Kokousaika: keskiviikko 16.8.2017 kello 13–15:30.
Kokouspaikka: Kansalliskirjasto, Fabianian kokoushuone (C222).
Paikalla: Tiina Eklund (pj; etänä), Jyrki Hakapää, Nina Hyvönen, Jyrki Ilva, Jaana Latvanen (varapj.), Johanna Lilja, Sami Niinimäki, Pekka Nygren ja Riitta Koikkalainen (siht.).
Poissa: Elisa Tiilikainen, Emilia Palonen
1§ Kokouksen avaus
Varapuheenjohtaja Jaana Latvanen avasi kokouksen ja toimi myös puheenjohtajana, sillä puheenjohtaja Tiina Eklund oli etäyhteyden päässä, eikä etäyhteys toiminut kunnolla.
2§ Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi
Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi pienillä muutoksilla.
2.1 Puheenjohtaja Tiina Eklundin ehdotuksen mukaisesti kohdat 4–6 siirrettiin käsiteltäväksi seuraavassa kokouksessa.
2.2. Muihin asioihin lisättiin viisi kohtaa. (1) Pekka Nygren toivoi puhuttavan valtionavun hakemisesta; (2) Johanna Lilja pyysi pientä puheenvuoroa oman työtilanteensa takia; (3) Jaana Latvanen toivoi, että Riitta Koikkalaisen työsuhteen tilannetta käsiteltäisiin; (4) Jyrki Hakapää nosti esiin OKM:n teettämän rinnakkaistallentamiseen liittyvän selvityksen (Marja-Leena Mansala: Selvitys lainsäädännön muutostarpeista rinnakkaistallentamisen edistämiseksi); (5) Antti-Jussi Nygårdin saama stipendi; ja (6) Johanna Liljan raportti kesäkuussa Jyväskylässä järjestetyiltä Kirjastopäiviltä.
3§ Konsortion hallintomalli
Kokouskutsun liitteenä 1 ohjausryhmän jäsenille oli lähetetty lähiohjausryhmän ja lehtien alustavasti hahmottelemat mallinnukset konsortion hallintomalliksi. Käydyn keskustelun päätteeksi ohjausryhmä toivoo, että seuraavaan kokoukseen tuodaan syvennetyt hahmot ykkös- ja kakkosvaihtoehdoista – kenties niistä muodostuu hybridi? Mallien hyvät ja huonot puolet on hyvä kirjata selkeästi näkyviin. Lisäksi asioiden tiimoilta konsultoidaan FinELibin väkeä.
Heti keskustelun aluksi Jaana Latvanen totesi, että kokouksessa tuskin voidaan päättää lopullisesta mallista, mutta jatkotyöstöä varten on hyvä keskustella perusteellisesti. Rahoittajan kannalta kolmosvaihtoehto on huono. Siinä konsortiota ei ole, vaan kaikki sopivat vapaasti mitä sopivat. Nina Hyvönen oli samaa mieltä. Johanna Lilja toivoi, että kokouksessa hallintomalli edistyisi niin, että päästäisiin yhteen tai kahteen malliin, joita voisi sitten lähetekeskustelun jälkeen kehittää eteenpäin.
Sami Niinimäki totesi, että mitä yksinkertaisempi hallintomalli saadaan aikaiseksi, sen parempi, ja esitti, että jatketaan ykkösen ja kakkosen kehittelemistä listaamalla molempien mallien hyvät ja huonot puolet selkeästi esiin. Jyrki Hakapään mielestä ykkösvaihtoehto selkein silloin, kun toiminta on vakiintunut. Mutta ketkä ovat sopijapuolet? Löytyisikö sopiva malli ykkösen ja kakkosen hybridistä?
Pekka Nygren kertoi, että lehtikokouksessa 15.6. ykkösvaihtoehtoa pidettiin parhaana, mutta siellä pohdittiin myös, voiko yksi toimija edustaa sekä rahoittajia että lehtiä. Sami Niinimäki mietti, voisiko FinELib olla sopijapuoli, mihin Jyrki Ilva totesi, että FinELibin malli ei suoraan sovi tähän, sillä FinELib edustaa organisaatioita kustantajien suuntaan. Nina Hyvösen mielestä kannattaa kuitenkin tutkia FinELibin toimintamallia, sillä sieltä saattaa löytyä hyviä käytänteitä myös Kotilavalle.
Sopimustekstit sekä lehdille että rahoittajille tarvitaan aika pian, totesi Pekka Nygren, ja mietti, voisiko Suomen tiedekustantajien liitto edustaa kaikkia lehtiä, jos päädytään kakkosmallin mukaiseen hallintomalliin. Riitta Koikkalainen pyysi täsmentämään, niitäkinkö, jotka eivät ole liiton jäseniä? Pekka Nygren lupasi viedä asian keskusteltavaksi tiedekustantajien hallituksen seuraavaan kokoukseen. Sami Niinimäki mietti, onko toimintaan mukaan lähteminen hankalampaa kakkosmallissa.
