Varaaminen
Varauksen avulla asiakas varaa aineistoa itselleen lainatakseen sen myöhemmin. Asiakas voi tehdä varauksen itsepalveluna asiakasliittymän kautta tai varauksen voi tehdä virkailija. Varauksia voi tehdä myös e-kirjoihin, jos e-kirjojen toimittaja tarjoaa varausmahdollisuutta.
Varauksella on voimassaoloaika, jonka oletusarvo määritellään kirjastokohtaisesti. Varauksen voimassaoloaika voidaan asettaa tunnin tarkkuudella, mutta yleisesti voimassaoloaika ilmoitetaan päivämäärävälinä.
Varauksia voidaan tehdä lainassa olevaan aineistoon, saatavilla (hyllyssä) olevaan aineistoon tai tilattuihin hankintoihin.
Varaus voi kohdistua yksittäiseen niteeseen, manifestaation/ekspression (ehkä myös teoksen) useisiin niteisiin tai usean ekspression niteisiin.
Kausijulkausujen varaus tulee voida kohdistaa kausijulkaisun tiettyy numeroon.
Varaukselle annetaan noutopaikka eli se toimipiste, josta asiakas haluaa noutaa varauksensa. Noutopaikka voi olla myös kotiinkuljetus, jos kirjasto tarjoaa tällaista vaihtoehtoa.
Varauksen hinta määräytyy toimipistekohtaisten määritysten mukaisesti. Asiakkaan tulee tietää varauksen hinta ennen varauksen tallentamista.
Varauksen hinta määräytyy monen tekijän yhdistelmänä:
- Maksu varauksen tekemisestä
- Maksu kuljettamisesta noutopaikkaan. Hinta määräytyy sen mukaan, mihin varauskokoelmaan varaus tehdään sekä siitä mihin noutopaikkaan saapunut nide kuljetetaan.
- Maksu varatun niteen saapumisesta. Maksu lisätään asiakkaalle, kun nide on noudettavissa kirjastosta
- Maksu noutamattomasta varauksesta. Maksu lisätään asiakkaalle, kun varattua saapunutta nidettä ei ole noudettu määräaikaan mennessä ja nide poistetaan varaushyllystä.
Erilaiset varaukset
| Nidevaraus | Varaus kohdistuu yksittäiseen niteeseen. Tällaista varausta käytetään yleisimmin kirjaston sisäisiä tarkoituksia varten, esimerkiksi nide on lainattu hieman huonokuntoisena ja se halutaan palautuksen jälkeen siirtää korjattavaksi. |
| Nimekevaraus | Varaus kohdistuu tietyn teoksen niteisiin, jotka kuuluvat kirjaston omaan varauskokoelmaan. |
| Aineistopyyntö/hyllyvaraus | Kuten teosvaraus, mutta varaukseen sopivia niteitä on saatavilla. Virkailija saa tiedon aineistopyynnöstä, hakee niteen hyllystä ja kiinnittää niteen varaukseen palauttamalla niteen. |
| Yö- ja viikonloppulainan varaus | Yö- ja viikonloppulainoja asiakas voi varata aikaisintaan tietyn aikaa ennen tarvetta. Esimerkiksi 2 viikkoa ennen. Varaus tehdään tietyn toimipisteen niteisiin. Varauksia ei pidä sallia enempää kuin toimpisteessä on niteitä. |
| Tuntilainan varaus/lukusalivaraus | Tietty teos varataan asiakkaalle luettavaksi tiettynä kellonaikana kirjaston aukioloaikana. Esimerkiksi klo: 14-16 lukusalilaina. Yhdellä niteellä voi olla vain yksi tuntilainan varaus yhtenä kellonaikana. Varaus tehdään ikäänkuin kalenteriin. |
| Yhteisvaraus/seutuvaraus | Yhteisvaraus on varaus, joka kohdistuu useamman kirjaston tai useamman kokoelman niteisiin. Yhteisvaraus voi kohdistua saatavilla oleviin niteisiin tai vain lainassa oleviin niteisiin. Kirjastokohtaisesti määrätään, voiko yhteisvaraus kohdistua saatavilla olevaan aineistoon. Yhteisvarauksiin liittyy niteen kuljettaminen noutopaikkaan. Kuljetusmaksu määräytyy niteen noutopaikan ja niteen sijaintipaikan mukaan. Asiakkaan pitää tietää mahdollinen kuljetusmaksu ennen varauksen tekemistä. Kun yhteisvarauksen sallitaan kohdistuvan saatavilla olevaan aineistoon, pyritään varaukseen kiinnittämään mahdollisimman pienellä kuljetuskustannuksella oleva nide. Ensisijaisesti katsotaan, löytyykö nide noutopisteestä. Jos ei löydy tai noutopiste ei löydä nidettä, laajennetaan varaus seuraavaan prioriteettiryhmään jne. (MR: priorisointia voitaisiin tehdä myös sen mukaan, kuinka monta nidettä milläkin toimipisteellä on hyllyssä). Asiakkaalla pitää olla mahdollisuus valita nide sellaisesta toimipisteestä, josta kuljettaminen vie mahdollisimman vähän aikaa. (MR: Pitäisikö asiakkaalle näyttää arvio saapumisajasta vai tuleeko siitä enemmän ongelmia kuin hyötyä)
|
| Kutsuva varaus | Asiakkaalla on lainassa nide pitkällä laina-ajalla. Kutsuvalla varauksella muutetaan laina erääntyväksi määrätyn ajan (asetuksissa määritellyn ajan) kuluttua kutsuvan varauksen tekemisestä. Pitkällä laina-ajalla olevassa lainassa on vähimmäisaika, jonka lainan saa pitää (esim. laina-aika 180 vrk, vähimmäisaika 28 vrk. Kutsuvan varauksen voi tehdä 28 vrk laina-ajan jälkeen siten, että laina erääntyy muutaman päivän kuluttua) |
| Vaihtoehtoinen varaus | Varaus, joka kohdistuu useamman ekspression niteisiin. Kun varaus kiinnitetään palautettuun niteeseen, muiden ekspressioiden varaus raukeaa. Vaihtoehtoisella varauksella vain yksi varausmaksu. |
| Peräkkäisvaraus | Asiakas haluaa lukea tietyt teokset tietyssä järjestyksessä. Kun edellinen varaus saapuu, vaihdetaan seuraavan varauksen voimassaolo alkamaan tietyn (asetuksissa määritellyn) ajan kuluttua edellisen saapumisesta. |
Varauksen vaikutus lainaan
Nopeampi huomauttaminen
Kun lainattuun niteeseen kohdistuu varaus, voidaan lainasta lähettää huomautus aikaisemmin. Huomautuksessa mainitaan, että teokseen kohdistuu varaus
Kutsuva varaus
Kun lainattuun niteeseen kohdistuu kutsuva varaus, merkitään laina erääntyväksi määräajan kuluttua varauksen tekemisestä. Asiakkaalle lähetetään palautuskehotus, jossa mainitaan teokseen kohdistuvan varaus.
Varaukset otetaan kiinni palautuksen yhteydessä. Palautettava nide jää kiinni, jos tietyt ehdot täyttyvät. Tällaiset ehdot ovat:
- Niteelle on varaus, joka kohdistuu vain tähän niteeseen (nidevaraus)
- Nidettä voi lainata kotilainaan
- Niteen laina-aika on tarpeeksi pitkä
- Niteen sijoituspaikkana on toimipiste, joka kuuluu varaukseen kiinnitettyyn varauskokoelmaan
- Nide kuuluu kokoelmaan, josta sallitaan varaukset