Kotilava-hanke, ohjausryhmä Ÿ Muistio kokouksesta 3/2016
Kokousaika: keskiviikko 8.11.2016 kello 10–13
Kokouspaikka: Tieteellisten seurain valtuuskunta (Snellmaninkatu 13, Helsinki).
Läsnä: Tiina Eklund (pj.), Nina Hyvönen, Jyrki Ilva, Riitta Koikkalainen (siht.), Jaana Latvanen, Johanna Lilja, Sami Niinimäki (kello 11:27 asti) ja Pekka Nygren.
Poissa: Jyrki Hakapää, Antti-Jussi Nygård, Emilia Palonen ja Elisa Tiilikainen.
1§ Kokouksen avaus.
Puheenjohtaja Tiina Eklund avasi kokouksen kello 10.
2§ Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi.
Päätettiin vaihtaa asioiden käsittelyjärjestystä, sillä Sami Niinimäen piti lähteä kesken kokouksen seuraavaan paikkaan. Omaksi kohdakseen (7§) lisättiin varapuheenjohtajan valinta.
3§ Vaihtoehtoisia konsortiohahmotelmia (kokouskutsun 7§; artikkelimäärät, affiliaatiot, mahdollinen perusmaksu).
Kokouksen alkuun mennessä Kotilavalla on olemassa kolme ehdotusta konsortion rakentumisen pohjaksi. (1) Vuoden 2014 talouslukuihin, vertaisarvioitujen tekstien määriin ja kotimaisiin yliopisto- ja ammattikorkeakouluaffiliaatioihin perustuva malli.
(2) Vuoden 2014 talouslukuihin ja vuosien 2013–2015 vertaisarvioitujen tekstien määriin ja kotimaisiin yliopisto- ja ammattikorkeakouluaffiliaatioihin perustuva malli.
(3) Perus-/jäsenmaksuun perustuva malli. Näin organisaatiot voisivat osoittaa tukevansa lehtiä, vaikkei kirjoittajia olisikaan niin montaa. Maksu voisi olla kokolailla pieni.
Jyrki Ilva avasi keskustelun visaisilla kysymyksillä: (1) mitä dataa tarvitaan konsortion rakentumiseksi? (2) riittävätkö affiliaatiot tähän hätään?
Jatkoksi näille kysymyksille Johanna Lilja ehdotti, olisiko järkevää syöttää laskentakaavoihin muuttujia, joiden välityksellä näkyviin tulisi myös vapaaehtoistyön määrä rahaksi muutettuna. Mietittävä on myös, käytetäänkö julkaisufoorumiluokkia; entä miten otetaan huomioon ulkopuoliset affiliaatiot (esim. ulkomaalaiset affiliaatiot, apurahatutkijoiden tuottamat tekstit)?
Kotilavaan kuuluville jäsenlehdille voisi antaa mahdollisuuden periä kirjoittajamaksuja niiltä kirjoittajilta, joiden edustamat organisaatiot eivät kuulu Kotilava-konsortioon, ehdotti Pekka Nygren. Jyrki Ilva piti ehdotusta rahoittajan kannalta järkevänä.
Sami Niinimäki painotti, että hinnoittelun räätälöiminen on tärkeää ja se on saatava kuntoon. On hyvä kokeilla erilaisia malleja ja hintoja. Jotkut lehdet pelkäävät kirjoittajakatoa, mutta jos lehti on tarpeeksi laadukas, pelko on turha.
Kokeiluun osallistuvilla lehdillä ei ole kovin montaa AMK-affiliaatiota, mikä ehkä puoltaisi perusmaksumallia, totesi Jaana Latvanen. Yksi Kotilavan tehtävä voisi Latvasen mielestä olla kirjoittajien motivointi kirjoittamaan kotimaisiin lehtiin.
