Palveluun liittyminen edellyttää palvelusopimuksen tekemistä. Melindan palvelusopimuksessa sovitaan palvelun tarjoajan Kansalliskirjaston ja palvelun asiakkaan Melindan käyttöön ja yhteistyöhön liittyvistä tehtävistä ja vastuista. Melinda-palvelu on OKM:n hallinnonalan kirjastoille maksuton. Melindan palvelusopimuksen (pdf) esimerkkinä on OKM:n alaisten Linnea-konsortioon kuuluvien kirjastojen sopimus. Eri kirjastosektoreilla on osin toisistaan poikkeavat sopimukset.
Sopimukset lähetetään kirjastojen allekirjoitettaviksi. Sopimus tulostetaan ja lähetetään päivättynä ja allekirjoitettuna kahtena kappaleena Kansalliskirjastolle osoitteella:
Kansalliskirjasto, kirjastoverkkopalvelut
Jaana Routakangas
PL 26
00014 HELSINGIN YLIOPISTO
Kansalliskirjaston allekirjoituksella varustettu asiakkaan kappale lähetetään asiakkaalle.
Palvelusopimuksen liitteet
Melindan palvelusopimukseen kuuluvat sen erottamattomana osana seuraavat liitteet:
Liite 1 eli palvelinympäristön ylläpitosopimus (sopimus kirjastojärjestelmien laitteistoympäristöjen käyttöpalvelusta)
Vain Axiell Aurora -järjestelmää käyttävät yleiset kirjastot:
Liite 2 (pdf), Melinda-rajapinnat Axiell Aurora -kirjastoille
Valtuutus
Usean organisaation muodostamat yhteenliittymät voivat liittyä palveluun siten, että yksi yhteenliittymää edustava organisaatio solmii palvelusopimuksen Kansalliskirjaston kanssa muiden yhteenliittymän jäsenten valtuuttamana niiden puolesta ja nimissä.Tällaisia yhteenliittymiä ovat esimerkiksi kirjastokimpat. Yhteenliittymän edustajalla tulee olla muiden yhteenliittymän organisaatioiden valtuutus siitä, että tämä voi allekirjoittaa palvelusopimuksen muiden organisaatioiden puolesta. Dokumentti, josta käy ilmi saadut valtuutukset ja yhteenliittymässä mukana olevien organisaatioiden nimet, tulee liittää palvelusopimuksen liitteeksi.
Esimerkit valtuutusdokumentin tekstistä
Esimerkkiteksti, kun valtuutuksen antajana on yksi organisaatio
”Valtakirja Melindan palvelusopimuksen solmimiseksi
Melindan käyttöön ja yhteistyöhön liittyvistä tehtävistä ja vastuista sovitaan palvelun tarjoajan Kansalliskirjaston ja palvelun Asiakkaan välillä tehdyllä sopimuksella. Asiakas on tutustunut Melindan palvelusopimukseen ja valtuuttaa Edustajan allekirjoittamaan kyseisen sopimuksen nimissään ja lukuunsa.
Sopimuksen allekirjoittaa Asiakkaan ___________ (kirjaa asiakasorganisaation nimi) nimissä ja lukuun Edustaja _____________ (kirjaa allekirjoittavan organisaation nimi). ”
Esimerkkiteksti, kun valtuutuksen antajana on yksi organisaatio
”Valtakirja Melindan palvelusopimuksen solmimiseksi
Melindan käyttöön ja yhteistyöhön liittyvistä tehtävistä ja vastuista sovitaan palvelun tarjoajan Kansalliskirjaston ja palvelun Asiakkaan välillä tehdyllä sopimuksella. Asiakas on tutustunut Melindan palvelusopimukseen ja valtuuttaa Edustajan allekirjoittamaan kyseisen sopimuksen nimissään ja lukuunsa.
Sopimuksen allekirjoittaa Asiakkaan ___________ (kirjaa asiakasorganisaation nimi) nimissä ja lukuun Edustaja _____________ (kirjaa allekirjoittavan organisaation nimi). ”
Esimerkkiteksti, kun valtuutuksen antajana on useita organisaatioita
”Valtakirja Melindan palvelusopimuksen solmimiseksi
Melindan käyttöön ja yhteistyöhön liittyvistä tehtävistä ja vastuista sovitaan palvelun tarjoajan Kansalliskirjaston ja palvelun Asiakkaan välillä tehdyllä sopimuksella. Alla luetellut Asiakkaat ovat tutustuneet Melindan palvelusopimukseen ja valtuuttavat Edustajan allekirjoittamaan kyseisen sopimuksen nimissään ja lukuunsa.
Sopimuksen allekirjoittaa kunkin alla luetellun Asiakkaan nimissä ja lukuun Edustaja _____________ (kirjaa allekirjoittavan organisaation nimi). ”
Dokumentin loppuun kirjataan päiväykset ja valtuuttavan/valtuuttavien organisaatioiden allekirjoitukset sekä yhteyshenkilö/öiden yhteystiedot. Yhteyshenkilötiedot tarvitaan tiedottamistarkoituksiin. Dokumentti lähetetään mieluiten Melindan palvelusopimuksen kanssa Kansalliskirjastoon.
Poimintaluettelointi
Melindan hakukäyttö on vapaata eikä siitä tarvita sopimusta. Poimintaluettelointi sen sijaan on maksullista ja sen käyttö edellyttää sopimusta. Poimintaluetteloinnin käyttöoikeussopimuksesta ja poimintaluetteloinnin teknisistä tiedoista voit lukea sivulta Poimintaluettelointi.
