Kokousaika: maanantai 24.4.2017 kello 13–16.
Kokouspaikka: Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalvelut, Leipätehdas, kokoushuone Kaneli.
Läsnä: Tiina Eklund (pj.), Nina Hyvönen, Jyrki Ilva, Jaana Latvanen (varapj.), Sami Niinimäki, Pekka Nygren, Emilia Palonen ja Elisa Tiilikainen (<Elisa, eikös tämä ollut se kokous, johon et sitten kuitenkaan ehtinyt?).
Hankkeen työntekijät: Riitta Koikkalainen (siht.) ja Antti-Jussi Nygård
Poissa: Jyrki Hakapää ja Johanna Lilja
1§ Kokouksen avaus.
Puheenjohtaja Tiina Eklund avasi kokouksen kello 13.
2§ Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi.
Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.
3§ Hankeen tämän hetken kuulumiset.
3.1. Rahoituskokeilu
Rahoituskokeilun kuulumisia voi seurata kiwi-sivuston kautta: https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=58493505
3.1.1 Esittelymateriaali UNIFI:n käyntiä varten
Rahoituskokeilun ensimmäistä neuvottelukierrosta rahoittajien kanssa on jo valmisteltu. Edellisen kokouksen jälkeen oli hiukan yllättäen avautunut mahdollisuus esitellä Kotilavaa jo 17.5. Suomen yliopistot UNIFI ry:lle. Mahdollisuus avautui pitkälti Tieteellisten seurain valtuuskunnan toiminnanjohtaja Lea Ryynänen-Karjalaisen ansiosta. Kokouksessa käytiin läpi UNIFI ry:n kokoukseen hahmoteltu esittelymateriaali. Samaa pohjaa muokataan käytettäväksi SYN:in, AMKIT-konsortion sekä Arenen kanssa käytäviä keskusteluja varten. Ohjausryhmä kommentoi esittelymateriaalin luonnosta pitkään ja perusteellisesti. Kommentit löytyvät liitteestä 1. Esittelypuheenvuoron UNIFI:ssa hoitaa Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluiden johtaja Kristiina Hormia-Poutanen.
3.1.2. Pitkäaikaissäilytys ja -saatavuus
Keskustelun kuluessa myös arkistoinnin ja saatavuuden teemat nousivat esille. Jyrki Ilva totesi, että näissä kirjastojen rooli on myös OA-aikana keskeinen. Pekka Nygren tarkensi, että arkistointivelvollisuus on julkaisijalla, mutta julkaisija on viisas jos tekee yhteistyötä kirjastojen ja muiden muistiorganisaatioiden kanssa. Tiina Eklund kysyi, kuka vastaa vanhemmista lehdistä tai lehdistä, jotka fuusioituvat. Emilia Palonen toi esiin, että julkaisijat eivät ole pohtineet näitä teemoja kovin pitkälle; yksittäisten julkaisijoitten resurssit eivät välttämättä riitä kaikkien keskustelussa hahmoteltujen tehtävien hoitamiseen. Kirjastot ovat hoitaneet asiat hyvin painettujen julkaisujen kanssa, nyt on pohdittava, miten sähköisten julkaisujen pitkäaikaissäilytys ja -saatavuus hoidetaan. Sami Niinimäki totesi, että toimijoiden on kyettävä näkemään laajemmat kontekstit. Se, että jokainen pieni julkaisija hoitaisi arkistointia, ei ole järkevää.
Jaana Latvanen muistutti, että kirjastoille jää tehtäviä myös digitaalisen julkaisemisen piirissä, vaikka lehtilogistiikka poistuu. Saatavuuden ja säilyttämisen varmistamiseen liittyvät toimet kuuluvat myös tulevaisuudessa kirjastojen tehtäviin. Tällä hetkellä yhdestä lehdestä koituu yhden arvion mukaan kuluja noin 103 euroa. Nina Hyvönen mainitsi, että pitkäaikaissaatavuuden ja -säilyttämisen kohdalla ollaan laatimassa ehdotusta kansallisen tason ratkaisuksi.
3.1.3. Kotilavan kevään seminaari
Kotilavan kevään seminaarin otsikko on Tiedelehdet, politiikka ja sananvapaus. Aikataulua täytyy vielä sovitella, koska alun perin ajateltuna seminaaripäivänä järjestetään FinELibin 20-vuotisjuhlat. Uusi ajankohta yritetään saada sovittua viikolla 17; toiveissa on, että seminaari pidettäisiin viimeistään viikolla 24 (12.6.–16.6.). Mikäli tämä ei onnistu, seminaari siirtyy loppukesään, viikolle 33(14.8–18.8.) tai eteenpäin.
3.2. journal.fi-palvelu
Palvelun kuulumiset kertoi Antti-Jussi Nygård (liite 2). Journal.fi-palvelu julkaistiin tammikuun lopussa, ja käyttäjiä on tällä hetkellä 30. Kevään kuluessa uusia käyttäjiä on tulossa lisää 19. Työskentelyn painopiste on siirtynyt teknisemmästä työstä uusien käyttäjien perehdyttämiseen.
Nygårdin työsuhde päättyy kesäkuun lopussa, mutta hän jää pois töistä jo kesäkuun alkupuolella pitämään lomiaan. Jatkossa Journal.fi-palvelua Tieteellisten seurain valtuuskunnassa hoitavat TSV:n it-päällikkö Jani Laatikainen ja julkaisuassistentti Lena Lönngren. Näillä resursseilla kyetään hoitamaan lähinnä ylläpito, koulutus ja järjestelmän käytön tuki, kehitystyötä ei juuri kyetä tekemään.
4§ Lehtien kuulumiset
Suomen tiedekustantajien liitto on tukenut Kotilavan rahoituskokeiluun osallistuvia lehtiä suunnilleen niillä summilla, mitä lehdet olivat liitolta hakeneet.
5§ Kotilavan tulevaisuus.
5.1. Uusien lehtien mukaan tulon ehdoista ja aikatauluista.
Käytiin pikaisesti läpi Kiwi-sivustolta löytyvät ehdot rahoitusmalliin osallistumiseksi, ja todettiin, että ne ovat kokolailla hyvät ja että tarvittaessa niihin voidaan palata. Rahoitusmallin piiriin ei tässä vaiheessa tekemistä ehkä kannata ottaa uusia lehtiä, mutta kun malli on esitelty rahoittajatahoille ja sitä on kehitetty saadun palautteen perusteella, uudet lehdet ovat tervetulleita ehkä syksystä 2017 lähtien.
Journal.fi-palveluun on kevään 2017 mittaan jo tullut uusia lehtiä ja lisää halukkaita on ilmoittautunut. Palvelun käyttäjiksi otetaan uusia sitä mukaa, mihin perehdytyksen rahkeet riittävät.
5.2. Kotilavan tulevaisuus kesän 2017 jälkeen
Tämä asia keskustellaan perusteellisemmin seuraavassa kokouksessa.
6§ Muut esille tulevat asiat
Antti-Jussi Nygårdin tekemää hyvää työtä Journal.fi-palvelun parissa kiitettiin. Toivotaan, että hän vuoden väitöstaukonsa jälkeen pystyy palaamaan ja haluaa palata ylläpitämään ja kehittämään palvelua.
7§ Seuraava kokous
Seuraava kokous pidetään joko viikolla 22 (29.5.–) tai 23 viikolla (5.6.–). Kokouksen sihteeri doodlaa ajankohdan.
8§ Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja Tiina Eklund päätti kokouksen kello 15:45.