Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmän (KUMEA) raportti vuodesta 2021

Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmän tehtävä on kehittää Melindassa tapahtuvaa kuvailua, laatia kuvailuohjeita ja ylläpitää niitä. Samalla työryhmä toimi neuvonta- ja keskustelufoorumina kirjastojen kuvailevan metatiedon (luetteloinnin) parissa toimiville henkilöille ja muille kuvailusta kiinnostuneille. KUMEAn toimiala on laaja ja monitahoinen, joten yhteistyö muiden kuvailun asiantuntijaryhmien kanssa on tärkeää.

KUMEA-työryhmän toimenkuva

• Metatiedon eri osa-alueiden kansallisen ja kansainvälisen kehityksen seuraaminen ja siitä tiedottaminen
  
• Eri tietomallien, formaattien, kuvailusääntöjen ja kirjastojärjestelmien kehittämiseen osallistuminen
• Käytännön kuvailun kansallinen ohjeistus, erityisesti Melinda-metatietovarannon näkökulmasta:
  • RDA-kuvailuohjeet
  • MARC 21 -formaatin soveltaminen Melinda-kuvailussa
  • Kirjastojen luettelointijärjestelmiin liittyvät määritykset
  • Melinda-tietokannan kirjastojärjestelmän luettelointiohjelman kehittäminen 
• Kuvailuprosessien kehittäminen
  • Metatiedon tasainen laatu, vaihdettavuus ja yhteentoimivuus taustajärjestelmästä riippumatta
  • Automatisointi/puoliautomatisointi
• Kuvailun koulutustarpeiden kartoitus, koulutusten suunnittelu ja toteutus.
  

Työryhmän jäsenet 2021

• Pia Backman (Åbo Akademis Bibliotek)
• Martin Engberg (Kansalliskirjasto) 
• Ville Huhtala (Helsingin yliopiston kirjasto)
• Katja Hyvärinen (Itä-Suomen yliopiston kirjasto) (puheenjohtaja)
  
• Sirpa Janhonen (Varastokirjasto) 
• Minna Kantanen (Kansalliskirjasto) 
  
• Sini Neuvonen (Espoon kaupunginkirjasto)
• Silja Saarikoski (Seinäjoen ammattikorkeakoulun kirjasto)
• Anne-Mari Salmela (Turun yliopiston kirjasto)
• Anna Viitanen (Turun kaupunginkirjasto)
• Irina Vikman (Hämeen ammattikorkeakoulun kirjasto)
  

Lisäksi kutsuttuina asiantuntijajäseninä Minttu Hurme (Kansalliskirjasto/Melinda-palvelu), Serafia Kari (Kansalliskirjasto/Finna-palvelut), Katri Riiheläinen (Kirjastopalvelu), Heidi Ronkainen (Kansalliskirjasto/Kansallisbibliografiapalvelut, sihteeri).

AV-aineistotyöryhmä

Ryhmän kokoonpano: Eeva-Riitta Peltonen (Kansalliskirjasto), Katri Riiheläinen (Kirjastopalvelu), Anna Viitanen (Turun kaupunginkirjasto), Sini Neuvonen (Espoon kaupunginkirjasto), Jarmo Louet (Jyväskylän kaupunginkirjasto)

Ryhmä

• vastaa videotallenteita, pelejä ja äänikirjoja koskeviin kuvailukysymyksiin
• valmistelee tarvittaessa uusia linjauksia KUMEAn kokoukseen
• ylläpitää aineistojen ohjeita KUMEAn sivuilla

Ryhmä kokoontuu ad hoc -periaatteella, silloin kun kysymyksiä nousee esiin.
Ryhmän tavoitat KUMEAn sähköpostiosoitteella [email protected] 

Viestintä/tiedotus

Viestintäkanavina kirjastoverkon kanssa ovat sähköpostilista [email protected] (aiemmin voy-cat -lista) Melinda-kuvailijoille ja [email protected] kaikille kirjastojen kuvailutyötä tekeville ja kuvailutyöstä kiinnostuneille. Työryhmän laatimat ohjeistukset ja kokousten julkistetut pöytäkirjat ovat vapaasti luettavissa KUMEAn Kiwi-sivuilla https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=21759871. Ryhmän sisäistä viestintää varten on käytetty työryhmän omaa sähköpostilistaa: [email protected]. Kumean kautta on myös tullut aiheita Melindan Talonmiehen tuokio -webinaareihin.

Työryhmän toiminta vuonna 2021

KUMEA-työryhmä kokoontui vuoden 2021 aikana kaikkiaan kaksikymmentäyksi (21) kertaa, kokousten pöytäkirjat ovat luettavissa Kiwi-sivulla Kokoukset 2021. Kokoukset olivat etäkokouksia koronarajoitusten takia. Lisäksi kokoonnuttiin etänä neljä (4) kertaa käsittelemään RDA-linjauksia. Näiden kokousten lisäksi työryhmän jäsenet valmistelivat eri kokoonpanoilla ohjeistuksia ja kokousasioita pienryhmissä, jotka kokoontuivat tarpeen mukaan.

