Tiedonhaku

Kuvailuprosessi alkaa aina tiedonhaulla Melindasta. On ensiarvoisen tärkeää selvittää ensin huolellisesti, onko kuvailtavalle nimekkeelle jo olemassa tietuetta, tai voidaanko esimerkiksi teoksen vanhempien painosten tietueita hyödyntää kuvailun pohjana. Ennen uuteen kuvailuun ryhtymistä nimekkeen puuttuminen tulee tarkistaa usealla, eri hakuelementteihin perustuvalla haulla. Ensimmäinen haku on hyvä tehdä ISBN-tunnuksen tai vastaavan yksilöivän tunnisteen perusteella. Mikäli tämä ei tuota osumia, voidaan käyttää muita hakutapoja, kuten tekijä- tai nimekehakua.

Tiedonhausta voidaan saada seuraavat tulokset:

Ulkoiset tietokannat

 Jos luetteloitavalle nimekkeelle ei löydy tietuetta Melindasta, tietuetta kannattaa etsiä ulkoisista tietokannoista.

Luo tietue

Uusi tietue voidaan luoda Melindaan joko poimimalla se ulkoisesta tietokannasta tai kuvailemalla se itse eli primaarikuvailemalla. Melindaan voi kuvailla niin emo- kuin osakohdetietueitakin.

Poiminta

Konvertointi

Vaikka metatietovarannossa käytettävä MARC 21 -formaatti on laajassa kansainvälisessä käytössä, poikkeavat eri maiden kuvailukäytännöt toisistaan niin paljon, että ulkomaisista tietokannoista poimitut tietueet kannattaa ajaa konversion läpi ennen tuontia Melindaan. Lisäksi poimitut tietueet voivat käyttää eri merkistöä, joka vaatii muunnoksen ennen tallennusta. Tietueiden konvertointi tapahtuu USEMARCON-ohjelmalla, jonka yhteydessä voi halutessaan käyttää graafista USEMARCON GUI -käyttöliittymää.

USEMARCONilla voidaan ajaa erilaisia konversioita, joita jaetaan ns. konversiopaketteina. Ohjelman käyttämiä konversiosääntöjä voi muokata myös itse verrattain helposti, tähän ohjeita löytyy käyttöoppaasta: User's Manual (PDF).

Melindassa voidaan käyttää seuraavia Kansalliskirjaston tarjoamia konversioita:

• BookWhere-konversio (GitHubissa): siivoaa ulkomaisista tietokannoista poimittujen tietueiden ylimääräisiä kenttiä, suomentaa funktiokoodeja ja tekee muita suomalaisen kuvailukäytännön mukaisia muunnoksia.
• Kyrilliikkakonversiot: translitteroivat kyrillisillä kirjaimilla tallennetut kentät latinalaisille aakkosille omiin kenttiinsä säästäen kuvailijan työtä ja aikaa. Käsitellyt tietueet ovat löydettävissä sekä kyrillisillä, että latinalaisilla kirjaimilla tehdyillä hauilla. Itse tallennetuille ja muualta poimituille kyrilliikkatietueille on erilliset konversiot. Primaarikuvaillut kyrilliikkatietueet konvertoidaan koneellisesti palvelimella Melindaan kuvailtaessa, joten USEMARCONia tai konversiopakettia ei tässä tapauksessa tarvitse käyttää. Poimitut kyrilliikkatietueet sen sijaan ajetaan normaalisti USEMARCON-konversion läpi.
  
• Ebrary-tietueille ja SFX-lehtien minitietueille on omat konversionsa Kansalliskirjaston GitHubissa
• USEMARCON & USEMARCON GUI: sivulla ohjelmien asennuspaketit sekä ohjeita niiden asennukseen ja käyttöön 

Konversiopaketteja päivitetään aika ajoin, joten kuvailijan on aika ajoin varmistettava, että käytössä on paketin viimeisin versio. Päivityksien julkaisuista tiedotetaan voy-cat [at] helsinki.fi -sähköpostilistalla.

Yhdistely

Mikäli ulkomaisesta tietokannasta poimitulle tietueelle on olemassa jo minitietue, tulee täydellinen tietue yhdistää minitietueeseen. Alla eri kuvailuohjelmien ohjeet tietueiden yhdistelyyn.

Vaihtoehtoinen tapa minitietueen ja poimitun tietueen yhdistämiseen on tallentaa poimittu tietue ensin Melindaan ja yhdistää tietueet sitten Merge-ohjelmalla.

