Hankintayhteistyön ohjausryhmä
Aika: 12.4.2017 klo 12-14.
Paikka: Kansalliskirjaston auditorio, Yliopistonkatu 1, Helsinki. Etäyhteysosoite on https://connect.funet.fi/kk_kokous
Kokouksen osallistujat:
Cecilia af Forselles, SKS:n kirjasto
Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskola
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto
Hanna Lahtinen, Laurea-ammattikorkeakoulu
Sinikka Luokkanen, Hämeen ammattikorkeakoulu
Matti Raatikainen, Aalto-yliopisto
Irma Reijonen Harri Ahonen (sijaisena), Kansalliskirjasto
Kimmo Tuominen, Helsingin yliopisto
Kuno Öhrman, Svenska handelshögskola (Fucio)
Jussi Piipponen, Helsingin yliopiston kirjasto, SYN
Esittelijät
Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto (projektipäällikkö)
Jyrki Koski, Aalto yliopisto
Jukka Katainen, Aalto-yliopisto (hankinta-asiantuntija)
Mikko Matilainen, Aalto-yliopisto (hankinta-asiantuntija)
Asialista
1. Kokouksen avaaminen
Kokous avattiin klo 12.03.
Irma Reijosen sijaisena ryhmässä toimiva Harri Ahonen esittäytyi.
2. Ohjausryhmän edellisen kokouksen muistio
Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio https://www.kiwi.fi/x/uoKcB
Päätös: Hyväksyttiin muistio.
3. Hankintayhteistyösopimuksen tilanne
Hankintayhteistyösopimus on allekirjoitettavana mukana olevissa organisaatioissa.
Esitys: Tiedoksi
Päätös: Sopimus on parhaillaan allekirjoitettavana. Kun allekirjoitukset on saatu mukana olevilta organisaatioilta, alkuperäinen sopimus menee Aalto-yliopistoon säilytettäväksi. Osallistujille lähetään skannattu versio.
Todettiin, että Aalto-yliopistolta ei tarvita kahteen kertaan allekirjoituksia sopimukseen. Sopimusta muokataan tämä huomioiden.
4. Nykyisten konsortioiden suhde järjestelmän uusimiseen
Käydään läpi, miten nykyiset konsortiot (Linnea2 ja AMKIT) ja niiden sopimukset liittyvät järjestelmän uusimiseen.
Esitys: Keskusteltavaksi
Päätös: Linnea2:n yleiskokouksessa on keskusteltu konsortion tilanteesta hankintaa silmällä pitäen. Linnea2:n purkautumiseen ei ole konsortion sopimuksessa varauduttu. Linnea2-konsortiossa on valmisteltu ehdotuksia kustannusten kattamisesta tilanteessa, jossa konsortiosta mahdollisesti erotaan uuden järjestelmän vaiheittaisen käyttöönoton myötä. Kysymykseksi nousee se, millä tavoin vältetään tai jaetaan kaksinkertaiseksi kustannukset.
Todettiin, että päällekkäisiä kustannuksia todennäköisesti tulee siirtymävaiheessa ja että organisaatioiden tulee varautua tähän.
Ammattikorkeakoulut pohtivat oman konsortionsa näkökulmia asiaan tulevassa yhteisessä tapaamisessaan.
Konsortioita käsitellään vielä, ja asia on esillä 5.6. seminaarissa.
5. Projektin eteneminen
Minna-Liisa Kivinen esittelee projektin etenemisen tilanteen.
Esitys: Keskusteltavaksi
Päätös: Minna-Liisa Kivinen esitteli projektin ajankohtaista tilannetta ja etenemistä.
Aallossa on uusi hankinta-asiantuntija, mutta tarvetta on edelleen julkiseen hankintaan liittyvän osaamisen hankkimiseksi.
Projektin aikataulua on muutettu viime kokouksen päätöksen mukaisesti. Markkinatutkimuksen tekemistä jatketaan edelleen, ja työ vaatimusmäärittelyn parissa etenee. Projektiryhmän työskentely on sujunut hyvin.
6. Markkinatutkimuksen tilannekatsaus
Minna-Liisa Kivinen esittelee markkinatutkimuksen tilanteen.
Esitys: Keskusteltavaksi
Päätös: Markkinatutkimusta varten tarvitaan vielä lisää tietoa, jota kerätään edelleen eri tavoin, mm. jatkamalla vierailuja kirjastoissa ja Suomessa tapahtuvilla esittelyillä.
Lisätietoja on saatu kuudelta toimittajalta, ja lisäksi on tulossa tapaaminen, jossa saadaan tietoa vielä yhdeltä toimittajalta.
Todettiin, että mm. sähköisen aineistojen käsittelyyn liittyen kaivattaisiin lisää tietoa järjestelmätoimittajilta.
Todettiin myös, että järjestelmien tarjoamat rajapinnat ovat kriittinen tekijä, kun tehdään loppukäyttäjille palveluita.
Keskusteltiin vierailuilla olleiden kokemuksista. Kokemukset ovat pitkältä yhteneväisiä keskenään.
Markkinatutkimuksen raportti yritetään saada valmiiksi kesäkuun seminaariin mennessä.
7. Hankintaprojektin seminaarin 5.6. ohjelman suunnittelu
Käydään läpi hankintaprojektin seminaarin ohjelman luonnosta https://www.kiwi.fi/x/fYK6B ja ideoidaan ohjelmaa.
Esitys: Keskusteltavaksi
Päätös: Seminaaria varten on varattu tilat Helsingin yliopiston Päärakennuksesta.
Seminaariin odotetaan osallistujiksi sekä johtajia että asiantuntijoita. Pohditaan, jaetaanko ohjelma niin, että osa päivästä suunnataan johtajille ja osa asiantuntijoille.
Sovittiin, että jaetaan seminaarissa käsiteltävien aiheiden esittelyitä, niin että projektipäällikölle ei tule esiteltäväksi liian monta aihetta.
Seminaarissa käydään läpi kilpailutusta varten tarvittavia tietoja kustakin osallistuvasta organisaatiosta. Minna-Liisa Kivinen ja Jukka Katainen valmistelevat tätä.
Yksi osa ohjelmaa on keskustelu tulevaan järjestelmään osallistuvista yhteenliittymistä. Alustava kartoitus mukaan tulevista yhteenliittymistä (konsortiot ja yhteiskirjastot) olisi hyvä saada 5.6. mennessä.
Seminaaria varten tehdään kutsu, jossa voi jättää aiheeseen liittyviä kysymyksiä ja ilmoittautua seminaarin pienryhmiin.
Tarkempi aikataulutus seminaarista tehdään myöhemmin.
Projektiryhmässä valmistellaan ohjelmaa eteenpäin ohjausryhmän evästyksen pohjalta.
8. Tiedotusasiat
9. Muut asiat
10. Seuraavat kokoukset
Loppukevään ja alkukesän kokoukset ovat seuraavina ajankohtina:
- Pe 12.5. klo 12–14
- Pe 9.6. klo 12–14
Kokoukset pidetään Kansalliskirjaston tiloissa Helsingin keskustassa ja kokouksiin voi osallistua myös etäyhteyden avulla.
11. Kokouksen päättäminen
Päätettiin kokous klo 13.50.