Käyttäjätarinat
Versio | |
|---|---|
| 1 | Käyttäjätarinoita luotu 1.10. MKi |
| 2 | Käyttäjätarinoita täydennetty 28.10. MKi |
| 3 | Käyttäjätarinat viimeistelty projektiryhmän katselmointia varten 29.10. MKi |
| 4 | Lisätty kuva maksujen ja sanktioiden liittymisestä tapahtumiin. Ja muokattu käyttäjätarinoita ensimmäisen katselmointikokouksen jälkeen 1.11.2013 MKi |
| 5 | Käsitelty asiantuntijaryhmässä ja pyydetyt korjaukset on tehty dokumenttiin. Hyväksytty asiantuntijaryhmässä 20.11.2013 MKi |
| 6 | Lisätty käyttäjätarina rahan tallentamisesta asiakkaan omalle ns. tilille 10.12.2013 |
Kommentit kokonaisuudesta |
|---|
Käyttöskenaariot
Erilaisten maksujen kertymistä pitää voida säätää organisaatiokohtaisesti, toimipistekohtaisesti ja asiakasroolin mukaisesti.
Eräpäivämuistutuksen maksu
- eräpäivämuistutuksen maksu - asiakkaalle lähetetään muistutus lähestyvästä eräpäivästä. Kirjasto voi halutessaan periä maksun eräpäivämuistutuksen lähettämisestä. Maksun suuruus voi riippua eräpäivämuistutuksen lähettämistavasta.
Asiakkaalle kertyy maksuja lainatusta aineistosta, jos asiakas ei palauta aineistoa ajoissa. Lainojen palauttamatta jättämiseen liittyviä erilaisia maksuja ovat:
- myöhästymismaksut - tietyn suuruinen maksu kertyy eräpäivän jälkeen (tai tietyn ajan kuluttua eräpäivästä) määrävälein kunnes aineisto palautetaan, maksimisakkomäärä täyttyy tai aineisto poistetaan kierrosta (kadonnut, turmeltunut,..)
- huomautusmaksut (palautuskehotusten maksut)- asiakkaalle lähetetään palautuskehotus aineistosta ja palautuskehotuksesta kertyy asiakkaalle maksu. Yksi palautuskehotus voi koskea useaa lainaa. Yhteen palautuskehotukseen liittyy yksi maksu. Palautuskehotuksia lähetetään yleensä useita yhdestä lainasta (1.,2.,3. huomautus). Kirjasto voi periä eri palautuskehotuksista eri maksun. Maksun suuruus voi riippua palautuskehotuksen lähetystavasta.
- laskutuksen kulu - kun asiakas ei palauta lainaansa palautuskehotuksista huolimatta, laskutetaan aineisto asiakkaalta. Aineiston korvaushinnan lisäksi asiakkaalta voidaan peria laskutuskulut. Laskutuskulun määrä pitää voida määritellä organisaatiokohtaisesti
- lainakielto ja lainakiellon käsittelymaksu - kun aineisto laskutetaan asiakkaalta tai asiakkaalla on liian paljon maksuja, asiakas merkitään lainakieltoon. Lainakiellon käsittelystä voidaan periä maksu. Lainakieltoon asettamisen kriteerit ja lainakiellon käsittelyn maksu voidaan määritellä organisaatiokohtaisesti (MKi: Pitää miettiä, millaisia lainakieltoja tarvitaan: paikallisia, kaikkialla voimassaolevia?)
Alla olevassa taulukossa esimerkki millä tavalla myöhässä palautetusta aineistosta voisi kertyä maksuja.
