Etäkokous
Aika 24.9.2018 klo 14.00-15.38
Läsnä: Ari Muhonen (pj), Anne Lehto (siht.), Sari Palén (15.20-), Kristiina Hormia, Ari Ahlqvist, Minna Kivinen, Sinikka Luokkanen, Tua Hindersson-Söderholm, Esa-Pekka Keskitalo (asiantuntija)
Poissa: Hanna Lahtinen
Asialista
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen.
2. Sihteerin valinta
Anne Lehto valittiin kokouksen sihteeriksi.
3. HAMKin käyttöönoton tilannekatsaus
Minna Kivinen esitteli HAMKin käyttöönoton tilanteen:
- Palvelinympäristö on tilattu CSC:ltä 7.9.2018
- HAMKin ja Kansalliskirjaston asiantuntijat ovat sopineet työnjaosta järjestelmän asennuksessa ja tietojen siirrossa
- HAMKin tietojen siirrossa on tehty suoraviivaistuksia
- Hankinnan ja saapumisvalvonnan tietoja ei tuoda KOHAan (järkevämpää ottaa käyttöön vuoden alusta kuin kesken vuotta, näin jää myös aikaa valmisteluun)
- Varastotietueet tuodaan vain niteettömään aineistoon
- Tietokantaa on siivottu, eikä kaikkia kokoelmia tuoda KOHAan (esimerkiksi julkaisurekisteritiedot)
- Tietojen siirrossa on päätetty säilyttää Voyagerin bib-tietueiden ID-tunnukset, jotta asiakkaiden suosikit ja listat säilyvät Finnassa
- HAMKin toiminnallisuudet on saatu lähes kokonaan testattua KOHAssa ja Finnassa, osa toiminnallisuuksista voidaan testata vasta tuotantoympäristössä (esim. verkkomaksut)
- Melindaa ei ole vielä liitetty KOHAan eikä sitä olla voitu testata
- Edellytykset sille, että HAMK voi edetä käyttööntottoon viikolla 42
- Tuotantoympäristö on valmis ja siellä on voitu testata ja todettu toimiviksi KOHA, konversio, Finna, Melinda 5.10. mennessä (viikon 40 loppuun mennessä).
- HAMKin henkilökunnan koulutus alkaa 8.10. koulutusmateriaali muokataan Kouvolan kaupunginkirjaston materiaalin pohjalta. ja HAMK on varannut syyslomaviikon käyttöönottoon, jolloin kirjasto on kiinni.
4. Jyväskylän käyttöönoton tilannekatsaus
Ari Muhonen kertoi, että Jyväskylän yliopiston kirjasto valmistelee KOHAan siirtymistä. Tarkempaa aikataulusuunnitelmaa ei oltu vielä hänelle esitelty.
5. Kansalliskirjaston käyttöönottopalvelu
Esa-Pekka Keskitalo esitteli Kansalliskirjastossa laadittuja suunnitelmia ja hinta-arvioita käyttöönotto- ja ylläpitopalvelusta.
Keskusteltiin esityksen pohjalta joistakin täsmennyksistä. Käyttöönottopalvelu sisältäisi myös käyttöönoton jonon hallinnan. Ylläpitopalvelu sisältäisi yhteisen kehittämisen, sen sijaan tietokantojen yhdistämiset ja muut toimeksiannot hinnoiteltaisiin erikseen. Lisäksi korostettiin, että palvelinkustannukset eivät sisälly Kansalliskirjaston suunnitelmiin. Esitetttyjen arvioiden lähtökohtana oli projektissa mukana olevien organisaatioiden määrä. Todettiin, että olisi parempi ilmoittaa hinta per tietokanta. Jos organisaatioiden lukumäärä vähenisi, pitäisi työmääränkin vastaavasti pienentyä.
Esitys laitetaan suljetulle alueelle kiwiin, ja siitä tiedotetaan kirjastoille, jotta ne voivat ottaa arviot huomioon ensi vuoden budjetin laadinnassa.
