(versio 19.12.2019)
Johdanto
Asteri on Kansalliskirjaston ylläpitämä tietokanta, joka sisältää julkaisutietojen sisältämien toimijoiden (luonnolliset henkilöt, yhteisöt, suvut) kuvailutietoja. Asterin auktorisoidut eli ohjeelliset nimenmuodot toisaalta sitovat yhteen erilaiset nimenmuodot (esim. erikieliset tai eri kirjoitusasut) ja toisaalta auttavat erottelemaan toisistaan samannimiset henkilöt tai yhteisöt.
ISNI (International Standard Name Identifier) on tieteellisen tai taiteellisen luovan toiminnan harjoittajien julkisten identiteettien tunnistejärjestelmä. ISNI-tunnus voidaan antaa luonnollisille henkilöille ja heidän salanimilleen, mutta myös organisaatioille. Tunnukset luodaan keskitetysti kansainvälisessä ISNI-tietokannassa yhteistyökumppaneiden lähettämien toimijoiden kuvailutietojen perusteella. ISNI-toimintaan osallistuu kansalliskirjastoja, tekijänoikeusjärjestöjä ja muita tahoja, joiden on eri syistä välttämätöntä identifioida toimijat luotettavasti. Asteri-tietokannassa ISNIä käytetään toimijoiden tunnisteena ORCIDin rinnalla.
Melinda on Kansalliskirjaston ylläpitämä avoimesti käytettävissä oleva tietokanta ja metatietovaranto, joka sisältää julkaisujen bibliografisia kuvailutietoja (metatietoja). Kuvailutietoihin sisältyvien henkilötietojen ohjeellisia nimimuotoja ylläpidetään Asterissa.
Helsingin yliopiston erillislaitoksena toimiva Kansalliskirjasto käsittelee Asteri-auktoriteettitietokantaan ja metatietovaranto Melindaan tallennettuja henkilötietoja voidakseen tarjota kirjastoihin, arkistoihin ja museoihin sekä muuhun toimintaansa liittyviä palveluita. Kansalliskirjasto käsittelee julkaisujen tekijä- ja kohdehenkilötietoja yksikäsitteisyyden ylläpitämiseksi. Esimerkiksi saman nimisten henkilöiden erottaminen toisistaan varmistetaan tallentamalla syntymäaika. Yksikäsitteisten henkilötietojen avulla toimijoille tai heidän julkisille identiteeteilleen haetaan ISNI-tunnus, jonka avulla tietojen yksiselitteisyys on mahdollista taata kirjastojen ja esim. tekijänoikeusjärjestöjen rekistereissä. Tämä luo edellytykset esimerkiksi tieteellisen meriitin kohdentamiseen ja tekijänoikeuskorvauksien maksamiseen oikealle henkilölle.
Vastuu Asteri- ja Melinda-tietokannoista tekee Kansalliskirjastosta rekisterinpitäjän eli henkilötietoja tallentavan tahon. Tässä ilmoituksessa kerromme, miten sinun tietojasi käsitellään.
Sisältö
1. Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Kansalliskirjasto
Yhteystietomme ovat
Kansalliskirjasto
PL 15 (Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911
Tietopyynnöt: [email protected]. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Lassi Lager. Henkilötietojen täydennys- ja korjauspyynnöt: [email protected]
Tietosuojavastaava
Kansalliskirjasto on Helsingin yliopiston erillislaitos. Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Lotta Ylä-Sulkava. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta [email protected].
2. Miksi käsittelemme henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn tarkoitus?
Henkilötietoja käsitellään Asterissa ja Melindan kuvailuympäristössä henkilöiden yksikäsitteisyyden ylläpitämiseksi julkaisujen kuvailuyhteistyössä ja tiedonhaussa sekä ISNI-tunnuksen hakemisen mahdollistamiseksi.
