Versiohistoria

 

PvmVersio Muutos
xx.xx.xxxx0.XEnsimmäinen luonnos projektisuunnitelmasta, kommentoitavaksi 
xx.xx.xxxx1.0 Suunnitelman hyväksyminen hankintayhteistyön ohjausryhmässä
    

1 Yleiskuva

 

Tieteelliset kirjastot, jotka käyttävät tällä hetkellä Voyager-kirjastojärjestelmää ovat uusimassa henkilökunnan käytössä olevan järjestelmän. Järjestelmän hankinta tehdään hankintayhteistyönä, jossa Aalto-yliopisto toimii päävastuullisena kilpailuttajana. Hankintayhteistyöstä on laadittu hankintayhteistyösopimus, jossa on kuvattu hankintaan liittyvät vastuut. Tämän projektin tavoitteena on viedä läpi kirjastojen henkilökunnan käyttöön tulevan tietojärjestelmän hankinta. Projekti kattaa hankinnan valmistelun ja toteuttamisen siihen asti, kunnes järjestelmän hankintapäätökset ovat saaneet lainvoiman.

2 Rajaus

Tämä projekti koskee järjestelmän hankintaa siihen asti kunnes hankintapäätöksen ovat saaneet lainvoiman. Projektiin ei kuulu tulevan järjestelmän käyttöönotto eikä sen valmistelu, vaan näistä toimista muodostetaan erillinen projekti.

Hankinnan kohteena ovat kirjastojen henkilökunnan työkalut. Hankinnan kohteeseen eivät kuulu kirjaston asiakkailleen tarjoamat verkkopalvelut kuten asiakasliittymä.

3 Toteutustapa

Projekti toteutetaan mukana olevien organisaatioiden yhteistyönä. Aalto-yliopisto toimii päävastuullisena hankintaorganisaationa ja projektipäällikkö on Kansalliskirjastosta.

4 Projektiorganisaatio

 

Hankinnan projektiorganisaation tehtävänä on huolehtia hankinnan valmistelun ja toteuttamisen läpiviennistä kunnes hankinta on saanut lainvoiman.

Hankinnan projektiorganisaatio

Projektipäällikkö

  • Johtaa ja organisoi projektin toteutusta
  • Vastaa projektin suunnittelusta, suunnitelmien dokumentoinnista ja ylläpidosta
  • Vastaa projektin edistymisestä
  • Toimii ohjausryhmän esittelijänä
  • Toimii projektiryhmän vetäjänä
  • Raportoi projektin tilanteesta, edistymisestä ja poikkeamista ohjausryhmälle ja hankinnan päävastuulliselle organisaatiolle
  • Viestii projektin tilanteesta projektiryhmälle, ohjausryhmälle ja tarvittaessa muille sidosryhmille

Ohjausryhmä

  • Hyväksyy projektisuunnitelman
  • Hyväksyy hankinnan kohteen ja hankinta-asiakirjat sisällöltään  
  • Linjaa yhteishankinnan rajaukset
  • Varmistaa kilpailutuksen mukanaolijat ja hyväksyy kilpailutuksen käynnistämisen
  • Linjaa hankkeen viestinnän
  • Ohjausryhmän jäsenet huolehtivat yhteystyössä projektipäällikön kanssa hankkeen yhtenäisestä viestinnästä kaikille hankkeeseen osallistuville tahoille

Projektipäällikkö toimii ohjausryhmässä esittelijänä

Jäsenet: 2 edustajaa yliopistokirjastoista, 2 edustajaa ammattikorkeakoulukirjastoista, 1 edustaja erikoiskirjastoista, 1 edustaja Kansalliskirjastosta, 1 edustaja projektipäällikön organisaatiosta, 1 edustaja kilpailutuksesta vastaavasta organisaatiosta, 1 edustaja Fuciosta tai Aapasta.

Ohjausryhmän jäsenet nimittää kukin sektori keskuudestaan ja Fuciosta tai Aapasta pyydetään edustaja ohjausryhmään. Ohjausryhmässä voi olla edustajia vain sellaisista organisaatioista, jotka ovat mukana hankintayhteistyössä. Mikäli ohjausryhmässä mukana oleva organisaatio irrottautuu hankintayhteistyöstä, tulee sektorin nimittää uusi edustaja.

