You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 32 Next »

Helsingin yliopiston erillislaitoksena toimiva Kansalliskirjasto käsittelee organisaatioasiakkaidensa ja sidosryhmiensä (Asiakkaiden) tietoja voidakseen tarjota kirjastoihin, arkistoihin ja museoihin liittyviä palveluja. Kansalliskirjasto käsittelee erilaisia henkilötietoja, joista Asiakkaiden edustajat on mahdollista tunnistaa. Tämä tekee meistä rekisterinpitäjän eli tahon, joka kontrolloi henkilötietojen käsittelyä edellä mainittua tarkoitusta varten.

Tässä ilmoituksessa kerromme, miten Kansalliskirjasto käsittelee Asiakkaiden tietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Yhteystietomme ovat:

Kansalliskirjasto
Kirjastoverkkopalvelut
PL 26 (Kaikukatu 4)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 09 1911

Tietopyynnöt: [email protected]

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Tuomas Tähtinen. Häneen saa yhteyden osoitteesta: [email protected].

2. Käsittelyn tarkoitus

Kansalliskirjasto käsittelee edellä mainittujen Asiakkaiden nimettyjen yhteyshenkilöiden tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakkuuksiin ja palveluiden kehittämiskumppanuuksiin liittyvä yhteydenpito.
  • Pääsy palvelut toteuttaviin, asiakkaiden ja kumppaneiden tarvitsemiin järjestelmiin.
  • Vikatilanteiden ja tietoturvapoikkeamien selvittäminen osana järjestelmäpalvelua.

3. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely Kansalliskirjastossa perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa, Kansalliskirjastoa sekä yliopistoyhteisöä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä tarkoituksissa oikeutettuun etuun tai sopimukseen.

Pääasialliset säädökset:

Yliopistolaki (558/2009 )
Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista (794/2004 )
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017
Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
Tietosuojalaki (XXX/2018)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
Helsingin yliopiston johtosääntö
Helsingin yliopiston tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö
Helsingin yliopiston opetusta ja opiskelua koskevat yliopiston ja rehtorin päätökset
Helsingin yliopiston tiedekuntien pysyväismääräykset
Kulttuuriaineistolaki (1433/2007)

4. Minkälaisia henkilötietojasi me käsittelemme?

Käsittelemme sekä sellaisia henkilötietoja, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan ja välillisesti.

Suoraan tunnistettavia tietoja ovat nimi ja sähköpostiosoite.

Lisäksi käsittelemme muita tietoja, joita yhdistelemällä sinut on ulkopuolisen mahdollista tunnistaa. Nämä tiedot ovat järjestelmästä riippuen:

  • Järjestelmien käyttäjätunnukset
  • IP-osoite
  • Muut yhteystiedot, kuten puhelinnumero

Tallennamme järjestelmästä riippuen seuraavat tiedot:

  • Ilmoittautumis- ja kyselyvastauslomakkeet sähköisessä lomakejärjestelmässä
  • Tietueet asiakkuudenhallintajärjestelmässä
  • Sähköpostiosoitteet sähköpostilistanhallintajärjestelmässä
  • Viestit ja käyttäjäprofiilit keskustelufoorumijärjestelmässä
  • Työtehtävien hoitoa kuvaavat asiakirjat
  • Kokouspöytäkirjat
  • Lokit
  • Salasanat (salattuna)
  • Asema tai rooli organisaatiossa, työryhmässä ja asiakassuhteessa
  • Kirjautumisiin liittyviä tietoja (esim. organisaatioon liittyvät tiedot, liitetyt ryhmät, salasanan vaihtamisajankohta, viimeinen kirjautumisajankohta, liitetyt sovellukset)

5. Mitä oikeuksia sinulla on?

Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Kansalliskirjasto sinuun liittyviä henkilötietoja.

Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Monissa sovelluksissamme voit nähdä omat tietosi itse kirjautumalla palveluun (esim. foorumi.kiwi.fi, kiwi.fi).

Jos vaihdat työtehtäviä ja arvelet että tietojasi ei enää tarvita Kansalliskirjaston järjestelmissä, ota yhteyttä palveluosoitteeseen: [email protected]

Mikäli haluat tietää vielä tarkemmin, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, ota yhteyttä tähän palveluosoitteeseen: [email protected]

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Henkilötietojen käyttömme perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa, Kansalliskirjastoa sekä yliopistoyhteisössä toimivia järjestöjä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä erityistarkoituksissa oikeutettuun etuun. Lähtökohtaisesti emme käsittele tietoa suostumuksen perusteella.

Jos vaihdat työtehtäviä ja arvelet että tietojasi ei enää tarvita Kansalliskirjaston järjestelmissä, ota yhteyttä palveluosoitteisiin.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus saattaa yliopiston Kansalliskirjaston toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi ([email protected]).

6. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsi, jolloin vastaat niiden oikeellisuudesta. Jotkut tiedot on saatu suoraan organisaatioltasi.

Jos kirjaudut Haka-tunnuksella käyttäjätunnus, kirjautujan nimi, sähköpostiosoite sekä organisaatioon liittyvät lisätiedot tallennetaan järjestelmiin.

7. Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin tehtäviesi kannalta on tarpeellista. Jos vaihdat työtehtäviä ja arvelet että tietojasi ei enää tarvita Kansalliskirjaston järjestelmissä, ota yhteyttä palveluosoitteisiin. Huomioithan, että sinun tuottamasi sisällöt säilyvät palvelussa myös sen jälkeen kun käyttäjätunnuksesi on poistettu.

Poistamme Crowd- tunnistautumispalvelun inaktivoidut käyttäjätunnukset muine tietoineen, kun inaktivoinnista on kulunut enintään 18 kuukautta.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Kansalliskirjasto ei siirrä käytössä olevissa sovelluksissaan henkilötietoa EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa.

9. Käytämmekö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Kansalliskirjasto ei käytä päätöksenteossa automaattista profilointia.

10. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Helsingin yliopiston Kansalliskirjastossa

ASKI
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Asiakkaiden ja yhteistyökumppanien tietojen ylläpito
Käsiteltävät henkilötietoryhmät: nimi, yhteystiedot, organisaatioiden ja ryhmien jäsenyydet sekä roolit niissä.

CROWD
Henkilötietojen käyttötarkoitus:  Kirjastojen, arkistojen, museoiden ja sekä sidosryhmien henkilökunnan tunnistautumispalvelu.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät: nimi, käyttäjätunnus, sähköposti, salasana, organisaatiot ja organisaatioyksiköt, käyttäjäryhmät, kirjauduttavat sovellukset.

FOORUMI.KIWI.FI
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Kansalliskirjaston ylläpitämä keskustelufoorumi viestintään ja keskusteluun.

JIRA

Henkilötietojen käyttötarkoitus: Asiakkaiden tukipyyntöjen käsittely sekä kehitystehtävien hallinta.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät: käyttäjätunnus, nimi, sähköposti, ryhmät, projektit, roolit, lähetetyt sähköpostit, tehtäviin ja palvelupyyntöihin liittyvät kommentit sekä niiden käsittelyyn liittyvät parametrit.

KIWI
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Kansalliskirjaston ja Asiakkaiden vuorovaikutteinen viestintäkanava ja työskentelyalusta.

 

Lisätiedot yllämainituista järjestelmistä: [email protected]

Saadaksesi lisää tietoa Helsingin yliopiston muista järjestelmistä (eLomake, sähköposti) ota yhteyttä: [email protected]

  • No labels