6. Järjestelmäkokonaisuuden koordinointi
Kirjastojärjestelmän tulee liittyä saumattomasti kansallisiin palveluihin, kuten Finna ja Melinda. HAMKin pilotin aikana koordinointi tähän asti on ollut haastellista. Jatkossa aikataulut ovat huomattavasti tiukemmat. Miten varmistetaan aukoton koordinointi tulevien käyttöönottojen aikana?
Todettiin, että on hyvä, jos Kansalliskirjaston käyttöönottopalvelu pystyy huolehtimaan ensi vuonna kokonaisuuden koordinoinnista.
7. Seuraavien käyttöönottavien tilannekatsaus
- Pilottien jälkeisen käyttöönottoaikataulun tarkistaminen ja varmistaminen
- Minna Kivinen kertoi, että kiwi-sivuilla on alustava käyttöönottoaikataulu, mutta odotellaan, että Kansalliskirjasto katsoo aikatauluja kokonaisuutena.
- Sinikka Luokkanen muistutti, että Tilastokirjasto on toivonut käyttöönottoa tälle vuodelle. Tilastokirjastokirjasto ostaa nykyisin systeemipalvelut ja ostaisi ne myös jatkossa.
- Pilottikirjastojen jälkeen käyttöönottavien kirjastojen testiympäristöjen rakentaminen
- Testiympäristöjen sijoittaminen jo CSC:lle voisi olla hyvä vaihtoehto (Palomuuriavauksia, Finna-linkityksiä yms. ei tarvitse tehdä moneen kertaan. Myös Kansalliskirjaston työmäärä vähenisi.)
- Päätös: Ohjausryhmä valtuutti Kansalliskirjaston käymään CSC:n kanssa neuvotteluja palvelinympäristöstä. Sinikka Luokkanen osallistuu neuvotteluihin palvelinympäristön neuvotteluryhmän puheenjohtajana.
8. Työryhmät
Puheenjohtaja esitteli työryhmien ajankohtaisen tilanteen.
- Pääkäyttäjäryhmä
- Pääkäyttäjäryhmän vetovastuu siirtyy HAMkin käyttöönoton jälkeen Jyväskylän yliopistolle ja vuodenvaihteessa Kansalliskirjastolle
- Pääkäyttäjäryhmän ja Kansalliskirjaston käyttöönottopalvelun työnjako on syytä tarkistaa, kun käyttöönottopalvelusta on sovittu
- Palvelinympäristön neuvotteluryhmä
- On päädytty hankkimaan palvelinympäristö CSC:ltä. Palvelukuvaukset tarkennetaan pilottivaiheen aikana.
- Pilottivaiheen aikana vasta pystytään ratkaisemaan asioita, jotka vaikuttava kustannuksiin.
- Sovittiin, että palvelinympäristön neuvotteluryhmä toimii siihen asti, että CSC:n kanssa on saatu tehtyä palvelukuvaukset ja ratkaistua muut kustannuksiin vaikuttavat asiat
- Kehittäjäryhmä
- Kehittäjäryhmälle on aiemmin sovittu nimettävän vetäjä Kansalliskirjastosta. Ari Ahlqvist kertoi, että ryhmä on toiminut ilman vetäjää, mutta tilanne muuttuu, jos Kansalliskirjasto ryhtyy tarjoamaan kirjastoille käyttöönotto- ja ylläpitopalveluja.
9. Viestintä
- Tietolinjan artikkeli
- Ari Muhonen esitteli laatimaansa artikkeliluonnosta, johon hän pyysi kommentit 26.9. mennessä.
- HAMKin käyttöönoton lehdistötiedotteesta vastaa HAMK. Toivotaan Kansalliskirjastolta sisältöä Kansallisesta kokonaisuudesta (Finna, Melinda, Finto, KDK).
10. Muut asiat
- Koha-seminaari Kouvolassa 20. - 21.9.
- Seminaarissa oli syntynyt hyviä keskusteluja ja yhteistyötä toivotaan jatkettavan Koha-Suomen kanssa..
11. Seuraavat kokoukset
- Ohjausryhmän seuraavan kokouksen ajankohta
- Yleiskokous 31.10.2018, klo 12-
- Hämeenlinnassa HAMKin tiloissa, jos käyttöönotto on edennyt suunnitelmien mukaisesti. Muutoin etäkokouksena.
12. Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen.