KANSALLINEN METATIETOVARANTO MELINDA  PROJEKTISUUNNITELMA VUODELLE 2018  

 

 

 

KANSALLINEN METATIETOVARANTO MELINDA  PROJEKTISUUNNITELMA VUODELLE 2018

Versiohistoria

Sanasto

Yleiskuva

Projektin tavoite

Projektin tehtävät ja aikataulut

Projektin lopputulokset

Projektin hyväksymiskriteerit

Projektin liiketoimintaperuste

Projektin sisältö

Projektin rajaus

Projektin ympäristö

Keskeiset toimijat ja sidosryhmät

Lopputuloksen ympäristö

Riippuvuudet muista projekteista

Projektiorganisaatio ja resurssit

Ohjausmenettelyt

Projektin roolit ja vastuut

Projektiorganisaatio Kansalliskirjastossa

Melindan talonmies

Projektin suoritustapa ja työmenetelmät

Dokumentointi ja työmenetelmät

Laadunvarmistus

Projektin seuranta

Muutoksen hallinta

Viestintä

Projektirakenne ja työpaketit

Työpakettimallin periaatteet

Työpaketit (2018-) ja niiden vastuuhenkilöt.

Työpakettien kuvaukset

Kampanjat ja kehitysohjelmat

Projektin riskit ja niihin varautuminen

Riskianalyysi

Yhteenveto riskeistä

Liitteet:

Liite 1: Työpakettisuunnitelmat ja edistymisen seuranta

Liite 2: Metatietovarantohankkeen tiekartta 2008-2020

 

 


Versiohistoria

Edellisen hankekauden projektisuunnitelmat vuosille 2013-2016:

 

Versiot1.0 - 4.0Hyväksytyt dokumentit sijaitsevat ryhmähakemistossa:

P:\_h981\_kvp\metatietovaranto\suunnitelmat  

sekä Melinda-wikissä:

https://www.kiwi.fi/display/melinda/Suunnitelmat+ja+raportit

 

 

Projektisuunnitelma vuodelle 2017:

 

24.11.2016versio 4.1 Luonnos vuoden 2017 projektisuunnitelmasta,

kommentoitavaksi projektiryhmä, lähiohjausryhmä, Tiedonhallinnan ohjausryhmä

 

29.11.2016versio 5.0Vuoden 2017 projektisuunnitelma hyväksytty (Tiedonhallinnan ohjausryhmä)

 

Dokumentti sijaitsee ryhmähakemistossa:

P:\_h981\_kvp\metatietovaranto\suunnitelmat 2017-2020\
Metatietovaranto_projektisuunnitelma ver 5.0 2016_11_29  hyvaksytty THory.docx sekä Melinda-wikissä:

https://www.kiwi.fi/display/melinda/Suunnitelmat+ja+raportit

 

 

Projektisuunnitelma vuodelle 2018:

 

23.11.2017versio 5.1 Luonnos vuoden 2018 projektisuunnitelmasta,

kommentoitavaksi projektiryhmä, lähiohjausryhmä, Tiedonhallinnan ohjausryhmä

 

29.11.2017versio 6.0Vuoden 2018 projektisuunnitelma hyväksytty (Tiedonhallinnan ohjausryhmä)

 

Dokumentti sijaitsee ryhmähakemistossa:

P:\_h981\_kvp\metatietovaranto\suunnitelmat 2017-2020\
Metatietovaranto_projektisuunnitelma ver 6.0 2017_11_29  hyvaksytty THory.docx             

Lisäksi projektisuunnitelma viedään Melinda-wikiin hyväksymisen jälkeen:
https://www.kiwi.fi/display/melinda/Suunnitelmat+ja+raportit

 

 

 

Sanasto

Sanastossa on lähteenä käytetty Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalveluiden hankkeiden yhteistä sanastoa.

 

Melinda:

Palvelu kokoaa kirjastoaineistojen kuvailevat metatiedot yhteen paikkaan ja tarjoaa ne hyödynnettäviksi yhdestä paikasta. Se liittää kirjastot kansalliseen metatietojen tuottamisympäristöön. Kirjastoammattilainen saa käyttöönsä välineet, joilla osallistua kirjastojen yhteisen metatietovarannon tiedontuotantoon ja tietojen hyödyntämiseen omassa ympäristössään.

 

Melinda (tietovaranto):

Yhteinen metatietovaranto Suomen kirjastoille, joka kattaa tällä hetkellä yli 10 miljoonaa bibliografista tietuetta. Sisältö kuvataan MARC 21 -formaatissa. Melinda periytyy Lindasta, yliopisto- ja yhteiskirjastojen sekä eräiden erikoiskirjastojen yhteisluettelosta. Kirjastojen viitetietojen lisäksi se sisältää Suomen kansallisbibliografian. Vuosina 2012-2014 mukaan tulivat amk-kirjastot ja vuonna 2015 ensimmäiset yleiset kirjastot. Melindasta muodostuu vaiheittain suomalaisten kirjastojen yhteinen metatietovaranto.

 

Linda:

Yhteisluettelo, jossa oli viitetiedot Linnea2-konsortion kirjastojen (yliopisto- ja yhteiskirjastot, Eduskunnan kirjasto, Tilastokirjasto, Arkistolaitoksen kirjasto ja Varastokirjasto) aineistoista.

 

Asteri:

Auktoriteettitietokanta, joka on integroitu Melindaan ja Finto-palveluun sekä jatkossa myös julkishallinnon yhteiseen nimitietokantaan. Ensimmäisessä vaiheessa se kattaa Kansalliskirjaston ylläpitämät asiasanat ja kansallisbibliografian henkilö- ja yhteisönimet.

 

Fennica:

Suomen kansallisbibliografia, suomalaisen julkaisutuotannon luettelo: se sisältää tietoja kirjoista vuodesta 1488 lähtien, lehdistä vuodesta 1771, sarjajulkaisuista, kartoista sekä audiovisuaalisesta ja elektronisesta aineistosta. Fennicassa on noin miljooona luettelointitietuetta. Tietokanta karttuu vuodessa noin 12 000 uudella monografia- ja noin 900 jatkuvien julkaisujen nimekkeellä. Lisäksi tietovarannossa on uutuusluettelo sekä kansalliskokoelmasta puuttuvan kauno- ja tietokirjallisuuden luettelo.

 

Viola:

Suomen kansallisdiskografia ja nuottiaineiston kansallisbibliografia. Tietokantaan on tallennettu tiedot kotimaisista nuoteista vuodesta 1977 sekä kotimaisista äänitteistä vuodesta 1901.Violassa on yli miljoona luettelointitietuetta. Tietokanta karttuu vuodessa noin 55 000 tietueella.

 

Arto/Artiva:

Arto on kotimaisten artikkelien metatietovaranto. Tiedontuottajina on noin. 30 kirjastoa. Artiva-hankkeen avulla tiedontuottajien määrä on kasvatettu ja laajennettu tieteellisiin kustantajiin. Arto sisältää myös kotimaisia elektronisia tieteellisiä julkaisuja sisältävän Elektran viitteet ja kotimaista Open Access -aineistoa.

 

Aleph:

Ex Libriksen toimittama integroitu kirjastojärjestelmä, joka toimii sekä metatietovaranto Melindan että auktoriteettitietokanta Asterin taustajärjestelmänä.

 

Voyager:

Ex Libriksen toimittama integroitu kirjastojärjestelmä, jota käytetään Linnea2- ja AMKIT-konsortioiden kirjastoissa. Lisäksi Voyager toimii Fennica-, Viola- ja Arto-tietovarantojen taustajärjestelmänä.

 

Finto:

Kansallinen ontologiapalvelu Finto julkaisee ontologioita, joita voidaan käyttää eri sovelluksissa. Ontologioiden käyttöön tarjotaan selailun mahdollistava selainkäyttöliittymä sekä rajapinnat, joilla ontologiat voidaan kytkeä eri järjestelmiin.

 

Finna:

Finna-hankkeessa kehitetään arkistojen, kirjastojen ja museoiden yhteistä verkkopalvelua.  Finna-palvelussa on kaksi erillistä palvelua: kansallinen näkymä ja organisaationäkymät, jotka ovat loppukäyttäjille tarkoitettuja verkkopalveluja.

 

VuFind:

VuFind on Villanovan yliopistossa kehitetty avoimen lähdekoodin asiakasliittymäohjelmisto, jota käytetään Finnassa.

Yleisten kirjastojen järjestelmät:

Yleisten kirjastojen käytössä on useita erilaisia kirjastojärjestelmiä.

Aurora:

Yleisten kirjastojen Melinda-pilottien (Tampere-PIKI, Kokkola-Anders) käyttämä Axiellin toimittama selaimella käytettävä ja MARC 21 –formaattia tukeva kirjastojärjestelmä. Järjestelmä on käytössä myös näissä Melindassa jo olevissa ja Melindaan mukaantuloa suunnittelevissa kirjastoissa/kimpoissa: Turku-Vaski, Kuopio, Seinäjoki-Eepos ja Jyväskylä-Keski.

 

Koha:

Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä. Koha-Suomi Oy:n kautta mukana olevat kunnat ylläpitävät ja kehittävät Koha-kirjastojärjestelmää yhteistyössä yleisten kirjastojen tarpeisiin.

 

Sierra:

Pääkaupunkiseudun Helmet-kirjastoissa käytössä oleva Innovativen toimittama kirjastojärjestelmä.

Tietoa yllämaintuista sekä muista yleisten kirjastojen järjestelmistä (kuten Mikromarc, Abilita) sekä erikoiskirjastojen eniten käyttämästä järjestelmästä (PrettyLib) löytyy paikasta:

http://www.kirjastot.fi/fi/kirjastoala/kirjastojarjestelmat/#.VJQiXc8Ao

 

Yleiskuva

Projektin tavoite

Tahtotila vuonna 2020

Melinda on laadukkaan kuvailutiedon tuotantoympäristö, joka mahdollistaa yhteen toimivan ja linkittyvän metatiedon tuotannon.

Tavoitteet

Melinda on kuvailun keskeisin kansallinen toimintaympäristö ja keskitetty metatietovaranto Suomen kirjastoille. Kansallinen metatietovaranto -hankkeen ensimmäinen vaihe ns. käyttöönottovaihe päättyi 2016. Hankkeen nykyisen vaiheen (2017-2020) pyrkimyksenä on tarjota kehittynyt seuraavan sukupolven Melinda, joka huomioi lähivuosien muuttuvan kuvailuympäristön vaatimukset. Melindan vaikuttavuus ja kate laajenevat entisestään, kun se pystyy vastaamaan metatiedon toimijayhteisön (kirjastot, kustantajat ja muut metatiedon tuottajat) muuttuviin tarpeisiin avoimen, linkittyvän ja yhteen toimivan metatiedon tuotannon osalta.

 

Vuosina 2017-2020 tavoitteena on

 

  • kehittää Melindan toimintamallia tulevaisuuden vaatimusten täyttämiseksi
  • kehittää Melindan teknistä alustaa etsimällä ratkaisu joka mahdollistaa vaiheittain siirtymisen avoimeen linkitettyyn metatietoon
  • kehittää ja laajentaa kuvailutiedon tuotantoympäristöä yhteistyössä metatiedon toimijayhteisön (kirjastot, kustantajat ja muut metatiedon tuottajat) kanssa
  • integroida Melinda kansallisiin ja kansainvälisiin palveluihin

 

Pyrkimyksenä on kumppanuuksiin perustuvien toimintamallien etsiminen niin metatiedon tuotannossa kuin tarvittaessa teknisessä kehityksessäkin. Haetaan kokonaistaloudellisia ja kansallisia ratkaisuja, joista eri osapuolet hyötyvät ja tarve vaihtoehtoisten ja päällekkäisten ratkaisujen etsimiselle poistuu.

Käyttöönottovaiheen vuosien 2012-2016 vuosikohtaiset painopisteet on kuvattu kunkin vuoden projektisuunnitelmassa. Vuoden 2017-2018 kolme painopistealuetta on johdettu edellä kuvatuista 2017-2020 hankekauden kokonaistavoitteista.

1)      Kuvailutiedon tuotantoympäristön laajentaminen

Melinda on kansallinen kuvailun yhteistyöalusta ja keskeinen osa kuvailun ekosysteemiä myös tulevaisuudessa. Melinda-kirjastot ovat kuvailun kehityksen eturintamassa, koska uudet kuvailukäytännöt jalkautuvat kirjastoihin pitkälti juuri Melindan kautta. Kuvailun ekosysteemin tarpeiden ja Kansalliskirjaston kuvailupolitiikan linjausten mukaisesti Melinda on mukana yhteistyömahdollisuuksien selvittelyssä ja rakentamassa yhteistyötä kirjastojen ja ulkoisten toimijoiden kanssa metatiedon tuotantoprosessin elinkaaren (ennakkotiedot, hankintatiedot, rikastaminen, täydentäminen, avaaminen, säilyttäminen) eri vaiheissa. Tavoitetilan määrittely, teknisen ratkaisun ja rajapintojen eteenpäin vienti tapahtuu niin ikään yhteistyössä eri osapuolten kanssa.

Palveluun mukaantuloon tarjotaan joustavuutta. Erilaisista liittymismalleista kukin kirjasto voi valita parhaiten itselleen sopivan. Tarkoituksen mukainen viestintä ja koulutus mm. RDA-kuvailukäytäntöjen osalta alentaa kirjastojen kynnystä liittyä Melinda-yhteistyöhön. Yleisten kirjastojen mukaantulot jatkuvat ja Melinda integroidaan Koha-järjestelmän kanssa. Vuonna 2017 aloitettiin myös selvittely erikoiskirjastojen Melindaan liittymiseksi (edellytysten kartoitus, hinnoittelumalli), ja valmistelutyö jatkuu vuonna 2018. Kansallisten tietokantojen, kansallisdiskografia Violan ja artikkelien tietovarannon Arton, integroiminen Melindaan alkaa. Violan osalta käyttöönotto joudutaan vaiheistamaan kuvailukäytäntöjen ja työprosessien sekä auktoriteettien vuoksi useammalle vuodelle, Arton osalta tähän ei ole tarvetta ja tavoitteena on perinteisen mallin mukainen käyttöönotto.

2)      Melindan toimintamallin ja laadun kehittäminen

Melindan toimintamallia kehitetään yhteistyössä kirjastojen kanssa vastamaan yhä paremmin kirjastojen nykyisiä ja tulevaisuuden tarpeita. Keskeisessä roolissa ovat sähköisten aineistojen käsittelyyn ja kuvailuun liittyvät asiat. Keväällä 2017 tehtiin e-aineistokysely Melinda-kirjastoille. Kyselyn tulosten pohjalta laadittiin raportti sekä käynnistettiin vuosille 2017-2018 keskittyvä eMelinda –kehitysohjelma ja talkoot jatkotoimenpiteitä varten. Kehitysohjelmassa edistetään e-aineistojen nykyistä laajempaa metatietojen koontia ja kuvailua Melindaan sekä kehitetään asiaa tukevia työkaluja. Tavoitteena saavuttaa kansallista hyötyä, koska toimenpiteet vähentävät kirjastojen päällekkäistä työtä. Ensimmäisessä vaiheessa painopiste on kotimaisissa aineistoissa.

Tietokannan ja palvelun laadunvarmistusta jatketaan edelleen muun muassa talonmiestoimintaa kehittämällä ja tietokantahuoltoa automatisoimalla. Sähköiset aineistot ovat erityistarkkailussa. Niiden kuvailukäytäntöjen linjauksia ja ohjeistusta tarkennetaan yhdessä kansallisten asiantuntijaryhmien ja eri kirjastosektoreiden kanssa.

3)      Melindan teknisen alustan uusiminen

Melindan teknisen alustan uusiminen kytkeytyy laajempaan korkeakoulukirjastojen taustajärjestelmien hankintaprojektiin, jota hallitaan omana kokonaisuutena metatietovarantohankkeen ulkopuolella. Kyseinen projekti ei ole vuonna 2017 edennyt odotetulla aikataululla. Kilpailutus ja uuden järjestelmän hankinta ovat vielä valmisteluvaiheessa. Markkinatutkimus on päättynyt syyskuun 2017 lopussa ja jatkotoimenpiteitä pohditaan. Metatietovarantohanke on valmistellut Melindan alustan uusimista hankintaprojektin rinnalla mm. työstämällä alustavia vaatimusmäärittelyjä. Vuonna 2018 valmistelun odotetaan jatkuvan vaatimusmäärittelyjen tarkentamisella ja katselmoimalla ne kirjastosektoreiden kanssa. Melindan integroitumista muiden järjestelmien kanssa suunnitellaan. Alustan uusimisen kokonaisaikataulu on riippuvainen hankintaprojektin jatkopäätöksistä.

 

 

Projektin tehtävät ja aikataulut

Aiempien vuosien 2012-2017 priorisoidut vuosittaiset projektitehtävät löytyvät kunkin vuoden projektisuunnitelmasta. Liitteessä 2 on kuvattu hankkeen pitkän tähtäimen suunnitelma (tiekartta 2008-2020).

 

 

 

2018

 

 

Melindan toimintamallin kehittäminen

 

  • Vuonna 2017 käynnistynyt eMelinda –kehitysohjelma ja talkoot
    • Ohjelman toimenpiteillä edistetään sähköisten aineistojen nykyistä laajempaa metatietojen koontia ja kuvailua Melindaan sekä kehitetään asiaa tukevia työkaluja. Toimenpiteillä saavutetaan kansallista hyötyä, koska ne vähentävät kirjastojen päällekkäistä työtä.
      • Kirjastojen kannustaminen eMelinda-talkoissa (varsinkin kotimaiset aineistot), apuvälineiden kehittämien kuvailutyöhön
      • Kirjavälittäjien luovuttamien metatietojen (esim. e-vapaakappaleista) hyödyntäminen Melindassa
      • FinELib –aineistot Melindaan –selvitys ja valitut jatkotoimet
      • e-aineistojen kuvailuohjeistuksen jatkuva kehittäminen asiantuntijaryhmien kuten Kumean kanssa
      • Viestintä ja tiedotus sekä koulutukset (suunnittelu ja toteutus) eMelinda-kehitysohjelmaan ja e-aineistokysymyksiin liittyen
      • Seuranta ja palautekysely kehitysohjelman toimenpiteiden onnistumisesta
  • Melindaan mukaantulon kynnyksen alentaminen
    • Eri liittymismallien vaihtoehtojen edelleen kehittäminen kirjastojen kanssa
    • Kohdistettu viestintä, jalkautuminen ja hyvien käytäntöjen jakaminen
    • RDAn käyttöönoton kynnyksen madaltaminen (yleisten) kirjastojen piirissä ja koko metatiedon tuottajayhteisössä
      • Viestintä, tuki ja koulutukset, keventyvän RDA-ohjeistuksen huomioiminen
      • Toteutus yhteistyössä KK:n kuvailusääntöpalvelun kanssa
        • Vuonna 2017 pilotoitiin uutta RDA-koulutuskonseptia Kuopion kaupunginkirjaston kanssa. Konseptin edelleen kehittäminen palautteen perusteella.
        • Aineistotyyppikohtaiset erityiskysymykset esim. musiikki
  • Melinda-yhteisön toiminnan ja yhteistyön kehittäminen
    • Uusien ja vanhojen tiedontuottajien yhteistyön tiivistäminen
      • Kokemusten vaihto, hyvien käytäntöjen jakaminen
    • Yhteisten käytäntöjen ja pelisääntöjen edistäminen
    • Verkostotapaamiset ja erilaiset tilaisuudet/työpajat
      • Uudenlaiset työskentelymallit vuorovaikutteisuuden lisäämiseksi
    • Asiakaskyselyt
      • Kirjastojen vaikutusmahdollisuuksien varmistaminen
      • Prosessien ja käytäntöjen kehittäminen palautteen perusteella
    • Asiakashallinnan työkalun (Aski) käyttöönotto
      • Kirjastoverkkopalveluiden yhteisen etenemissuunnitelman mukaisesti
  • Melindan laadunvarmistus ja tietokannan laadunparannus
    • Tietokantahuollon automatisoinnin jatkokehitys

(manuaalisen tietokantahuollon määrän jatkuvasti pienentyessä)

  • Apuvälineitä kirjastojen käyttöön
  • Automattiset massakorjausajot (3-4 krt per vuosi ja ohjelmiston jatkokehitys
  • Automaattiset tuplien poistoajot, deduplikointi-ohjelmiston hyödyntäminen
  • Melindan talonmiestoiminnan kehittäminen
    • Paimenkirjeet, talonmiehen infotuokiot, ongelmakohtiin puuttuminen, ohjeistus (erityishuomio e-aineistoihin)
  • EU:n tietosuojadirektiivin voimaantulo 5/2018
    • Selvitys vaikutuksista, valmistelu ja toteutus Melindan osalta
      • Esimerkiksi käyttäjätunnusten hallinta, Asteri

 

Melindan toiminnallisuuksien kehittäminen

 

  • Rajapintojen luominen Melindan ja yleisten kirjastojen sekä erikoiskirjastojen järjestelmien välille
    • Melinda-Koha/Täti rajapintojen toteutus
      • Toteutuksen eteenpäin vienti yhdessä Koha-kirjastojen kanssa. Aloitus riippuvainen Koha-kirjastojen muista töistä ja resurssitilanteesta.
      • Tiedonhaku-, luettelointi-. replikointi- ja haravointirajapinnat
        • Täti-luettelointiympäristön huomioiminen
      • Muut tarvittavat rajapinnat (Sierra, Mikromarc, Abilita, Prettylib)
        • Selvitys jatkotoimien edistämiseksi/pois rajaamiseksi
        • Vaihtoehtoisten ratkaisujen selvitys
    • Tarvittavat rajapinnat ulkoisiin metatiedon toimittajiin
      • Selvitys ja liittymismalli automaattisille tiedonvälittäjille
  • Auktoriteettitietokanta Asterin jatkokehitys (tavoitteiden ja toimenpiteiden priorisointi 1H/2018 pidettävän kehittämistyöpajan pohjalta)
    • Auktoriteettitietueiden ja bibliografisten tietueiden linkkaus
      • Vaihe 2: Määrittely ja toteutus muiden kuin Fennica-tietueiden osalta
    • Auktoriteettituotannon hajautus ja katteen laajennus Asterissa, kokeilut kirjastojen kanssa, linjausten tarkennus
      • Aalto yliopiston auktoriteettituotannon siirto Asteriin
      • Muut
      • Tekninen toteutustyö per kirjasto (mm. käyttöoikeudet, replikointi, aineistonsiirto)
    • Auktoriteettitietueiden tuplakontrollin määrittely ja toteutus
    • Asterin ja ATT/ISNI -palvelun yhteentoimivuus
    • Auktoriteettien URN-tunnisteet bibliografisiin tietueisiin
    • Teos-auktoriteettien käyttöönotto Asterissa, määrittely ja Violan tarpeet
  • YSAsta YSOon siirtyminen (yhteistyö Finton kanssa)
    • Konversion valmistelu Melindassa, toteutus ajankohta tarkentuu (aikaisintaan kesä/2019)
    • Muutoksen vaikutusten arviointi koko Melinda-yhteisössä
  • Aleph-järjestelmän versionvaihto, valmistelu ja toteutus
    • Ajankohta tarkentuu, aikaisin mahdollinen on pääsiäinen/2018

 

Melindan teknisen alustan uusiminen, seuraavan sukupolven Melinda

 

  • Melindan ja Asterin teknisen alustan uusiminen valmistelu, kytkeytyy laajempaan korkeakoulujen kirjastojärjestelmien hankintaprojektiin
    • Vaatimusmäärittelyjen tarkennus, katselmoinnit kirjastojen kanssa
    • Ratkaisuvaihtoehtojen arviointi (tarpeen mukaan muiden vastaavien järjestelmien benchmark, kuten Libris XL)
  • Melindan datan avaaminen linkitettynä datana
    • Kansalliskirjaston avoimen datan palvelun suunnitelman mukaisesti, ensimmäisessä vaiheessa vuonna 2016 avattiin poimintarajapinnat ja seuraavaksi vuorossa ovat Fennica-tietueet
  • Melindan integroituminen muihin palveluihin ja järjestelmiin
    • Määrittely (mitkä ja milloin)
    • Finna-Melinda tulevaisuuskysymykset
  • Automaattisten tekniikoiden kehittymisen seuranta esim. autom. indeksointi

 

 

Kuvailutiedon tuotantoympäristön laajentaminen metatiedon toimijayhteisön (kirjastot, kustantajat ja muut metatiedon tuottajat) kanssa, kuvailun ekosysteemi, Melindan katteen laajentaminen

  • Tarkennetaan tavoitetilaa ja kokonaissuunnitelmaa yleisten kirjastojen Melindalle, yhdessä yleisten kirjastojen kanssa. 
    • Määritellään yleisten kirjastojen Melindan kehityspolku 2018-2020
      • Tunnistetaan yleisille kirjastoille keskeiset Melindan palvelut, toiminnot, ominaisuudet

ja priorisoidaan niiden kehittämistarpeet; kehittämistyöpaja 1H/2018

  • Maltillinen tasatahtinen laajeneminen; neuvottelut kirjastojen kanssa, kysely
  • Eri liittymismallien huomiointi
    • Kevyellä mallilla nopeutettu/helppo mukaantulo myös pienemmille kimpoille olisi mahdollista, tehtävä linjaus onko kimpan koolla väliä
  • Uusien mukaan tulevien yleisten kirjastojen koulutusten ja käyttöönottojen valmistelu ja läpivienti, maltillinen tasatahtinen laajeneminen
    • Uudet Aurora-kirjastot, kuten Seinäjoki/Eepos-kimppa, Jyväskylä/Keski
    • Koha-kirjastot
  • Melindan integrointi Koha-järjestelmän kanssa
    • Tekniset-, sisältö- ja prosessikysymykset huomioiden Koha/Täti-ratkaisu
  • Yhteistyö (yleisten) kirjastojen ja ulkoisten toimittajien kanssa metatiedon tuotantoprosessissa
    • Ennakko- ja hankintatiedot
    • Jatketaan yhteistyömahdollisuuksien kartoitusta
    • Tavoitetila, tekninen ratkaisu ja rajapinnat
  • Erikoiskirjastojen ja muiden yksittäisten kirjastojen käyttöönottojen valmistelu, neuvottelut hinnoittelumallista ja edellytyksistä syksyn 2017 esiselvityksen pohjalta,
    ensimmäisessä vaiheessa tutut järjestelmät kuten Aurora
  • Artikkelien tietovarannon Arton integrointi Melindaan, valmistelu/toteutus
    • Valmistelu ja testaus/koeajot, sisältökysymykset, aineistojen siirto
    • Artiva-lomakkeen asennus Alephin päälle
    • Viestintä, ohjeistus ja mahdolliset koulutukset
  • Kansallisdiskografian (Viola) kuvailutuotannon siirto Melindaan ja auktoriteettien siirto Asteriin, valmistelu ja vaiheistettu käyttöönotto, alkaa 2018
    • 1. vaiheessa Violan auktoriteettien siivous ja siirto Asteriin
    • 2. vaiheessa Violan nuottiaineiston siirto ja kuvailun aloitus Melindassa
    • 3. vaiheessa Violan äänitteiden siirto ja kuvailun aloitus Melindassa

 

Palvelun tuki

 

  • Tuotannossa olevien organisaatioiden tuki ja asiakastuen kehittäminen
    • Palveluposti
      • Arviointi kehittämistoimien onnistumisesta
  • Palvelun tukimalli, laajempi käyttäjäkunta huomioitava
    • Yhteistyö kolmansien osapuolien (kuten Axiell, Koha) kanssa
  • Käyttäjien koulutukset ja ohjeistukset
    • Yhteistyö kolmansien osapuolien (kuten Axiell, Koha) kanssa, käyttöönottokoulutukset
    • Melinda-Aleph -perus- ja kertauskoulutukset, verkkokoulutus
      • Konseptin edelleen kehittäminen
    • Täydentävät teemakoulutukset
      • Arviointi mitä tarvitaan, koulutusten kehittäminen
  • Käytönseuranta ja raportointi, tunnusluvut
  • Tilastoinnin kehittäminen
  • Kuvailukäytäntöjen kehittämiseen osallistuminen (kansalliset asiantuntijaryhmät)
    • Ryhmien ja projektin välinen yhteistyö
    • RDA-kuvailun sujuvoittamisen aiheuttamat muutokset Melinda-ohjeistukseen
  • Aineistojen karttumisen seuranta
  • Viestintä ja palvelun markkinointi
    • KK:n kanavat (Missä mennään –webinaarit ja tiedotteet, uutiskirjeet)
    • Muut tiedotteet, tilaisuudet ja kanavat tarpeen mukaan
    • Uudistetun visuaalisen ilmeen (Melindan logon/tunnisteen) hyödyntäminen

 

Projektihenkilöstön osaamisen kehittämien

 

  • Projektin- ja työpakettienhallintataidot takaavat tehokkaan projektin läpiviennin
  • Asiakaspalvelutaidot korostuvat, kun asiakaskunta laajentuu koko ajan
  • Melindan metadatan lukutaito myös teknisille ihmisille
    • Työpari parityöskentelyn hyödyntäminen
    • Uudet kuvailukäytännöt (RDA) poikkeavat aiemmasta käytännöstä
  • Seuraavan sukupolven kirjastojärjestelmien ymmärrys Melindan näkökulmasta alustan uusimista varten, tekninen ja toiminnallinen puoli

 

 

 

 

 

 

Projektin lopputulokset

Hankekauden päättyessä vuonna 2020 Melinda on älykäs kuvailutiedon tuotantoympäristö ja keskeinen toimija kuvailun ekosysteemissä. Erityisesti kotimaisten aineistojen (ml. sähköiset aineistot) osalta Melinda on kattava metatietovaranto. Toimintamallia ja tekniikkaa on kehitetty vastamaan kuvailutyön uusiin tarpeisiin ratkaisuilla, jotka mahdollistavat tulevaisuudessa vaiheittaisen siirtymisen avoimeen linkitettyyn metatietoon. Melindan tuotantopohja on laajentunut uusien kirjastojen sekä ulkoisten toimijoiden osalta. Kuvailutyötä helpottavia uusia välineitä ja automaattisia tekniikoita on käytössä.

 

 

Välitulokset 2017-2018:

 

Melindan tuotantopohja on laajentunut uusilla yleisillä kirjastoilla. Koha-järjestelmän ja Melindan välillle on rakennettu rajapinnat ja edellytykset integraatiolle. Yhteistyön tavoitteet ja ratkaisut muiden uusien metatiedon tuottajatahojen (erikoiskirjastot, ulkoiset toimijat, Arto, Viola) kanssa on määritelty ja toteutus alkanut.  Sähköisten aineistojen määrä Melindassa on kasvanut, erityisesti kotimaiset aineistot, sekä niiden kuvailutyötä helpottavia työkaluja ja tekniikoita on otettu käyttöön.

 

 

Projektin hyväksymiskriteerit

Hyväksymiskriteerit hankekauden (2017-2020) päättymiselle määritellään vuoden 2020 lopussa. Hankekauden päättyessä tehdään loppuraportti, joka kokoaa opitut kokemukset ja palvelun mahdollisen jatkokehityksen. Tärkeimpien työpakettien/osaprojektien päättyessä tehdään työpaketin/osaprojektin loppuraportti. Seuraavan strategiakauden (2020-) hankesuunnitelma tulee olla valmistunut.
 

 

Projektin liiketoimintaperuste

Hankkeen aiemman vaiheen 2012-2016 hyödyt on kuvattu erillisessä dokumentissa. Tiivistelmä löytyy myös vuosittaisista projektisuunnitelmista.

 

Jakson 2017-2020 hankesuunnitelmassa, Kansallinen metatietovaranto Melinda: tavoitteet ja kehittäminen tuloskaudella 2017-2020, kuvataan tulevat hyödyt:

 

  • Integroitavuus

Kansallisesti ja kansainvälisesti keskitettyjen rajapintojen kautta. Rajapintoja ei tarvitse rakentaa jokaiseen järjestelmään erikseen. Saadaan kustannussäästöjä.

 

  • Yhteen toimivuus

Tekninen ja semanttinen yhteen toimivuus. Sekä kuvailutiedon että kuvailukäytäntöjen, sääntöjen, tunnisteiden, standardien ja toimintatapojen osalta. Tiedon laatu ja hyödynnettävyys paranevat.

 

  • Tehokkuus

Päällekkäisen työn minimointi, kun eri metatiedon tuottajat voivat hyödyntää toistensa tuottamaa tietoa ja olemassa olevia rekistereitä. Vastaava työpanos voidaan kohdistaa muualle.

 

  • Avoimuus

Tuo uudelleen käytettävyyttä. Luo uusia sovellusmahdollisuuksia eri osapuolille, myös kirjastojen ulkopuolisille toimijoille.

 

  • Vuorovaikutteisuus

Verkostoituminen ja osaamisen jakaminen koko metatiedon toimijayhteisössä.

 

 

Hankkeen kustannukset:

 

Kustannuksia aiheuttavat henkilötyön lisäksi ohjelmistolisenssit (uusien lisenssien hankintakustannukset ja vuosittainen ylläpitomaksu) sekä CSC:n vuosittainen palvelimien ylläpitomaksu.

 

OKM myöntää Melindalle rahoitusta, jolla katetaan ylläpito- ja kehittämistyötä sekä yleisten kirjastojen mukaantulot. Osa työstä katetaan Kansalliskirjastossa perustyön kautta. Lisäksi liittyvissä kirjastoissa suoritetaan Melindan käyttöönottoprojektien tehtäviä. Ne hoidetaan kirjastoissa pääosin virkatyönä.

 

Erikoiskirjastojen mukaantuloon liittyy rahoituksellisia haasteita, koska ne sijoittuvat eri hallinnon aloille ja eri ministeriöiden alaisuuteen. Keskitetyn rahoituksen saaminen näyttää epätodennäköiseltä. Tämä vuoksi joudutaan tekemään erillinen hinnoittelu- ja kustannusten jakomalli. Hinnoittelumalli on alustavasti tehty vuonna 2017, mutta se vaatii vielä tarkentamista, neuvotteluja ja vahvistamisen.

 

 

Projektin sisältö

Uusien kirjastojen Melindaan liittyminen sekä muiden uusien metatiedontuottajien mukaantulo Melinda-yhteistyöhön laajentaa Melindan katetta ja vaikuttavuutta. Metatiedon vastaanottoa ja välitystä eri sisällön tuottajilta kuten kustantajilta ja muilta toimijoilta sekä ulkoisista rekistereistä edistetään keskitettyjen rajapintojen avulla. Melinda integroidaan muihin kansallisiin ja kansainvälisiin palveluihin ja sen sisältämät metatiedot avataan Kansalliskirjaston rakenteilla olevan avoimen datan palvelun kautta. Kuvailuympäristössä lähivuosina tapahtuvat suuret muutokset edellyttävät seuraavan sukupolven Melindan kehittämistä.

Melinda-kirjastojen kuvailijan työ muuttuu lähivuosina monin tavoin. Muutoksia tuovat RDA-kuvailusäännöt, avoimuus, linkittyminen, ontologiat, nimipalvelut, tunnisteet ja standardit. Lisäksi kuvailtava aineisto muuttuu painetun aineiston määrän vähentyessä ja sähköisen aineiston puolestaan lisääntyessä. Oppimateriaalien muuttuessa yhä enemmän digitaalisiksi aineistoiksi e-aineistojen metatietojen käsittelykysymys on erityisen tärkeä korkeakoulukirjastojen kannalta.

 

Katteen laajentaminen, mukaantulot

 

Melindaan mukaantuloon tarjotaan lisää joustavuutta. Erilaisista liittymismalleista kukin kirjasto voi jatkossa valita parhaiten itselleen sopivan. Esimerkiksi kevyt mukaantulo uusilla aineistoilla mahdollistaa Melinda-kuvailuyhteisöön pääsyn nopeasti ilman, että kaikkea paikalliskannan aineistoa siirretään Melindaan. Puolestaan kirjasto, joka haluaa kaikki hyödyt irti Melinda-yhteisöstä, voi liittyä perinteisen mallin mukaan, jolloin paikalliskannan koko aineisto viedään Melindaan. Näiden kahden ääripään lisäksi on löydettävissä myös välimuotoja (taulukko 1).

 

 

 

Taulukko1: Erilaiset Melindaan mukaantulon mallit

 

 

 

Kuhunkin Melindan mukaantulomalliin liittyy hyötyjä ja haittoja (taulukko2), jotka kirjaston on hyvä huomioida mallia valitessaan. Lisäksi muiden kuin keskitetyn rahoituksen piiriin kuuluvien kirjastojen osalta valittu liittymismalli määrittelee palveluun mukaantulon ja vuosittaisen ylläpitomaksun.

 

 

 

 

 

Taulukko 2: Erilaisten mukaantulon mallien hyödyt ja haitat

 

 

 

Yleisten kirjastojen mukaantulo Melindaan alkoi edellisellä hankekaudella suoritetulla pilotoinnilla perinteisen liittymismallin mukaisesti. Pilottikirjastoina toimineet Pirkanmaan PIKI-kirjastot ja Kokkolan seudun Anders-kirjastot aloittivat Melindan tuotantokäytön vuonna 2015. Rajapinnat ja tarvittavat muut toiminnot rakennettiin Melindan ja Axiellin Aurora-järjestelmän välille siten, että Aurora-järjestelmästä voi luetteloida Melindaan.

 

Pilottikirjastojen jälkeen Melindaan liittyivät Varsinais-Suomen Vaski-kirjastot. Niiden osalta valmistelut tehtiin pääosin vuonna 2016 ja tuotantokäyttö alkoi 2017 keväällä. Kuopion kaupunginkirjaston valmistelut Melindaan liittymiseksi ovat käynnissä syksyllä 2017. Käyttöönoton tavoite on 2017 lopulla tai 2018 alussa. Tarkka ajankohta riippuu kirjaston valmiusasteesta. Yleisten kirjastojen mukaantulot jatkuvat tällä tuloskaudella niin Aurora-kirjastojen kuin muita kirjastojärjestelmiä käyttävien kirjastojen osalta. Mukaantulojen järjestys ja aikataulut sovitaan yhteistyössä yleisten kirjastojen kanssa. Vuonna 2018 mukaan on tulossa mm. Eepos-kimppa, joka on jo tehnyt päätöksen Melindaan liittymisestä, ja neuvotteluja käydään parhaillaan muidenkin kirjastojen, kuten Keski-kirjastojen kanssa. Liittymiset edellyttävät Kansalliskirjaston puolelta panostusta koulutukseen ja ohjeistukseen teknisten toimenpiteiden ja muun tuen lisäksi.

Koulutukset ovat ensisijaisesti kouluttajien (pääkäyttäjien) koulutuksia. Pääkäyttäjät kouluttavat tavalliset käyttäjät omissa organisaatioissaan. Koha-kirjastojen osalta Täti-luettelointiympäristö on otettava huomioon teknisissä, sisältö- ja prosessikysymyksissä. Koha-kirjastojen liittyminen tapahtuu yhdessä käyttöönotossa (mikäli kirjastoilla Täti-ympäristö käytössä). Muita järjestelmiä käyttävien kirjastojen käyttöönotot tehdään puolestaan kirjastokohtaisissa projekteissa.

 

Vuonna 2017 tehtyjen uusien rekrytointien myötä yleisten kirjastojen puolen osaaminen on kasvanut Melinda-hankkeessa. Parantunut resurssitilanne on tuonut lisää kapasiteettia ja voimavaroja neuvotteluihin, kohdennettuun viestintään, tiedottamiseen, markkinointiin ja kouluttamiseen sekä tarpeen mukaan jalkautumiseen yleisten kirjastojen kentälle ja Melindaan mukaantulon kynnyksen madaltamiseen.

