Asiakastiedot -tietomallikuvaus

Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuurityöryhmän (2013) julkaisema MDMviitearkkitehtuuri (Asiakas master data)

Oppijanumerosta ja käyttäjien yksilöinnistä (esitys opetushallituksesta)

Esimerkkejä erilaisista asiakkaista ja asiakastietohin liittyvät skenaariot

 

 

Erilaisia asiakkaita ja skenaarioita asiakastiedoista

HUOMAA! Skenaariot eivät kuvaa nykyjärjestelmien mahdollisuuksia ja niissä kuvatut mahdollisuudet riippuvat myös muista järjestelmistä kuin UKJ:sta

Venla ekaluokkalainen

Venla on saanut oppijanumeron mennessään kouluun.
Ensimmäiselle luokalle mennessään Venla haluaa myös kirjastokortin. Venla menee isänsä kanssa kunnan kirjastoon. Isä allekirjoittaa lomakkeen, jolla hän antaa luvan Venlalle rekisteröityä kirjaston asiakkaaksi. Samalla isä myös lupautuu vastaamaan Venlan lainoista kunnes Venla täyttää 16 vuotta.

Kirjaston virkailija syöttää Venlan henkilötunnuksen ja järjestelmä hakee Venlan perustiedot väestötietojärjestelmästä.
Kirjaston virkailija syöttää Venlalle sähköpostitiedot, puhelinnumeron ja lukee kortista kortin viivakoodin sekä luo siihen liittyvän PIN-koodin. Virkailija valitsee Venlalle sopivan roolin kirjaston asiakastyypeistä (esim. henkilöasiakas, joka lienee kirjastossa jo oletusvaihtoehtona) ja aktivoi Venlalle halutut viestien lähettämistavat.

Kirjaston virkailija etsii Venlan isän tiedot asiakasrekisteristä. Jos tietoja ei löydy, virkailija lisää isän perustiedot asiakasrekisteriin ja valitsee isän rooliksi takaaja. Virkailija kytkee isän Venlan huoltajaksi ja valitsee huoltajuuden tyypin siten, että huoltajuus katkeaa automaattisesti kun Venla täyttää 16 vuotta. Järjestelmä poistaa huoltajuuskytkökseen, kun Venla täyttää 16 vuotta.

Venla haluaa asioida myös koulun kirjastossa. Hän saa isältään hyväksymislapun, jossa hyväksytään Venlan rekisteröiminen koulukirjaston asiakkaaksi. Venla menee lapun kanssa koulun kirjastoon. Koulun kirjastonhoitaja lukee Venlan kirjastokortista viivakoodin, järjestelmä tuo esiin Venlan tiedot. Koulun kirjastonhoitaja aktivoi Venlan asiakkuuden koulun kirjastossa ja valitsee Venlalle sopivan roolin koulukirjaston asiakastyypeistä (esim. ala-asteen oppilas). Kirjastojärjestelmä hakee oppilasrekisteristä Venlan valtakunnallisen oppijanumeron.

Matti yliopisto-opiskelija

Matti on aloittamassa opiskelujaan yliopistossa. Yli-opiston opiskelijarekisteristä siirtyvät tiedot aloittavista opiskelijoista kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriin automaattisesti. Matti on jo kunnan kirjaston asiakas, joten Matilla on jo tiedot kirjastojärjestelmässä. Opiskelijarekisterin tietojen tuonti kytkee Matille uuden roolin, josta käy ilmi että Matti on ko yliopiston opiskelija (esim. organisaatio Helsingin yliopisto, asiakastyyppi opiskelija, rooli Helsingin yliopiston opiskelija). Matti kirjautuu kirjaston asiakasliittymään vahvalla sähköisellä tunnistautumisella ja rekisteröi itsensä Helsingin yliopistokirjaston asiakkaaksi. Järjestelmä pyytää ennen rekisteröimistä hyväksymään Helsingin yliopiston käyttösäännöt. Matti valitsee uudessa roolissaan käytettäväksi Helsingin yliopiston osoitettaan huomautusten lähettämisosoitteena.

Kun Matti valmistuu, tiedot valmistumisesta siirtyvät opiskelijarekisteristä kirjastojärjestelmään ja järjestelmä purkaa Helsingin yliopiston opiskelija -roolin Matin tiedoista. Tapahtumat, kuten lainat, varaukset yms. kuitenkin säilyvät Matin tiedoissa (HUOM! mietittävä voiko roolia purkaa, jos on tapahtumia. Ja jos puretaan, minkä roolin sääntöjä noudatetaan lainojen huomauttamiseen, sakottamiseen yms.).

Ritva henkilökunnan jäsen

Ritva aloittaa työnsä Tampereen ammattikorkeakoulussa. Ritva on jo useamman kirjaston asiakas ja hänen tietonsa löytyvät kirjastojärjestelmästä. Ammattikorkeakoulun henkilökuntarekisteristä tuodaan kirjastojärjestelmään tieto siitä, että Ritva on henkilökuntaa ja kirjastojärjestelmä kytkee Ritvalle roolin Tampereen ammattikorkeakoulun henkilökunta. Ritva käy kirjastossa hyväksymässä ammattikorkeakoulun kirjastossa käyttösäännöt ja kirjaston virkailija aktivoi Ritvan kirjaston asiakkaaksi.

Kun Ritva lopettaa työskentelyn ammattikorkeakoulussa tiedot lopettamisesta siirtyvät henkilökuntarekisteristä kirjastojärjestelmään ja järjestelmä purkaa Tampereen ammattikorkeakoulun henkilökunta -roolin Ritvan tiedoista. Tapahtumat, kuten  lainat, varaukset yms. kuitenkin säilyvät Ritvan tiedoissa (HUOM! mietittävä voiko roolia purkaa, jos on tapahtumia. Ja jos puretaan, minkä roolin sääntöjä noudatetaan lainojen huomauttamiseen, sakottamiseen yms.).