Sopimuksissa määritellään, kenet ja mitkä toiminnot lehti/rahoittaja valtuuttaa tekemään puolestaan. Jaana Latvanen listasi tärkeitä kysymyksiä: Miten toimintaan liitytään, entä miten siitä pääsee pois? Pystyvätkö rahoittajat irtautumaan ajatuksesta, että hankitaan vain omalle organisaatiolle? Tiina Eklund kysyi, mikä on minimiosallistujamäärä: kuinka monta konsortiolehteä on vähintään oltava, entä mikä on minimirahamäärä?
Sami Niinimäki pohti, voisiko neuvotteluretoriikassa painottaa, että rahoittamalla kotimaisten lehtien avoimuutta organisaatio takaa henkilökunnalleen laadukkaiden ja näkyvien julkaisukanavien olemassa olon ja että myös ammattikorkeakoulut saavat käyttöönsä laajan lähdemateriaalin. Johanna Lilja muistutti, että ammattikorkeakoulujen tilanne on hyvin erilainen kuin yliopistoissa. Kotilavan malli on kovin yliopistovetoinen. Jaana Latvanen toivoi, että lehdet markkinoisivat itseään nykyistä aktiivisemmin myös ammattikorkeakouluissa toimiville kirjoittajille.
Johanna Lilja kehotti tuomaan neuvotteluissa esiin selvästi sen, mitä seuraa, jos konsortiota ei synny. Lehtiä kuolee aika paljon, sillä valtionapu ei rahoita lehtiä kattavasti, se ei edes voi rahoittaa. Painettujen julkaisujen tilaukset vähenevät jatkuvasti, eikä ole realistista odottaa, että tilausmäärät tulevaisuudessa kasvaisivat. Ennemminkin näyttää siltä, että painettu kuolee joka tapauksessa jossain vaiheessa.
Sami Niinimäki muistutti osallistujia ajatuksesta, että tutkimusta tekevät organisaatiot voivat omistaa julkaisukanavia. Suomessa on kuitenkin käynyt niin, että yliopistot ovat jopa heittäneet lehtiä ulos, vaikka lehdet tuovatkin kotiorganisaatioilleen prestiigiä. Jyrki Ilva totesi tähän, että Suomessa tieteelliset julkaisut eivät ole vain yhden organisaation julkaisusarjoja, mikä on hyvä asia: tieteellinen keskustelu pysyy avoimempana ja monipuolisempana.
Jaana Latvanen kokosi käydyn keskustelun yhteen: hallintomallia kehitellään sekä ykkös- että kakkosvaihtoehdon pohjalta; on hyvä, jos FinELibin mallia voi käyttää; juridista asiantuntemusta tarvitaan; ja malli on hyvä pitää keveänä, kovin raskasta hallintomallia ei kannata tehdä.
4§ SYN:in, AMKIT-konsortion ja Arenen terveiset
Suomen yliopistokirjastojen neuvoston lausunto Kotilavasta saapuu 1.9. AMKIT-konsortion lausunto on lähetetty osallistujille kokouskutsun liitteenä. Myös Arenen lausunto on toimitettu ohjausryhmän jäsenille. Tiina Eklundin ehdotuksen mukaisesti sovittiin, että kaikki lausunnot käsitellään seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa.
5§ Lehtien kuulumiset
Pilottiin kuuluvat lehdet jatkavat omaan tahtiinsa valmisteluja konsortiolehdeksi asettumiseksi. Kotilava on herättänyt kiinnostusta lehtikentällä, mutta kokolailla moni seura päättää mukaan lähtemisestä aikaisintaan vasta syksyn koittaessa. Tieteellisten seurain valtuuskunnan Julkaisuavustusinfossa (pe 25.8.) tarjoutuu mahdollisuus houkutella uusia lehtiä mukaan.
6§ Muut esille tulleet asiat
6.1. Jyrki Ilva raportoi kesäkuisesta käynnistään NOAF:in tapaamisessa Tukholmassa. http://www.kb.se/bibliotek/centrala-avtal/Open-access/Joint-Nordic-Workshop/
6.2. Jyrki Ilva ja Riitta Koikkalainen raportoivat käynnistään Genevessä OAI10-konferenssissa. Matka oli antoisa, seuraava OAI järjestetään kahden vuoden kuluttua. Konferenssi kokoaa maailman huippuasiantuntijat kolmeksi päiväksi pohtimaan ajankohtaisia avoimeen tieteeseen ja julkaisemiseen liittyviä teemoja, ja siihen kannattaa kaikkien tiedejulkaisemisen parissa toimivien tahojen osallistua.
Pekka Nygren kysyi, oliko Genevessä puhetta siitä, että EU alkaisi rahoittaa julkaisuja? Asiasta keskusteltiin työryhmissä, mutta puhunnat olivat alustavia. Sami Niinimäki tiesi tähän liittyen kertoa, että loppuvuodesta aukeaa Horizon 2020-haku liittyen EU:n omaan julkaisualustaan, ja että avoimella vertaisarvioinnilla tulee olemaan tärkeä rooli siinä.
6.3. Pekka Nygren nosti keskusteluun valtionavun hakemisen ja Kotilavan suhteen. Lehtien on tiedettävä viimeistään syyskuun lopussa kuinka paljon budjetoidaan Kotilavaan. Silva Fennica vielä kestää sen, että Kotilava putoaa pois. Sen sijaan pienet lehdet, jotka rakentavat Kotilavan varaan, ovat arassa tilanteessa.
Johanna Lilja totesi, että valtionapuhakemusta voi korjata vielä hakuajan umpeudutua. Luvut voi korjata siinä vaiheessa, kun tiedetään, syntyykö konsortio vai ei. Viimeistään loppiaiseen 2018 mennessä pitää kuitenkin olla tieto, saavatko lehdet Kotilavasta mitään vai eivät. Olisi tärkeää tietää konsortion synnystä kuitenkin jo marraskuun loppuun mennessä, sillä esitykset jaettavista summista on valmisteltava TSV:n avustusjaostolle hyvissä ajoin.
Pekka Nygren tarkensi vielä: jos loppiaisen tienoilla ei ole konsortiota, korvaako valtionapu Kotilavasta mahdollisesti saamatta jäävän tuoton? Johanna Lilja totesi, että nyt on tärkeää kirjata lehden lähtevän Kotilavaan ja arvioida johonkin kohtaan tuoton suuruus. Nygren pyysi, että lehdille laaditaan aiheista mahdollisimman selkeät ohjeet.
6.4. Johanna Lilja vaihtaa työpaikkaa syyskuun alussa, joten tulevaisuudessa valtionapua hoitaa joku muu. Liljan jatko ohjausryhmän jäsenenä on kiinni ainoastaan siitä, antaako uusi työnantaja hänen jatkaa siinä, ohjausryhmä näkee hänet mielellään mukana edelleen. Lea Ryynänen-Karjalainen ottaa avoimen tieteen asiat TSV:ssä kontolleen, uuden julkaisupäällikön rekrytointi menee loppuvuoteen tai ensi vuoden alkuun.
6.5. Jaana Latvanen toivoi tietoa Kotilavan rahoitusmallia työstäneen Riitta Koikkalaisen työtilanteesta. Nina Hyvönen kertoi, että Koikkalainen pidetään Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluiden vahvuudessa ainakin joulukuun loppuun asti, mutta Kotilavalle KVP:llä ei ole rahaa. Kotilavan jatkon järjestyminen on vielä auki, mutta asiat lienevät soviteltavissa.
6.6. Jyrki Hakapää pohti, olisiko Kotilavan lausuttava jotain Mansalan selvityksestä? Mansala on selvittänyt lain pykäliä, mutta mitä selvitys tarkoittaa julkaisujen tekemisen kannalta? Johanna Lilja kertoi, että TSV on omassa lausunnossaan toteamassa, että rinnakkaistallentaminen on hyvä asia, ja että lain muutos sinänsä kannatettava, mutta se ei ratkaise avoimeen julkaisemiseen liittyviä ongelmia.
Jaana Latvanen pohti, että rinnakkaistallentamisen tie avoimuuden edistämisessä ei ratkaise lehtien taloutta. Maksajien näkökulmasta rinnakkaistallentamisen kannattaminen on helpompi lyhyen aikavälin ratkaisu avoimen julkaisemisen pulmiin.
6.7. Johanna Lilja kertoi, että Antti-Jussi Nygård oli saanut stipendin Montrealin matkaan Public Knowledge Projectilta (PKP), sillä organisaatio arvostaa tekemisiään niin kovin.
6.8. Johanna Lilja ja Riitta Koikkalainen kävivät Kirjastopäivillä Jyväskylässä 7.–9.6. Käynti oli antoisa, mutta kävi selväksi, että yleisille kirjastoille Kotilava on vielä tuntematon. Journal.fi herätti mielenkiintoa.
7§ Seuraava kokous
Seuraava kokous päätettiin pitää keskiviikkona 27.9. aamulla kello 9:30–12, Jaana Latvanen osallistuu etänä. Listalla ovat ainakin Kotilavasta saadut lausunnot (Amkit, Arene, SYN) sekä hallintomallin jalostetut versiot.
8§ Kokouksen päättäminen
Jaana Latvanen kiitti osallistuneita ja päätti kokouksen klo 15:30.