| Tapahtuma | Tapahtuman ajankohta | Tapahtuman maksu | Maksukertymä tapahtumahetkellä |
|---|---|---|---|
| Eräpäivämuistutus | 3 päivää ennen eräpäivää | 1 € | 1 € |
| Myöhästymismaksu | heti eräpäivän jälkeen | 0,20 € /vrk, vain aukiolopäiviltä | 1,20 € |
| 3 päivää eräpäivän jälkeen | 1 € | 2,60 € (eräpäivämuistutus 1 € + palautuskehotusta 1 € + päivittäinen myöhästymismaksu 3 * 0,20 € = 0,60 €) |
| 2. palautuskehotus | 2 viikon kuluttua eräpäivästä | 1 € | 5,40 € (eräpäivämuistutus 1 € + palautuskehotukset 2 * 1 € = 2 € + päivittäinen myöhästymismaksu 6 vkr * 2 vko* 0,20 € = 2,40 €) |
| Lainakielto ja kirje asiakkaalle lainakieltoon asettamisesta ja varoitus laskuttamisesta/perinnästä | 6 viikon kuluttua eräpäivästä | 10 € (lainakiellon purkumaksu) | 20,20 € (eräpäivämuistutus 1 € + palautuskehotukset 2 * 1 € = 2 € + päivittäinen myöhästymismaksu 6 vrk * 6 vko * 0,20 € = 7,20 € + lainakiellon purkumaksu 10 €) |
| Laskutukseen/perintään | 8 viikon kuluttua eräpäivästä | Niteen korvaushinta 30 € + 1,40 € laskutuskulu | 54 € (eräpäivämuistutus 1 € + palautuskehotukset 2 * 1 € = 2 € + päivittäinen myöhästymismaksu 6 vrk * 8 vko * 0,20 € = 9,60 € + lainakiellon purkumaksu 10 € + niteen korvaushinta 30 € + laskutuskulu 1,40 €) |
| Asiakas palauttaa laskutetun aineiston | (Niteen korvaushinta poistetaan asiakkaan maksuista, mutta muut maksut jäävät) | 24 € (eräpäivämuistutus 1 € + palautuskehotukset 2 * 1 € = 2 € + päivittäinen myöhästymismaksu 6 vrk * 8 vko * 0,20 € = 9,60 € + lainakiellon purkumaksu 10 € + laskutuskulu 1,40 €) |
Kuva maksuista ja sanktioista lainan palauttamisen myöhästyessä
Asiakkaalle kertyy maksuja varatusta aineistosta. Varaukseen liittyviä maksuja ovat:
- Varausmaksu - kirjasto perii maksun varauksen tekemisestä. Varausmaksun suuruus voi riippua varauksen tekotavasta.
- Kuljetusmaksu - kirjasto perii maksun aineiston kuljettamisesta noutopaikkaan tai kotipaikkaan. Kuljetusmaksut pitää voida määritellä organisaatiokohtaisesti ja kuljetuskohteiden mukaisesti. Useampi kirjasto voi kuulua samaan kuljetusryhmään, jossa kuljetus maksaa tietyn summan. (MKi: Kuljetusryhmässä mietittävä kuljetusmaksujen jakamisesta. Ei liene itsestään selvää mille organisaatiolle kuljetusmaksu tilitetään lähtökirjastolle vai kohdekirjastolle.). Kuljetuksen liittyvät maksuasiat täsmentyvät, kun logistiikkaan liittyvät käyttäjätarinat on laadittu).
Esitiedot
Tyypillinen tapaus
Mirja on lainannut kirjoja oppilaitoksensa kirjastosta. Mirja saa kirjastosta eräpäivämuistuksen muutamaa päivää ennen lainojen eräpäivää. Mirja ei kuitenkaan muista palauttaa lainaa ajoissa, vaan hän saa useamman muistutuksen ja lainoista kertyy sakkoja. Kirjastojärjestelmä asettaa Mirjan lainakieltoon, kun kirjaston asettama sakkoraja ylittyy tai lainat ovat myöhässä kirjaston asettamaa rajaa kauemmin. Mirja kirjautuu kirjaston asiakaskäyttöliittymään ja maksaa siellä maksunsa käyttäen verkkopankkia. Jos lainakielto oli aiheutunut sakkorajan ylittymisestä, kirjastojärjestelmä poistaa Mirjan lainakiellon ja Mirja voi vaikkapa uusia lainansa (edellyttäen että uusiminen muista syistä onnistuu).