 

Vuonna 2016 Suomessa käyttöönotettu RDA-kuvailusääntö on aiheuttanut keskustelua ja epävarmuutta yleisten kirjastojen kentällä erityisesti musiikin osalta. Se on hidastanut yleisten kirjastojen Melindaan mukaantuloa. Yleisille kirjastoille tulisi tarjota nykyistä enemmän tukea ja koulutusta RDAn ja siihen siirtymisen osalta sekä viestintää muutoksen syistä ja tulevaisuudessa saavutettavista hyödyistä kuten avoin linkitetty data. Kynnyksen alentamiseksi Melindaan liittyville kirjastoille tarjotaan jatkossa nykyistä laajempaa RDA-koulutusta. Uutta koulutuskonseptia pilotoitiin Kuopion koulutuksessa vuonna 2017 ja kokemukset olivat myönteisiä. Koulutuskonseptia muokataan edelleen siten, että se auttaa myös Koha-kirjastojen Melindaan liittymistä sekä edelleen yhä uusia kirjastoja. Myös jo Melindassa olevilla kirjastoilla on tarpeita täydennyskoulutuksen osalta mm. RDA. Ratkaisuja kysyntään etsitään yhdessä Kuvailusääntöpalvelun kanssa.

Kokemusten ja kirjastojen palautteen pohjalta kansallinen kuvailun standardiryhmä on aloittanut vuonna 2017 RDA-kuvailusäännön sujuvoittamisen. Tulokset huomioidaan Melinda- ohjeistuksessa sitä mukaa kuin ne valmistuvat. Sujuvamman RDAn toivotaan madaltavan jatkossa yleisten kirjastojen kynnystä aloittaa RDA-kuvailu sekä tulla mukaan Melinda-kuvailuyhteisöön sekä helpottavan muiden Melinda-kirjastojen kuvailutyötä.

 

Keskitetystä metatietovarannosta tulevat hyödyt ja synergia edut toteutuvat parhaiten, kun yleisiä kirjastoja ja niiden aineistoja on mukana riittävän kattavasti. Tavoitteena on saada ainakin suurimmat yleiset kirjastot/kimpat mukaan Melindaan. Suunnittelua siitä, kuinka paljon yleisiä kirjastoja tulisi Melindassa olla mukana, tehdään yhteistyössä yleisten kirjastojen kanssa. Esimerkkinä käytetään pilottikirjastojen ja Vaski-kirjastojen aineistojen välisiä eroja. Ainakin paikalliset aineistot ja aineistojen kielipainotukset kuten lännessä ruotsinkieliset aineistot ja idässä venäjänkieliset aineistot sekä pohjoisessa saamenkieliset aineistot tuovat eroja paikalliskantojen sisältöihin. Toisaalta paikalliskokoelmat voivat olla hyvin kevyesti kuvailtuja, ja niiden kuvailutason nosto kansalliselle tasolle voi viedä liikaa resursseja.

 

Liittyessään Melindan tiedontuottajaksi kirjaston paikallisessa järjestelmässä ja tietokannassa olevat aineistotiedot ladataan (load) Melindan tietokantaan (perinteinen malli). Tämän jälkeen kirjasto voi aloittaa aineiston kuvailun suoraan Melindaan. Melindan ja paikallisen järjestelmän välille muodostetaan yhteys tietojen ajantasaista siirtoa varten (replikointi).

 

Kirjaston on käyttöönottoprojektin yhteydessä käytävä läpi kuvailuprosessinsa ja mukautettava se uuteen käytäntöön. Lisäksi tarvitsee tutustua riittävän hyvin oman paikalliskantansa sisältöön ja siivota turhia tietoja, kuten tuplatietueet (perinteinen malli). Ennen varsinaista aineistonsiirtoa tehdään kokeellisia aineistonsiirtoja (ns. koeajoja) Melindaan. Koeajot ovat usein iteratiivisia ja niiden pohjalta nähdään, mitä välttämättömiä korjauksia aineistoon tarvitsee tehdä ennen Melindaan vientiä. Manuaalityön vähentämiseksi suurin osa korjauksista pyritään hoitamaan automaattisilla massakorjauksilla. Melindassa on otettu käyttöön RDA-kuvailusäännöt vuoden 2016 alussa. Paikalliskantaan tarvitsee tehdä RDA-konversio (järjestelmätoimittaja) ennen varsinaista aineistonsiirtoa. Käytännössä se kannattaa tehdä jo ennen koeajoja. Edellytyksenä mukaantulolle on kirjastojärjestelmien ja -datan yhteen toimivuus ts. RDA –kuvailusääntö MARC 21-formaatissa.

 

Melindaan kuvaillaan aineistojen bibliografiset tiedot MARC 21-formaatin mukaisesti yhtenäisillä periaatteilla. Mikäli kirjastolla on vielä käytössä joku muu MARC-versio, sen on ennen Melindaan mukaantuloa muokattava aineistonsa MARC 21 -formaatin mukaiseksi.  Melindaan voidaan kuvailla erilaisten aineistojen metatietoja (monografiat, kausijulkaisut, jne.). Osakohteellisen aineiston kuten musiikin kuvailu on ollut mahdollista Melindassa vuodesta 2014 alkaen. Nykyinen Melinda (Aleph-järjestelmässä) ei sisällä varasto- ja nidetietoja, joten niiden lisääminen aineistoon joudutaan kirjastossa tekemään paikallisjärjestelmässä kuten Voyager.  Yleisten kirjastojen osalta pyritään ratkaisuun, jossa luettelointiohjelman tarjoaa paikallisjärjestelmän toimittaja. Tällöin kirjastojen ei tarvitse opetella uuden luettelointiohjelman käyttöä.

Projektissa kehitetään ja laajennetaan kuvailutiedon tuotantoympäristöä yhteistyössä metatiedon toimijayhteisön (kirjastot, kustantajat ja muut metatiedon tuottajat) kanssa metatiedon elinkaaren eri vaiheissa (ennakkotiedot, hankintatiedot, rikastaminen, täydentäminen, avaaminen, säilyttäminen). Tässä tehdään kirjastojen kanssa yhteistyötä metatiedon tuotantoprosessin tehostamisen osalta.  Pyrkimyksenä on saada kustantajilta, välittäjiltä ja muilta metatiedon tuottajilta entistä laajemmin ennakko- ja hankintatietoja Melindaan. Samalla selvitetään hankintatietojen käsittelymahdollisuudet. Kuvailun tuotantoympäristön kehittämien sivuaa laajempaa kuvailun ekosysteemiin liittyvää kehitystyötä.

Artikkelien metatietovarannon Arton kuvailutuotannon siirtoa Melindaan valmistellaan. Ratkaisussa on huomioitava Artiva-lomakkeen integroiminen Aleph-alustan päälle. Melindan jo tekeillä olevan OAI-PMH haravointirajapinnan valmistuminen on edellytys Arton tietojen Finnaan haravoinnille. Lisäksi Artoon kuuluvat tietueet on pystyttävä tunnistamaan Melindassa vrt. Melindassa olevat Fennica-tietueet. Mahdolliset kuvailukäytäntöjen erot ja osakohdetoiminnallisuudet on linjattava Melindan käytäntöjen kanssa, kun toteutusta lähdetään tekemään.

Kansallisdiskografia Violan kuvailun kannalta on hankalaa siirtää kaikkea aineiston kuvailua ja niiden työprosesseja Melindaan kerralla. Melindan kannalta kiireellisemmin tarvitaan auktoriteetteja. Violassa äänitteiden osakohteiden kuvailussa on poikkeavia käytäntöjä. Selvitystyöryhmä ehdottaakin Violan aineiston kuvailun siirtämistä Melindaan vaiheittain. Etenemisjärjestys on näin ollen auktoriteetit, nuotit ja lopuksi äänitteet.

Asteri, YSA

Auktoriteettitietokanta Asteri integroitiin Melindaan vuonna 2013. Fyysisesti se on oma tietokanta Aleph-alustassa. Auktoriteettien käyttö ja auktoriteettien tuotanto Melindaa käyttävillä kirjastoilla on mahdollista. Asteri kattaa ensimmäisessä vaiheessa Kansalliskirjaston vastuulla olevat asiasanastot (YSA, Allärs, MUSA/Cilla) ja tämän jälkeen tulivat nimiauktoriteetit. Jatkossa tulisi määritellä teosauktoriteetteihin liittyvät periaatteet ja ratkaisut. Hajautetun auktoriteettituotannon edistämistä jatketaan valikoiduilla kirjastoilla. Asterin alustajärjestelmä uusiutuu samassa yhteydessä kuin Melindan alusta. Kansallisdiskografian (Viola) auktoriteettien siivous ja siirto Asteriin on edellytys Violan kuvailutuotannon Melindaan tulolle. Asteri tietokannan osalta on käytävä läpi ja tarkennettava erilaisia linjauksia mm. jatkokehityksen ja tiedon avoimuuden suhteen.

 

Finto-palvelun suunnitelmissa on korvata Yleinen suomalainen asiasanasto (YSA) lähivuosina Yleisellä suomalaisella ontologialla (YSO). Tällä on isoja vaikutuksia Melindan tietokantaan mm. konversio sekä Melinda-kuvailijan työhön. Vaikutukset ulottuvat kaikkiin niihin tahoihin/järjestelmiin, jotka ovat integroituneet Melindaan. Ennen muutoksen toteutusta Melinda-yhteisön valmiusaste kokonaisuutena on selvitettävä.

 

 

Projektin rajaus

Kyseessä on monivuotinen hanke, jonka tehtäviä on priorisoitu eri vuosille. Tässä suunnitelmassa keskitytään vuoden 2018 tehtäviin ja tuotoksiin. Suunnitelmassa kuvataan Kansalliskirjastossa tehtävä työ. Asiakasorganisaatioissa (kirjastoissa) tehtävä työ kuvataan kunkin organisaation omassa käyttöönottosuunnitelmassa.

Melindan teknisen alustan hankinta kytkeytyy korkeakoulukirjastojen taustajärjestelmän hankintaan ja hoidetaan tämän hetken käsityksen mukaan metatietovarantohankkeen ulkopuolella. Tässä dokumentissa ei siten kuvata Melindan alustajärjestelmän kilpailutukseen ja hankintaa liittyviä tarkempia toimenpiteitä. Metatietovarantohanke toimittaa Melindan uuden alustan vaatimusmäärittelyjä tarpeen mukaan hankintaa hoitavalle taholle sekä seuraa mahdollisuuksien mukaan muiden vastaavien järjestelmien kehittymistä (benchmark).

Kansalliskirjastossa tehtävä uusiin metatiedon kuvailukäytäntöihin liittyvä RDA-kuvailusääntöjä koskeva työ ja tuki (Kuvailusääntöpalvelu) ovat metatietovarantohankkeen ulkopuolella.

RDA-kuvailusääntö on kehitetty ensisijaisesti tiedonhakijoiden muuttuneisiin tarpeisiin. RDA (Resource Description and Access) uudistaa kuvailutyötä huomioimalla moniulotteiset tietoaineistot ja tiedonhakijoiden odotukset. RDA sisältää aineiston kuvailuohjeiden lisäksi ohjeet toimijoiden (henkilöt, yhteisöt ja suvut) kuvailuun ja sanastotyöhön eli aiheiden kuvailuun. Uudet kuvailusäännöt antavat semanttisen kehyksen kuvailutyölle ja tukevat kuvailutiedon tuotannon siirtymistä vaiheittain vanhasta, korttiluetteloimaisesta sekä ensisijaisesti tiedon syntaksiin perustavasta tietuepohjaisesta kuvailusta kohti rakenteisempaa ja semanttisesti yhteen toimivaa kuvailua.

Arkisto- ja museosektori ottavat käyttöönsä RDA-kuvailuohjeet toimijoiden kuvailun osalta, mikä lisää muistiorganisaatioiden yhteistyötä kuvailutuotannossa. Toimijoiden kuvailussa tavoitteena on, että jatkossa voidaan hyödyntää erilaisia nimitietoa ja tunnisteita sisältäviä kansallisia ja kansainvälisiä rekistereitä ja palveluita.

Muistiorganisaatioiden keskinäisen yhteistyön lisäksi tarvitaan kuvailujen yhteistuotantoa mm. muun julkishallinnon, julkaisualan ja tutkimusalan kanssa. Kuvailutyössä hyödynnetään myös muiden kansallisten ja kansainvälisten toimijoiden tuottamaa laadukasta tietoa. Yhteistyön laajentuminen edellyttää kirjastojen metatiedon rakenteen ja tuotantovälineiden joustavuutta. RDA-standardin pohjalta voidaan rakentaa kuvailua yhtenäistäviä sanastoja, rekistereitä ja ontologioita, jotka tukevat RDA-kuvailutietojen käyttöä esimerkiksi avoimena konekielisenä linkitettynä datana, joka tarvitsee tuekseen tunnisteita ja standardeja.

Alla olevassa tavoitekuvassa (kuva 1) näkyy Melindan ja siihen kuuluvan Asteri auktoriteettitietokannan suhde muihin Kansalliskirjaston tarjoamiin metatietopalveluihin. Tässä dokumentissa kuvataan Melindan suunnitelma vuodelle 2018. Muiden osien kehittämissuunnitelmat kuvataan niiden omissa erillisissä dokumentissa.

Kuva 1. Melindan suhde muihin Kansalliskirjaston tarjoamiin metatietopalveluihin

 

Kuvailun ekosysteemi on kaikkia osapuolia hyödyttävää kuvailutiedon yhteisöllistä tuottamista ja avointa jakamista. Ekosysteemin toimijoilla on tavoitteena yhteistyönä (resurssi)tehokkaasti tuotettu laadukas ja asiakasliittymien loppukäyttäjää parhaalla mahdollisella tavalla palveleva metatieto.  Melinda on keskeinen osa kuvailun ekosysteemiä ja on mukana sen kehittämisessä ja yhteistyössä Kansalliskirjaston kuvailupolitiikan edellyttämällä tavalla. Metatietovarantohanke ei vastaa kuvailun ekosysteemin eikä KK:n kuvailupolitiikan kehittämisestä kokonaisuutena. Tässä suunnitelmassa on siten kuvattu vain Melindan yhtymäkohdat edellä mainittuihin. Kuvailun ekosysteemin sekä KK:n kuvailupolitiikan tavoitteet ja kuvaukset löytyvät omista dokumenteistaan.

