Artikkelien kuvailutyökalu

• Mikäli syöttölomakkeen toiminnassa esiintyy ongelmia, niistä kannattaa ilmoittaa: melinda-posti(at)helsinki.fi
• Mikäli lomake jää asiasanojen poiminnassa tai muussa kohdassa jumiin, tallennus kannattaa keskeyttää Tyhjennä lomake -painikkeella tai kirjautumalla ulos oman nimen kohdasta.
• Mikäli ongelmat esiintyvät asiasanojen poiminnassa syöttölomakkeelle, kyse voi olla Finto-palvelun virhetilanteesta. Tällöin voi ennen virheestä ilmoittamista tarkistaa Finto-palvelun Twitter-tililtä https://twitter.com/Fintopalvelu, onko ongelma jo tiedossa.
• Ks. myös Usein kysyttyä - Artikkelien kuvailutyökalu

Valitse syötettävästä artikkelista riippuen lehtiartikkeli tai artikkeli kokoomateoksessa. Valinta vaikuttaa tallennettaviin tietoihin ja lomakkeella näkyviin kenttiin.

1. Kirjoita lehden tai teoksen nimen alku, jolloin ennustava haku auttaa hakiessa.
2. Valitse lehden nimi (haku Melindasta) tai kokoomateoksen nimi (haku Melindasta) lomakkeen antamista hakutuloksista.
   1. Lehden nimi -haku hakee tällä hetkellä vain Fennica-nimekkeitä, ulkomaisten lehtiartikkelien tallennus ei siis tällä hetkellä ole yleensä mahdollista.
   2. Valittuasi lehden tai kokoomateoksen nimen lomakkeen antamista hakutuloksista älä muokkaa sitä manuaalisesti, vaikka lomake tämän tämän mahdollistaakin. Nimekkeen muokkaaminen katkaisee yhteyden artikkelin ja lehden/kokoomateoksen välillä ja aiheuttaa myös muita virheitä tietueessa.
   3. Mikäli lehteä tai kokoomateosta ei löydy haulla, Melinda-kirjastojen tallentajat voivat lisätä sen Melindaan. Pelkkää Artikkelien kuvailutyökalua käyttävät voivat ilmoittaa puuttuvista lehdistä/kokoomateoksista Melinda-palvelupostiin, jolloin ne lisätään Kansalliskirjastossa.

3. Valinnan jälkeen syöttölomake hakee automaattisesti näytölle ko. lehden ISSN- tai teoksen ISBN-tunnuksen sekä mm. lehden mahdollisen Julkaisufoorumi- eli Jufo-luokan. Lomakkeella oleva Jufo-luokka saattaa joissain lehdissä poiketa kyseisen vuoden todellisesta Jufo-luokasta, mutta tietoa ei tarvitse tarkistaa eikä korjata. Tiedot tarkistetaan korkeakoulujen julkaisutiedonkeruussa.

   Lisätietoa Jufo-luokituksesta:

   Julkaisufoorumi toimii Tieteellisten seurain valtuuskunnan yhteydessä ja sen tehtävänä on ylläpitää ja kehittää tieteellisten julkaisukanavien tasoluokitusta. Tavoitteena on ollut luoda järjestelmä, jossa tieteellistä julkaisutoimintaa voidaan arvioida määrän lisäksi myös laadullisesti. Luokituksessa on kolme tasoa: 1 = perustaso; 2 = johtava taso; 3 = korkein taso. Lisätietoa: http://www.tsv.fi/julkaisufoorumi/.

   Jufo-luokitus lisätään luokituksen saaneisiin lehtiin ja sarjoihin automaattisesti. Jossain tapauksissa julkaisujen tietoihin voi tallentua virheellinen Jufo-luokitus. Näissä tapauksissa kannattaa ottaa yhteyttä Melinda-postiin.

   Huom. Artikkelien kuvailutyökalu ei osaa toistaiseksi lisätä kokoomateosemon mahdollista osan numeroa tai osan nimeä – eli emotietueen 245 $n- ja $p -osakenttien tietoja – artikkeliviitteen 773 $t -osakenttään (vaikka ne lomakkeella näkyvätkin). Tästä syystä kyseiset tiedot eivät vielä näy kuvailutyökalulla tallennettujen artikkelien tiedoissa esim. Finnassa.

Julkaisuvuosi. → Mikäli lehden numerointiin liittyvä vuosi on eri kuin julkaisuvuosi, merkitse numerointiin liittyvä vuosi numeron yhteyteen (kysy tarvittaessa lisätietoa: melinda-posti(at)helsinki.fi).

Vuosikerta eli volyymi, jos se on merkitty lehteen tai muuten tiedossa. Tieto ei ole pakollinen.

Lehden numero. → Jos esim. vuosikirjalla ei ole numeroa, merkitse numeroksi 0 (ei näytetä, vaan se konvertoidaan pois). Tarvittaessa lehden numeron voi korvata julkaisupäivämäärällä (esim. sanomalehdet).

Sivunumerot merkitään esim. "13" tai "13-15" tai "13-15, 23" (ilman lainausmerkkejä). Jos esim. HTML-artikkelilla ei ole sivunumerointia, merkitse sivunumeroksi 0 (joka konvertoidaan pois tietojen siirrossa tietokantaan). Lomakkeen sivunumerokenttä ei hyväksy kirjaimia: esim. sanomalehdissä sivunumerointi saattaa olla lehden osien mukaan, esim. A6. Tällaiset sivunumerot voi laittaa sivunumerokentän sijaan Nro-kentän loppuun ja sivunumerokenttään tulisi 0.

