Lyhyt sisällön kuvaus

Mitä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen pitää tehdä opinnäytteiden sähköisen arkistoinnin eteen - ja mistä niiden ei tarvitse huolehtia? Työpajassa annetaan ohjeita Kansallisarkiston opinnäytteitä koskevien säilytysaikapäätösten tulkinnasta, kerrotaan julkaistujen opinnäytteiden pitkäaikaissäilytyksestä ja keskustellaan myös julkaisemattomien opinnäytteiden arkistoinnista, yhteistyömahdollisuuksista ja hyvistä käytännöistä.

 

Tavoitteet

Työpajan jälkeen valmistuva kirjallinen ohjeistus sähköisten opinnäytetöiden arkistoinnista korkeakouluissa.

Ohjelma ja esitykset

Osallistujat

  • 40 osallistujaa 29 eri organisaatiosta

Keskeiset tulokset

Vilkkaasta keskustelusta ja esityksistä poimittuja tuloksia:

  • Arkistolaitoksen päätösten soveltaminen:
    • opinnäytteet syytä säilyttää pysyvästi
    • tiedostomuotojen osalta sovelletaan KDK-PAS-määrityksiä
    • Verkossa julkaistut yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opinnäytteet käsitellään julkaisuina, joiden toimittaminen pitkäaikaissäilytykseen hoituu oletuksena Kansalliskirjaston toimesta (Kulttuuriaineistolaki). Tässä tietyt rajaukset, että arkistointi onnistuu näin (ohjeistukseen + Lassin PPT-esityksessä)
  • Opinnäytteiden arkistointikäytännöt ovat muuttuneet jopa viimeisen vuoden aikana useassa korkeakoulussa, monessa paperisesta arkistoinnista sähköisen arkistoinnin suuntaan.
    • Verkossa julkaisemattomia opinnäytteitä arkistoidaan sekä paperimuodossa että sähköisissä arkistointijärjestelmissä. Pimeän arkiston palvelua kaivataan ja myös julkaisemattomien opinnäytteiden saamista PAS-palveluun.
  • Yliopistojen opinnäytteet ja käytännöt:
    • Kandityöt olisi hyvä arkistoida samaan tapaan kuin samantasoiset AMK-opinnäytteet. Joissain yliopistoissa myös kandityöt julkaistaan avomessa julkaisuarkistossa.
    • SYNin opinnäytteiden arkistointia koskevan kyselyyn ei ollut saatu ihan kaikkien yliopistojen vastauksia kattavasti ja joissain tilanne on jo ehtinyt muuttua kyselyn jälkeen. Joissain yliopistoissa kuitenkin vielä opinnäytteiden paperista arkistointia, mutta joissain käytännössä kaikki sähköisessä arkistoinnissa.
    • Joidenkin alojen erityispiirteitä:
      • Tekniikan alan tietyillä ohjelmistoilla tehtyjä opinnäytteitä (tai niiden osia) hankala muuntaa PDF/A-muotoon.
      • Taidealojen opinnäytteissä ei ole aina ollut lainkaan tekstiosuutta ja mahdollinen kirjallinen osuuskaan ei välttämättä kuvaa opinnäyttettä tyhjentävästi. Arkistointi haastavaa.
      • MpKK:ssa turvaluokiteltuja opinnäytteitä
  • Ammattikorkeakoulujen opinnäytteet ja käytännöt:
    • Yhteinen Theseus käytössä.
    • Joissain ammattikorkeakouluissa on käytössä sähköinen arkistointijärjestelmä, mutta pelkästään opinnäytteiden tarpeisiin tällaista on vaikea saada.
    • Kaakkois-Suomen ja Lapin AMKilla yhteinen pimeä arkisto. AMKien yhteinen pimeä arkisto -suunnitelma ei ole kuitenkaan saanut rahoitusta
    • Tällä hetkellä opinnäytteitä ei poisteta avoimista julkaisuarkistoista työn iän perusteella, mutta tilanne saattaa muuttua (tekijät eivät halua enää hakukoneiden tuloksiin yms). Joissain AMKeissa opinnäytteitä voidaan poistaa pyynnöstä ja opinnäytteet voivat olla ainakin määräajan salaisia.
  • Ohjeistukseen suosituksia mm. tunnisteiden käytöstä, metatiedoista, tiedostomuodoista jne sekä eri organisaatioiden hyviä käytäntöjä, erityistapaukset yms.

Johtopäätökset

Jatkotoimenpiteet

 

 

  • No labels