Hankintayhteistyön ohjausryhmä

Aika: 15.2.2017 klo 12-14.

Paikka: Kansalliskirjaston Fabianian kokoushuone, Yliopistonkatu 1 Helsinki. Etäyhteysosoite on https://connect.funet.fi/kk_kokous

Kokouksen osallistujat:

Cecilia af Forselles, SKS:n kirjasto
Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskola
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto
Hanna Lahtinen, Laurea-ammattikorkeakoulu
Sinikka Luokkanen, Hämeen ammattikorkeakoulu
Matti Raatikainen, Aalto-yliopisto
Irma Reijonen, Kansalliskirjasto
Kimmo Tuominen, Helsingin yliopisto
Kuno Öhrman, Svenska handelshögskola (Fucio)
Jussi Piipponen, Helsingin yliopiston kirjasto, SYN

Esittelijät

Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto (projektipäällikkö)
Jukka Katainen, Aalto-yliopisto (hankinta-asiantuntija)

Tommi Jauhiainen, Kansalliskirjasto

 

Muistio

1 Kokouksen avaaminen

2. Ohjausryhmän edellisen kokouksen muistio

Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio https://www.kiwi.fi/x/Yg1hB.

Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio

 

3. Kansallisten palveluiden liittyminen järjestelmähankintaan

Kansalliskirjasto tuottaa ja hallinnoi keskitetysti rahoitettuja kansallisia palveluita kuten asiakasliittymä Finna sekä yhteinen metatietovaranto Melinda.

Asiakasliittymä

Asiakasliittymän vaatimukset ovat yleisempiä vaatimuksia kirjastojen verkkopalveluille eivätkä liity yksinomaan Finna-asiakasliittymää. On tarkoituksenmukaista, että asiakasliittymän vaatimukset taustajärjestelmälle liitetään osaksi vaatimusmäärittelyä.

Metatietovaranto Melinda

Melinda palvelee eri kirjastojärjestelmiä käyttäviä kirjastoja. Kaikki Voyager-järjestelmää käyttävät kirjastot ovat tällä hetkellä mukana Melindassa. Sen lisäksi Melinda on käytössä yleisissä kirjastoissa kuten Tampereen seudun PIKI-kirjastot ja Kokkolan seudun Anders-kirjastot. Melinda on laajentumassa yleisten kirjastojen puolella. Melindan alustana oleva Aleph-järjestelmä on samaan tapaan vanhentunut järjestelmä kuin Voayger-järjestelmä on ja sitä ollaan uusimassa. Kansalliskirjaston näkemys on, että Melindan järjestelmäalusta tulisi sisällyttää tähän taustajärjestelmähankintaan, jotta pystytään varmistumaan Melindan yhteentoimivuudesta uuden järjestelmän kuvailuympäristön kanssa.

Minna-Liisa Kivinen ja Tommi Jauhiainen Kansalliskirjastosta esittelevät näkökulmat Melindan alustan uusimiseen.

Esitys: Liitetään asiakasliittymän vaatimukset osaksi vaatimusmäärittelyä. Pidetään Melindan alustan vaihtaminen mukana kirjastojärjestelmähankinnan valmistelussa.

Päätös: Minna-Liisa Kivinen esitteli Melindan tilannetta ja näkökulmia kirjastojärjestelmään. Melindaan liittyen oleellista on se, täyttävätkö järjestelmän ominaisuudet Melindan erityiset vaatimukset. Melindan taustalla olevan järjestelmän rajapintojen on tuettava sitä, että erilaisia järjestelmiä käyttävät kirjastot voivat käyttää hyväksi Melindaa.

Nostettiin esille kysymys Melindan rahoituksesta ja siitä, millä tavoin kirjastojärjestelmäratkaisu vaikuttaisi Kansalliskirjaston Melindan ylläpitämiseen saaman rahoituksen käyttöön.

Päätettiin, että Melinda pidetään toistaiseksi mukana kilpailutuksessa. Todettiin, että siitä olisi etua, jos Melindan ja mukana olevien kirjastojen käyttämä järjestelmä olisi sama. Melinda ei kuitenkaan määrittele kilpailutuksen suuntaa ja valintoja.

Vaatimusmäärittelytyö on meneillään Kansalliskirjastossa Melindaan, Finnaan ja Fintoon liittyen. Työn tulokset tuodaan myöhemmin projektiryhmään ja ohjausryhmään.

4. Projektin eteneminen

Käydään läpi projektin eteneminen ja siihen liittyvät asiat. Sovitaan hankintaan liittyvän seminaarin ajankohdasta huhtikuussa.

Esitys: Keskusteltavaksi

Päätös: Hankintayhteistyön sopimus on ollut vielä Aalto-yliopiston juristilla kommentoitavana. Sopimukseen on tulossa joitakin pieniä muutoksia.