Poikkeukset:
| Käyttäjätarinat | Katselmoinnin kommentit | Testit ja yleiset huomautukset |
| Asiakkaana haluan | ||
| että vain ne henkilöt näkevät maksuni, joilla on oikeus maksujeni katsomiseen | ||
| että vain ne henkilöt näkevät lainakieltoni, joilla on oikeus lainakieltojeni katsomiseen | ||
| voida lyhentää myös tähän asti kertyneitä myöhästymismaksuja, vaikka en ole vielä palauttanut aineistoa, esimerkiksi jotta minulle ei tulisi lainakieltoa maksurajojen ylittyessä | Asiantuntijaryhmä piti erittäin tärkeänä, että maksuja voisi lyhentää myös palauttamattomasta aineistosta, jotta aineiston voi uusia. Nykyiset järjestelmät aika yleisesti estävät tämän | |
| maksaa samalla kerralla useammalle organisaatiolle kuuluvia maksuja, jotta minun ei tarvitse erikseen maksaa jokaisen kirjaston maksuja tai jopa asioida erikseen eri kirjastoissa maksujeni maksamiseksi | ||
| että maksamani maksut tulevat käsitellyiksi kirjastojärjestelmässä viiveettä maksamisen jälkeen, jotta kirjaston käyttä on maksamisen jälkeen mahdollista normaalisti | Maksujen suuruudesta johtuvan lainakiellon on poistuttava heti, kun maksuja on maksettu sen verran, että maksuraja alittuu. | |
| Itsepalveluna toimivana asiakkaana haluan | ||
| nähdä itse maksuni ja mistä maksuni ovat kertyneet, koska haluan tarkistaa maksuni | Asiakaskäyttöliittymän toiminto (esim. Finna) | |
| nähdä lainakieltoni ja lainakiellon syyn, koska haluan tarkistaa mistä kieltoni johtuu ja miten voin vaikuttaa kiellon purkautumiseen | Asiakaskäyttöliittymän toiminto (esim. Finna) | |
| maksaa maksujani verkossa, jotta voi asioida kirjastossa ongelmitta eikä minun tarvitse mennä kirjastoon hoitamaan maksujani | Asiakaskäyttöliittymän toiminto (esim. Finna) | |
| maksaa vain osan maksuistani, koska minulla ei ole rahaa maksaa koko summaa ja osasumman maksamalla saan kirjaston lainaoikeuden takaisin | Asiakaskäyttöliittymän toiminto (esim. Finna) | |
| nähdä maksuissa myös tähän asti kertyneet myöhästymismaksut palauttamattomasta aineistosta, jotta tiedän kaikki velkani kirjastolle | Asiakaskäyttöliittymän toiminto (esim. Finna) | |
| nähdä ja maksaa useammalle organisaatiolle kuuluvia maksujani samalla kerralla, jotta minun ei tarvitse erikseen valita jokaista kirjastoa, jolle haluan maksaa maksujani | Asiakaskäyttöliittymän toiminto (esim. Finna) | |
| saada itselleni tositteen maksamistani maksuista | ||
| että voin tallentaa järjestelmään rahaa omalle tililleni, jotta voin sujuvasti tilata esimerkiksi elektronisia artikkeleita | ||
| Tilapäisenä asiakaspalvelun virkailijana haluan | ||
| nähdä ne asiakkaan maksut, joiden katsomiseen ja käsittelyyn minulla on oikeus (oman organisaationi maksut), jotta voin kertoa asiakkaalle hänen maksujensa määrän | ||
| käsitellä maksetuiksi ne asiakkaan maksut, joiden käsittelyyn minulla on oikeus, jotta asiakas voi maksaa maksujaan minun kauttani | ||
| mahdollisuuden tulostaa asiakkaalle kuitin, jossa näkyy mitä maksuja, mistä aineistosta ja mille organisaatiolle asiakas on maksanut maksujaan | ||
| Virkailijana haluan | ||
| nähdä ne asiakkaan maksut, joiden katsomiseen minulla on oikeus (myös mahdollisesti muiden organisaatioiden maksuja), jotta voin kertoa asiakkaalle hänen maksujensa määrän | ||
| nähdä mistä asiakkaan maksut ovat kertyneet, jotta voin kertoa asiakkaalle maksujen alkuperän | ||
| käsitellä niitä asiakkaan maksuja maksetuiksi, joihin minulla on oikeus, jotta asiakas voi maksaa maksujaan minun kauttani | ||
| käsitellä osan asiakkaan maksuista, koska asiakas haluaa maksaa osan maksuista, koska hänellä ei ole enempää rahaa tai hän saa lainaoikeutensa takaisin tietyn summan maksamalla | ||
| että maksujen maksutiedot siirtyvät kirjastojärjestelmän ja kassajärjestelmän välillä, jotta minun ei tarvitse huolehtia maksutietojen kirjaamisesta moneen paikkaan | ||