RDA-kuvailun ohjeistaminen kirjastoille ja MARC 21 -formaatin sovellusoppaan RDA-sovellusohje (KUMEA) ylläpito ovat KUMEAn päätehtäviä. Vuoden 2021 keskeisin tehtävä oli vuonna 2020 aloitettu RDA-linjausten läpikäynti ja kommentointi Kuvailusääntöpalvelulle.

Kokousasiat ja toimintasuunnitelman mukaiset toteutuneet asiat 2021  

Kokouksissa on käsitelty RDA-linjauksia ja käytännönläheisiä kuvailukysymyksiä.

• RDA-kuvailun ohjeistaminen
• RDA-linjausten läpikäynti ja kommentointi yhteistyössä Kuvailusääntöpalvelun ja muiden kuvailuryhmien kanssa 
• Käytännön kuvailuohjeiden jatkuva päivittäminen (RDA-sovellusohje (KUMEA) ja aineistokohtaiset työohjeet)
  • Ohjeiden ajantasaistaminen ja niiden yhdenmukaisuuden tarkistaminen
    
  • Pienryhmätyöskentelynä työstettiin useita ohjeita
    
    • saavutettavuuteen liittyvien kenttien ohjeistus
    • sidosasujen kuvailusta siirryttiin kansityyppien kuvailuun
    • Varastotietojen ohje 
    • Uskonnolliset henkilöt, yhteisöt ja teokset
• Kirjastoista tulleisiin käytännön kuvailukysymyksiin vastaaminen ja esimerkkien tarkastaminen RDA-kuvailun näkökulmasta 
• Metatietosanaston kehittämiseen osallistuminen
• Finna-hakujen, MARC21-formaatin ja RDA-kuvailusääntöjen "synkronoinnin" seuranta 
  
• Kiinnostavista kokouksista ja koulutuksista tiedottaminen kuvailijoille
  

Lisäksi vuoden 2021 aikana suunniteltiin kuvailun asiantuntijaryhmien ohjeille yhteinen RDA-sovellusohjesivusto (julkaisu 18.1.2022).

Koulutukset ja tapahtumat

• Kuvailuyhteistyössä järjestettävien tapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen osallistuminen: Kuvailun tiedotuspäivä 18.3.2021, Kuvailun asiantuntijaryhmien työpajat etänä 13.4., 28.9. ja 30.11.2021, Kirjastoverkkopäivät 27.-28.10.2021.
  • Kuvailun tiedotuspäivässä KUMEAn pienryhmän esitys Kuvailun yhtenäisyys ja laatu
  • Kirjastoverkkopäivillä KUMEAn työpaja Ajankohtaisia kuvailuasioita KUMEAlta
• Talonmiehen tuokioissa pidettiin lyhyempiä tietoiskuja

Toimintasuunnitelma 2022

Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmällä on hyvin laaja ja monitahoinen toimiala. Yhteistyö eri ryhmien ja asiantuntijatahojen kanssa on edelleen tärkeää.

• Metadatan tietomallien, kuvailusääntöjen ja erilaisten aineistojen kuvailun kansainvälisen kehityksen seuraaminen ja kansallinen kehittäminen
  • RDA
    
  • BIBFRAME ja muut uudet formaatit
  • Pitkäaikaissäilytys (PAS) ja kuvailu
    
  • Tutkimusdatan kuvailu
• RDA-kuvailuohjeet ja linjaukset sekä ohjeiden jalkauttaminen kirjastokentälle
  
  • Metatietosanaston kehittämiseen osallistuminen
  • Melindan laajenemiseen liittyvä erilaisten kuvailukäytäntöjen yhtenäistäminen 
    
  • Pienryhmissä valmisteltavat ohjeistukset ja linjaukset
    • Sarja-aineiston kuvailuohje
    • Uskonnolliset yhteisöt
    • Translitteroinnin ohjeistus
• RDA Toolkitin uusi versio
  
  • Kansallisten linjausten ja sovellusprofiilien sekä uusien käytännön ohjeiden valmistelu 
    
• Metadatan ja Finnan suhde
  
• Metatietovaranto Melindan kuvailun laadun kehittäminen, varmistaminen ja harmonisointi
• Eri kirjastojärjestelmiin liittyvät kuvailuasiat, erityisesti Melindan näkökulmasta
• Hyvän yhteistyön jatkaminen muiden kuvailun asiantuntijaryhmien kanssa
• Kuvailuyhteistyössä järjestettävien tapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen osallistuminen