Käsittely

Alla eri kuvailuohjelmien ohjeet tietueiden käsittelyyn Melindassa.

Primaarikuvailu

Uutta nimekettä primaarikuvailtaessa on useimmiten järkevintä käyttää kuvailun pohjana soveltuvaa vanhaa tietuetta tai tallennusalustaa. Tämä työskentelytapa säästää aikaa ja vaivaa sekä vähentää virheiden mahdollisuutta.
Elementtejä ei tarvitse olla paljon – myöhemmin voi täydentää – kunhan ne ovat oikein. Tarkista, että hakutiedot ovat oikein, katso Auktorisoitujen hakumuotojen käyttö.

Kuvailusäännöt: RDA

Osakenttään 040‡a merkitään tietueen luoneen kirjaston ISIL-tunnus, käytetyt kuvailusäännöt osakenttään 040‡e ja kuvailun kieli 040‡b.

• 040 ## ‡a FI-NL ‡b fin ‡e rda

Kuvailukieli

Kuvailukieli voi olla suomi tai ruotsi, poimituissa tietueissa myös useita kieliä merkitsevä koodi 'mul'. Fennica-kokoelmaan kuuluvien tietueiden kuvailukieli on aina suomi, myös ruotsinkielisessä aineistossa ja kuvailukieli muutetaan tarvittaessa ruotsista suomeksi.
Kuvailun on oltava joko ruotsiksi tai suomeksi: jos tietue on ruotsinkielinen ja kuvailua rikastetaan, käytetään ruotsinkielisiä termejä. Melindasta löytyy kuitenkin myös monikielisiä kuvailuja ja ne suvaitaan, esimerkiksi huomautuksia voi tietueella olla sekä suomeksi että ruotsiksi.
Kuvailun kielestä lisää RDA toolkit -sivustolla luvuissa 0.11.2 ja 1.4.

Kuvailutaso

Tietueiden kuvalutaso ilmaistaan MARC 21 -formaatissa nimiön merkkipaikalla 17 (MARC 21 -formaatti, Nimiö). Melinda-tietueiden suositeltava kuvailutaso on nk. kansallinen kuvailutaso:

• nimiön merkkipaikan 17 (000/17) arvo on 4 = välitaso, jolloin tieuteelle kirjataan RDA:n ydinelementit ja suomalaisten linjausten mukaiset lisäydinelementit lukuun ottamatta kansallisbibliografian ydinelementtejä.

Kansallisbibliografian tietueissa kuvailutaso on täydellinen taso (#), eikä sitä saa muuttaa.

Suomalaiset linjaukset mainitaan kunkin RDA-luvun kohdalla toolkitissä, esim. RDA 2.9. Ydin ja lisäydinelementit merkitty MARC 21 –sovellusohje (RDA) -oppaaseen kunkin kentän kohdalle:

Vanhan tietueen kopiointi pohjaksi

Jos tietokannassa on jo tietue kuvailtavan nimekkeen vanhemmalle painokselle, moniosaisen teoksen aiemmalle osalle, samassa sarjassa julkaistulle aiemmalle nimekkeelle tai vastaavalla tavalla saman tyyppiselle teokselle, kuvailu kannattaa tehdä tällaisen tietueen pohjalta. Siinä tapauksessa toimi näin: 

Muokkaa ja tarkista

Tietueet tulee tarkistaa huolellisesti läpi ja katsoa, että niistä löytyvät tarvittavat tiedot ja ne ovat oikein. Mikäli tiedoissa on virheitä tai puutteita, ne tulee korjata tai täydentää. Merkittävistä muutoksista on ilmoitettava muille kuvailijoille voy-cat-listalla.

Mitä saa muuttaa?

Melindassa olevia tietueita saa muokata, erityisesti virheiden korjaaminen on tärkeää ja sisällönkuvailun rikastaminen suotavaa. Vältä kuitenkin tarpeettomien muutoksia – vaikka tekisit itse jotain toisin, tietue voi silti olla oikein luetteloitu. Jokainen tietueelle tehty muutos käynnistää replikoinnin.