 

 

Ylläpito ja tuki

 

Melindan palvelua kehitetään ja tiedontuottajien joukkoa laajennetaan Kansallinen metatietovaranto –hankkeessa.  Tämän työn lisäksi Melindaan liittyy erilaisia ylläpito- ja tukitehtäviä. Näitä ovat ainakin järjestelmähuoltoon liittyvät tehtävät, tietokantahuolto, pienkehitys, käyttäjätuki, kuvailukäytäntöihin ja –standardeihin liittyvät asiat sekä sopimukset ja lisenssit ulkoisten toimijoiden kesken.

 

Järjestelmähuoltoon liittyvät toiminnot, joilla varmistetaan järjestelmän jatkuva toimivuus tuotantoympäristössä. Töiden priorisoinnissa päivittäinen tuotannon toimivuus priorisoidaan ensimmäiseksi.

 

  • Päivittäinen tuotanto
    • Teknisen palvelualustan ja järjestelmien toimivuus
    • Replikoinnit Melindan tietokannan ja paikallisten tietokantojen välillä
    • Akuuttien virhetilanteiden korjaus
    • Käyttäjähallinta

 

  • Muut tuotantoympäristöön liittyvät tehtävät
    • Huoltokatkoihin liittyvät toiminnot ja niistä tiedottaminen
    • Versiopäivitykset (Aleph, Oracle), toimittaja-yhteistyö
    • Palvelinympäristön päivitykset, CSC-yhteistyö
    • Luettelointitilastojen ylläpito

 

Järjestelmähuoltoon liittyvät tehtävät hoidetaan linjaorganisaation perustoiminnan puitteissa ja eivät sisälly projektin tehtäviin. Linjaorganisaation vastuuhenkilön tulee tiedottaa versio- ja palvelinympäristön päivityksistä riittävän ajoissa projektipäällikköä, jotta voidaan yhdessä sopia päivityksille sellainen ajankohta, joka on sopiva tuotannon ja projektin etenemisen kannalta.

 

Käyttäjähallintaan liittyvät toiminnot, joilla varmistetaan käyttäjähallinnan toimivuus ja mahdollistetaan uusien tunnusten luonti kuuluvat samoin edellä mainittuihin linjaorganisaation hoitamiin järjestelmähuollon tehtäviin. Kuitenkin uusien tiedontuottajien liittyessä Melindaan hoidetaan käyttäjätunnusten luonti käyttöönottoprojektien yhteydessä. 

 

Tietokantahuollon päivittäiset tehtävät kuten tuplatietueiden yhdistäminen tai väärinyhdistyneiden erottaminen hoidetaan linjaorganisaation perustoiminnan puitteissa ja eivät sisälly projektin tehtäviin. Kuitenkin uusien mukaan tulleiden kirjastojen dataan liittyvät korjaus- ja jälkitoimet sisältyvät projektin tehtäviin. Tietokantahuollon kehitys kuten automatisoinnin jatkokehitys sisältyy projektin tehtäviin.

 

Pienkehitys kattaa pienet tekniset ja toiminnalliset parannukset jo olemassa oleviin ratkaisuihin kuten esimerkiksi päivitykset tietokannan huollon ohjelmiin (Merge+), muutokset replikoinnin säätöihin, yhdistyvien organisaatioiden aiheuttamat muutokset tai kirjastojen aineistojen lisäajot.  Projektiin otetaan mukaan pienkehitystehtäviä soveltuvin osin.

 

 

Käyttäjätuki kattaa

  • palvelupostilaatikon
  • palautekyselyt
  • käyttäjätilaisuudet

 

Melindaan liittyvä käyttäjäviestintä hoidetaan keskitetyn (melinda-posti(at)helsinki.fi) postilaatikon avulla. Palvelupostilaatikon ylläpito ja päivystys hoidetaan linjaorganisaation perustoiminnan puitteissa. Koska postilaatikko hoitaa sekä palvelun sisältöön, tekniikkaan ja myös projektiin kuuluvaa käyttäjäviestintää, eskaloituu palvelupostilaatikosta projektille tehtäviä. Kirjaston liittymisvaiheessa viestintä kirjaston ja projektin välillä on runsasta, ja tämä hoituukin pitkälti palvelupostin ulkopuolella.

 

Palvelun laajetessa voimakkaasti tulee tarvetta tehdä erilaisia Melindaan kohdistettuja palautekyselyjä toiminnan kehittämisen pohjaksi. Nämä hoidetaan projektin puitteissa soveltuvin osin samoin kuin Melindan käyttäjätilaisuudet, tiedottaminen ja markkinointiviestintä sekä talonmiehen tuokiot ja paimenkirjeet.

 

Palvelun tukimallin kehittäminen palvelun laajentuessa kuuluu projektin tehtäviin. Yleisten kirjastojen liittymisten yhteydessä on huomioitava palvelun tukimallin kehittäminen siten, että yhteistyö kolmansien osapuolien (kuten Axiell, Koha) kanssa tukipyynnöissä saadaan sovittua asiakkaan kannalta parhaalla mahdollisella tavalla.

 

Kuvailukäytäntöihin ja –standardeihin liittyvät asiat kuten osallistuminen kansallisiin asiantuntijaryhmiin ja kehittämistyöhön hoidetaan linjaorganisaation perustoiminnan puitteissa. Projektin tehtävänä on seurata kuvailuasioita, jotta sieltä tuleviin tarpeisiin voidaan varautua projektisuunnittelussa.

 

Sopimukset ja lisenssit kuten Melindan palvelusopimukset ja ulkoisten toimittajien kanssa tehdyt sopimukset hoidetaan linjaorganisaation perustoiminnan puitteissa samoin kuin ohjelmistolisensseihin liittyvät asiat. Projektipäällikkö tiedottaa uusien liittyjien palvelusopimus- ja lisenssitarpeista linjaorganisaation vastuuhenkilöitä sekä hankkeen kehittämistoimista mahdollisesti aiheutuvasta muutostarpeesta palvelusopimukseen (kuten uudet sopimusliitteet). Linjaorganisaation vastuuhenkilöiden tulee vastaavasti tiedottaa projektipäällikköä tietoonsa tulevista sopimuksia ja lisenssejä koskevista muutoksista.

 

 

Projektin ympäristö

Keskeiset toimijat ja sidosryhmät

Metatietovarantoon liittyviä keskeisiä toimijoita ovat opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) sekä kuvailutiedon tuottajat ja käyttäjät kirjastoissa. Lisäksi yhteistyötahoja ja sidosryhmiä ovat ulkopuoliset kuvailu- ja ennakkotietojen tuottajat (kuten Kirjavälitys) sekä metatietovarannon teknisen alustan toimittaja (nyk. Ex Libris), yleisten kirjastojen järjestelmätoimittajat (Axiell, Koha, Abilita, Innovative yms.) ja palvelininfrastruktuurintoimittaja (CSC) sekä kehittäjäyhteisöt.

 

Kansalliskirjaston asiantuntijat koskien Fennicaa, Violaa ja Artoa, auktoriteetteja sekä metatiedon ja RDA:n kehitystä muodostavat keskeisen Kansalliskirjaston sisäisen yhteistyötahon. Tarve eri toimijoiden kanssa tehtävälle yhteistyölle arvioidaan tapaus- ja tilannekohtaisesti. Viestintäsuunnitelmassa kuvataan projektin yleinen tiedotus keskeisille toimijoille ja yhteistyötahoille.

 

Lisäksi on huomioitava Kansalliskirjaston muiden kärkihankkeiden kuten Finna, Finto ATT/Tajua sekä muiden metatietopalveluiden projektipäälliköiden ja asiantuntijoiden välinen yhteistyö eri hankkeiden välisten riippuvuuksien tunnistamisessa sekä projektihallinnan ja –työn yhteisten toimintamallien kehittämisessä.

 

 

Lopputuloksen ympäristö

 

Melinda toimii Aleph-järjestelmässä (Ex Libriksen toimittama valmisohjelmisto) omalla teknisellä alustalla, omalla OPAC:illa (loppukäyttäjän/tiedonhakijan verkkokäyttöliittymällä) ja luettelointiohjelmalla (tiedontuottajan käyttöliittymällä). Tietokanta on Oracle-kanta. Melindan ja paikallisten järjestelmien välille rakennetaan tarvittavat rajapinnat.

 

Aleph –järjestelmä pyritään korvaamaan uudella teknisellä alustalla tulevina vuosina. Uuden teknisen järjestelmän tulisi mahdollistaa nykyistä paremmat edellytykset avoimeen linkitettyyn dataan siirtymiseen sekä paremman yhteen toimivuuden muiden keskeisten kansallisten ja kansainvälisten järjestelmien kanssa. Tällä hetkellä monet tarjolla olevista järjestelmistä ovat vielä puutteellisia näiltä osin, joten tuleva ratkaisu todennäköisesti saavutetaan vaiheittaisen etenemisen tuloksena.

 

 

Riippuvuudet muista projekteista

Tällä projektilla on liityntäkohtia Kansalliskirjaston Finna-asiakasliittymä-, Finto- , ATT/Tajua/ISNI -projekteihin sekä yleisten kirjastojen Avoin kirjasto 2013 –projektiin. Tulevaisuuden kirjastojärjestelmähankkeita selvitellään eri tahojen toimesta. Kansalliskirjaston muiden metatietopalveluiden kanssa tehdään yhteistyötä.

 

Alla olevassa kuvassa 2 on mallinnettu Kansalliskirjaston nykyjärjestelmien välisiä riippuvuuksia tietovirtojen avulla. Joillakin kirjastoilla voi olla samoissa järjestelmärooleissa muita järjestelmiä esim. tiedonkäyttäjälle Googlen palveluita. Näitä ei ole huomioitu kuvauksessa.

 

 

 

Kuva 2. Melinda Kansalliskirjaston järjestelmäkokonaisuudessa (nykytila 2017)

 

 

Kansalliskirjaston järjestelmäkokonaisuuden tavoitetilassa tuleville vuosille päämääränä on järjestelmien ja tietovarantojen määrän ja päällekkäisyyksien vähentäminen sekä järjestelmien nykyistä parempi integraatio.

Järjestelmien roolit selkeytyvät, kun Melindaan integroidaan muut Kansalliskirjaston bibliografiset metatietovarannot.

 

Melinda ja Finna täydentävät toisiaan järjestelmäkokonaisuudessa. Ne eivät ole päällekkäisiä tai toisensa poissulkevia ratkaisuja. Melinda on tiedontuottajan työympäristö ja Finna puolestaan tiedonhakijan väline.

 

 

Projektiorganisaatio ja resurssit

Ohjausmenettelyt

Kansalliskirjaston koolle kutsuma Tiedonhallinnan ohjausryhmä toimii projektin ylimpänä johtoryhmänä. Sillä on vastuu projektin isoista kysymyksistä ja linjauksista. Ryhmässä ovat edustettuina projektin omistaja (KK), asianomainen ministeriö (OKM), eri kirjastosektorit ja muita keskeisiä yhteistyötahoja. Ryhmän kokoonpano tarkistettiin vuoden 2016 lopussa seuraavaa hankekautta varten ja, se alkoi kokoontua uudella ryhmällä vuoden 2017 alusta.. Jäsenet, tehtävät ja säännöt on kuvattu Tiedonhallinnan ohjausryhmän wiki-sivustolla:

 

https://wiki.helsinki.fi/pages/viewpage.action?pageId=94587221

 

 

Metatietovarannon projektinhallintaryhmään (lähiohjausryhmä, ”lähiory”) kokoonpano vuonna 2018 on: Kristiina Hormia-Poutanen (pj.), Liisa Savolainen (KK apulaisjohtaja, mahdollisuuksien mukaan), Katri Kananen (metatietopalvelut), Nina Hyvönen, Tommi Jauhiainen ja Minna Olkinuora-Tauru (siht.). Minna-Liisa Kivinen (uuden kirjastojen taustajärjestelmän hankintaprojektin edustaja) sekä Marja-Liisa Seppälä (Kuvailusääntöpalvelu) kutsutaan tarvittaessa mukaan. Tarvittaessa kutsutaan myös projektin asiantuntijoita kokouksiin esittelemään asioita. Ajankohtaisiin projekti- ja resurssiasioihin keskittyvä lähiohjausryhmä kokoontuu vähintään kerran kuussa. Kokouksissa on käytössä vakioagenda ja niissä pidetään pöytäkirjaa, jotka löytyvät ryhmähakemistosta: P:\_h981\_kvp\metatietovaranto\lähiory. Lisäksi pidetään lähiohjaus- ja projektiryhmän yhteisiä suunnittelu- ja kehittämiskokouksia 1-2 kertaa vuodessa.

 

Vastuut:

  • Hyväksyy projektisuunnitelman ja vie edelleen hyväksyttäväksi projektin ylimpään johtoryhmään.
  • Seuraa projektin edistymistä siten, että projektin kustannukset, aikataulu ja sisältö ovat hyväksyttävissä rajoissa.
  • Huolehtii projektin riittävästä resursoinnista.
  • Tukee projektipäällikköä projektin läpiviennissä.
  • Seuraa, että riskit ovat hallinnassa ja laatu riittävällä tasolla.
  • Käsittelee ja hyväksyy muutokset (issuet) tai edelleen välittää (eskaloi) ne ylemmän tason ohjausryhmän käsiteltäviksi.