Kaikki mukana olevat kirjastot ovat hyväksyneet ohjausryhmän viime kokouksessa esillä olleen maksimikustannusten noston 30000 euroon.

Jukka Katainen on vetäytymässä taaemmalle projektissa uusien tehtävien vuoksi. Tämän takia hankintaosaamista ehdotettiin hankittavaksi projektin tarpeisiin. Lisäksi Aalto-yliopiston IT-puolelta tarvitaan Jukka Kataisen tilalle henkilö, joka voi avustaa mm. tietoturva-asioissa. Hän osallistuisi Jukka Kataisen tilalla projektiryhmään. Jukka Katainen on joka tapauksessa mukana taustalla koko projektin ajan ja osallistuu tarvittaessa projektin työhön.

Projektiryhmän työ vaatimusmäärittelyn kanssa on edennyt, mutta kaavaillusta aikataulusta ollaan näillä näkymin vähän myöhästymässä. Tavoitteena kuitenkin on, että vaatimusmäärittely saadaan kommentoitavaksi kirjastoihin mahdollisimman pian.

Ohjausryhmä hyväksyi ehdotuksen hankintaosaamisen hankkimisesta ostopalveluna.

Päätettiin, että hankintaan liittyvä seminaari järjestetään 28.4. Seminaarissa käydään läpi vaatimusmäärittelyä sekä hankintaprosessin ja hankintaan sitoutumisen aikataulua. Ohjelmaa suunnitellaan tarkemmin vielä myöhemmin.

5. Konsortiomallit

Käydään läpi nykyisten konsortioiden kuvaukset https://www.kiwi.fi/x/JhJhB.

Esitys: Keskusteltavaksi

Päätös: Todettiin, että konsortioiden kirjo on laaja. Nostettiin esille kysymys, mitkä konsortiot ovat jatkamassa ja tulossa mukaan hankintaan.

Järjestelmätoimittajan on tiedettävä, kuinka monta asiakasta on tulossa. Tämän vuoksi on oltava tiedossa osallistuvat konsortiot.

Päätettiin, että konsortiokuvaus muokataan yksinkertaisempaan muotoon, ja kuvaus annetaan kirjastojen luettavaksi. Viimeistään huhtikuun seminaarissa asia otetaan käsittelyyn. Toukokuun loppuun mennessä osallistuvien konsortioiden kuvaukset on oltava valmiina.

6. Markkinatutkimuksen tilannekatsaus

Ennakkotietojen myötä ilmoittautuneille toimittajille on lähetetty lisätietopyyntö, johon on pyydetty vastaukset 8.2. mennessä. Käydään läpi toimittajilta saatujen lisätietojen yhteenveto.

Tiedoksi sovitut vierailut ja esittelykäynnit.

Esitys: Keskusteltavaksi

Päätös: Minna-Liisa Kivinen esitteli Kansalliskirjaston Kiwissä olevaa dokumenttia. Yhteenveto sisältää luottamuksellista tietoa, jota ei tule lähettää sähköpostitse.

Käytiin läpi sovittuja ja kaavailtuja vierailuja kirjastoihin, joissa eri kirjastojärjestelmät ovat käytössä. Projektiryhmän suunnittelemille ja sopimille vierailuille voivat osallistua myös muut halukkaat. Sovittiin, että Minna-Liisa Kivinen lähettää sovitut vierailuajat kirjastojen yhteyshenkilöille.

7. Tiedotusasiat

Järjestelmätoimittajilta saaduista lisätiedoista tiedotetaan, kun tiedot saadaan koottua yhteen sopivalla tavalla. Lisäksi Kansalliskirjaston Missä mennään -webinaareissa kerrotaan hankinnan etenemisestä. 

8. Muut asiat

Cecilia af Forselles ja Kimmo Tuominen eivät pääse osallistumaan seuraavaan kokoukseen. Päätettiin, että Tuija Siimes voi osallistua kokoukseen Cecilia af Forsellesin sijaisena. SYN keskustelee Kimmo Tuomisen sijaisesta kokoukseen.

9. Seuraavat kokoukset

Seuraava kokous pidetään 16.3. klo 13. Leipätehtaalla.

Ohjausryhmä valmistautuu pitämään kokouksia kerran kuukaudessa. Sovittiin kevään ja alkukesän kokoukset:

-          Ke 12.4. klo 12,     

-          Pe 12.5. klo 12,

-          Ma 5.6. klo 14.

Kokoukset pidetään Kansalliskirjaston tiloissa Helsingin keskustassa ja kokouksiin voi osallistua myös etäyhteyden avulla.

10. Kokouksen päättäminen

Päätettiin kokous klo 14.05.

