pohjautumista ISO-standardin määrityksiin sekä ISO-standardin mukaisen muodon sisällyttämistä aikaontologiaan. Tuodaan asia KAM-käsittelyyn, kun kirjastot ovat päässeet asiassa yhteisymmärrykseen
beginning	Ajanjakso	Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1.	Kirjastoissa linjausta noudatetaan kiinteämittaisissa kentissä. Vapaamuotoisiin kenttiin ajanjakson alku ja loppu tallennetaan ihmisluettavassa muodossa, ei standardin mukaisesti.	Elementti käytössä, kun kuvailun kohteena on ajanjakso, esim. talvisota tai 1980-luku
ending	Ajanjakso	Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1.	Kirjastoissa linjausta noudatetaan kiinteämittaisissa kentissä. Vapaamuotoisiin kenttiin ajanjakson alku ja loppu tallennetaan ihmisluettavassa muodossa, ei standardin mukaisesti.	Elementti käytössä, kun kuvailun kohteena on ajanjakso, esim. talvisota tai 1980-luku
date of birth	Henkilö	Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1.		MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. VVVV-KK-PP $2 edtf
date of death	Henkilö	Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1.		MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. VVVV-KK-PP $2 edtf
date of establishment	Yhteisö	Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1.		MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. VVVV-KK-PP $2 edtf
date of termination	Yhteisö	Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1.		MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. VVVV-KK-PP $2 edtf
period of activity of corporate body	Yhteisö	Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1.		MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. VVVV-KK-PP $2 edtf
period of activity of person	Henkilö	Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1.		MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. VVVV-KK-PP $2 edtf
period of activity of family	Suku	Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1.		MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. VVVV-KK-PP $2 edtf
date of conference tai tapahtuman aika (arkistoissa ja museoissa)	Yhteisö	Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1.		MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. VVVV-KK-PP $2 edtf
date of usage	Nomen	Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1.		MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. VVVV-KK-PP $2 edtf
related timespan of place	place			mietitään paikkatietomallin päättämisen jälkeen
Ajallinen (ja pääasiallinen) kattavuus (arkisto)		Arkisto noudattaa ISO Standardin 8601 extended-tasoa 1.	Kirjasto: otetaan suoraan tiedonlähteestä, kun mahdollista. Tarkemmat ohjeistukset kuvailusäännöistä ja tallennusformaatista.	MARC-kenttä 245 $f ja $g
Hankinta-aika Museoilla käytössä hankinta-aika		Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP).		MARC-kenttä 541 $d
Tähän taulukkoon ei listata kaikkia aikaelementtejä, vaan taulukko sisältää vain esimerkin omaisesti keskeisiä yhteisiä elementtejä.