 

 

 

Projektin roolit ja vastuut

 

Projektin omistajalla on kokonaisvastuu projektista ja rahoituksesta.

 

Vastuut:

Omistaa projektin business casen (liiketoimintaperusteen, kustannus-hyödyt, miksi projektia tehdään).

Määrittelee projektin kokonaistavoitteen ja vision.

Raportoi ja viestii projektin tilanteesta ja edistymisestä rahoittajalle, asiakkaille ja ylätason sidos- ja johtoryhmille.

Toimii ohjausryhmän puheenjohtajana (esim. lähiohjausryhmä).

Tukee projektipäällikköä projektin johtamisessa.

 

Projektipäälliköllä on kokonaisnäkemys projektista ja sen tilanteesta.

 

Vastuut:

Johtaa ja organisoi projektin toimintaa.

Vastaa projektin kokonaissuunnittelusta ja suunnitelmien dokumentoinnista ja ylläpidosta:

  • Projektin kuvaus, tavoitteet, rajaus ja riskit
  • Projektin tuotokset (lopputulema)
  • Projektin päätehtävät ja jako työpaketteihin ja niiden väliset riippuvuudet
  • Riippuvuudet muihin projekteihin
  • Priorisointi (projektin sisällä)
  • Projektin kokonaisaikataulu

 

Sopii resursseista ja tarvittavasta osaamisen kehittämisestä esimiesten kanssa.

Sopii projektikäytännöt ja toimintamallit ohjausryhmän ja projektiryhmän kanssa.

Vastaa projektin edistymisestä.

Raportoi projektin tilanteesta, edistymisestä, pulmista ja poikkeamista ohjaus- ja johtoryhmille.

Toimii ohjausryhmän esittelijänä ja sihteerinä (esim. lähiohjausryhmä).

Viestii projektin tilanteesta projektiryhmälle, asiakkaille ja tarvittaessa muille sidosryhmille.

Tukee työpakettivastaavia työpaketin suunnittelussa ja läpiviennissä.

Voi osallistua asiantuntijana projektin toteutukseen muiden asiantuntijoiden kanssa.

 

Työpaketin vastuuhenkilöllä (työpakettivastaavalla) on kokonaisnäkemys työpaketista ja sen tilanteesta.

 

Vastuut:

Koordinoi ja organisoi työpakettiin liittyviä asioita.

Vastaa työpaketin suunnittelusta ja työpakettisuunnitelmien dokumentoinnista ja ylläpidosta:

  • Työpaketin kuvaus, rajaus ja riskit
  • Työpaketin tuotokset
  • Tehtävät (osittaminen) ja niiden väliset riippuvuudet
  • Tehtävien priorisointi (työpaketin sisällä)
  • Tehtävien aikataulut
  • Tehtävien työmääräarviot (yhdessä asiantuntijoiden kanssa)

 

Sopii resursseista projektipäällikön kanssa.

Vastaa työpaketin edistymisestä.

Raportoi työpaketin tilanteesta, edistymisestä, pulmista ja poikkeamista projektipäällikölle.

Viestii työpaketin tilanteesta projektiryhmälle, asiakkaille ja tarvittaessa muille sidosryhmille.

Voi osallistua asiantuntijana työpaketin toteutukseen muiden asiantuntijoiden kanssa.

 

 

Projektin asiantuntijalla on vastuu oman vastuualueensa tehtävistä.

 

Vastuut:

Vastaa nimettyjen tehtävien suunnittelusta, toteutuksesta ja edistymisestä.

Raportoi tehtävien tilanteesta, edistymisestä, pulmista ja poikkeamista työpakettivastaavalle.

Viestii tehtävien tilanteesta projektiryhmälle ja tarvittaessa muille sidosryhmille.

 

Projektiryhmä koostuu projektipäälliköstä, työpakettien vastuuhenkilöistä ja projektin asiantuntijoista. Henkilöllä voi olla projektissa useita rooleja.

 

Projektiorganisaatio Kansalliskirjastossa

 

Nimi

Organisaatio/osasto/yksikkö

Rooli/Vastuu

Kristiina Hormia-Poutanen

KVP,

palvelujohtaja

Projektin omistaja

Minna Olkinuora-Tauru

KVP, Melinda,

kehittämispäällikkö

Metatietovaranto -projektin johto

Nina Hyvönen

Tietovarannot, tietojärjestelmäpäällikkö

Sisältökysymykset, lähiohjausryhmä, resursointi

Tommi Jauhiainen

Tietojärjestelmät,

tietojärjestelmäpäällikkö

Tekninen kehitys, lähiohjausryhmä, resursointi

Katri Kananen

Metatietopalvelut,

yksikön esimies

Fennica, Viola, muut metatietopalvelut, lähiohjausryhmä

Liisa Savolainen

Kansalliskirjasto,

apulaisjohtaja

Kansalliskirjaston hallinto, mahdollisuuksien mukaan lähiohjausryhmä

(Minna-Liisa Kivinen

 

KVP,

suunnittelupäällikkö

Uuden alustan hankinta, tarvittaessa lähiohjausryhmä)

(Marja-Liisa Seppälä

Kuvailusääntöpalvelu,

kehittämispäällikkö

Uudet kuvailukäytännöt, tarvittaessa lähiohjausryhmä)

 

 

 

Ulla Ikäheimo

Tietovarannot

 

Minna Kantanen

Tietovarannot

5/2017 alk.

Tarja Mäkinen

Tietovarannot

 

Eeva-Riitta Peltonen

Tietovarannot

8/2017 alk.

Jaana Routakangas

Tietovarannot

osa-aik.

Tanja Vienonen

Tietovarannot

5/2017 alk., siirtyy asteittain ATT-hankkeesta

Tuomo Virolainen

Tietovarannot

 

 

 

 

Minttu Hurme

Tietojärjestelmät

 

Esa Kaalikoski

Tietojärjestelmät

5/2017 alk.

Artturi Lehikoinen

Tietojärjestelmät

3/2017 alk., osa-aik.

Henri Mäkilä

Tietojärjestelmät

 

Aatu Nykänen

Tietojärjestelmät

3/2017 alk.

Tommi Nieminen

Tietojärjestelmät

(tarvittaessa Melinda, myös SFX)

 

 

 

+ Aki Seppänen

Tietojärjestelmät

konsultti, Gofore

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Huomioitava, että monet yllä olevassa taulukossa mainitut henkilöt tekevät metatietovarannon hanketöitä vain osittain muiden töiden ohella.

 

 

Hanke toteutetaan projektiorganisaation puitteissa Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalveluissa yhteistyössä liittyvien kirjastojen ja muiden tarvittavien tahojen kanssa. Kirjastojen käyttöönottoprojektien yhteyshenkilöt löytyvät Melinda-asiakaswikistä

 

Kirjastojen käyttöönottoprojekteilla tulee olla KK:n vastuuhenkilöiden (sisältö ja tekninen) lisäksi aina nimetty vastuuhenkilö myös kirjaston puolella.

 

Seuraavassa kuvassa (kuva 3) on kuvattu projektin ohjausmalli ja organisaatio sekä tietovirrat eri ryhmien välillä.

 

 

 

 

 

Kuva 3: Projektin ohjausmalli ja organisaatio

 

Melindan talonmies 

Melindan laadunvalvonnasta huolehtii sekä ohjeistusta ja opastusta antavat Melindan talonmiesryhmän jäsenet muiden tehtäviensä ohella. Ryhmään kuuluu useita projektilaisia. Syksystä 2017 alkaen vetäjänä toimii Minna Kantanen, mutta Ulla Ikäheimo jatkaa edelleen ryhmän jäsenenä. Muita talonmiehiä ovat Minttu Hurme, Aatu Nykänen ja Tuomo Virolainen sekä Silja Ojala (tietovarannot/tietokantahuolto) ja Kiti Vilkki-Eriksson (Fennica).

Melindan talonmiestoimintaa on kuvattu seuraavassa luvussa kohdassa laadunvarmistus.

 

 

Projektin suoritustapa ja työmenetelmät

Dokumentointi ja työmenetelmät

Hankkeeseen liittyvä julkinen kaikille avoin aineisto löytyy Melinda-wikistä:

 

https://www.kiwi.fi/display/Melinda

 

Kansalliskirjaston verkkosivujen uudistuksen yhteydessä vuoden 2016 alussa asiakaswikit uudistuivat ja ne siirrettiin Kiwi-alustalle. Tässä yhteydessä myös Metiva-wiki uudistui ja siitä tuli Melinda-wiki. Työryhmille kuten yleisten kirjastojen käyttöönotot voi olla omia wiki-sivuja, jotka vaativat erilliset käyttöoikeudet.

 

Kirjastoverkkopalveluiden sisäisenä projektin työhakemistona ja keskeneräisten dokumenttien työstöpaikkana toimii ryhmähakemisto:

 

P:\_h981\_kvp\metatietovaranto

 

Tehtävienhallinta hoidetaan JIRA-työkalussa. Hankkeen ja palvelun yhteyspostilaatikkona toimii melinda-posti(at)helsinki.fi, johon tulevat viestit ohjautuvat automaattisesti JIRA:n tehtäviksi.

 

Projektilla on lisäksi käytössä erilaisia sähköpostilistoja päivittäistä tiedonvaihtoa varten kuten Kansalliskirjaston projektiryhmän sisäinen lista ja yleisten kirjastojen pilottiryhmän lista. Myös laajempaan asiakasviestintään käytetään sähköpostilistoja. Sisäisessä viestinnässä on kokeilussa myös uusia työkaluja, kuten Slack-pikaviestin.

 

 

Laadunvarmistus

Tärkeimmät suunnittelu- ja määrittelydokumentit katselmoidaan ja hyväksytetään lähiohjausryhmässä ja/tai Tiedonhallinnan ohjausryhmässä. Dokumenteilla käytetään versionhallintaa, jossa

 

esimerkiksi ensimmäinen luonnos on versio 0.1, hyväksytty on versio 1.0, jatkoversiot 1.1 ->. Seuraava pääversio on 2.0. jne.

 

Omassa sovellustuotannossa koodin laatu varmistetaan koodi- ja parikatselmoinneilla sekä riittävällä dokumentoinnilla. Ohjelmiston toimivuus varmistetaan riittävällä testauksella, joka kuvataan erillisessä testaussuunnitelmassa.

 

Melindan sisällön laatu varmistetaan yhtenäisillä kuvailu- ja sovellusohjeilla sekä toimintaohjeilla ja pelisäännöillä. Laadunvarmistus työtä tehdään yhteistyössä kansallisten kuvailuryhmien kanssa kuten KUMEA (Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmä). Melindan talonmies ohjaa ja opastaa laatuun liittyvissä asioissa (paimenkirjeet, talonmiehen tuokiot, ongelmakohtiin puuttuminen). Lyhyitä yhden tunnin kestäviä talonmiehen infotuokioita pidetään etäyhteyden välityksellä 4-6 kertaa vuodessa. Niissä tiedotetaan myös ajankohtaisista Melindaan liittyvistä asioista. Tuokiot ovat olleet erittäin suosittuja ja ne koetaan tarpeellisiksi. 

 

Melindan tietokannan laatua (väärin yhdistyneet, tuplat) tarkkaillaan ja parannetaan tietokantahuollon toimesta. Automaattisilla massakorjauksilla korjataan systemaattisia virheitä tietokannassa ja vähennetään kirjastojen manuaalisten korjausten määrää. Tuplia poistetaan automatisoidulla tuplakontrollilla ja deduplikoinnilla.

 

Käyttöönottokoulutusten ja muiden projektin asiakaskunnalle kohdistuvien tilaisuuksien laatua seurataan palautekyselyillä. Käyttöönottoprojektien onnistumista seurataan sektoreittain tehtävillä asiakaskyselyillä.

 

Projektityöskentelyn laatua parannetaan projektiosaamisen lisäämisellä (projektivalmennus) ja yhteisillä projektikäytännöillä. Projektinhallinnassa sovelletaan Kirjastoverkkopalveluiden kärkihankkeiden yhteisesti sovittuja toimintamalleja ja käytäntöjä. Ohjeistus löytyy Kiwistä Projektiohjeistus-työtilasta (vain KK:n sisäiseen käyttöön).

 

Projektin edetessä määritellään tarkemmin lopputuotetta koskevat mittarit ja tunnusluvut.

 

 

Projektin seuranta

 

Projektin seuranta tapahtuu usealla eri tasolla:

 

Projektiryhmän kokouksia pidetään kahdesta neljään viikon välein. Niissä käsitellään yhteisiä koko projektia koskevia työn alla tai tulossa olevia asioita sekä työpakettien tilannetta. Kokoonkutsujana toimii kehittämispäällikkö. Palaverien muistiinpanot vuoden 2018 osalta löytyvät ryhmähakemistosta P:\h_981\_kvp\metatietovaranto\Melinda projektikokousten muistiot 2018.doc. Edellisten vuosien muistiinpanot löytyvät vastaavista tiedostoista P:\h_981\_kvp\metatietovaranto\Melinda projektikokousten muistiot 20xx.doc

 

Resursointipalavereja pidetään kerran kuussa Tietojärjestelmien teknisten asiantuntijoiden kanssa ja erikseen tarvittaessa Tietovarantojen sisältöasiantuntijoiden kanssa. Palavereissa voi olla kehittämispäällikön lisäksi mukana aihealueen tietojärjestelmäpäällikkö (esimies). Palaverissa käydään läpi resursointisuunnitelman (excelissä) tilanne.

