TP 8.1. 1.8. US - Laskutus ja perintä
Käyttäjätarinat
Käyttäjätarinat
Versio | |
|---|---|
| 1 | Käyttäjätarinoita tuotu asiakastietojen käsittelyjen käyttäjätarinoista MKi 15.8.2013 |
| 2 | Käyttäjätarinat kirjoitettu MKi 4.11.2013 |
| 3 | Dokumentti hyväksytty projektiryhmässä 15.11.2013 MKi |
| 4 | Käsitelty asiantuntijaryhmässä ja pyydetyt korjaukset on tehty dokumenttiin. Hyväksytty asiantuntijaryhmässä 20.11.2013. |
Kommentit kokonaisuudesta |
|---|
| AA: tämä on tapahtumasarja, jonka voisi piirtää myös janana, jossa on toimintavaihtoehtoja. |
Käyttöskenaariot
Esitiedot
Tyypillinen tapaus
Mirja ei ole palauttanut lainaamaansa aineistoa palautuskehoituksista huolimatta. Kun lainattu aineisto on ollut palauttamatta tietyn ajan verran eräpäivästä, siirtyy aineisto laskutettavaksi tai perintään riippuen siitä millainen tapa kirjastolla on käytössään.
Kirjastojärjestelmä tuottaa tarkistuslistan perittävästä tai laskutettavasta aineistosta. Tarkistuslistan avulla virkailija voi käydä tarkistamassa löytyvätkö kappaleet hyllystä. Jos kirjasto käyttää korvaushintoja laskutuksessa, listaan tulostuvat myös korvaushinnat. Hintana aineistolla laskutettaessa tai perittäessä voi olla kirjastojärjestelmästä saatava korvaushinta, kirjastokohtaisesti määrätty vakiohinta (aineistokohtaisesti) tai käsin asetettu hinta. Hyllytarkistuksen jälkeen virkailija voi käydä läpi perittävää tai laskutettavaa aineistoa kirjastojärjestelmässä, vaihtaa aineistolle hinnan tai poistaa aineiston laskutettavista/perittävistä.
Kun virkailija on hyväksynyt laskutettavan/perittävän aineiston, siirtyy aineisto laskutukseen tai perintään organisaation käytännön mukaisesti. Kirjasto voi hoitaa laskutuksen myös itse ja sitä varten järjestelmässä on myös mahdollisuus tulostaa laskuja.
Poikkeukset:
Asiakas palauttaa perityn/laskutetun aineiston -> tieto palautuksesta
| Käyttäjätarinat | Katselmoinnin kommentit | Testit ja yleiset huomautukset |
| Asiakkaana haluan | ||
| että saan varoituksen etukäteen ennen kuin aineisto siirtyy laskutettavaksi, jotta ehdin vielä palauttaa aineiston ennen sen laskuttamista ja siihen liittyviä sanktioita | ||
| että jos palautan laskutetun aineiston kirjastoon, aineiston korvaushintaa ei enää veloiteta minulta | ||
| että tiedot maksamastani laskusta välittyvät kirjastoon, jotta saamani lainakielto ja muut sanktiot poistuvat kirjastojärjestelmästä ja voin käyttää kirjastoa normaalisti | ||
| maksaa laskuni kirjastossa, jotta saan hoidettua itseäni koskevat asiat kirjastossa asioidessani ja saan kirjaston käyttöoikeuden takaisin | ||
| Itsepalveluna toimivana asiakkaana | ||
| haluan nähdä tiedot minulle lähetetyistä laskuista ja mitä aineistoa lasku koskee, jotta voin tarkistaa laskun tiedot | ||
| Virkailijana haluan | ||
| nähdä asiakkaan tietojen yhteydessä tiedot ainaiston laskuttamisesta asiakkaalta, jos minulla on siihen tarvittavat oikeudet | ||
| tehdä toiminpiteet, jotka liittyvät asiakkaan laskuun maksamiseen, jos minulla on oikeus käsitellä tällaisia maksuja, jotta voin vastaanottaa asiakkaalta laskuun liittyviä maksuja | ||
| Laskuttamisesta ja perinnästä vastaavana virkailijana haluan | ||
| muodostaa ennen laskuttamista tarkistuslistan, jonka avulla voin käydä tarkistamassa hyllystä löytyykö laskutettava aineisto sieltä, jotta laskuja ei lähtisi sellaisesta aineistosta, jonka asiakas on jo palauttanut | listan tulostaminen sellaisessa järjestyksessä että aineiston tarkistaminen hyllystä on helppoa | |
