Kenttien pituusrajoitus Alephissa

Alephissa on yksittäisen MARC 21 -kentän pituuden rajoitteena n. 2000 merkkiä, kun taas MARC 21 -formaatin asettama rajoite kentän pituudella on huomattavasti suurempi (n. 9999 merkkiä). Muissa järjestelmissä tehdyt ja/tai poimintaluetteloidut tietueet saattavat siis sisältää kenttiä, jotka ovat Alephin kentänpituusrajoitetta pidempiä. Usein esiintyviä siä pitkiä kenttiä ovat 505 ( Määrämuotoinen huomautus sisällöstä ) ja 520 ( Huomatus sisällöstä, tiivistelmä tms .).

  • Alephin kuvailukäyttöliittymä ei anna kirjoittaa rajoitetta pidempää kenttää - rajoitteen tullessa vastaan lisätekstin kirjoittaminen kenttään muuttuu mahdottomaksi
  • Alephissa tietueeseen leikepöydältä liimattu sisältö katkeaa 2000 merkin kohdalta automaattisesti ilman ilmoituksia – ole siis tarkka!

  • Kun Alephiin tuodaan tietueita ulkopuolelta (aineistosiirrot, kuvailuintegraatiot, Alephin kuvailukäyttöliittymän import) Aleph katkaisee ylipitkät kentät automaattisesti osakentällä $9

Alephin kuvailukäyttöliittymä antaa *Search Subfield Options* -toiminnolla lisätä kenttään tekstiä yli 2000 merkin kentän pituusrajoitteen, mutta kun tietue *Enter* -näppäimen painalluksella järjestetään tai tietue tallennetaan häviävät kentästä 2000 merkin rajan sisältävä ja sitä mahdollisesti seuraavat osakentät. 

Ylipitkien kenttien automaattinen katkaisu osakentällä $9

Kun Aleph katkaisee ylipitkän kentän automaattisesti osakentällä $9, se luo katkaistusta kentästä tarvittavan määrän kenttätoistumia, joista:

  • katkaisua edeltävä toistuma loppuu karettimerkkiin (^)
  • katkaisua seuraava toistuma alkaa osakentällä $9, jonka sisältönä on yksi tai kaksi karettimerkkiä (^ tai ^^)
  • osakenttä $9:n karettimerkkien määrä riippuu siitä, onko kenttä katkaistu osakenttien välistä vai yksittäisen osakentän keskeltä

 Aleph pyrkii tekemään katkaisun esim. välilyönnin tai osakenttäerottimen kohdalta ja t arvittaessa kenttä katkaistaan useampaankin toistumaan.

520 $a Tehtävänä oli tutkia, onko viisivuo <.... lisää tekstiä ...> ivänä yhteensä yhdeksän tuntia .^
520 $9 ^^ $a Ammatillisesti tämä < ... lisää tekstiä .... >  päiväkodissa ja/tai koulussa.

Kun Aleph antaa tietueen ulos MARC 21 -vaihtomuotoisena (mm. Z39.50/SRU -poimintarajapinnoista), se liimaa osakentällä  $9  katkaistun ylipitkän kentän kenttätoistumat takaisin yhteen. Tästä aiheutuu ongelmia, jos kenttätoistumat ovat joutuneet jostain syystä tietueessa  väärään järjestykseen, koska tällöin ne myös liimautuvat väärässä järjestyksessä yhteen.  Pahimmillaan väärään järjestykseen joutunut katkaistun kentän kenttätoistuma on saattanut liimautua edeltävään, ihan eri kenttäkoodilliseen kenttään.  Väärinyhdistyneitä ylipitkiä kenttiä on tullut esiin mm. Melindan YSAsta YSOon –konversion yhteydessä, ja sittemmin  Alma-Melinda-kuvailuintegraatiossa. 


Älä katkaise Alephissa luomaasi ylipitkää kenttää käsin osakentällä $9, se ei enää ole sallittua!

