Paikka:

Fabianian kokoushuone (Yliopistonkatu 1, Helsinki) – Tai etänä Jitsissä.

AIka:

Torstaina 20.6.2019 kello 9:30 – 12:00; Aloitetaan Jitsissä n. klo 10.00

Ilmoittauttautuneet:

Paikan päällä:

• Arkistolaitos 1–2: Nuikka,  ilenius
• Kansalliskirjasto: Inkeri, Ari, Jussi
• Hanken: Lönnberg
• Humak, Pirjo Kangas 
• MPKK
• Tilastokirjasto: Sari Palen, 

Etänä:

• HAMK: Minna Kivinen
• Varastokirjasto: JOhanna Vesterinen, Sirpa Janhonen

Aihe: Kansalliskirjaston Koha-systeeminhoidon tehtävien tarkentaminen, vastuunjakokysymykset sopimusasiakkaiden ja Kansalliskirjaston välillä.

Kommentoitavaksi tapaamiseen: hahmottelu systeeminhoidon tehtävistä.

Virkailijaoikeuksien hallinta

• Koska KK on systeeminhoitaja, sillä on vastuu oikeista käyttöoikeuksista. Toisaalta kirjasto tietää, mitkä oikeat oikeudet ovat. 
  • Käyttöoikeuspyynnöt palvelupostiin
  • Käyttöoikeuksien lakkaamiset tärkeää muistaa!
  • Mitä kirjasto voi tehdä itse/voiko mitään?
• Keskustelua: 
  • Tällä hetkellä kirjastot ovat itse superlibrarian, tästä on haluttu pitää kiinni
  • Oikeusten jakelu ei ole kovin selkeää
  • HUMAKissa kaikilla muilla kuin superlibrarianilla on samat oikeudet. Tilastokirjastossa 3 tasoa.
  • VK: oikeuksissa pajon alakohtia., Sirpalla superoikeudet - muilla aika laajat. Suositukset!
  • KK: 90 käyttäjää, massamuutokset
  • CSV-tiedostoilla voi ajaa yli päättymispäivät, voisi käyttää hyväksi. 
  • Poistumiset
    • Tunnuksen voimassaolo: aiheuttaa tietenkin hieman työtä. Muistutus tarvittaisiin.
    • OIkeudet poistetaan, ei itse tunnusta; → "tavallinen lainaaja" Lopullinen poistaminen kuten loppukäyttäjillä.
• Päätöksiä:
  • SUOSITUKSET: KK tekee peruslinjaukset. Eri tunnus virkailijakäyttöön?
  • ILMOITUKSET: listat Eduuniin. 
  • OHJEISTUS
  • LISTAUS: millä kirjastoilla on superlibraran; vastuunjako KK:n ja kirjhaston välillä (voi olla erilainen)

Kyselyt ja eräajot

• Asioita:
  • Mitä kyselyitä ja eräajoja tarvitaan säännöllisesti?
  • KITT-tilastot Kansalliskirjasto on luvannut hoitaa
  • Sanasto ry:lle vietävät lainaluvut: tehty Voyagerista, voidaan tehdä kaikille Koha-kirjastolle.
  • Mitä pystyy tekemään Kohan työkaluilla, mikä täytyy tehdä SQLkyselynä?
  • Massatuonnit ja viennit: onko säännöllisiä tarpeita? Vanhojen asiakkaiden poistot?
• Keskustelu
  • Sanasto selvä
  • KITT: ajoa käytetty 
  • HUMAKin esimerkkejä
    • LOST-tilaiset lainat vuosittain
    • Muutot, karsinnat: kokoelmalistoja ym.
    • Tarkemmat lainatilastot, top-listat, paikkakuntakohtaiset, karsinnan tuki
    • Vanhentuneet asiakkaat
  • Varastokirjasto
    • KITTiä ajettu esim johtokunnan kokouksiin, samoin asiakaskohtaiset lainamäärät
    • vuosikertomuksella on kiire vuodenvaihteessa
  • Voisiko yleisimpiä SQL-pohjia kerätä pankkiin
  • Vrt. MPKK:n ajojärjestely. Kansallisarkistolla myös oma järjestely
  • Systeeminhoidon raja: "ei tarvitse käydä palvelimella"
  • KK voi ajastaa kyselyitä.
  • Kysyttävän määrä varmaan tasaantuu ajan myötä
  • Haluaako kukaan palvelimelle pääsyä: - Ei.
  • Massatuonnit ja viennit: LibCentralin e-kirjat 
    • Miksei Melindan kautta? Keskustellaan. Voi tulla esim. 100 kuukaudessa.
    • KK keskustelee sijaisesti.
  • Vanhat asiakkaat: olisiko 3 vuotta sopiva raja? Saatavatkin vanhenee 3 vuodessa. Kelpaa juristeille. 
    • Varastokirjasto poikkeus, ja yleensäkin organisaatioasiakkaat. 
    • Ekspiroituminen, esim. opiskelijan arvioidun valmistumisajan mukaan.
    • Finnassa yleensä vuoden ekspiraatio - täytyy synkronoida. Ilmoitus epäselvä, keskustellaan Finnan kanssa. 
• Päätöksiä:
  • Ei suuria ongelmia
  • HUMAK lähettää esimerkkejä e-kirjojen massatuonneista, KK selvittelee
  • Vanhojen asiakkaiden poisto
    • käydään läpi säännöt organisaatiokohtaisesti
    • KK kuitenkin suosittelee 
    • Periaatteessa kerran vuodessa KK muistuttelee
    • ei VARKille; eikä organisaatioasiakkaille yleensäkään.