Tietoja saa poistaa tietueista vain silloin, kun ollaan täysin varmoja siitä, että kenttien sisältämä tieto on tarpeetonta tai virheellistä. Epävarmoissa tilanteissa, tai silloin, kun ei ole tietoa, mihin kenttää ylipäätään tarvitaan, tietoa ei saa poistaa. Ongelmatilanteissa kollegoilta saa nopeasti apua sähköpostilistoilla voy-cat [at] helsinki.fi tai me-luetteloijat [at] helsinki.fi (liittymisohjeet Melinda-wikin Sähköpostilistat ja palvelupostit -sivulla).

Kenttiä, joihin liittyy muiden tietokantojen tunnuksia, ei saa poistaa. Näistä esimerkkinä ovat tilastointimerkinnät (XLUETTELOITU) ja kentät, joihin on liitetty muiden tietokantojen ohjauskomentoja (osakentät ‡5 ja ‡9). Lisätietoja esimerkiksi Melinda-wikistä sivuilta Yksittäisen kentän tai kenttäryhmän replikoiminen Melindasta paikalliskantaan tai Replikoinnin ohjauskomentojen käyttö luetteloinnissa.

000-008 – kiinteämittaiset kentät

Melinda-tietueen kiinteämittaisten kenttien merkitseviä "tyhjä" (#) -arvoja ei tietyissä tapauksissa saa muuttaa. Esimerkkejä merkitsevästä tyhjästä arvosta ovat Kansalliskokoelmien kuvailutaso nimiön merkkipaikassa 000/17 ja Fennican merkinnät merkkipaikassa 008/18-21 "ei kuvitusta" tai 008/28 "ei virallisjulkaisu".

040-kenttä

Muokatun tietueen kenttään 040‡d merkitään muokkaajan ISIL-tunnus:

040 ## ‡aFI-E ‡bfin ‡e rda ‡d FI-NL ‡d FI-Keski

035-kentät

Tietueella voi olla useita 035-kenttiä, ne kertovat tietueen historiasta

• ‡a = tietueiden yhdistelyssä syntyneen uuden tietueen voimassa oleva ID-tunnus
• ‡z = nykyiseen tietueeseen liitettyjen tietueiden ID-tunnukset
  • ‡z-kenttiä ei saa poistaa Melindan tietueelta, mutta niitä ei tarvitse ottaa omaan tietokantaan

505, 700 tai osakohteet – julkaisun sisältö

Joissain tietueissa julkaisun sisältö on kerrottu 505- ja/tai 700-kentässä sekä vielä osakohteinakin. Koska eri kirjastoissa on erilaiset käytännöt, jätä kaikki eri vaihtoehdot Melinda-tietueelle.

830-kenttä

830-kentässä sarja-aineistosta käytettävä nimen muoto eli yhtenäistetty nimeke (auktorisoitu) tarkistetaan koko sarjaa kuvaavan tietueen 245-kentästä. Kotimaisen sarja-aineiston nimi tarkistetaan Kansalliskirjaston hakupalvelusta (Kansallisbibliografia) tai Melindan Fennica-tietueesta ja ulkomaiset sarja-aineistot vastaavista kansallisbibliografiatietokannoista, esimerkiksi Kongressin kirjastosta. Tarkistuksessa kannattaa kiinnittää huomiota isoihin ja pieniin kirjaimiin ja sarjan numerotiedon merkitsemiseen.

Osakenttä ‡5

Osakentässä ‡5 ilmaistaan se organisaatio, johon kyseisen kentän tiedot pätevät. Osakenttää käytetään kentissä, joihin voidaan merkitä vain omaa kirjastoa tai tietokantaa koskevia tietoja, käytetty esimerkiksi huomautuskentissä. Älä poista sellaista kenttää tietueelta, jossa on osakenttä ‡5.

Kenttä merkitään ”omaksi” kirjaamalla osakenttään kirjaston LOW-tagin tai ISIL-tunnuksen

Kenttä replikoituu ainoastaan siihen tietokantaan, jonka ISIL- tai tietokantatunnus on osakentässä ‡5

591 ## ‡d B1 ‡h Sosiologia ‡i 5141 ‡5 ARTO

Osakenttä ‡9 <KEEP> / <DROP>

Osakenttä ‡9 sisältää replikoinnin ohjauskomennon ja  tietokantatunnuksen

084 ## ‡a 30.16 ‡2 ykl ‡9 FENNI<KEEP>

500 ## ‡a Huomautus ‡9 ALMA<DROP>

Merkinnän sisältävää kenttää ei saa poistaa Melinda-tietueelta. Omaan tietokantaan kenttää tai osakenttää ‡9 ei tarvitse ottaa

LOW-, SID-, SYS- ja muut Alephin sisäisessä käytössä olevat kentät

LOW = (Local OWner) kertoo omistavan kirjaston tietokantatunnuksen
SID = kertoo sen, mihin paikalliskannan tietueeseen Melinda-tietue on kytketty
SYS = Melinda-tietueen ID-tunnus

LOW  ‡a VASKI
SID    ‡c (ANDL100001)3579298 ‡b vaski
SYS    010864899

Kentät poistuvat tietueelta automaattisesti tallennettaessa tietuetta omaan tietokantaan.