| lisätä asiakkaalle manuaalisesti lainakiellon, lainakiellon syyn, lainakiellon voimassaoloajan ja minkä organisaation aineistoon kielto liittyy, koska asiakas on toiminut vastoin kirjaston sääntöjä | ||
| poistaa asiakkaalle manuaalisesti lisätyn lainakiellon, koska asiakas on hoitanut jo lainakieltoon liittyvän rikkeensä | ||
| voida lisätä asiakkaalle maksun ja maksun syyn manuaalisesti, koska kirjastossa on sellaisia maksullisia palveluita, jotka eivät ohjaudu kirjastojärjestelmästä (kuten kopiointi) | ||
| nähdä asiakkaan maksuhistorian (ne tapahtumat joihin minulla on oikeus), jotta voin tarkistaa, mitä maksuja asiakas on maksanut ja milloin maksut on suoritettu | ||
| Kirjastojärjestelmän paikallisena pääkäyttäjänä haluan | ||
| voida määritellä maksujen kertymiseen liittyvät kriteerit tarvittaessa toimipistekohtaisesti, jotta toimipisteiden erilainen luonne voidaan ottaa huomioon | MKi: esimerkiksi kirjastoautot, sivutoimipisteet | |
voida määritellä automaattisiin lainakieltoihin liittyvät kriteerit tarvittaessa organisaatio/toimipistekohtaisesti, jotta toimipisteiden erilainen luonne voidaan ottaa huomioon | ||
| voida määritellä lainakiellon käsittelyyn liittyvät maksut tarvittaessa organisaatio/toimipistekohtaisesti, jotta toimipisteiden erilainen luonne voidaan ottaa huomioon | ||
| määritellä organisaatiokohtaisesti mitkä käyttäjät (käyttäjäryhmät) saavat käsitellä maksuja ja sanktioita, koska haluan pitää kiinni asiakkaiden tietoturvasta ja yksilönsuojasta | ||
| määritellä organisaatiokohtaisesti minkä verran peritään maksua lainakiellon käsittelemisestä, koska lainakiellon käsittelyyn kuluu työaikaa | ||
| määritellä organisaatiokohtaisesti minkä verran asiakkaalta peritään laskutuskuluja, koska aineiston laskuttamiseen ja maksujen seurantaan kuluu työaikaa | ||
| määritellä organisaatiokohtaisesti millä kriteereillä asiakas saa lainakiellon, koska haluan rajoittaa sellaisen henkilön lainaoikeuksia, joka ei noudata velvoitteitaan | ||
| määritellä organisaatiokohtaisesta kuinka paljon asiakkaalta veloitetaan kuljetusmaksua, jos hän palauttaa lainaamansa aineiston johonkin toiseen kirjastoon, koska aineiston kuljettaminen ja siihen liittyvä logistiikka vie työaikaa | ||
| määritellä maksujen kertymiseen liittyviä kriteereitä asiakasroolien mukaisesti, koska erilaisia asiakkaita koskevat erilaiset maksut | ||
| määritellä kriteereitä, joiden perusteella asiakas asetetaan lainakieltoon asiakasroolien mukaisesti, koska erilaisia asiakkaita koskevat erilaiset säännöt | ||
| Kirjastojärjestelmän pääkäyttäjänä haluan | ||
| määritellä sääntöjä, jotka liittyvät useamman organisaation maksujen maksamiseen, jotta asiakkaalle voidaan tarjota mahdollisuuksia maksaa useamman organisaation maksuja yhdellä asiointikerralla | ||
| Kirjaston johtajana haluan | ||
| että oman organisaationi maksut voidaan erotella maksetuista maksuista, jotta oma organisaationi saa sille kuuluvat varat itselleen | Esimerkiksi asiakkaan maksaessa verkkomaksuna useamman organisaation maksuja | |
| että järjestelmästä saadaan raportti, jossa on eriteltyinä eri organisaatioiden maksut, se mitä maksut ovat olleet sekä maksujen ALV:t | ||
| haluan, että maksut kirjautuvat välittömästi oikealle tilille | ||
| että maksuissa huomioidaan eri maksujen erilaiset ALV:t, jotta maksut saadaan huomioitua talouslaskelmissa oikein | ||
| Kirjaston laskutuksesta ja/tai perinnästä vastaavana virkailijana haluan | ||
| että tieto kirjastoon maksetuista aineiston korvaushinnoista välittyy kehysorganisaation taloushallintajärjestelmiin tai perintätoimistolle, jotta minun ei tarvitse erikseen käsitellä maksutietoja moneen paikkaan | ||
| että tieto maksetuista laskuista välittyy kehysorganisaation taloushallintojärjestelmistä tai perintätoimistosta kirjastojärjestelmään, jotta minun ei tarvitse erikseen käsitellä maksutietoja moneen paikkaan |