Ylipitkien kenttien manuaalinen katkaisu linkkiosakentällä $8

MARC 21 -formaatissa kenttiä voi linkata formaatinmukaisesti toisiinsa linkkiosakentällä $8https://marc21.kansalliskirjasto.fi/bib/kontrolliosakentat.htm#8.

Kun linkkiosakenttää $8 käytetään ylipitkän kentän katkaisuun sen sisältö on muotoa <linkkinumero> . <järjestysnumero> \x , joka siis koostuu:

  • linkkinumerosta, joka linkkaa samalla linkkinumerolla linkatut kentät toisiinsa
  • järjestysnumerosta, joka kertoo linkattujen kenttien keskinäisen järjestyksen, ja
  • linkin tyypistä \x

520 $8 1.1\x $a Tehtävänä oli tutkia, onko viisivuo <.... lisää tekstiä ...> ivänä yhteensä yhdeksän tuntia .
520 $8 1.2\x $a  Ammatillisesti tämä < ... lisää tekstiä .... >  päiväkodissa ja/tai koulussa.

Linkkiosakentällä $8 tehty ylipitkän kentän katkaisu on $9-osakentällä tehtyä automaattista katkaisua turvallisempi, koska Aleph ei liimaa $8:lla katkaistun ylipitkän kentän kenttätoistumia automaattisesti yhteen, ja niiden keskinäinen järjestys on ilmaistu eksplisiittisesti linkkiosakentässä.

Ylipitkien kenttien toimintaohje kuvailijalle 

Kuvailijan tulee ylipitkiä kenttiä käsitellessään käyttää ylipitkän kentän manuaalista katkaisua linkkiosakentällä $8, eli: 

Jos teet itse ylipitkän kentän Alephissa, käytä manuaalista katkaisua linkkiosakentällä $8.

520   $8 1.1\x $a Geographically, the investigation <... lisää tekstiä ...> large corpus of songs is made.
520   $8 1.2\x $a The main conclusion is that the <... lisää tekstiä ...> functioned as a bastion of a 'banal androcentrism.'
520   $8 1.3\x $a The thesis shows that the patriotic <... lisää tekstiä ...> as used by, e.g., Daniel Dennett.

Jos tietueessa on automaattisesti osakentällä $9 katkaistu kenttä, ja haluat lisätä siihen replikoinnin ohjauskomennon sisältävän osakenttä $9 :n, päivitä kentän katkaisu manuaaliseksi katkaisuksi linkkiosakentällä $8. 

Automaattisesti osakenttä $9:llä katkaistu kenttä:

520 $a Tehtävänä oli tutkia, onko viisivuo <.... lisää tekstiä ...> ivänä yhteensä yhdeksän tuntia .^
520 $9 ^^ $a Ammatillisesti tämä < ... lisää tekstiä .... >  päiväkodissa ja/tai koulussa.

muutetaan manuaalisesti linkkiosakenttä $8:llä katkaistuksi kentäksi ja lisätään replikoinnin ohjauskomennot:

520 $8 1.1\x $a Tehtävänä oli tutkia, onko viisivuo <.... lisää tekstiä ...> ivänä yhteensä yhdeksän tuntia$9 FENNI<KEEP>
520 $8 1.2\x $a  Ammatillisesti tämä < ... lisää tekstiä .... >  päiväkodissa ja/tai koulussa.  $9 FENNI<KEEP>

Tietueessa valmiiksi olevan, automaattisesti osakentällä $9 katkaistun kentän voit päivittää manuaalisesti linkkiosakentällä $8 katkaistuksi kentäksi myös muulloin. Erityisen suositeltavaa linkkauksen päivittäminen on, jos teet katkaistuun kenttään muutoksia. 

Jos et koske automaattisesti osakentällä $9 katkaistuun kenttään lainkaan, eikä Aleph anna siihen liittyä virheilmoituksia, voit jättää sen ennalleen.