Riitta Koikkalainen pyysi ohjausryhmältä kantaa siihen, käytetäänkö kokeilujen mallintamisessa pelkästään Juuli-tietokannan tietoja vai käytetäänkö lehtien omista arkistoista noukittuja tietoja affiliaatioista. Juuliin raportoidaan vain ne tekstit, jotka on kirjoitettu työsuhteessa (työsopimuksella), mikä vääristää kuvaa kirjoittajakannasta ainakin julkaisijoiden näkökulmasta. Lisäksi Juulista on löytynyt joitain itse tietojärjestelmään liittyviä miettimisen paikkoja. Esimerkiksi kahdella kokeiluryhmään kuuluvalla lehdellä on ISSN-numero sekä sähköiselle että painetulle julkaisulle, ja Juuli antoi vain toisen ISSN:n tiedot. Tämä ja tämän kaltaiset probleemit on kuitenkin ratkaistu sitä myötä, kun ne ovat tulleet eteen Juuli-tietokannan ylläpidosta vastaavan tietojärjestelmäasiantuntijan kanssa. Neljällä lehdellä Juulin antama tieto poikkesi lehden omien arkistojen tiedoista sen vuoksi, että kaikki organisaatiot eivät olleet raportoineet julkaisutietojaan Juuliin.
Ohjausryhmä totesi, että kokeilun tässä vaiheessa on hyvä käyttää lehtien omia tietoja.
4§ Konsortioon osallistuvien organisaatioiden motivointi; neuvottelujen alustaminen (kokouskutsun 5§; yliopistot, amk:t, tutkimuslaitokset).
Johanna Lilja painotti, että konsortion rahoittajien joukkoon pitäisi saada myös tutkimuslaitokset. Näiden listaaminen on tarpeen. Nina Hyvönen mainitsi, että tutkimuslaitoksista löytyy tietoa ainakin Erikoiskirjastojen neuvoston kautta.
Jyrki Ilva mietti, että ennen kuin Kotilava lähestyy konsortion rahoittajiksi ajateltuja organisaatioita, pitäisi olla selvillä, mitä sillä on tarjottavaa mahdollisille rahoittajille. Entä mitä kautta yliopistot tavoitetaan, lähestytäänkö niitä kirjastojen kautta vai mennäänkö suoraan ylimmän hallinnon puheille? Lisäksi ennen neuvottelujen alkua olisi hyvä olla selvillä, miten Kotilavan hallinnointi ja organisointi hoituu: kuinka ja kuka tai mikä taho maksaa? Mikä konsortio on, kirjastojen vai lehtien muodostama vai näiden yhdistelmä vai vielä jotain muuta?
Nina Hyvönen ehdotti, että neuvotteluissa olisi viisainta edetä kirjastojen kautta, mitä ajatusta kannatti myös Jaana Latvanen. Myös SYN- ja AMKIT-kontaktit ovat tärkeitä.
Johanna Lilja mietti, että konsortion hallinnoinnin ja organisoinnin kulut voitaisiin ajatella kustannettavan perusmaksulla. Pekka Nygren toi esiin sen mahdollisuuden, että lehdet vastaisivat näistä kuluista. Lilja jatkoi ajatusta: tällöin laskelmien perusteena pitäisi olla hiukan suurempi artikkelimaksu. Onko joku kolmas malli?
Johanna Lilja kysyi, valitaanko jo nyt konsortiomalli, ja jos edetään organisaatioaffiliaatioihin perustuvien laskelmien mukaisesti, niin kuinka pitkälle affiliaatioita jyvitetään? Tavallista näet on, että artikkelilla on enemmän kuin yksi kirjoittaja. Asia on tähdellinen, sillä jo alkuvuodesta 2017 Kotilavan on aloitettava neuvottelut konsortiorahoittajien kanssa. Pekka Nygren huomautti, että affiliaatioita listattaessa on otettava huomioon myös kirjeenvaihtajat ja muita kirjoittajia. Pelkästään ensimmäisten kirjoittajien mukaan tehdyt laskelmat eivät riitä. Asia on tärkeä myös rahoittajien motivoinnin kannalta.
Sami Niinimäki totesi, että nyt on aika esittää pari-kolme skenaariota vierekkäin ja tehdä laskuharjoituksia. Nopeasti esillä olleiden laskelmien perusteella mediaani olisi 8 500 € per organisaatio. Jos organisaation rahoitusosuus näyttäisi muodostuvan hyvin suureksi, voisiko saada esimerkiksi viisi artikkelia perusmaksulla ja vasta tämän ylimenevistä alettaisiin pyytää maksua? Jyrki Ilva katsoi vielä pitemmälle tulevaisuuteen: jatkossa sekä organisaatiolta pyydettävien että lehdille jaettavien summien jyvittäminen voi olla helpompaa, jos päästään laadukkaaseen automatisoituun dataan.