 

 

 

Hankintayhteistyön ohjausryhmä

Aika: 15.2.2017 klo 12-14.

Paikka: Kansalliskirjaston Fabianian kokoushuone, Yliopistonkatu 1 Helsinki. Etäyhteysosoite on https://connect.funet.fi/kk_kokous

Kokouksen osallistujat:

Cecilia af Forselles, SKS:n kirjasto
Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskola
Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto
Hanna Lahtinen, Laurea-ammattikorkeakoulu
Sinikka Luokkanen, Hämeen ammattikorkeakoulu (etäyhteys)
Matti Raatikainen, Aalto-yliopisto
Irma Reijonen, Kansalliskirjasto
Kimmo Tuominen, Helsingin yliopisto
Kuno Öhrman, Svenska handelshögskola (Fucio)
Jussi Piipponen, Helsingin yliopiston kirjasto, SYN

Esittelijät

Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto (projektipäällikkö)
Jukka Katainen, Aalto-yliopisto (hankinta-asiantuntija) (etäyhteys)

Tommi Jauhiainen, Kansalliskirjasto

Asialista

1. Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.05.

2. Ohjausryhmän edellisen kokouksen muistio

Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio https://www.kiwi.fi/x/Yg1hB.

Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. 

3. Kansallisten palveluiden liittyminen järjestelmähankintaan

Kansalliskirjasto tuottaa ja hallinnoi keskitetysti rahoitettuja kansallisia palveluita kuten asiakasliittymä Finna sekä yhteinen metatietovaranto Melinda.

Asiakasliittymä

Asiakasliittymän vaatimukset ovat yleisempiä vaatimuksia kirjastojen verkkopalveluille eivätkä liity yksinomaan Finna-asiakasliittymää. On tarkoituksenmukaista, että asiakasliittymän vaatimukset taustajärjestelmälle liitetään osaksi vaatimusmäärittelyä.

Metatietovaranto Melinda

Melinda palvelee eri kirjastojärjestelmiä käyttäviä kirjastoja. Kaikki Voyager-järjestelmää käyttävät kirjastot ovat tällä hetkellä mukana Melindassa. Sen lisäksi Melinda on käytössä yleisissä kirjastoissa kuten Tampereen seudun PIKI-kirjastot ja Kokkolan seudun Anders-kirjastot. Melinda on laajentumassa yleisten kirjastojen puolella. Melindan alustana oleva Aleph-järjestelmä on samaan tapaan vanhentunut järjestelmä kuin Voayger-järjestelmä on ja sitä ollaan uusimassa. Kansalliskirjaston näkemys on, että Melindan järjestelmäalusta tulisi sisällyttää tähän taustajärjestelmähankintaan, jotta pystytään varmistumaan Melindan yhteentoimivuudesta uuden järjestelmän kuvailuympäristön kanssa.

Minna-Liisa Kivinen ja Tommi Jauhiainen Kansalliskirjastosta esittelevät näkökulmat Melindan alustan uusimiseen.

Esitys: Liitetään asiakasliittymän vaatimukset osaksi vaatimusmäärittelyä. Pidetään Melindan alustan vaihtaminen mukana kirjastojärjestelmähankinnan valmistelussa.

Päätös: Minna-Liisa Kivinen esitteli Melindan tilannetta ja näkökulmia kirjastojärjestelmään. Melindaan liittyen oleellista on se, täyttävätkö järjestelmän ominaisuudet Melindan erityiset vaatimukset. Melindan taustalla olevan järjestelmän rajapintojen on tuettava sitä, että erilaisia järjestelmiä käyttävät kirjastot voivat käyttää hyväksi Melindaa.

Nostettiin esille kysymys Melindan rahoituksesta ja siitä, millä tavoin kirjastojärjestelmäratkaisu vaikuttaisi Kansalliskirjaston Melindan ylläpitämiseen saaman rahoituksen käyttöön.

Päätettiin, että Melinda pidetään toistaiseksi mukana kilpailutuksessa. Todettiin, että siitä olisi etua, jos Melindan ja mukana olevien kirjastojen käyttämä järjestelmä olisi sama. Melinda ei kuitenkaan määrittele kilpailutuksen suuntaa ja valintoja.

Vaatimusmäärittelytyö on meneillään Kansalliskirjastossa Melindaan, Finnaan ja Fintoon liittyen. Työn tulokset tuodaan myöhemmin projektiryhmään ja ohjausryhmään.

4. Projektin eteneminen

Käydään läpi projektin eteneminen ja siihen liittyvät asiat. Sovitaan hankintaan liittyvän seminaarin ajankohdasta huhtikuussa.

Esitys: Keskusteltavaksi

Päätös: Hankintayhteistyön sopimus on ollut vielä Aalto-yliopiston juristilla kommentoitavana. Sopimukseen on tulossa joitakin pieniä muutoksia.