Asetuksien hallinta

• Asioita
  • Työnjako? Mitä kirjasot haluavat / niiden kannattaa tehdä itse?
  • Tähän liittyvää neuvontaa annetaan.
• Keskustelu
  • KK:lla voisi olla konsultoiva rooli. Etsitään kirjaston kanssa sopiva ratkaisu.
  • KK tekee kuitenkin pyynnöstä. 
• Päätöksiä
  • OK

Viestiliikenne

• Asioita
  • Bounce-viestit: mihin ohjataan? CSC ei haluaisi viestejä omalle palvelimelleen → jonkinlainen uudelleenohjaus?
  • Sähköpostittomat? Voyagerissa "NotesHandler" –> paperikirje, jos ei sähköpostia. Kohassa tulossa muutoksia elokuussa. 
  • E-kirjeiden mahdollistaminen
  • Tekstiviestit
• Keskustelu
  
  • Tilastokirjasto: generoituu viestejä, joiden ei hautakaan lähtevän. Täytyy tarkastella, etteivät koskaan lähdekään.
  • Kysymys kesätauoista. Suurin osa poistuu kun eräpäiviä siirtää, mutta saattaa mennä kolmoskarhuja. Lienee mahdollista estä Kohassa - jos vain ei tehdä ajoja. HUMAK tarkastelee tilannetta tänä kesänä. 

• PÄÄTÖKSET
  • KK selvittelee tekstiviestejä
  • KK ottamassa käyttöön e-postijärjestelmän - voidaan esitellä kun käytössä.
    
    

Päivitykset

• Kaikille samalla tavalla

YSA/YSO

• Keskustelu
  • KK hoitaa ajot. Voi tulla tauko kuvailussa.
  • Melinda 3.-5.7. 
  • Haku toimii, luettelointi täytyy keskeyttää. Replikointi on jonkin aikaa keskeytyksissä.
  • Ei estä varasto- ja nidetietueiden luomista.
  • Ei pitäisi rasittaa kovasti palvelinta.
  • Vaikutukset Kohan sisäiseen luettelointiin.
• PÄÄTÖKSET
  • Tarkempi viesti aikatauluista mahdollisimman pian. 

Tietueiden massakorjaukset

• Esim. systeemiset virheet kentän sisällössä.
• Esim. MarcEdit. 
• Holdingsit erityisongelma. 
• Melinda muistettava. Siellä on työkalu. 
• Pick&Scania käytetty. 

Finnan säädöt

• Sijaintitekstien kielikäännösten päivitykset
• Keskustellaan yhden luukun palvelusta

Erot vanhaan sopimukseen

• Ennen admin-tunnus oli yksiselitteisesti Kansalliskirjastolla, nyt ei enää tiukasti näin.
• Muuten ei juuri muuutoksia
• Finna-asioita selvennetään.

Raportointi

• Voyagerissa käytännöt vaihdelleet.
• PÄÄTÖKSET
  • Vuoden vaihteen jälkeen seuraava tapaaminen
  • Voidaan tavata kaikki yhdessä.

Kirjaston vastuut

Nouseeko näistä kysymyksiä?

- nimetä yhdyshenkilö systeeminhoitoa koskevia asioita varten.
- toimittaa Kansalliskirjastolle sen pyytämät, systeeminhoidossa tarvittavat tiedot.
- vastata asiakaskirjeiden edellyttämistä sopimuksista ja tietojärjestelmistä.
- vastata Kirjastojärjestelmään Tilaajan toimesta liitettyjen tietojärjestelmien sekä niiden rajapintojen toiminnasta
- neuvotella Kansalliskirjaston kanssa systeeminhoitoon liittyvistä kysymyksistä.