Ohjausryhmä tekee päätökset yksimielisesti tai, mikäli tämä ei ole mahdollista, äänestämällä. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee.

Projektiryhmä

  • Vastaa projektin hallinnasta
  • Tuottaa hankinnan kohteen määrittelyn
    • Toiminnallinen vaatimusmäärittely
    • Palvelumalli ja palvelutaso
    • Sopimusmalli
  • Vastaa teknisen vaatimusmäärittelyn toteutuksesta yhdessä korkeakoulujen IT-asiantuntijoiden kanssa
    • Arkkitehtuuri
    • Standardit
    • Rajapinnat
    • Tietoturva ja -suoja
  • Vastaa valintakriteerien ja pisteytyksen tuottamisesta
  • Kutsuu tarvittaessa asiantuntijoita
  • Perustaa tarvittaessa työryhmiä
  • Osallistuu tarjousten käsittelyyn

Projektipäällikkö vetää projektiryhmää.

Jäsenet: 2 jäsentä yliopistokirjastoista, 2 jäsentä ammattikorkeakoulukirjastoista, 1 jäsen erikoiskirjastoista, 1 jäsentä Kansalliskirjastosta ja 1 jäsen projektipäällikön organisaatiosta, 1 jäsen kilpailutuksesta vastaavasta organisaatiosta, 1 hankinta-asiantuntija.

Projektiryhmän jäsenet nimittää kukin sektori keskuudestaan. Projektiryhmässä voi olla edustajia vain sellaisista organisaatioista, jotka ovat mukana hankintayhteistyössä. Mikäli projektiryhmässä mukana oleva organisaatio irrottautuu hankintayhteistyöstä, tulee sektorin nimittää uusi edustaja.

Kilpailutuksen päävastuullinen organisaatio

Päävastuullisen organisaation vastuut on kuvattu hankintayhteistyösopimuksessa.

Mukana olevien yhteisöjen vastuu

Mukana olevien yhteisöjen vastuut on kuvattu hankintayhteistyösopimuksessa.

 

Hankinta-asiakirjat ja niihin liittyvät roolit on kuvattu alla olevassa taulukossa, alustava:

Liitenro

Dokumentti

Päävastuullisen prosessin ja pohjadokumenttien perusteella

Päävastuullinen

(Aalto-yliopisto)

Projektiryhmä

Ohjausryhmä

Osallistujat

(Osallistuvat organisaatiot)

0

Tarjouspyyntö (kilpailutusjärjestelmässä)

x

R

I

A

I

1

Tarjoajille asetettavat vaatimukset

x

C

R

A

I

2

Ostettavan palvelun kuvaus

Malli saatavilla

C

R

A

C

3

Palvelutasot

x

C

R

A

C

4

Käyttötapaukset

Malli saatavilla

C

R

A

C

5

Toiminnalliset ja tekniset vaatimukset

Malli saatavilla

C

R

A

C

6

Tietoturva- ja suojavaatimukset

x

R

C

A

C

7

Järjestelmäarkkitehtuuri ja integraatiot

Malli saatavilla

C

R

A

C

8

Tarjottavat asiantuntijat

Malli saatavilla

C

R

A

I

9

Proof of Consept

Malli saatavilla

C

R

A

I

10

Esteettömyyden auditointi

x

C

R

A

I

11

Tarjousten vertailu- ja valintaperusteet

x

C

R

A

I

12

Käytettävyyden arviointi

x

C

R

A

I

13

Sopimusluonnos liitteineen

x

R

C

A

I

Taulukon roolien määrittelyt:

Role

Abbr.

Task

Responsible

R

Those who do the work to achieve the task. There is at least one role with a participation type of responsible, although others can be delegated to assist in the work required.

Accountable

A

The one ultimately answerable for the correct and thorough completion of the deliverable or task, and the one who delegates the work to those responsible. In other words, an accountable must sign off (approve) work that responsible provides. There must be only one accountable specified for each task or deliverable.

Consulted

C

Those whose opinions are sought, typically subject matter experts; and with whom there is two-way communication.

Informed

I

Those who are kept up-to-date on progress, often only on completion of the task or deliverable; and with whom there is just one-way communication.