Pekka Nygren palasi pohtimaan konsortiomallia. Lehtien kannalta olisi hyvä, jos rahoitusmalli kokonaisuudessaan olisi mahdollisimman yksinkertainen.
Jaana Latvanen muistutti kirjastojen näkökulmasta. Kirjastoissa vertaillaan joka tapauksessa hintoja, ja vaikka kotimaisten lehtien tilausmaksut eivät olekaan suuren suuria, myös niistä tingitään silloin kun etsitään säästöjä. Kirjastoja ei houkuttele, jos OA-lehtien rahoittaminen tulee kalliimmaksi kuin painettujen lehtien tilaaminen ja niiden käsittelyn työkustannukset. Voivatko lehdet muuttua OA-lehdiksi, jos uutta mallia ei saada aikaan? Entä mitä Elektralle kuuluu? Jyrki Ilva vastasi viimeiseen kysymykseen, että Elektra elää nyt rakenteilla olevan rahoitusmallin rinnalla ainakin jonkin aikaa.
5§ Ohjausryhmän täydentäminen tutkimuslaitosten edustajalla (kokouskutsun 4§).
Ohjausryhmän jäsenet olivat yhtä mieltä siitä, että mukaan pyydetään myös tutkimuslaitosten edustaja. Nina Hyvönen ja Jyrki Ilva lupautuivat hoitamaan asiaa.
6§ FinElibin asiantuntemuksen hyödyntäminen Kotilavassa.
Puheenjohtaja Tiina Eklund esitteli FinELibin palvelupäällikkö Arja Tuuliniemen laatiman esityksen FinElibin rahoitusmalleja. FineElibin periaatteisiin kuuluu, että sopimus solmitaan vain jos vähintään neljä organisaatiota osallisena.
Jyrki Ilvan mukaan FinElibillä on hyvät kontaktit organisaatioihin, ja niitä kannattaa hyödyttää. Johanna Lilja täydensi, että FinElibin konsortio-osaaminen on Kotilavan kannalta erittäin arvokas asia. Pekka Nygren heitti ilmaan ajatuksen, voisiko Kotilava olla yksi asiakas FinElibille. Se tarjoaisi tietyn lehtipaketin – ja solmisi oman sopimuksen FinElibin kanssa. Tällaisessa mallissa FinElib ostaisi aineistopaketin Kotilavalta. Miten hinnoittelu muodostuisi, entä kuka edustaisi kustantajia? Entä haluaako FinElib uutta asiakasta?
Sami Niinimäki palautti keskustelua lähemmäs tätä hetkeä ja muistutti, että hallittavuus on tärkeää. Ei kannata luoda liian montaa erilaista mallia.
Puheenjohtaja Tiina Eklund huomautti, että FinEIib mukaan saaminen antaa painoarvoa hankkeelle myös rahoittajan silmissä. Hän myös harmitteli, että FinElibin asiantuntijoista yksikään ei päässyt kokoukseen, jolloin esiin nousseista kysymyksistä olisi voinut keskustella syvemmin. Sovittiin, että lähiohjausryhmä paneutuu pohtimaan FinElibin roolia Kotilavan rahoituskokeilussa eri näkökulmista ja palaa asiaan joulukuun toisen viikon tietämissä.
7§ Varapuheenjohtajan valinta.
Ohjausryhmän varapuheenjohtajaksi valittiin yksimielisesti Jaana Latvanen.
8§ Keskustelu Kotilavan toimintasuunnitelmasta.
Ohjausryhmä totesi, että toimintasuunnitelma on kohdallinen. Nina Hyvönen lupasi viedä sen pohjalta terveisiä Avoin tiede ja tutkimus -hankkeen (ATT) strategiatyöryhmään.
Riitta Koikkalainen kertoi suunnitteilla olevasta avoimen julkaisemisen koulutuksesta, jota on hahmoteltu Kotilavan ja Tajua-hankkeen tietoasiantuntijoiden sekä ja ATT:n koulutussihteerin kanssa. Kaksipäiväisessä työryhmätyöskentelyyn pohjautuvassa koulutuksessa julkaisujen tekijät pääsisivät perehtymään käytäntöjen tasolla avoimeen julkaisemiseen ja siihen, mitä se tekijöiltään edellyttää. Koulutusta suunnitellessa kuunnellaan julkaisijoiden tarpeita. Tarkempi ajankohta ratkeaa myöhemmin.