Huomattavaa ylipitkiä kenttiä käsitellessä:

  • Linkkiosakenttä $8:lla manuaalisesti katkaistussa kentässä linkkiosakenttä $8 lisätään kaikkiin kentän toistumiin, kun taas automaattisesti osakentällä $9 tehdyssä katkaisussa osakenttä  $9 löytyy vain katkaistun kentän jälkimmäisistä toistumista
  • Jos tietueessa on useampi katkaistu kenttä (tai muita linkkiosakentällä toisiinsa linkattuja kenttäryhmiä), varmista että kullakin kentällä/kenttäryhmällä on oma linkkinumeronsa
  • Muista lisätä mahdollinen replikoinnin ohjauskomento kaikkiin katkaistun kentän toistumiin.

Ylipitkiin kenttiin liittyvät virheilmoitukset Alephissa 

Alephissa on muutamia uusia virheilmoituksia, jotka koskevat ylipitkiä kenttiä ja niiden keskinäisiä linkityksiä.

Ylipitkiin kenttiin liittyvät virheilmoitukset eivät valitettavasti suoraan näytä kenttää, johon ne kohdistuvat, vaan koskevat koko tietuetta


Virheilmoitus: Update split field linkage to subfield $8

  • Tietueessa on kenttä, jossa on sekä automaattinen katkaisu linkkiosakentällä $9 että replikoinnin ohjauskomento osakentässä $9


  • Päivitä katkaistun kentän linkitys tapahtumaan manuaalisesti osakentällä $8
  • Tarkista, että kaikissa katkaistun kentän toistumissa on sama replikoinnin ohjauskomento osakentässä $9



Virheilmoitus: Fix orphan split field

  • Tietueessa on kenttä, jossa on automaattisen katkaisun osakenttä $9, mutta jonka kenttäkoodi indikaattoreineen ei vastaa edellisen kentän kenttäkoodia indikaattoreineen


  • Korjaa osakentällä $9 katkaistujen kenttätoistumien järjestys
  • Päivitä linkitys tapahtumaan linkkiosakentällä $8


  • Sellaisessa tapauksessa, jossa kenttätoistumat kuuluvat samaan kenttään ja ovat oikeassa järjestyksessä, mutta niissä on virheellisesti eroava kenttäkoodi ja/tai indikaattorit, voit korjata kenttäkoodin ja/tai indikaattorit päästäksesi virheilmoituksesta eroon.

Virheilmoitus: Correct linkage in subfield $8 'link'

  • Tietueessa on kenttä, jossa on linkkiosakenttä $8, jonka sisältönä on teksti 'link'


  • Tarkista mihin katkaistun kentän toistumiin kentän pitäisi olla linkittyneenä
  • Päivitä osakenttiin $8 oikea linkki- ja järjestysnumeroiden yhdistelmä



Ylipitkien kenttien käsittelyn aputoimintoja Alephissa

Alla mainituista Alephin toiminnoista saattaa olla hyötyä ylipitkiä kenttiä käsitellessä:

Osakenttä $8:n automaattiset sisältövaihtoehdot

  • Alephin osakenttien sisältövaihtoehdoista löytyy kaikkien kenttien osakentässä $8 joitakin linkki- ja järjestysnumeroyhdistelmiä

  • Sisältövaihtoehdot saa käyttöön viemällä kursorin kyseiseen osakenttään ja valitsemalla *Edit Actions*  > *Search Subfield Options* (oletuspikanäppäimet *Ctrl-F8* ja *sarkain*)


Alephin kuvailukäyttöliittymä antaa *Search Subfield Options* -toiminnolla lisätä kenttään tekstiä yli 2000 merkin kentän pituusrajoitteen, mutta kun tietue *Enter* -näppäimen painalluksella järjestetään tai tietue tallennetaan häviävät kentästä 2000 merkin rajan sisältävä ja sitä mahdollisesti seuraavat osakentät.

Uuden osakentän lisääminen kentän ensimmäiseksi osakentäksi

  •  vie kursori kentän kenttäkoodin tai indikaattorien kohdalle ja valitse *Edit Text* > New Subfield* (oletuspikanäppäin *F7* )



  • No labels