Kansalliskokoelmien tietueet

Kansalliskokoelmiin kuuluvat mm. Fennica- ja Viola-kokoelmat. Kansallisbibliografia Fennicaa on kuvailtu Melindaan tammikuusta 2014 lähtien ja Viola-kansallisdiskografian tietueet tuotiin Melinda-tietokantaan vuonna 2019. Kokoelmien tietueet tehdään suoraan Melindaan, josta ne replikoituvat Kansalliskirjaston kokoelmatietokantaan Fikkaan. Melindassa oleva tietue on myös Kansalliskirjaston kokoelmien osalta ensisijainen.

Tunnistaminen

Kansalliskirjaston kokoelmien tietueet tunnistaa seuraavista piirteistä:

• 000 (Nimiö) merkkipaikka 17 koodaustasona tyhjämerkki #, kansallisbibliografian taso, täydellinen MARC-tietue
• 015 (National Bibliography Number) – ISBN-tunnuksettomilla kansallisbibliografiatietueilla on NBN-tunnus 

015 ## ‡a f20112425 ‡q rengaskirja ‡2 skl 

• 040‡a / ‡d (Luetteloiva organisaatio) – osakentässä on uudemmissa tietueissa ISIL-tunnus FI-NL
  

040 ## ‡a FI-NL ‡b fin ‡e rda
040 ## ‡a FI-E ‡b fin ‡e rda ‡d FI-NL ‡d FI-Jo

• 042‡a (Autentikointikoodi) – osakentässä on uudemmissa tietueissa tunnus 
  • finb (Fennica-kansallisbibliografia) tai
  • finbd (Viola-kansallisdiskografia)

042 ## ‡a finb

• 080-kentässä yleensä FENNI<KEEP>-merkitty UDK-luokitus

0801‡a 894.541 ‡x -3 ‡2 1974/fin/fennica ‡9 FENNI<KEEP>

• LOW-tag: FENNI / VIOLA / FIKKA

Muokkaaminen

Kansallisbibliografian tietueet eivät ole muihin tietokantoihin nähden erityisasemassa, vaan nekin ovat yhteisiä. Fennican tietueita saa siis tarpeen mukaan korjata ja täydentää. Kuten muissakin tietueissa, tietueen tunnisteita ei kuitenkaan tule muuttaa tai tietoja poistaa, mikäli niissä ei ole selvää virhettä. Tärkeää on huomioida erityisesti seuraavat seikat:

• Älä muuta Fennica-tietueiden ISBN- tai ISSN-tunnistenumeroita. Nämä ovat keskeisiä Kansalliskirjaston antamia elementtejä kansallisbibliografiassa.
  • Jos Fennica-tietueiden tunnistenumeroissa on korjattavaa, ilmoita asiasta ISBN- tai ISSN-keskukseen (isbn-keskus [at] helsinki.fi, issn-keskus [at] helsinki.fi).
• Älä muuta Melindassa Kansallisbibliografian tietueiden tasokoodia. Tasokoodin voi halutessa muuttaa replikointivaiheessa automaattisesti omaan tietokantaan.
• Älä muuta/poista Kansallisbibliografian tai -diskografian ohjauskomentoja. Ne ovat muotoa ‡9 FENNI / VIOLA / FIKKA <KEEP> / <DROP>.
• Älä muuta/poista organisaatiokohtaisia kenttiä, joissa on osakenttä  ‡5 FENNI / VIOLA / FIKKA.
  
• Älä poista 594-kentässä olevaa merkintää ENNAKKOTIETO. Kansallisbibliografia korjaa merkinnän aikanaan osana omia prosessejaan.
• Älä muuta/poista kansalliskokoelmien tietueissa olevia omia 9XX-kenttiä. Nämä kentät sisältävät poimintakoodeja ja tilastointiin liittyviä tunnisteita sekä vastaavia, vain kansalliskokoelmien käyttämiä, funktioita.