Keväällä 2017 on tarkoitus järjestää Kotilava-seminaari, ja sen valmistelu on hyvä aloittaa mahdollisimman pikaisesti. Teema voisi olla esimerkiksi Suomi 100 v tiedejulkaisemisen kentällä, ehdotti Johanna Lilja. Päätettiin, että ohjausryhmä lähettää Riitta Koikkalaiselle omia ideoitaan niin, että ne ovat perillä viimeistään perjantaina joulukuun 9. päivä kello 14. Tämän jälkeen seminaaria valmistellaan lähiohjausryhmän voimin. Seminaarin ajankohta voisi olla Tieteellisten seurain valtuuskunnan kevätkokouksen (21.3.) tuntumassa.
9§ Ilmoitusasiat (kokouskutsussa 3§).
9.1 Rahahakemukset. Ohjausryhmä on saanut liitteineen sekä Koneen Säätiölle että Suomen tiedekustantajien liitolle lähetetyt hakemukset. Hakemusten kohtalosta kerrotaan heti, kun niistä saadaan tietoa.
9.2 JUVA2016-aineiston hienovaraisempi esittely jaettiin liitteenä kokouskutsun mukana.
9.3 Kotilava-hankkeen OJS-osuuden tilanteesta lyhyesti. Johanna Lilja kertoi, että uuden version käännös tekeillä ja että suunnittelija Antti-Jussi Nygård kouluttaa paraikaa julkaisijoita sen käyttöön. Nygårdin työsuhde päättyy huhtikuussa 2017.
9.4 Aleksandria-konsortio, terveiset tapaamisesta 18.10. Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kanssa. Nina Hyvönen, Johanna Lilja ja Riitta Koikkalainen kävivät tapaamassa Niklas Alénia ja Kirsi Keravuorta. Johanna Lilja tiivisti pari tuntia kestäneen käynnin kuulumiset: Aleksandria-konsortio on vielä hahmotteluvaiheessa, esimerkiksi konsortion hallintorakennetta ei ollut mietitty pidemmälle. Myös kysymykset siitä, miten muut kustantamot tulevat konsortioon mukaan ja ketkä päättävät kirjapakettien kokonaisuuksista olivat vielä avoimia. Yhteistyö Kotilavan kanssa on mahdollista; mitä muotoja se saa, jää nähtäväksi. Kotilava kutsui Aleksandrian käymään vuoden 2017 puolella ohjausryhmän kokoukseen, esittelemään toimintaansa.
9.5. Jyrki Ilva esitteli Kotilavaa SKS:n seminaarissa Books, Libraries, and Open Access 29.8.
9.6. Riitta Koikkalainen esitteli Kotilava-hanketta Kansalliskirjaston asiakkailleen suunnatussa Missä mennään -webinaarissa 29.9.
9.7. Kotilava, FinElib, Tajua-hanke sekä ATT-hanke järjestivät yhdessä 24.10. Pinnan alla poreilee -tapahtuman Aleksanterinkadun Tiedekulmassa. Keskustelemassa olivat tutkija Mikael Laakso (Hanken), informaatiokko Irene Ylönen (Jyväskylän yliopiston kirjasto) ja koordinaattori Heidi Laine (Open Knowledge Finland)
9.8. Kansalliskirjaston Tietolinja-verkkolehdessä julkaistiin 14.10. Riitta Koikkalaisen juttu Tiede avoimeksi ja vaikuttamaan, jossa käsiteltiin myös Kotilavaa.
9.9. Johanna Lilja ja Riitta Koikkalainen osallistuvat 19.–21.11. järjestettävän Munin-konferenssiin Tromssassa. Jyrki Ilva ja Antti-Jussi Nygård osallistuvat samaan aikaan kansalliseen ATT-konferenssiin Helsingissä.
10§ Seuraava kokous.
Seuraava ohjaursyhmän kokous päätettiin pitää keskiviikkona 18.1.2016 kello 10–13 Kansalliskirjaston Fabianian kokoushuoneessa (C222, sisäänkäynti Yliopistonkatu 1).
11§ Kokouksen päättäminen.
Puheenjohtaja Tiina Eklund kiitti osallistuneita hyvästä kokouksesta ja päätti sen kello 13.