Tämä on Kansalliskirjaston ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 2.10.2018. Viimeisin muutos 19.1.2024.
1a. Rekisterinpitäjä
Kansalliskirjasto
Kirjastoverkkopalvelut
PL 26 (Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911
1b. Tietosuojavastaava
Helsingin yliopiston tietosuojavastaavan tavoitat osoitteesta: [email protected]
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Riitta Peltonen, johtava käytettävyyssuunnittelija
Sähköposti: riitta.peltonen(at)helsinki.fi, puh: 02941 44031
3. Rekisterin nimi
Finna testikäyttäjärekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn antama suostumus. Tietojen antaminen on vapaaehtoista.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Kansalliskirjasto ylläpitää listaa henkilöistä, jotka ovat vapaaehtoisesti ilmoittautuneet käyttäjä- ja käytettävyystutkimuksiin (esimerkiksi haastattelut, käytettävyystestit, temaattiset kyselyt, käyttäjäpaneelit ym.). Tutkimusten tarkoituksena on kerätä tietoa Finnan ja muiden Kansalliskirjaston tuottamien palvelujen käyttäjistä sekä heidän tarpeistaan.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite), asuinpaikkakunta, tyypillinen Finnan käyttötarkoitus, mahdollinen opetettava luokka-aste, mahdolliset opetettavat oppi-aineet.
Tiedot säilytetään maksimissaan 2 ,5 vuotta. Rekisteri käydään lävitse ainakin kerran vuodessa ja yli 2 vuotta rekisterissä olleet testikäyttäjät poistetaan tai heiltä kysytään suostumus uudelleen säilyttää heidän tietonsa rekisterissä seuraavat 2,5 vuotta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. paperilomakkeella tai www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä tai sähköpostitse ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan .
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
Toteuttaessaan yksittäistä tutkimusta yhteistyökumppanin tai alihankkijan kanssa, Kansalliskirjasto voi hyödyntää ylläpitämäänsä testikäyttäjärekisteriä sopivien testihenkilöiden tavoittamiseksi. Tällöin Kansalliskirjasto vastaa siitä, että kumppani tai alihankkija käsittelee saamiaan tietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan, että tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Toimenpiteillä varmistetaan, että vain tarpeellisia tietoja käsitellään eikä tietoja saateta rajoittamattoman henkilömäärän saataville.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti tai sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa, oikeus vastustaa käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tai sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että Kansalliskirjaston suorittama henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä.