Kokousaika: maanantai 6.3.2017 kello 13–16
Kokouspaikka: Kansalliskirjasto, Fabianin kokoushuone (C222), Yliopistonkatu 1, 2. kerros.
Läsnä: Jyrki Hakapää, Nina Hyvönen, Jyrki Ilva, Riitta Koikkalainen (siht.), Jaana Latvanen (varapj.), Johanna Lilja, Sami Niinimäki, Pekka Nygren ja Antti-Jussi Nygård.
Poissa: Tiina Eklund, Emilia Palonen ja Elisa Tiilikainen.
1§ Kokouksen avaus.
Puheenjohtajana toiminut Jaana Latvanen avasi kokouksen kello 13. Kirjattiin läsnä- ja poissaolijat.
2§ Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi.
Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.
3§ Hankeen tämän hetken kuulumiset.
3.1. Rahoituskokeilu
Rahoituskokeilun ensimmäinen neuvottelukierros rahoittajien kanssa valmistellaan. Kirjastoverkkopalveluiden johtaja Kristiina Hormia-Poutanen on esitellyt Kotilavaa ATT-strategiatyöryhmässä 14.2. ja Riitta Koikkalainen kävi esittelemässä hankkeen Kansalliskirjaston johtoryhmässä 28.2.
Ohjausryhmä keskusteli pitkään ja perusteellisesti, millä tavoin nyt hahmotellun rahoitusmallin laskentakaavaa voisi vielä hioa. Johanna Lilja mainitsi, että yliopistojen kanssa käytävissä keskusteluissa on järkevää korostaa artikkeleiden osuutta, mutta millä tavoin saadaan näkyville ammattikorkeakoulujen konsortiosta saama hyöty (säästöt tilausmaksuista, tehdyn työn arvo)? Jyrki Hakapää ehdotti, että esittelymateriaalissa tuotaisiin esiin myös se, että omalta osaltaan Kotilava avaa kirjastoille uusia mahdollisuuksia ajatella toimintaansa.
Nina Hyvönen totesi, että läpinäkyvyyden nimissä olisi hyvä saada laskelmissa hyödynnettävät luvut yleisesti käytössä olevista tietokannoista. Jyrki Ilva muistutti, että myös tiedonkeruu lehdiltä on kirjoitettava auki, sillä se on eri asia kuin Juuli.fi:sta saatu tieto. Tulevaisuudessa jonkinasteinen automaatio tiedonkeruussa on tarpeen. Pekka Nygren mietti, onko tiedonkeruussa ilman kohtuutonta vaivaa mahdollista tunnistaa kirjeenvaihtajat tai vastuulliset kirjoittajat. Tällä hetkellä näitä tietoja ei Juulista saa.
Sami Niinimäki mietti, että Juulin puutteet ovat hyvin tiedossa ja että siihen liittyviä kehityshankkeita on jo nyt menossa useita. Tähtäimessä on, että vuonna 2020 tiedonkeruu olisi laadukasta ja varmaa. Kotilavassa digitaalisuutta on hyödynnettävä mahdollisimman pitkälle, sillä käsin syötettävä ja poimittava tieto on liian työvoimavaltaista. Kotilavan esittelymateriaaleja laadittaessa on Niinimäen mukaan hyvä tuoda selvästi esiin, mitä hyötyä Kotilavasta on kaikille kentän toimijoille: tutkimusrahoittajille, kirjastoille ja julkaisuille mutta myös lukijoille.
Jaana Latvanen veti keskustelua yhteen ja totesi, että
- Esitettyä mallia voidaan hioa eteenpäin;
- Juuli on tiedonlähde, jonka mukaan julkaisutietoja tarkastellaan, koska se kaikkien nähtävissä ja haettavissa, mikä on tärkeää Kotilavan toiminnan läpinäkyvyydessä. Juulin kehittämisen myötä siitä saatavan tiedon laatu paranee entisestään.
- Esittelyä viimeisteltäessä on hyvä kirjoittaa selkeästi näkyviin, mitä hyötyä konsortiosta on. Esimerkiksi kirjastoilta säästyvät tilausmaksut ja työkulut, joista voi laatia arvion esim. tietopalvelusihteerin palkkakulujen perusteella.
- On tärkeää miettiä myös, miten kirjoittajat määritellään. Otetaanko mukaan vain ensimmäinen kirjoittaja, vai etsitäänkö mukaan myös kirjeenvaihtajasta.
Jaana Latvanen mainitsi, että Amkit-kirjastojen johtajien tapaaminen on huhtikuun lopussa, ja hän on valmis esittelemään siellä Kotilavaa. Myös Arene, Ammattikorkeakoulujen rehtorien neuvosto, kokoontuu vielä kevään kuluessa, ja olisi hyvä saada hanke esiteltyä myös siellä. Asiasta keskusteltiin ja todettiin, että mallia hiotaan ja myös esittelymateriaalia laaditaan sitä silmällä pitäen, että hankkeen esitteleminen olisi mahdollista jo kevään kuluessa myös muilla areenoilla. Esittelemisen siirtyminen syksyyn ei ole suotavaa hankkeen etenemisen kannalta.
Pekka Nygren mietti, voisiko jo nyt lisätä mallin perusteluihin, että Kotilava tarjoaa kolmen vuoden kiinteää hintaa konsortion rahoittajille. Sami Niinimäki ehdotti, että liitetään mukaan myös yhteenveto niistä tieteenaloista, joita Kotilava-lehdet edustavat. Jyrki Hakapää kehotti pohtimaan Kotilavaa siitä näkökulmasta, millä eri aloilla saadaan Kotilavan välityksellä syvempää näkyvyyttä kuin tähän mennessä on saatu; myös saatavuuden ja vaikuttavuuden teemat kannattaa pitää esillä.
Kotilavan kevään seminaarin otsikko on Tiedelehtien rahoitus, tiedepolitiikka ja sananvapaus. Alustava ohjelma oli jaettu ohjausryhmälle liitteenä 1, ja sovittiin, että valmistelua jatketaan esitetyltä pohjalta.
3.2. Journal.fi-palvelu
Suomen oloihin lokalisoitu versio OJS.3-julkaisualustasta avattiin 24.1.2017. Palvelu on saanut nimekseen Journal.fi, ja sitä ohjausryhmälle esitteli suunnittelija Antti-Jussi Nygård (TSV). Tammikuisen julkaisemisen jälkeen palvelu on kerännyt hyvää mainetta sekä kansallisesti että kansainvälisesti.
Julkaisemisensa jälkeen kiinnostuneita uusi mahdollisia käyttäjiä on ilmoittautunut jo 19. Joulukuussa 2016 käyttäjiä oli 30. Jatkossa kerätään tietoa myös siitä, miten lehdet käyttävät palvelua. Uudet mukaan tulleet lehdet ovat tarvinneet jonkin verran teknistä tukea ja koulutusta.
Huhtikuussa lehtiä koulutetaan xml-tiedostojen tekemiseen, minkä lisäksi on suunnitteilla vanhojen numeroiden järjestelmään tuominen.
Jaana Latvanen tiedusteli, onko somejakoa olemassa? Nygård totesi että ei vielä, mutta sellaisen voi laatia joko luomalla erillisen lisäosan tai integroimalla some-liittymän TSV:n ylläpitämään ulkoasuun. Jaana Latvanen jatkoi kysymällä Journal.fi:n tulevaisuudesta, miten sen ylläpito ja kehittäminen järjestyy? Johanna Lilja vastasi, että henkilö, joka aiemmin kouluttanut OJS:ää ja pitänyt sitä yllä, pitää huolta ainakin yhden vuoden. Jatkossa Journal.fi:n ylläpitoon ja kehittämiseen tarvitaan yksi henkilötyövuosi. TSV:ssä on käynnistymässä uuden strategian laatiminen, ja Lilja toivoo, että TSV:llä löytyy kiinnostusta ja resursseja pitää palvelu pystyssä ja kehittää sitä.
Pekka Nygren kysyi, miten OJS kerää tilastot, mihin Nygård vastasi, että palvelussa käytetään counter-standardia
Sami Niinimäki oli kiinnostunut lehden toimittamisesta OJS:ssä. Nygård kertoi, että mitään ei asenneta mihinkään, kaikki toimii TSV:n palvelimen kautta. Myös vanhojen arkistojen palveluun tuominen kiinnosti ohjausryhmää, Jyrki Ilvaa mietitytti erityisesti tallennustila. Tähän liittyen keskusteltiin julkaisujen pitkäaikaissäilytyksestä.
Jyrki Hakapää palasi some-kanaviin liittyviin teemoihin. Olisiko somenappuloista kerättävissä altmetrisia tietoja? Niitä voisi käyttää näkyvyyden ja vaikuttavuuden osoittamiseen. Nygård kertoi, että OJS on jossain vaiheessa tarjonnut käyttöön altmetriikka-työkalua mutta siinä on ollut ongelmia. Pekka Nygren totesi, että altmetriikka on kallista lehdille. Silva Fennica oli pyytänyt tarjousta ja saanut 3 000 dollarin esityksiä. Lehtien kannalta olisi hyvä, jos altmetriikka-työkalusta saataisiin samankaltainen sopimus kuin DOI-tunnisteista.
Sami Niinimäki totesi, että lehtiä pitäisi ohjata cc-lisenssien käyttöön. Lehdet tuskin vastustavat niitä, kun kerrotaan, mitä lisenssit tarkoittavat. Johanna Lilja lisäsi, että lehtiä on ohjattava myös ilmoittamaan rinnakkaistallentamiseen liittyvä politiikkansa SherpaRomeoon. Nämä ovat koulutusasioita.
Jaana Latvanen on käytännön työssään huomannut, että tietoisuus rinnakkaistallentamisesta on kentällä kohoamaan päin. Hän halusi tietää enemmän siitä, mikä on Journal.fi:n ja pitkäaikaissäilytyksen suhde. Nygård kertoi, että Kansalliskirjastossa pohditaan ratkaisua, jossa palvelu toimisi niin, että Journal.fi:n päässä ei tarvitse tehdä asioita. Tähtäimessä on kansallinen pitkäaikaissäilytyksen ratkaisu. OJS tarjoaa Public Knowledge Project:in (PKP) LOCKSS-ratkaisua pitkäaikaissäilytykseen. Pekka Nygren tarkensi, että LOCKSS ei ole pitkäaikaissaatavuuden organisaatio; mutta Stanfordin yliopisto yllä pitää CLOCKSS-palvelua.
Sami Niinimäki muistutti mieliin, että kansalliset ratkaisut eroavat LOCKSS-ratkaisuista siinä, että kansallisella tasolla tähdätään mahdollisimman laadukkaaseen metadataan; LOCKSS kuitenkin varmaan toimii jollain tasolla. Voisiko pitkäaikaissäilytys järjestyä FINNA:n kautta? Entä KDK:n tarjoamat pitkäaikaissaatavuuden ja -säilytyksen ratkaisut? Jyrki Iilva kertoi, että pitkäaikaissäilytyksen ja -saatavuuden prosessien hahmottaminen on kirjastoverkkopalveluissa vielä kesken.
Jaana Latvanen totesi keskustelun päätteeksi, että toistaiseksi on järkevää rinnakkaistallentaa myös avoimesti saatavilla olevat artikkelit, koska kansallista pitkäaikassaatavuuden ratkaisua ei ole.
4§ Kotilavan viestintäsuunnitelma
Todettiin, että Journal.fi-palvelusta on hyvä lyödä rumpua; ATT-uutiskirjeessä Journal.fi on jo esiteltykin yhtenä asiana, ja lisää lehtijuttuja on tulossa. Jaana Latvanen on mainostanut Kotilavaa omissa verkostoissaan. Jo nyt on käytetty ATT-viestinnän ja Kansalliskirjaston viestinnän kanavia, ja näitä hyödynnetään myös jatkossa. Harkinnan mukaan järjestetään tapahtumia ja osallistutaan avoimen tiedejulkaisemisen teemoihin liittyviin konferensseihin. Genevessä kesäkuussa järjestettävään OAI10 -tapahtumaan tarjotaan posteria, ja Johanna Lilja esittelee Kotilavaa Open Airen tapaamisessa Haagissa [<RK: Johanna, en löydä tähän linkkiä, kerrotko, mikä tapahtuma oli kyseessä!).
5§ Lehtien kuulumiset
Lehtien rahoitushakemukset Suomen tiedekustantajien liitolle lähtevät 28.2. Tieto rahoituspäätöksistä saadaan maaliskuussa.
Edellisessä kokouksessa pyydettiin selvittelemään nykyisten avointen lehtien taloudellisia rakenteita. Tämä löytyy liitteestä 2, jonka ohjausryhmän jäsenet saivat ennen kokousta.
Muutama lehti on ilmaissut olevansa kiinnostunut lähtemään mukaan sekä Journal.fi:n että rahoituskokeiluun. Sovittiin, että seuraavassa ohjausryhmässä keskustellaan siitä, millä ehdoilla lehti pääsee konsortioon.
6§ Muut esille tulevat asiat
Toukokuun 24. pnä Riitta Koikkalainen käy esittelemässä Kotilavaa Jyväskylän yliopistossa.
7§ Seuraava kokous
Seuraavaksi kokouspäiväksi ehdotettiin joko ma 24.4. tai ti 25.4. iltapäivää alkaen klo 13–. Riitta Koikkalainen doodlaa ajan.
Seuraavassa kokouksessa käsiteltäviä asioita ovat ainakin (1) kevätseminaari, (2) tietojen keruu, (3) uusien lehtien mukaan tulon aikataulu ja (4) rahoitusmallin elegantimpi versio.
8§ Kokouksen päättäminen
Jaana Latvanen kiitti osallistujia ja päätti kokouksen kello 15:53.