| että voin palauttaa hyllystä löytyneen kappaleen siten, että sen lainaan liittyvät maksut poistuvat asiakaan tiedoista ja että lainan palautuksessa näkyy, että kappale on löytynyt hyllystä, koska lainan palautus aikaisemmin ei ole kirjautunut eikä se todennäköisesti ole ollut asiakkaan vika | ||
| voida tarkistaa niteiden korvaushinnat ennen laskuttamista, koska niteiden todellista korvaushintaa ei ole välttämättä aineistotietokannassa ja järjestelmään mahdollisesti määritellyt vakiohinnat eivät sovi laskutettavalle aineistolle | ||
| voida lisätä laskunmuodostuksen yhteydessä laskulle kaikki asiakkaan rästissä olevat maksut, jotta asiakasta voidaan vaatia maksamaan kirjastolle kuuluvat saatavat | asetuksissa on voitava määritellä mitä maksuja kappaleen korvaushinnan lisäksi lisätään laskulle | |
| että järjestelmä tukee korvaushinnan määrittämistä näyttämällä tarkistuslistan käsittelyn yhteydessä korvaushintaan vaikuttavia tietoja, jotta minun ei tarvitse etsiä erikseen järjestelmästä laskutetattavan aineiston tietoja | korvaushinnan määrittämiseen liittyviä tietoja ovat ainakin: aineiston ikä, aineiston hankintahinta, aineiston lainamäärät (kaikenkaikkiaan, tänä vuonna), aineiston sijainti | |
| että laskuttamisessa voidaan käyttää aineistolaji- tai kokoelmakohtaisia vakiohintoja, jotta minun ei erikseen tarvitse syöttää korvaushintaa jokaiselle laskutettavalle niteelle | Kirjaston käyttösäännöt, asiakas sitoutuu käyttösääntöjen kautta korvaushintoihin | |
| että laskuttamista varten voidaan määritellä aineistolaji- tai kokoelmakohtaiset maksimihinnat aineistolle, koska kirjasto ei peri tietystä aineistosta enempää kuin ennalta määrätyn summan | Esimerkki: elokuvat lainausoikeuksineen maksavat usein jopa sata euroa. Meillä käyttösäännöissä on mainittu, että kadonneesta tai tärvätystä elokuvasta maksetaan enintään 42 euroa. Tässä tapauksessa järjestelmä voisi tarkistaa laskua muodostettaessa korvaushinnan ja muuttaa sen tarvittaessa 42 euroksi. | |
| voida siirtää laskutustiedot kirjastojärjestelmästä ulkopuoliseen laskutusjärjestelmään (kuten kehysorganisaationi taloushallintajärjestelmät tai perintätoimisto), jotta minun ei tarvitse itse lähettää laskuja asiakkaille ja seurata laskujen maksamista | ||
| muodostaa (ja tulostaa) laskut kirjastojärjestelmässä, jos organisaatiollani ei ole mahdollisuutta järjestelmän ulkopuoliseen kirjaston laskutuksen hoitamiseen | ||
| että ulkopuolisesta laskutus- ja reskontrajärjestelmistä siirtyvät tiedot maksetuista laskuista kirjastojärjestelmään ja että kirjastojärjestelmä tekee maksamisesta seuraavat toimet aineistolle ja asiakkaan tiedoille, jotta minun ei tarvitse käsin käsitellä tietoja maksamisesta kirjastojärjestelmässä | maksamisesta seuraavia toimenpiteitä ovat: maksetut osuudet poistetaan asiakkaan maksutiedoista (niteen korvaushinta, laskutuskulut, mahdollisesti laskulla maksetut myöhästymis- ja palautuskehotusten maksut), niteen deaktivoiminen (tai merkitseminen kadonneeksi) | |