Derived from: https://en.wikipedia.org/wiki/Responsibility_assignment_matrix

4.1 Ohjausmenettelyt

 

  • Ohjausryhmän jäsenet

Erikoiskirjastojen edustaja

Cecilia af Forselles, SKS:n kirjasto

Ammattikorkeakoulujen edustajat

Hanna Lahtinen, Laurea-ammattikorkeakoulu

Sinikka Luokkanen, Hämeen ammattikorkeakoulu

Yliopistojen edustajat

Kimmo Tuominen, Helsingin yliopisto

Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskola

Aalto yliopiston edustaja

Matti Raatikainen, ohjausryhmän puheenjohtaja

Kansalliskirjaston edustajat

Kristiina Hormia-Poutanen

Irma Reijonen

Fucion ja Aapan edustaja

Kuno Öhrman, Svenska handelshögskola

Ohjausryhmän sihteeri

Jussi Piipponen, Helsingin yliopisto

Projektipäällikkö (toimii esittelijänä ohjausryhmässä)

Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto

 

4.2 Projektiryhmä

Projektiryhmän jäsenet

Erikoiskirjastojen edustaja

Päivikki Karhula, Eduskunnan kirjasto

Ammattikorkeakoulujen edustajat

Jussi Kärki Satakunnan ammattikorkeakoulu

Pertti Föhr Lahden ammattikorkeakoulu

Yliopistojen edustajat

Eero Koivula, Tampereen teknillinen yliopisto (TTY)

Nicola Nykopp, Helsingin yliopisto

Aalto-yliopiston edustajat

Anu Karsisto

Jukka Katainen, hankinta-asiantuntija

Kansalliskirjaston edustajat

Tommi Jauhiainen

Marja-Liisa Seppälä

Projektipäällikkö (toimii ryhmän vetäjänä)

Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto

RooliHenkilöVastuut
   

 

4.2 Yhteistyökumppanit ja sidosryhmät

Kumppani/ryhmäIntressiMiten intressi huomioidaan?
   

5 Viestintä

Viestinnän tavoite

Viestinnän tavoitteena on jakaa projektiin liittyvää tietoa koko projektin ajan mahdollistaen mukana olevien organisaatioiden osallistumisen järjestelmän hankinnan valmisteluun.

Viestintäsuunnitelma

MitäKenelleMitenKukaMilloin
Raportti projektin etenemisestäHankintayhteistyön organisaatiokohtaisille yhteyshenkilöilleSähköpostitseProjektipäällikköJokaisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen sekä tarvittaessa
Tilannekatsaus Kansalliskirjaston viestintäkanavissaKenelle tahansa kiinnostuneille

Missä mennään webinaarit ja katsaukset

 

ProjektipäällikköMissä mennään webinaarit (28.2., 27.4., 26.9.)
Tilannekatsaukset kirjastojen neuvostoille Neuvostojen kokouksetProjektipäällikkö 

Seminaari mukana oleville organisaatioille:

  • hankintadokumenttien sisältö
  • hankinnan aikataulu ja lopullinen sitoutuminen hankintaan
Hankintayhteistyössä mukana oleville organisaatioilleSeminaariOhjausryhmä/projektiryhmä, projektipäällikkö kutsuuViikko 17 (26.4.2017?)
Projektin eteneminen: ohjausryhmän ja projektiryhmän muistiotKenelle tahansa kiinnostuneelleWiki-sivuston kautta Jatkuvasti
Lisätietopyyntö toimittajille, pyyntö saada tuotetietoja ja hintatietojaKiinnostuksensa ilmoittaneille toimittajilleSähköpostitseProjektipäällikköViikolla 2
Vuorovaikutus toimittajien kanssaKiinnostuksensa ilmoittaneille toimittajille   

Tiedotteet hankintayhteistyössä mukana oleville organisaatioille tarkistuspisteissä:

  • Markkinatutkimuksen tulokset - hintatiedot
Hankintayhteistyön organisaatiokohtaisille yhteyshenkilöilleSähköpostitseProjektipäällikkö 
Hankinta-asiakirjojen kommentointikierros mukana oleville organisaatioilleHankintayhteistyön organisaatiokohtaisille yhteyshenkilöille - yhteyshenkilöt huolehtivat hankinta-asiakirjojen kommenttien keräämisestä omassa organisaatiossaan  Toukokuu 2017
Vuorovaikutteinen viestintä ja keskustelu hankkeestaKenelle tahansa kiinnostuneelle vai hankintayhteistyössä mukana oleville organisaatioilleKK:n keskustelufoorumi Jatkuvasti
Projektin keskeisten tietojen vieminen kirjastojen henkilökunnalle ja palautteen tuominen projektille  Hankintayhteistyön yhteyshenkilöt organisaatioissa / projektiryhmä / ohjausryhmäJatkuvasti
     

 

 

6 Tehtävät ja aikataulut

TehtäväKestoAlkaaPäättyy  
Ennakkoilmoitus  2.12.2016  
Markkinakartoitus60 pv16.12.2016

9.3.2017

10.5.2017

  
Määritys 1. versio66 pv2.1.2017

31.3.2017

10.5.2017

  
Määrityksen kommentointi, osallistujat11 pv

3.4.2017

11.5.2017

19.4.2017

16.6.2017

  
Määrityksen viimeistely15 pv

20.4.2017

19.6.2017

11.5.2017

7.7.2017

  
Hankinta-asiakirjat35 pv

3.4.2017

1.8.2017

19.5.2017

31.8.2017

  
Vuoropuhelut toimittajien kanssa10 pv

22.5.

1.9.2017

2.6.2017

14.9.2017

  
Dokumenttien viimeistely toimittajakommenttien jälkeen10 pv

5.6.2017

15.9.2017

16.6.2017

28.9.2017

  
Materiaalin hyväksyntä osallistujilla 

19.6.2017

2.10.2017

27.8.2017

17.10.2017

  
Allekirjoitukset osallistuvilta10 pv

14.8.2017

18.10.2017

27.8.2017

31.10.2017

  
Tarjousaika pv

28.8.2017

1.11.2017

29.10.2017

2.1.2018

  
Tarjousten arviointi ja hankintapäätös48 pv

2.11.2017

3.1.2018

8.12.2017

14.2.2018

  
Odotusaika ja sopimusneuvottelut 

9.12.2017

15.2.2018

1.2.2018

30.3.2018

  
Organisaatiokohtaiset sopimukset30 pv

1.2.2018

2.4.2018

1.3.2018

4.5.2018

  
Pilotointi ja testausjakso     
Käyttöönotot (erillinen projekti) 

2.3.2018

7.5.2018

20.11.2019

20.1.2020

  

 

 

IDTyövaiheVastuuAikatauluarvioTilaTuotos / hyväksymiskriteeritSeuranta
1EnnakkoilmoitusJukka Katainen2.12.2016ValmisHilmassa ja EU:n hankintaportaalissa julkaistu hankintailmoitus 
1.1Mahdollinen toinen ennakkoilmoitus jolla lyhennetään tarjousaikaa ja paljastetaan osallistujatJukka KatainenTBD Hilmassa ja EU:n hankintaportaalissa julkaistu hankintailmoitus jos se päätetään julkaista 
2Markkinakartoitus 9.3.2017Kesken  
2.1Esittelyt ja keskustelut järjestelmätoimittajien kanssaProjektiryhmä (Minna-Liisa Kivinen) Kesken  
2.2.Referenssien haastattelut ja vierailutProjektiryhmä (Minna-Liisa Kivinen)    
2.3Tietopyyntö toimittajilleJukka Katainen, Minna-Liisa Kivinen12.1.2017Työn alla  

3

Konsortioiden muodostaminen

Ohjausryhmä (Minna-Liisa Kivinen)    
3.1.      
 Seurantapiste 1, markkinakartoituksen tulokset     
4Yleiskuvaus järjestelmäympäristöstä (arkkitehtuurikuvaus, eroteltuna hankittava kokonaisuus muusta ympäristöstä)Pertti Föhr, Tommi Jauhiainen13.1. - 30.3.2017   
5.Toiminnalliset vaatimukset 13.1. - 30.3.2017   
5.1.