Kaikki mukana olevat kirjastot ovat hyväksyneet ohjausryhmän viime kokouksessa esillä olleen maksimikustannusten noston 30000 euroon.

Jukka Katainen on vetäytymässä taaemmalle projektissa uusien tehtävien vuoksi. Tämän takia hankintaosaamista ehdotettiin hankittavaksi projektin tarpeisiin. Lisäksi Aalto-yliopiston IT-puolelta tarvitaan Jukka Kataisen tilalle henkilö, joka voi avustaa mm. tietoturva-asioissa. Hän osallistuisi Jukka Kataisen tilalla projektiryhmään. Jukka Katainen on joka tapauksessa mukana taustalla koko projektin ajan ja osallistuu tarvittaessa projektin työhön.

Projektiryhmän työ vaatimusmäärittelyn kanssa on edennyt, mutta kaavaillusta aikataulusta ollaan näillä näkymin vähän myöhästymässä. Tavoitteena kuitenkin on, että vaatimusmäärittely saadaan kommentoitavaksi kirjastoihin mahdollisimman pian.

Ohjausryhmä hyväksyi ehdotuksen hankintaosaamisen hankkimisesta ostopalveluna.

Päätettiin, että hankintaan liittyvä seminaari järjestetään 28.4. Seminaarissa käydään läpi vaatimusmäärittelyä sekä hankintaprosessin ja hankintaan sitoutumisen aikataulua. Ohjelmaa suunnitellaan tarkemmin vielä myöhemmin.

5. Konsortiomallit

Käydään läpi nykyisten konsortioiden kuvaukset https://www.kiwi.fi/x/JhJhB.

Esitys: Keskusteltavaksi

Päätös: Todettiin, että konsortioiden kirjo on laaja. Nostettiin esille kysymys, mitkä konsortiot ovat jatkamassa ja tulossa mukaan hankintaan.

Järjestelmätoimittajan on tiedettävä, kuinka monta asiakasta on tulossa. Tämän vuoksi on oltava tiedossa osallistuvat konsortiot.

Päätettiin, että konsortiokuvaus muokataan yksinkertaisempaan muotoon, ja kuvaus annetaan kirjastojen luettavaksi. Viimeistään huhtikuun seminaarissa asia otetaan käsittelyyn. Toukokuun loppuun mennessä osallistuvien konsortioiden kuvaukset on oltava valmiina.

6. Markkinatutkimuksen tilannekatsaus

Ennakkotietojen myötä ilmoittautuneille toimittajille on lähetetty lisätietopyyntö, johon on pyydetty vastaukset 8.2. mennessä. Käydään läpi toimittajilta saatujen lisätietojen yhteenveto.

Tiedoksi sovitut vierailut ja esittelykäynnit.

Esitys: Keskusteltavaksi

Päätös: Minna-Liisa Kivinen esitteli Kansalliskirjaston Kiwissä olevaa dokumenttia. Yhteenveto sisältää luottamuksellista tietoa, jota ei tule lähettää sähköpostitse.

Käytiin läpi sovittuja ja kaavailtuja vierailuja kirjastoihin, joissa eri kirjastojärjestelmät ovat käytössä. Projektiryhmän suunnittelemille ja sopimille vierailuille voivat osallistua myös muut halukkaat. Sovittiin, että Minna-Liisa Kivinen lähettää sovitut vierailuajat kirjastojen yhteyshenkilöille.

7. Tiedotusasiat

Järjestelmätoimittajilta saaduista lisätiedoista tiedotetaan, kun tiedot saadaan koottua yhteen sopivalla tavalla. Lisäksi Kansalliskirjaston Missä mennään -webinaareissa kerrotaan hankinnan etenemisestä. 

8. Muut asiat

Cecilia af Forselles ja Kimmo Tuominen eivät pääse osallistumaan seuraavaan kokoukseen. Päätettiin, että Tuija Siimes voi osallistua kokoukseen Cecilia af Forsellesin sijaisena. SYN keskustelee Kimmo Tuomisen sijaisesta kokoukseen.

9. Seuraavat kokoukset

Seuraava kokous pidetään 16.3. klo 13. Leipätehtaalla.

Ohjausryhmä valmistautuu pitämään kokouksia kerran kuukaudessa. Sovittiin kevään ja alkukesän kokoukset:

-          Ke 12.4. klo 12,     

-          Pe 12.5. klo 12,

-          Ma 5.6. klo 14.

Kokoukset pidetään Kansalliskirjaston tiloissa Helsingin keskustassa ja kokouksiin voi osallistua myös etäyhteyden avulla.

10. Kokouksen päättäminen

Päätettiin kokous klo 14.05.

 

  • No labels