23.3.2018 klo 13.00 - 15.00 Hanken Aktionssalen 202
Kokouksen osallistujat:
Alustava ohjausryhmä:
- Ari Muhonen, Jyväskylän yliopisto (puheenjohtaja)
- Tua Hindersson-Söderholm, Hanken
- Anne Lehto, Tritonia
- Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto
- Sinikka Luokkanen, HAMK
- Hanna Lahtinen, Laurea
Esittelijät:
- Ari Ahlqvist, Kansalliskirjasto
- Minna Kivinen, HAMK
1. Avaus
Sovittiin, että Ari Muhonen toimii kokouksen vetäjänä.
2. Organisaatio
Todettiin, että kyseessä on Voyager-kirjastojen Koha-käyttöönottoprojekti. Käyttöön otettava kokonaisuus pitää sisällään Koha-järjestelmän, Finnan ja Melindan. Coral-ohjelmiston käyttöönotosta Kohan rinnalle rakennetaan erillinen rinnakkaisprojekti.
Kohan tulevaisuuden kehittäminen ei kuulu tähän projektiin, vaan se mietitään myöhemmin erikseen.
Kyseessä on vapaa yhteenliittymä, joka toimii yhdessä sovittavien pelisääntöjen mukaisesti.
Koha-järjestelmällä ei ole erillistä omistajaa, vaan käytöstä, ylläpidosta ja kehittämisestä sovitaan yhdessä yleiskokouksessa.
Päätettiin esittää yleiskokoukselle seuraavaa organisaatiota:
- yleiskokous, päättää tärkeimmistä ja rahaan liittyvistä asioista
- ohjausryhmä, toimii projektin operatiivisena johtona. Päätettiin esittää ohjausryhmän kokoonpanoksi tämän valmistelevan ohjausryhmän jäseniä. Lisäksi ohjausryhmään esitetään kuuluvaksi pääkäyttäjäryhmän vetäjä, koodariryhmän vetäjä sekä palvelinympäristön hankinnnan -neuvotteluryhmän vetäjä. Esitetään ohjausryhmän puheenjohtajaksi Ari Muhosta.
- pääkäyttäjäryhmä, joka koostuu jokaisen mukaan tulevan kirjaston Voyager-pääkäyttäjästä eli henkilöstä, joka tietää ja osaa Voyagerin käytön sekä tuntee kirjaston toimintaprosessit. Päätettiin esittää yleiskokoukselle, että ryhmän vetäjänä toimii yksi jäsenistä vuorovedolla. Esitetään pääkäyttäjäryhmän vetäjäksi Minna Kivistä, joka toimii tehtävässä, kunnes HAMK on siirtynyt Kohaan. Sen jälkeen esitetään vetäjäksi Hannu Markkasta Jyväskylän yliopistosta. Minna miettii pääkäyttäjäryhmän tehtävät. Hannu lähettää listan kyselyssä nimetyistä pääkäyttäjistä Minnalle.
- koodariryhmä, joka koostuu koodaukseen kykenevistä henkilöistä. Vetäjäksi esitetään jotakuta koodaria Kansalliskirjastosta. Kysytään sähköpostitse osallistuvilta kirjastoilta, ketkä voisivat olla tämän ryhmän jäseniä. Koodauskieli on Perl.
- palvelinalustan ja ylläpidon hankinnan neuvotteluryhmä, joka koostuu 1-2 Kansalliskirjaston ja 1-2 muun kirjaston edustajasta. Päätettiin esittää ryhmän vetäjäksi Sinikka Luokkasta ja jäseniksi Bjarne sekä Kuno Öhrmania. Ari Ahlqvist voi olla mukana, jos Kansalliskirjasto niin hyväksi katsoo. Erikseen selvitetään se, miten erilliskirjastot saadaan mukaan Koha-käyttäjiksi sekä se, miten nyt muualta Voyager-ylläpidon ostavat kirjastot saadaan mukaan.
Tällaisella rakenteella erillistä projektipäällikköä ei tarvita.
3. Neuvottelut palvelinalustan ja ylläpidon hankinnasta
Neuvottelut Koha-ryhmän puolesta käy nimitettävä palvelinalustan ja ylläpidon hankinnan neuvotteluryhmä. Neuvottelujen kohteena on palvelinalusta sekä mahdolliset ylläpitotehtävät. Ryhmä aloittaa toimintansa pikimmiten.
4. Koha-rakenne
Päätettiin esittää yleiskokoukselle, että Koha-ryhmän käyttöön otettava järjestelmä rakennetaan Koha-Suomi -version pohjalle. Tavoitteena on Kohan standardimallin määrittely ja käyttö. Koodaus pyritään tässä projektissa minimoimaan.
Pääkäyttäjäryhmä ryhtyy toimeen mahdollisimman nopeasti.
Erikseen pitää miettiä, montako Koha-instanssia rakennetaan ja millä kirjastojaotuksella niitä käytetään.
5. Muut asiat
Koulutus
HAMK suunnittelee oman koulutuksensa ja antaa kokemuksensa muiden käyttöön, jotka sitten suunnittelevat koulutukset.
Viestintä
Sovittiin, että sisäiseen ja ulkoiseen viestintään käytetään Kansalliskirjaston Kiwiä (ryhmän sisäinen sekä avoin) sekä keskustelupalstaa. Tua laatii luonnoksen viestintäsuunnitelmasta.
Koha-Suomi koodarikokous 17.-18.4.2018
Koha-Suomi on ilmoittanut, että tämän Koha-ryhmän edustajat ovat tervetulleita heidän kokoukseensa. Sovittiin, että edustus lähetetään.
Koha-seminaari
Minna on valmistellut seminaaria, ajankohta on joko 23.4. tai 25.4. Ohjelmassa olisi Koha-Suomen edustajien esityksiä Kohan toiminnasta ja kokemuksista. Tritonian Christian Nelson kertoo käynnistään Ruotsin Koha-ryhmän seminaarissa. Seminaarin kohderyhmä on kirjastonjohtajat, pääkäyttäjät ja keskeiset asiantuntijat.
Kuvaus, mitä käyttöönotto on
Pääkäyttäjäryhmä miettii: työpakettijako ja aikataulu.
6. Aikataulu
Alustavasti keskusteltiin ensimmäisistä piloteista. HAMK haluaisi siirtyä Kohaan syyslomalla 2018. Seuraavina voisivat olla Hanken ja JY joulukuussa 2018. Muiden osalta odotetaan meneillään olevan kyselyn tuloksia.
Kevään ja kesän 2018 toimet aikataulutetaan siten, että HAMKilla on mahdollisuus siirtyä Kohaan edellä mainitussa aikataulussa.
Yleiskokous on sovittu pidettäväksi 9.4.2018 Haaga-Heliassa, Seuraava ohjausryhmän kokous pidetään Skype-kokouksena 13.4. klo 9-10.