Yleiset toiminnalliset vaatimukset

Tehdään viimeisenä13.1. - 30.3.2017   
5.2.Aineiston käytönhallinnan toiminnalliset vaatimukset (sisältää sakottamiset, perinnät)Nicola, Anu, Päivikki13.1. - 30.3.2017   
5.3.Asiakastiedon hallinnan toiminnalliset vaatimuksetNicola, Päivikki13.1. - 30.3.2017   
5.4.Asiakkaan itsepalveluun ja verkkopalveluun liittyvät toiminnalliset vaatimuksetNicola, Tommi13.1. - 30.3.2017   
5.5.Kokoelmien hallinnan toiminnalliset vaatimuksetJätetään katsottavaksi onko osa hankintaa ja/tai elektronisen aineiston käsittelyä13.1. - 30.3.2017   
5.6.Kuvailuympäristöjen, metatietovarantojen ja metadatan käsittelyn toiminnalliset vaatimuksetMarja-Liisa, Jussi Kärki, Ville Huhtala13.1. - 30.3.2017   
5.7.Yhteisen metatietovarannon toiminnalliset vaatimukset (Melinda)Kansalliskirjasto (Minna Olkinuora-Tauru)13.1. - 30.3.2017   
5.8.Hankinnan toiminnalliset vaatimukset (kuuluuko lehtien saapumisvalvonta osana järjestelmää, kuvataan vaatimukset should tasolle)Jussi13.1. - 30.3.2017   
5.9.Sähköisen aineiston hallinnoinnin toiminnalliset vaatimukset (ERM)Jussi, Eero13.1. - 30.3.2017   
5.10.Analysoinnin ja raportoinnin toiminnalliset vaatimuksetJussi, Pertti13.1. - 14.3.2016   
5.11.Kaukolainauksen toiminnalliset vaatimuksetNicola, Anu, Tommi13.1. - 30.3.2017   
5.12.Pääkäyttäjän työkalujen toiminnalliset vaatimukset (sisältää käyttäjien hallinnan toiminnalliset vaatimukset)Pertti, Jussi, Anu13.1. - 30.3.2017   
5.13.Työnkulkujen ja tehtävienhallinnan toiminnalliset vaatimuksetJussi,13.1. - 30.3.2017   
5.14Organisaatiokohtaiset toiminnalliset vaatimuksetKansalliskirjasto, (varastokirjasto)    
6Tekniset vaatimukset, standardit, ohjeistukseen liittyvät vaatimukset, jne ei toiminnalliset. 13.1. - 30.3.2017   
7Järjestelmäarkkitehtuuri ja integraatiot 13.1. - 30.3.2017   
7.1Haka luottamusverkosto 13.1. - 30.3.2017   
7.1Integraatiokuvaus 2 13.1. - 30.3.2017   
7.3-NIntegraatiokuvaus 3-N 13.1. - 30.3.2017   
8Tietoturva- ja suojavaatimukset 13.1. - 30.3.2017   
9Ostettavan palvelun kuvaus 13.1. - 30.3.2017   
9.1Palvelutasot 13.1. - 30.3.2017   
1  13.1. - 30.3.2017   
10Määritysten kokoaminen yhteen 31.3.2016   
 Seurantapiste 2 määrittelyjen käsittely   Määritysten käsittely ohjausryhmässä 16.3.2016 
11Määrittelyjen kommentointi mukana olevissa organisaatioissaMinna-Liisa Kivinen3.4. - 14.4.2016   
11.1Määritysten muokkaaminen kommentointikierroksen jälkeenProjektiryhmä18.4.-5.5.2016   
12Hankinta-asiakirjatJukka Katainen26.3 - 5.5.2016   
12.1TarjouspyyntöJukka Katainen    
12.2Tarjoajille asetettavat vaatimuksetJukka Katainen    
12.3Tarjottavat asiantuntijat (jos halutaan vaatia että firmalla on osaavia kavereita)Projektiryhmä    
12.4Proof of Concept (jos halutaan että toimittaja toteuttaa ensiksi PoCin ja voittajaan sitoudutaan vasta sitten)Projektiryhmä    
12.5Esteettömyyden auditointi (harkittava millä tasolla vaaditaan)Jukka Katainen    
12.6Tarjousten vertailu- ja valintaperusteetProjektiryhmä    
12.7Käytettävyyden arviointi (jos testataan tarjottujen tuotteiden käytettvyyttä enne valintaa)Projektiryhmä    
12.8Sopimusluonnos liitteineenJukka Katainen    
12.9-NMuut mahdolliset esim tarjousten arviointiin liittyvät dokumentit     
10VuoropuhelutJukka Katainen / Minna-Liisa Kivinen    
10.1Määrittelyjen ja hankinta-asiakirjojen muokkaaminen toimittajakommenttien pohjaltaJukka Katainen5.6.-   
 Seurantapiste 3   Hankinta-asiakirjojen hyväksyminen ohjausryhmässä 
 Materiaalin hyväksyntä osallistujilla     
 Tarjousaika     
 Tarjousten arviointi ja hankintapäätöksen luonnos     
 Hankintapäätökset     
 Odotusaika ja sopimusneuvottelut     
 Organisaatiokohtaiset sopimukset     

7 Riskit

 

Riskin kuvausRiskin seurauksetRiskin todennäköisyysRiskin vakavuusVarautuminenVastuutaho
Joku ilmoittautuneista organisaatioista irtautuu hankinnan ollessa käynnissäKoko hankinta vaarantuuEpätodennäköinenVakavaVarmistetaan ennen hankintailmoituksen julkaisemista organisaatioiden sitoutuminen.Ohjausryhmä
Osallistujilla ei ole selvää käsitystä sitoutumisen tarpeesta MahdollinenVakavaVuorovaikutteinen viestintä useilla eri kanavillaOhjausryhmä, projektipäällikkö
Projektiryhmällä ei ole riittävästi työaikaa hankintadokumenttien laatimiseenHankinta viivästyy, dokumenttien laatu kärsiiMahdollinenVakavaProjektipäällikkö huolehtii projektiryhmän työnjaosta ja seuraa työskentelyä säännöllisesti. Projektipäällikkö ilmoittaa ohjausryhmälle ongelmista projektiryhmän työskentelyssä.Projektipäällikkö, ohjausryhmä
Markkinatutkimus ei ole tarpeeksi kattavaVaatimusmäärittelyssä ei pystytä huomioimaan markkinoiden mahdollisuuksia, mistä seuraa että hyvä järjestelmä saatetaan sulkea vahingossa ulos ja toisaalta saada sellaisia tarjouksia, jotka eivät sovelluMahdollinenMelko vakava Projektiryhmä, ohjausryhmä
Kustannustaso on liian suuri osallistujilleOsallistujat eivät voi hankkia järjestelmää ja joutuvat keskeyttämään hankinnanMahdollinenVakavaMarkkinatutkimusvaiheessa pyritään saamaan selkeä käsitys tuotteiden hintatasostaProjektiryhmä
Projektipäälliköllä ei ole riittävästi aikaa hankintaprojektin hoitamiseenHankinta viivästyyMahdollinenMelko vakavaKansalliskirjastolla on mahdollisuus tarjota 0,5 htkk/kk projektipäällikkötyöhön, jos tämä määrä ei riitä tarvitaan lisäresurssia osallistuvilta organisaatioilta tai on ostettava projektityötä ulkoa.Ohjausryhmä, Kansalliskirjasto
Hankinta-asiantuntijalla ei ole riittävästi aikaa hankintaprojektin hoitamiseenHankinta viivästyyMahdollinenMelko vakava

Varahenkilöjärjestelyjä ei voi tehdä kun ei ole mahdollista varahenkilöä. Tarvittaessa ostettava hankinta-asiantuntijan työtä ulkoa. 

Ohjausryhmä, Aalto-yliopisto
Hankintadokumenteista ei päästä yhteisymmärrykseen hankinnassa mukana olevien organisaatioiden kanssaHankinta viivästyyMahdollinenVakavaHankinnan valmistelun etenemisestä ja tuloksista viestitään mukana oleville organisaatioille säännöllisesti. Ohjausryhmä toimii päättävänä elimenä hankinta-asiakirjojen hyväksymisessä.Ohjausryhmä, projektipäällikkö
Tuote ei vastaa todellisuudessa sen kuvausta  Mahdollinen Melko Vakava Projektiryhmä

 

 

8 Liitteet

Hankintayhteistyösopimus

 

  • No labels