Kopioiminen pohjaksi

Jos kopioit Fikka-tietueen oman tietueesi pohjaksi, tulee kaikki Fennicaan tai Violaan viittaavat tunnisteet poistaa. Poikkeuksen muodostaa LOW-tag-kenttä, joka ei kopioidu uuteen tietueeseen, vaan putoaa automaattisesti kopioitaessa pois tietueelta.

Hybriditietueet

Hybriditietueet ovat RDA-konversiossa muokattuja tietueita, joissa on sekä ISBD- että RDA-tietueiden piirteitä. Hybriditietueen tunnistaa siitä, että 040-kentässä ei ole ‡e-osakentässä merkintää rda ja julkaisutiedot ovat 260-kentissä. Kuvailukäytännöt voivat olla ISBD-sääntöjen mukaisia ja esimerkiksi päähakuelementit voivat poiketa RDA-periaatteista. Vanhoja konversion läpikäyneitä tietueita ei yleensä tarvitse muuttaa RDA-kuvailusääntöjä noudattaviksi tietueiksi. Kirjoitus- ja muita virheitä voi korjata, poistaa kenttien tuplatoistumia ja muutenkin siivota tietueita muuttamatta kuitenkaan tietuetta RDA-tietueeksi.

• Ohjeita hybriditietueiden käsittelyyn: Tietueiden käsittely RDA-konversion jälkeen.

Ilmoita muutoksista voy-cat-listalla

Tietueisiin tehdyistä merkittävistä korjauksista, kuten hakuelementtien muutoksista, ilmoitetaan muille kirjastoille sähköpostilistalla (voy-cat [at] helsinki.fi, liittymisohjeet Melinda-wikissä sivulla Sähköpostiosoitteet ja palvelupostit).

Voy-cat-listalla ilmoitetaan pääasiassa vain niistä muutoksista, jotka koskevat useita kirjastoja. Voy-cat-listalle lähetettävän viestin otsikkoon tulisi kirjata tietueessa olevat LOW tagit.

Merkittävät korjaukset tarkoittavat muutoksia kentissä:

• Luokituskentät
• 100, 110, 111, 130
• 240, 245
• 700, 710, 711, 730
• 800, 810, 811, 830

Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit voi lähettää suoraan asianomaisille kirjastoille, joiden yhteystiedot löytyvät Melinda-wikistä sivulta Sähköpostiosoitteet ja palvelupostit. 

Väärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan Melinda-postiin (melinda-posti [at] helsinki.fi).

Pienistä korjauksista tietueisiin ei tarvitse ilmoittaa lainkaan, esimerkiksi jos 856-kentän linkki korjataan.

Tallenna tietue

Poista tietue

Metatietovarannossa tietue poistetaan kokonaan ainoastaan silloin, kun se on jollain tapaa virheellinen tai puutteellinen. Muissa tapauksissa bibliografinen tietue saa aina jäädä Melindaan, vaikka missään kirjastossa ei enää olisi kyseisen nimekkeen niteitä. Tuplatietuetta ei saa suoraan poistaa, vaan tietueet yhdistetään Merge-ohjelmalla.

Kun nimeke poistetaan kirjaston kokoelmista, riittää, että oman tietokannan tietokantatunnus (LOW-tag) poistetaan Melinda-tietueesta. Melinda-tietueen viimeisen tietokantatunnuksen poistamiseen ei liity mitään erityistoimenpiteitä.

Poistettaessa viimeistä LOW-tagia tietueelta on hyvä harkita, tulisiko nimeke lähettää Varastokirjastoon. Aikaisemman suosituksen mukaista 500-kentän X-merkintää ei enää tarvitse tehdä Varastokirjastoa varten, vaan tietue saa jäädä Melindaan sellaisenaan. Joillain kirjastoilla on oikeus lisätä Varastokirjaston LOW-tag tietueelle, kun sieltä lähetetään nide Varastokirjastoon.

Jos kerralla poistettavia tietueita on kymmeniä tai satoja, tietokantatunnusten massapoisto voidaan ajaa kirjaston toivomuksesta Kansalliskirjastossa. Tähän tarvitaan lista oman tietokannan tietueiden bib-id-tunnuksista sekä Melindan puolella 035-kentissä olevista tunnuksista. Tähän liittyen paras yhteydenottokanava on palveluosoite melinda-posti [at] helsinki.fi.