3. Minkä takia me saamme käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?
Henkilötietojen käyttö Kansalliskirjastossa perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa, Kansalliskirjastoa sekä yliopistoyhteisöä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä tarkoituksissa oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittely Asterissa ja Melindassa perustuu erityisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklaan ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n seuraaviin kohtiin:
- käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden
- henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden
Pääasialliset säädökset
- Yliopistolaki (558/2009 )
- Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä (1433/2007)
- Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
- Tietosuojalaki (1050/2018)
4. Minkälaisia henkilötietojasi me käsittelemme?
Asterin ohjeellisten nimimuotojen ja ISNI-tunnuksen avulla eri nimimuodoilla esiintyvien toimijoiden julkaisut tai toimijoita koskevat julkaisut voidaan linkittää yhteen. Ohjeelliset nimenmuodot on tarkoitettu käytettäviksi kirjojen, artikkeleiden ja muun aineiston indeksointiin sekä tiedonhakuun. Yhtenäiset nimenmuodot auttavat tietojen tallentajia ja tiedonhakijoita löytämään juuri oikean henkilön tai yhteisön Asterin tietoja hyödyntävissä järjestelmissä, kuten Melindassa.
Asterin pohjana ovat kansallisbibliografia Fennican ja kansallisdiskografia Violan nimiauktoriteetit. Kansainvälisesti edellytetään kansalliskirjastojen ylläpitävän kansallisbibliografioissaan henkilönimitiedostoja oman maansa julkaisujen tekijöistä ja niiden kohdehenkilöistä. Asteri sisältää myös Kansalliskirjaston yhteistyökumppaneiden tuottamia tietoja.
Tietokanta sisältää kaikki nimimuodot, joilla henkilö tai yhteisö identifioi itsensä julkaisuissaan, sekä ne nimimuodot, jota henkilöstä tai toimijasta on muissa julkaisuissa käytetty.
Todellisten nimien lisäksi tietokantaan viedään henkilön käyttämät muut julkiset identiteetit kuten salanimet ja nimimerkit. Mikäli salanimeä käyttävä henkilö on kieltänyt todellisen nimensä paljastamisen, sitä ei esitetä julkisesti.
Samannimiset henkilöt erotetaan toisistaan syntymävuodella. Syntymävuodet liitetään kaikkiin nimiin, mikäli tiedot saadaan julkisista lähteistä selville. Lisäksi nimeen liitetään henkilön kuolinvuosi, jos se tiedetään. Lisäksi rekisteri voi sisältää henkilöiden identifioinnissa auttavia, julkisista lähteistä löytyviä tai henkilöltä itseltään saatuja tietoja ammatista tai toimialasta, mahdollisesti henkilöön liittyvästä yhteisöstä ja tekijän tai kohdehenkilön tunnistamiseen liittyvän ISNI-, ORCID- tai muun vastaavan tunnuksen.
Käsittelemme siis seuraavia julkisista lähteistä löytyviä henkilötietoja, joista sinut voidaan tunnistaa suoraan ja välillisesti:
- Etunimet ja sukunimi, aikaisemmat nimet, salanimet, nimimerkit
- Ammatti ja toimiala, mahdollisesti näihin liittyvä yhteisö
- Tutkinnot ja arvonimet
- Syntymävuosi / elinvuodet
- Syntymäpaikka
- Julkaisut, johon henkilö liittyy tekijänä tai kohdehenkilönä
- ORCID-, ISNI- ja muut vastaavat tunnisteet
5. Mitä oikeuksia sinulla on?
Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun
Sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Kansalliskirjasto sinuun liittyviä henkilötietoja.
Lisäksi sinulla on oikeus tietää, mitä sinuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.
Mikäli haluat tietää vielä tarkemmin, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected].
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus saattaa yliopiston toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi ([email protected])
6. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?
Rekisterin tiedot tallennetaan aineistojen kuvailun yhteydessä. Tiedot ovat pääosin peräisin kuvailtavasta julkaisusta. Elinvuositiedot kootaan yksinomaan julkaistuista lähteistä kuten matrikkeleista tai tiedot saadaan henkilöiltä itseltään.
7. Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?
Säilytämme henkilötietojasi palvelussa pysyvästi.
8. Kenelle luovutamme tietojasi?
Tietojasi voidaan siirtää käsiteltäväksi EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella. Yksittäiset henkilötiedot ovat poimittavissa Kansalliskirjaston verkkopalveluiden kautta. Asterin sisältö voidaan luovuttaa myös laajemmin vastaavia käsittelytarkoituksia varten, jos tietoja käsitellään EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Melindan sisältämät kuvailutiedot ja yksittäiset henkilötiedot ovat vapaasti hyödynnettävissä Kansalliskirjasotn tarjoamien avoimien rajapintojen avulla.
9. Käytämmekö päätöksenteossa automaattista profilointia?
Käsittelyssä ei tehdä automaattista profilointia henkilötietojesi perusteella.