 

Tavoitteena on

  • töiden ja resurssien tasapainottaminen 

         yli/alikuorman välttäminen

  • resurssien joustava allokointi priorisoiduille töille

         aikatauluissa pysyminen

  • osaamisen kasvattaminen ja jakaminen henkilöiden välillä

         varahenkilöjärjestelyt

 

 

Palaverissa käydään läpi

  • hankkeeseen ja palveluihin liittyvien töiden erottelu
  • töiden priorisointi seuraavan jakson (kahden viikon) osalta henkilöittäin
  • priorisoitujen töiden työmääräarviot vrs. käytettävissä oleva työaika henkilöittäin

 

 

Projektinhallintaryhmän (lähiohjausryhmän, ”lähioryn”) kokouksissa seurataan projektin kokonaistilannetta ja siellä käsitellään Tiedonhallinnan ohjausryhmään menevät projektia koskevat asiat ja sieltä tulevat asiat. Lähiohjausryhmän toiminta on kuvattu tarkemmin luvussa ohjausmenettelyt.

 

Tiedonhallinnan ohjausryhmä on projektin ylimmän tason johtoryhmä, jossa seurataan ja käsitellään projektiin liittyviä päälinjauksia ja isoja kysymyksiä. Tiedonhallinnan ohjausryhmän toiminta on kuvattu tarkemmin luvussa ohjausmenettelyt.

 

Lisäksi pidetään tarvittaessa kokouksia asiakasorganisaatioiden ja kirjastosektoreiden kanssa. Käyttöönottoprojekteissa pyritään säännölliseen tilannekatsaus käytäntöön, jotta varmistetaan asioiden eteenpäin meno. Mitä useampi osapuoli käyttöönotossa on mukana, sitä tärkeämpiä tilannepalaverit ovat riittävän tiedon kulun varmistamiseksi ja etenemisen esteiden poistamiseksi. Lyhyet tilannepalaverit voidaan hoitaa etäyhteyden välityksellä (AC) ja pidemmät lähikokouksina esimerkiksi työpajoina, joissa keskitytään ongelmanratkaisuun.

 

Seurantaraportoinnin perusyksikkö on työpakettitaso. Sen pohjalta koostetaan koko hankkeen seurantaraportti (liikennevalot).  Seurantaraportti kertoo työpaketeittain resurssien, sisällön ja aikataulun tilanteen. Työpakettien tilannepäivitys ja seurantaraportti tehdään kerran kuukaudessa.

 

 

Muutoksen hallinta

Projektin aikatauluihin, kustannuksiin ja sisältöön vaikuttavat merkittävät muutokset, jotka eivät ole sallituissa rajoissa käsitellään hallitusti muutoksenhallintaprosessin kautta.  Projektiryhmä, työpakettivastaava tai projektin asiantuntija tuo muutoksen/pulman (issue) tiedoksi projektipäällikölle, joka vie asian edelleen lähiohjausryhmän käsiteltäväksi. Lähiohjausryhmä hyväksyy muutoksen/pulman (issue), mikäli se on sen vastuualueen rajoissa tai edelleen välittää (eskaloi) Tiedonhallinnan ohjausryhmälle (tai muulle sopivalle taholle kuten KK:n johto, ministeriö) käsiteltäväksi.  Katso myös edellä kuva 3.

 

 

Viestintä

Hankkeen viestintäkanavana toimii Melinda-wiki. Lisäksi ajankohtaisista asioista tiedotetaan Kirjastoverkkopalveluiden vakiokanavissa, kuten Missä mennään -webinaarit, uutiskirjeet ja Missä mennään –katsaukset sekä Kirjastoverkkopäivät. Tarvittaessa julkaistaan myös erillistiedotteita ja uutisia sekä järjestetään tilaisuuksia Melinda-yhteisön jäsenille, kuten Melinda-päivä kirjastojen kuvailijoille. Talonmiesviestinnässä käytetään voycat-sähköpostilistaa.

 

Metatietovaranto-hankkeen viestinnän vastuutaulukko löytyy Kiwistä:

 

http://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=14812139 (sisäiseen käyttöön, vaatii käyttöoikeuden).

 

Yllämainitussa dokumentissa käydään läpi hankeviestinnän keskeiset tavoitteet, kohderyhmät, kanavat/välineet ja vastuuhenkilöt, Hankkeeseen liittyy runsaasti päivittäistä viestintää asiakkaiden kanssa erityisesti käyttöönottojen yhteydessä.

 

Projektirakenne ja työpaketit

Työpakettimallin periaatteet

 

Pääprojektin (hankkeen) työ organisoidaan työpaketeiksi. Tavoitteena on tehostaminen ja läpinäkyvyyden lisääminen kuten

 

  • Hankkeen rakenteen selkiyttäminen
  • Päällekäisen työn minimointi
  • Hankkeeseen liittyvän työn tunnistaminen ja rajaaminen
  • Työn pilkkominen kokonaisuuksiin, joita voidaan suunnitella, toteuttaa ja seurata

 

Työpaketteja on kahdenlaisia:

 

  • Yhteiset tukityöpaketit: Koko projektin läpi menevät työpaketit, jotka palvelevat muita työpaketteja. Kesto on tyypillisesti koko pääprojektin ajan. Näihin työpaketteihin kerätään yhteinen työ ja yhteisten prosessien/osien kehitys.
  • Erilliset kehitys- ja käyttöönottotyöpaketit: Tiettyjen asioiden kehittämistä ja käyttöönottoa edistävät työpaketit.  Näitä voi verrata osa/alaprojekteihin. Kesto on tietyn määräajan.

 

Kullakin työpaketilla on vastuuhenkilö (työpakettivastaava) ja nimettyjä muita resursseja. Aihealueeseen kuuluva työ kerätään työpaketin alle, pilkotaan kokonaisuuksiin ja kokonaisuudet jaetaan tehtäviin. Tehtäviin liitetään tuotokset, tekijät, aikataulu- ja työmääräarviot.

 

Työpaketit on lueteltu alla olevassa taulukossa. Työpakettien tarkempi kuvaus on työpakettisuunnitelmassa, jolle on oma pohja (liite 1). Samaan pohjaan kuvataan jatkossa edistymisen seuranta.


Työpakettirakenne uusittiin vuonna 2017 uutta hankekautta 2017-2020 varten.

 

Työpaketit (2018-) ja niiden vastuuhenkilöt. 

 

Työpaketti

Nimi

Vastaava

Tukityöpaketit

TP 1

Projektin hallinnointi

Minna Olkinuora-Tauru

TP 2

Resurssienhallinta

Minna Olkinuora-Tauru

TP 2.1

Resurssienhallinta (tekniikka)

Tommi Jauhiainen

TP 2.2

Resurssienhallinta (sisältö)

Nina Hyvönen

TP 4

Koulutukset ja viestintä

Jaana Routakangas

TP 5

Sisällölliset prosessit ja laatu

Ulla Ikäheimo

TP 6

Tekniset prosessit ja yhteiset osat

Artturi Lehikoinen

(Minttu Hurme)

TP8

Massamuutokset, konversiot ja analytiikka

Tuomo Virolainen

Kehitys- ja käyttöönotto työpaketit

TP 10

Yleisten kirjastojen käyttöönotot

Minna Olkinuora-Tauru (oto)

TP 10.1

Aurora-kirjastojen käyttöönotot

Eeva-Riitta Peltonen,

tekninen osio Henri Mäkilä

TP 10.2

Koha-kirjastojen käyttöönotot ja rajapinnat

Eeva-Riitta Peltonen,

tekninen osio Henri Mäkilä

TP 12

Arton kuvailutuotannon siirto Melindaan

Lassi Lager

TP 13

Auktoriteettitietokanta Asterin kehitys

Tarja Mäkinen

TP 14

Melindan yhteydet ulkoisiin metatiedon tuottajiin

(liittyy kuvailun ekosysteemin kehittämiseen)

Minna Olkinuora-Tauru (oto) ja

Nina Hyvönen (oto)

TP 15

Violan kuvailutuotannon siirto Melindaan

 

auki

TP 16

Erikoiskirjastojen käyttöönotot ja rajapinnat

auki

TP 17

Teknisen alustan uusiminen

Vuonna 2018:

- Melindan vaatimusmäärittely ja katselmointi kirjastojen kanssa

-Melindan integroituminen muihin järjestelmiin (tavoitetila ja integroitumissuunnitelma)

 

 

(kirjastojärjestelmien hankinta, metatietovaranto hankkeen ulkopuolella, oma kokonaisuus)

Minttu Hurme

(Minna Olkinuora-Tauru)

 

 

 

 

 

(Minna-Liisa Kivinen)

 

 

Työpakettien kuvaukset

 

Työpaketti

Kuvaus

Tukityöpaketit

TP 1 Projektin hallinnointi

Projektin johtoon, hallinnointiin, koordinointiin, suunnitteluun ja seurantaan kuuluvat tehtävät, jotka edesauttavat projektin lopputuleman saavuttamista.

TP 2 Resurssienhallinta

Projektin resurssienhallinnan periaatteiden ja käytäntöjen määrittelyyn ja toteutukseen liittyvät tehtävät.

TP 2.1 Resurssienhallinta (tekniikka)

Projektin teknisiin asioihin liittyvien töiden ja resurssien tasapainottaminen, resurssien joustava allokointi priorisoiduille töille sekä osaamisen kasvattaminen ja jakaminen henkilöiden välillä.

TP 2.2 Resurssienhallinta (sisältö)

Projektin sisältöön liittyvien töiden ja resurssien tasapainottaminen, resurssien joustava allokointi priorisoiduille töille sekä osaamisen kasvattaminen ja jakaminen henkilöiden välillä.

TP 4 Koulutukset ja viestintä

Kokonaiskuvan luominen projektin koulutusasioista, koulutussuunnitelman luonti sekä koulutusten ja tilaisuuksien koordinointi. Hankeviestinnän koordinointi ja kehittäminen. Asiakashallinnan työkalujen käyttöönotto mahdollisuuksien mukaan.

TP 5 Sisällölliset prosessit ja laatu

Melindan kuvailun yhteisten ohjeiden ja käytänteiden kehitys tavoitteena sisällön yhtenäistäminen ja laadun parantaminen, kansallisten ja kansainvälisten standardien soveltaminen metatietovarantoympäristössä. Melindan talonmiestoiminta ja sen kehittäminen.

TP 6 Tekniset prosessit ja yhteiset osat

Melindan tekniseen alustaan Alephiin liittyvät kehitystehtävät, joiden tuotoksia tarvitaan useiden muiden työpakettien läpiviennissä. Esimerkkinä osakohteiden tai replikointiprosessin kehitys.

TP 8 Massamuutokset, konversiot ja data-analytiikka

Melindan tietokannan laadunparannukseen liittyvät massakorjausajot ja- muutokset. Erilaisten tietokannan konversioiden valmistelu ja toteutus. Massamuutos- ja konversio-ohjelmien kehittäminen. Data-analyysit ja tilastoinnin kehittäminen.

Kehitys- ja käyttöönotto työpaketit

TP 10 Yleisten kirjastojen käyttöönotot 

Yleisten kirjastojen liittyminen mukaan yhteiseen metatietovarantoon ja kuvailutuotannon siirtäminen Melinda-ympäristöön. Yleisten kirjastojen mukaantulojen tiekartan ja liittymisprosessin kehittäminen yhteistyössä yleisten kirjastojen kanssa.

TP 10.1 Aurora-kirjastojen käyttöönotot

Aurora-kirjastojärjestelmää käyttävien yleisten kirjastojen liittyminen mukaan yhteiseen metatietovarantoon. Kirjastoja otetaan mukaan yksi kerrallaan kirjastokohtaisessa käyttöönottoprojektissa etukäteen sovittavan aikataulun ja  valitun liittymismallin mukaisesti.

TP 10.2 Koha-kirjastojen käyttöönotot ja rajapinnat

Koha-järjestelmää käyttävien yleisten kirjastojen liittyminen mukaan yhteiseen metatietovarantoon. Rajapintojen ja teknisten edellytysten rakentaminen Melindan ja Koha/Täti-luettelointiympäristön välille. Koha-kirjastot liittyvät Melindaan yhdessä käyttöönotossa (jos kirjastolla Täti-luettelointiympäristö käytössä).

TP 12 Arton kuvailutuotannon siirto Melindaan

Artikkelitietokanta Arton kuvailutuotannon siirto Melindaan. Artiva-tallennuslomakkeen istuttaminen Aleph-ympäristöön.

TP 13 Auktoriteettitietokanta Asterin kehitys

 

Auktoriteettien kuvailun tuotanto- ja jakeluympäristön Asterin kehittäminen Melinda-kirjastojen tarpeisiin. Kirjastojen liittymiset Asterin hajautettuun auktoriteettituotantoon.

TP 14 Melindan yhteydet ulkoisiin metatiedon tuottajiin

(liittyy kuvailun ekosysteemin kehittämiseen)

Melindan kuvailun ekosysteemin ytimessä.Yhteistyö kirjastojen ja ulkoisten toimittajien kanssa metatiedon tuotantoprosessin eri vaiheissa kuten ennakko- ja hankintatiedot. Neuvottelut, koordinointi, tavoitetilan määrittely, valmistelu Kansalliskirjaston kuvailupolitiikan mukaisesti.

