Hankintayhteistyön ohjausryhmä
Aika: 16.3.2017 klo 13-15.
Paikka: Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalvelut, Leipätehdas, kaikukatu4, kokoushuone Kaneli. Etäyhteysosoite on https://connect.funet.fi/kk_kokous
Saapumisohje Leipätehtaalle: https://www.kansalliskirjasto.fi/fi/ohje-leipatehtaalle-saapumiseen-kirjastoverkkopalvelut
Kokouksen osallistujat:
Cecilia af Forselles, SKS:n kirjasto poissa, sijaisena Tuija Siimes, Työväenliikkeen kirjasto
Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskola
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto
Hanna Lahtinen, Laurea-ammattikorkeakoulu
Sinikka Luokkanen, Hämeen ammattikorkeakoulu
Matti Raatikainen, Aalto-yliopisto
Irma Reijonen, Kansalliskirjasto Kimmo Tuominen, Helsingin yliopisto poissa, sijaisena Ulla Nygrén, Turun yliopisto
Kuno Öhrman, Svenska handelshögskola (Fucio)
Jussi Piipponen, Helsingin yliopiston kirjasto, SYN
Esittelijät
Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto (projektipäällikkö)
Jyrki Koski, Aalto yliopisto
Jukka Katainen, Aalto-yliopisto (hankinta-asiantuntija), Poissa
Muistio
1. Kokouksen avaaminen
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.00
Osallistujat esittäytyivät. Jyrki Koski Aalto-yliopistosta tulee Jukka Kataisen tilalle tukemaan projektissa tehtävää teknistä määrittelytyötä.
2. Ohjausryhmän edellisen kokouksen muistio
Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio https://www.kiwi.fi/x/cLJ7B.
Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio.
3. Hankintayhteistyösopimuksen tilanne
Hankintayhteistyösopimukseen on tehty vielä viimeisimpiä muokkauksia. Käydään läpi sopimuksen tilanne.
Esitys: Tiedoksi
Päätös: Minna-Liisa Kivinen esitteli viimeisimpiä korjauksia ja täsmennyksiä sopimukseen. Esille nostettiin mm. kustannustenjakoa koskevan kohdan muutokset.
Sopimus hyväksyttiin esitellyssä muodossa.
4. Projektin eteneminen
Käydään läpi projektin eteneminen ja siihen liittyvät asiat.
Minna-Liisa Kivinen esittelee projektin tilanteen:
- Hankintaosaamiseen liittyviä asioita järjestellään Aallossa.
- Projektin aikataulu viivästyy, koska markkinatutkimusvaihe on edelleen kesken. Vaatimusmäärittelyä ei kannata tehdä kovin valmiiksi ennen kuin vaihtoehtoja on kartoitettu tarkemmin. Käydään läpi muokattu projektin aikataulu.
- Ehdotetaan 28.4. sovitun kirjastojen seminaarin siirtämistä toukokuun loppupuolelle.
Esitys: Keskusteltavaksi
Päätös: Minna-Liisa Kivinen esitteli projektin tilannetta.
Jukka Kataisen siirryttyä hankkeessa taustalle Jyrki Koski Aalto-yliopistosta tulee mukaan projektiryhmän tekniseen määrittelytyöhön. Jukka Katainen auttaa tarvittaessa. Hankintaan liittyvän konsultoinnin ostamisesta päätetään myöhemmin.
Minna-Liisa Kivinen ehdotti projektin aikataulun muuttamista niin, että aikataulussa olevia päivämääriä siirretään kahdella kuukaudella eteenpäin. Projektiryhmä on ollut tämän kannalla. Tärkeänä on pidetty joka tapauksessa sitä, että kevään aikana saadaan määrittelyt valmiiksi.
Nostettiin kysymys vanhan järjestelmän toimimisesta, jos projektin alkuperäinen aikataulu ei pidä. Todettiin, että Ex Libris on sitoutunut joka tapauksessa pitämään Voyagerin hengissä.
Nostettiin esille käyttöönoton mahdolliset aallot ja viimeisinä uuteen järjestelmään siirtyvien tilanne. Todettiin, että varsinaisten käyttöönottojen välillä ei todennäköisesti ole pitkää aikaa.
Hyväksyttiin aikataulun viivästyminen alun perin sovitusta kahdella kuukaudella. Korjattu aikataulu tulee sopimuksen liitteeksi.
Päätettiin, että kaavailtu seminaari järjestetään myöhemmin. Ohjausryhmän ehdotus ajankohdaksi on 16.5. Varapäivä on 5.6.
5. Markkinatutkimuksen tilannekatsaus
Minna-Liisa Kivinen esittelee markkinatutkimuksen tilanteen.
Esitys: Keskusteltavaksi
Päätös: Minna-Liisa Kivinen esitteli markkinatutkimuksen tilannetta. Kiwiin on koottu tietoa aiheesta. Tieto on luottamuksellista, eikä sitä saa jakaa eteenpäin.
Minna-Liisa Kivinen esitteli niitä järjestelmiä, joista on saatu lisätietoa.
Nostettiin esille kysymys, miten suhtaudutaan tarjouksiin, jotka koskevat vielä kehitteillä olevia järjestelmiä. Todettiin, että modulaaristen järjestelmien kehittymistä on syytä seurata.
Järjestelmiin liittyy vielä selvitettäviä asioita ja puutteitakin on havaittu.
Markkinatutkimus on vielä puutteellinen, ja tarvitaan lisää tietoa erityisesti käyttäjiltä.
On sovittu vierailuja järjestelmiä käyttäviin kirjastoihin maalis-huhtikuulle. Lisäksi on tulossa järjestelmätoimittajien vierailuja Suomeen (Ebsco 24.4., tarvittaessa myös 25.4.; OCLC maalis-huhtikuu).
6. Tiedotusasiat
7. Muut asiat
Kansalliskirjaston edustajaksi Irma Reijosen tilalle ohjausryhmään kevään (huhti-toukokuu) 2017 ajaksi valittiin Harri Ahonen.
8. Seuraavat kokoukset
Kevään kokoukset pidetään
- Ke 12.4. klo 12 - 14,
- Pe 12.5. klo 12 - 14,
- Ma 5.6. klo 14 - 16.
Kokoukset pidetään Kansalliskirjaston tiloissa Helsingin keskustassa ja kokouksiin voi osallistua myös etäyhteyden avulla.
9. Kokouksen päättäminen
Päätettiin kokous klo 14.30.