| että kirjastojärjestelmä tarjoaa apuvälineitä toimenpiteisiin, joita tarvitsee tehdä, kun asiakas on maksanut laskunsa, jos maksamisen tietoja ei saada välitettyä kehysorganisaation taloushallintajärjestelmästä tai asiakas maksaa laskunsa suoraan kirjastoon | maksamisesta seuraavia toimenpiteitä ovat: maksetut osuudet poistetaan asiakkaan maksutiedoista (niteen korvaushinta, laskutuskulut, mahdollisesti laskulla maksetut myöhästymis- ja palautuskehotusten maksut), niteen deaktivoiminen (tai merkitseminen kadonneeksi) | |
| että aineiston laskuttamiseen liittyvät tiedot ovat helposti saatavilla asiakkaan tietojen yhteydessä, jotta voin helposti nähdä mitä aineistoa asiakkaalta on laskutettu ja tehdä maksettuun laskuun liittyvät toimenpiteet | ||
| että kirjastoon maksetun laskun tiedot päivittyvät ulkopuoliseen taloushallintajärjestelmään tai perintätoimistolle, jotta minun ei erikseen tarvitse ilmoittaa tietoja maksetusta laskusta | ||
| että tiedot laskutetun aineiston palauttamisesta päivittyvät ulkopuoliseen taloushallintajärjestelmään tai perintä toimistolle, jotta minun ei tarvitse erikseen ilmoittaa tietoja palautetusta aineistosta | ||
| voida määritellä mitä maksuja sisällytetään asiakkaalle lähtevään laskuun, jotta laskutuskäytäntö saadaan sovitettua kirjastoni toimintatapoihin | sisällytetäänkö laskulle myös muut aineistoon liittyvät maksut kuten huomautusmaksut ja maksut palautuskehotuksista | |
| Kirjastojärjestelmän paikallisena pääkäyttäjänä haluan | ||
| voida määritellä millaisin kriteerein lainattu aineisto päätyy laskutettavaksi (organisaatio, toimipiste, lainaajan rooli, myöhästymisen määrä), jotta saan laskutuksen toimimaan organisaationi käyttösääntöjen ja käytäntöjen mukaisesti | ||
| voida määritellä, mitä vakiohintoja käytetään millekin ainestolle organisaatiossani, jotta palauttamatta jääneestä aineistosta saadaan sopiva korvaus | ||
| voida määritellä laskuttamista varten tarvittavat laskuihin liittyvät tiedot, jotta laskujen seuranta olisi mahdollista | viitenumeron muoto organisaationi tilitiedot | |
| voida määritellä sen, mitä toimenpiteitä kirjastojärjestelmässä tehdään, kun asiakas on maksanut maksunsa | ||
| voida määritellä muodostetaanko laskut kirjastojärjestelmässä vai sen ulkopuolisessa järjestelmässä kuten kehysorganisaation taloushallintajärjestelmässä tai perintätoimiston järjestelmässä | ||
| määritellä, keillä käyttäjillä on oikeudet asiakkaan laskutietojen katsomiseen, koska vain niillä käyttäjillä saa olla oikeus laskutietoihin, joiden työnkuvaan ko tietojen katsominen kuuluu | ||
| määritellä, keillä käyttäjillä on oikeudet käsitellä maksuja, jotka liittyvät aineiston laskuttamiseen asiakkaalta, koska vain niillä käyttäjillä saa olla oikeus laskutietoihin, joiden työnkuvaan ko tietojen käsitteleminen kuuluu | ||
| Aineistokierrätyksestä vastaavana virkailijana haluan | ||
| että järjestelmä merkitsee uudelleen laskutettaviksi asiakkaat, joilla on N kuukautta vanhempia laskuja, jotta kirjasto saa saatavansa pois asiakkaalta | näistäkin pitää voida tulostaa tarkistuslista | |
| laskuttaa asiakkaalta maksut, jotka ylittävät maksurajan N rahayksikköä ja ovat N kuukautta vanhempia, jotta kirjasto saa saatavansa pois asiakkaalta vaikka asiakas ei asioisi kirjastossa | näistäkin pitää voida tulostaa tarkistuslista | |
| nähdä asiakkaan laskutushistorian: mitä laskutettu N kuukauden aikana sekä mitä näille laskutetuille on tapahtunut: (palautettu, kadonnut/korvattu,) asiakas väittää palauttaneensa, asiakas väittää ei lainanneensa, koska haluan tarkistaa miten asiakas on kohdellut aineistoa aikaisemmin | ||