TP 15 Violan kuvailutuotannon siirto Melindaan

Viola-tietokannan luettelointi- ja kuvailutyön siirtäminen tehtäväksi Melindassa Vaiheittainen käyttöönotto: auktoriteetit, nuotit, äänitteet.

 

TP 16 Erikoiskirjastojen käyttöönotot ja rajapinnat

Erikoiskirjastojen liittyminen mukaan yhteiseen metatietovarantoon ja kuvailutuotannon siirtäminen Melinda-ympäristöön. Rajapintojen ja teknisten edellytysten rakentaminen Melindan ja järjestelmien kuten Prettylib välille. Hinnoittelumalli. Kirjastoja otetaan mukaan yksi kerrallaan kirjastokohtaisessa käyttöönottoprojektissa etukäteen sovittavan aikataulun ja valitun liittymismallin mukaisesti. Ensimmäisessä vaiheessa tuttujen järjestelmien kuten Aurora kanssa.

TP 17 Teknisen alustan uusiminen

Teknisen alustan uusiminen

Vuonna 2018:

- Melindan vaatimusmäärittely ja katselmointi kirjastojen kanssa

-Melindan integroituminen muihin järjestelmiin (tavoitetila ja integroitumissuunnitelma)

 

 

(kirjastojärjestelmien hankinta, metatietovaranto hankkeen ulkopuolella, oma kokonaisuus)

 

 


Kampanjat ja kehitysohjelmat

 

Projektissa voi olla käynnissä tiettyyn ajankohtaiseen teemaan liittyviä priorisoituja kampanjoita tai kehitysohjelmia, jotka kestävät määräajan. Näitä ei hallinnoida omassa työpaketissa, koska niihin liittyviä tehtäviä saattaa olla lähes kaikkien työpakettien aihepiirien alueella. Kehittämispäällikkö koordinoi kehitysohjelmia, ja työpakettien vastuuhenkilöt vastaavat omiin työpaketteihinsa sijoittuvien tehtävien etenemisestä. Priorisoitujen kampanjoiden ja kehitysohjelmien tavoitteena on tarttua tärkeisiin esiin nouseviin ajankohtaisiin teemoihin ja tuoda ratkaisuja ongelmakohtiin sekä siten lisätä Melinda-kirjastojen ja Melindassa työskentelevien kuvailijoiden asiakastyytyväisyyttä. Tyypillisesti kimmoke kampanjan tai kehitysohjelman käynnistämiseen syntyy erilaisten asiakas-, palaute- tai kartoituskyselyjen tulosten pohjalta, ja niistä esiin nousevista kehittämiskohteista. Kampanjat ja kehitysohjelmat edellyttävät voimakasta priorisointia projektin sisällä, mutta mahdollistavat hallitun ja nopean keinon tarttua ongelmakohtiin. Koko Melinda-yhteisön sitoutuminen kampanjan tai kehitysohjelman tavoitteisiin on myös keskeisessä roolissa. Tämän vuoksi viestinnän merkitys näissä tilanteissa korostuu. Vuosina 2015-2016 toteutettiin Melindan laatuohjelma ja vuosille 2017-2018 on käynnistetty eMelinda –kehitysohjelma. Kuvassa 4 näkyy projektirakenne eri osa-alueineen.

 

 

 

 

 

 

 

Kuva 4: Projektirakenne, työpaketit ja kampanjat/kehitysohjelmat

 

 

 


 

Projektin riskit ja niihin varautuminen  

 

Riskianalyysi

 

Nro

Riskin kuvaus

Toiminta ja vastuutaho riskin toteutuessa (vastuutahot eivät  ole lueteltu vastuujärjestyksessä)

Toimenpiteet riskin toteutumisen ehkäisemiseksi

Toden-

näköisyys

(T=1..3)

Vaikutus

 

(V=1..3)

 

Projektiriskit

 

 

 

 

1.

Projektin sisältöön, rajaukseen ja vaiheistukseen liittyvät rajapinnat muiden projektien kanssa

Kansalliskirjasto (Tulosaluejohtajat, kehittämispäälliköt)

Selkeät vastuut, viestintä,

ohjaus- ja johtoryhmät, visio/strategia kokonaisuudesta 

2=keski-taso

2=keski-taso

2.

Projektin tavoitteen käsittäminen

eri tahoilla, yhteinen ymmärrys on puutteellinen

Kansalliskirjasto (Tulosaluejohtaja, kehittämispäällikkö)

Tiedonhallinnan ohjausryhmän rooli yhteisen ymmärryksen vakiinnuttamisessa, viestintä tavoitteista eri sektoreilla

2=keski-

taso

2=keski-taso

3.

Projektin sisäisen ja ulkoisen yhteistyön onnistumiseen liittyvät riskit

Kansalliskirjasto (Tulosaluejohtaja, kehittämispäällikkö, projektin henkilöt ja keskeiset toimijat)

Riittävät mahdollisuudet projektiin osallistumiseen varmistettu, tavoitteen selkiyttäminen

 

2=keski-taso

2=keski-taso

 

Henkilöriskit

 

 

 

 

4.

Resurssit palvelun kehittämisen, koulutuksen, tuen ja ylläpidon osalta., rekrytoinnin vaikeus. Perehdyttäminen vie paljon aikaa.

Kansalliskirjasto

Prioriteettien uudelleen määrittäminen ja aikataulun uudelleen suunnittelu, resurssitarpeen tarkistus, selvitetään vaihtoehtoiset resursointitavat

3=suuri

3=suuri

5.

Osaamisen keskittyminen, puutteelliset varahenkilöjärjestelyt

Kansalliskirjasto

(Esimiehet, kehittämispäällikkö, asiantuntijat)

Töiden aktiivinen jakaminen eri henkilöille ja uusien henkilöiden perehdytys, riittävä resursointi, dokumentointi ja JIRAn hyödyntäminen

2=keski-taso

2=keski-taso

6.

Projektiin osallistuvilla henkilöillä ei jää suunnitelmien mukaisesti aikaa projektiin päivittäiseltä työltään, ohi suunnitelmien tulevat muut työt

 

Kansalliskirjasto

(Esimiehet,

kehittämispäällikkö)

Töiden priorisointi, otetaan huomioon aikataulutuksessa

3=suuri

3=suuri

 

Uuteen toimintamalliin liittyvät strategiset riskit

 

 

 

 

7.

Yleiset kirjastot eivät tule riittävässä laajuudessa mukaan Melindaan

 

OKM, Kansalliskirjasto, yleiset kirjastot

 

Eri skenaarioiden ja niiden hyötyjen ja haittojen kartoitus yhteistyössä, win-win tilanteen rakentaminen Melindassa mukana olevien kirjastojen kokemusten pohjalta,

viestintä ja tiedonkulku,

mukaantulo kynnyksen madaltaminen, eri liittymismallit

3=suuri

3=suuri

8.

Datan omistuskysymykset eivät ratkea

Yleiset kirjastot

 

Vaihtoehtosuunnitelma, yleisten kirjastojen konsortio

2=keski-taso

3=suuri

9.

Etuja ja hyötyjä ei pystytä osoittamaan ja viestimään riittävän selvästi

 

Kansalliskirjasto (Tulosaluejohtaja, kehittämispäällikkö, viestinnän vastaava)

Tunnuslukujen kerääminen, analysointi ja esittely sekä kehittäminen yhteistyössä käyttäjätahojen kanssa, Tiedonhallinnan ohjausryhmän rooli viestinnässä,

proaktiivinen viestintä eri vaiheissa,

positiivisten esimerkkien vaikutus

2=keski-

taso

2=keski-taso

 

Ulkoiset riskit

 

 

 

 

10.

Liittyvien yleisten kirjastojen saama rahoitus puutteellinen

OKM, yleiset kirjastot

Selkeät aikataulut

 

2=keski-taso

2=keski-taso

11.

Loppukäyttäjien epärealistiset odotukset

 

Kansalliskirjasto

Hyvä viestintä, kehityksessä ja pilotoinnissa huomioiminen

2=keski-taso

1=pieni

12.

Organisaatioiden sitoutumisen puute hankkeeseen

OKM, Kansalliskirjasto, kirjastojen eri yhteistyötahot

Aktiivinen yhteydenpito ja viestintä, organisaatioiden tarpeiden täyttäminen, organisaatiokohtainen yhteistyö ja kehitykseen osallistavat toiminnot

2=keski-taso

2=keski-taso

13.

Kirjastokentällä tapahtuvat muutokset (kuten kirjastojen yhdistymiset tms) vaikuttavat liittymisaikatauluihin ja resursseihin

Kirjastot, Kansalliskirjasto

Aikataulun ja resursoinnin uudelleen suunnittelu

2=keski-taso

1=pieni

 

Tekniset riskit

 

 

 

 

14.

Palvelun hidas toimivuus, hitaat vasteajat, hidas aineistojen siirtoprosessi

OKM/CSC, kirjastokonsortiot, Kansalliskirjaston palvelun tuki ja ylläpito

Varmistetaan resurssien riittävyys, käytettävyyden ja teknisen toimivuuden kattava testaus, uusi palvelinympäristö

2=keski-taso

2=keski-taso

15.

Ohjelmiston toimivuuteen liittyvien ongelmien ratkonta (ohjelmistotoimittajan haluttomuus ylläpitoon/kehittämiseen)

Kansalliskirjasto, järjestelmäntoimittaja

Vaihtoehtoiset ratkaisut, pidemmällä aikavälillä uusi alusta

2=keski-taso

2=keski-taso

16.

Ohjelmisto ei tue teknisiä standardeja

Kansalliskirjasto, järjestelmäntoimittaja

Vaihtoehtoiset ratkaisut, pidemmällä aikavälillä uusi alusta

2=keski-taso

1=pieni

17.

Vaatimukset/Toiminnallisuudet muuttuvat toteutuksen aikana

Kansalliskirjasto

Priorisointi, aikataulutus

1=pieni

1=pieni

 

Muuta

 

 

 

 

18.

Yleisten kirjastojen järjestelmien toimittajien rajapinnat eivät toimi Melindaan

Yhteistyö toimittajien kanssa ongelmien ratkaisemiseksi, toimittajien rajapinnoista vastaavat projektihenkilöt

Tiivis yhteydenpito toimittajien  organisaatioiden eri tasojen kanssa, sopimusteknisten asioiden käyttö

2=keski-taso

3=suuri

19.

Kuvailun yhtenäistäminen ei toteudu, kuvailukäytäntöjen uudistuminen

Kansalliskirjasto, kirjastot

Panostetaan ohjeistukseen, koulutukseen

2=keski-taso

2=keski-taso

20.

Tietokannan laadun heikkeneminen (aineistosiirrot, tiedontuottajien määrän kasvu)

Kansalliskirjasto,

kirjastot

Melindan laatuohjelma, automaattiset laadunvarmistus välineet, pelisääntöjen tarkistus, ohjeistus, koulutus, talonmies

2=keski-taso

2=keski-taso

 

Yhteenveto riskeistä

Hankkeen läpiviennin suurimmat riskit kohdistuvat henkilöriskeihin. Rekrytoinnin vaikeus ja hitaus on haitannut uusien resurssien hankintaa. Perehdyttäminen vie aikansa. Vaihtoehtoiset resursointitavat kuten konsultin käyttö teknisessä kehityksessä tuovat apuja tähän. Osaamisen keskittyminen, useiden henkilöiden rinnakkaiset muut ja ohi suunnitelmien tulevat työtehtävät asettavat isoja haasteita projektityöskentelylle ja tehtävien priorisoinnille. Siirtyminen perinteisestä linjatyöstä projektikulttuuriin on vaatinut edellisen hankekauden aikana merkittävää muutosta ajatusmalleihin ja toimintatapoihin. Parempaan suuntaan on menty, mutta tehtävää on vielä.

 

Metatietovaranto -ajatusmallin kokonaistavoitteen (”yhteinen metatietovaranto Suomen kirjastoille”) kannalta merkittäviä riskejä liittyy yleisten kirjastojen mukaantuloon. Tarjoamalla vaihtoehtoisia liittymismalleja ja joustavuutta palveluun mukaantuloon voidaan riskiä vähentää. Riskejä liittyy myös datan omistus- ja käyttöoikeuksiin sekä rajapintojen rakentamiseen paikallisjärjestelmien järjestelmätoimittajien kanssa. Tiedontuottajien määrän kasvu ja mittavat aineistonsiirrot (loadit) aiheuttavat riskin tietokannan laadun osalta. Huomioitavia (keskitason) riskejä aiheuttaa kuvailukäytäntöjen uudistumisen vaikutukset sekä eri tahojen, sidosryhmien ja organisaatioiden sitoutuminen hankkeiden tuomiin uudistuksiin. Riskejä liittyy myös palvelun toimivuuteen ja käytettävyyteen Melindan teknisen alustan näkökulmasta. Oheisessa riskikartoituksessa ei ole kuvattu Melindan teknisen alustan uudistamiseen liittyviä riskejä. Ne kuvataan myöhemmin siinä vaiheessa, kun kokonaisuuden suunnittelu tehdään.

 

 

 

Liitteet:

Liite 1: Työpakettisuunnitelmat ja edistymisen seuranta

Työpakettisuunnitelmat ovat ryhmähakemistossa P:\_h981\_kvp\metatietovaranto\suunnitelmat 2017-2020.

 

Liite 2: Metatietovarantohankkeen tiekartta 2008-2020

Tiekartta sijaitsee ryhmähakemistossa P:\_h981\_kvp\metatietovaranto\suunnitelmat 2017-2020 ja hyväksymisen jälkeen Melinda-wikissä.