• Syötä artikkelin otsikko. Mikäli julkaisulla on alaotsikko, voit erottaa sen tarvittaessa välilyönnillä + kaksoispisteellä + välilyönnillä (Pääotsikko : alaotsikko). Muut kuin otsikon ensimmäinen sana kirjoitetaan pienellä (myös englanninkielisissä otsikoissa), ellei sana ole erisnimi tai muuten kyseisen kielen (esim. saksan) kielioppisääntöjen mukaan isolla alkukirjaimella kirjoitettava.
  
• Valitse valikosta artikkelin kieli (oletuksena on suomi). Muut valittavat kielet ovat englanti, ruotsi, espanja, italia, norja, ranska, saksa, tanska, venäjä, viro, Inarin saame, pohjoissaame, "muu saame" ja karjala. Inarin ja pohjoissaamenkielisiin artikkeleihin tallentuu sekä kielen oma koodi että saamen kielen "yleis"koodi smi. Merkistökonversio huomioi myös saamen erikoismerkit ja -diakriitit.
• Jos julkaisuun merkityssä artikkelin otsikossa on kirjoitusvirhe, voit tallentaa artikkelin otsikoksi julkaisuun merkityn virheellisen muodon. Tallenna siinä tapauksessa Lisäkentät -valikon "Muu nimeke" -kenttään oikein kirjoitettu otsikko ja Huomautus-kenttään fraasi "Julkaisussa nimeke virheellisesti: [Julkaisussa oleva virheellinen nimeke]."

Lisää linkki kokotekstiin, jos artikkeli on vapaasti saatavilla verkossa ja linkki on tiedossa. Jos linkkejä on useita, lisää kenttiä + -napilla.

Käytä pysyviä linkkejä (URN, DOI jne.) jos mahdollista.

Sukunimi, Etunimi

Syötä sukunimi ja etunimi erikseen omiin kenttiinsä. → Mikäli artikkelille ei ole ilmoitettu tekijää, syötä etunimi- ja sukunimi -kenttiin tyhjämerkki (yksi välilyönti). Mikäli tekijällä on vain yksi nimi, syötä se sukunimikenttään ja syötä tyhjämerkki (yksi välilyönti) etunimikenttään. Lisäys 20.10.2020: Vaihtoehtoisesti voit merkitä etunimikenttään yksinimisen tekijän arvonimen tai vastaavan tallentamalla etunimikentän alkuun "c ", esim. "c metropoliitta". Tällöin arvonimi tallentuu osakenttään c. Ominaisuus ei tällä hetkellä toimi aikaisemmin tallennetun viitteen muokkaustilassa.

Organisaatio

Jos tallennettavaan artikkeliin liittyvän tekijän affiliaatio (organisaatio) on tiedossa, kirjoita kenttään organisaation nimen alku ja valitse hakutuloksesta oikea organisaatio. Tietoa kerätään OKM:n julkaisutiedonkeruuta varten ja myös samannimisten tekijöiden erottamiseksi toisistaan. Hakuvalikossa ovat tällä hetkellä Suomen yliopistot ja ammattikorkeakoulut, valtion tutkimuslaitokset, yliopistolliset sairaalat, sairaanhoitopiirit, ministeriöt, Suomen Pankki ja vaihtoehdot "vapaa tutkija" ja "muu tutkija". Tarkempia organisaatiotietoja (esim. yliopiston laitos) lomakkeella ei pysty toistaiseksi tallentamaan.

• Muu tutkija -vaihtoehtoa voi käyttää, kun tekijän affiliaatiota ei löydy valikosta eli se ei kuulu OKM:n julkaisutiedonkeruuseen.
• Mikäli taas artikkelissa on tekijä merkitty vapaaksi tutkijaksi, valitse valikosta "vapaa tutkija" -vaihtoehto.
• Jos tekijän organisaatiota ei tiedetä, organisaatio-kohdan voi jättää tyhjäksi.
• Yhdelle tekijälle voi merkitä myös useita affiliaatioita Organisaatio-kentän oikealla puolella olevalla + -napilla.
• Jos tekijöitä on useita, lisää tekijäkenttiä Organisaatio-kentän alapuolella olevalla + -napilla.
• Organisaatiotiedoksi merkitään nimenomaan artikkelissa mainittu affiliaatio. Useinhan artikkelit julkaistaan vasta pitkän ajan päästä kirjoittamisen jälkeen, mutta julkaisutiedonkeruussa tarvitaan kyseisen artikkelin tekoon liittyvä organisaatio.
• Lisätietoa OKM:n julkaisutiedonkeruusta tiedonkeruun käsikirjoista.

• Vaihda tarvittaessa pudotusvalikossa näkyvä tekijän rooli. Oletusarvona on aina kirjoittaja, muut vaihtoehdot ovat kuvittaja, kääntäjä, toimittaja ja yhteisö. Jos jollain tekijöistä on selkeä päävastuu artikkelin luomisessa, tallenna kyseinen tekijätieto ensimmäisenä.
• Huom. Jos tekijänä on "yhteisö" (yritys, organisaatio, korkeakoulu tai muu oppilaitos, järjestö tms.), tallenna yhteisön nimi sukunimi-kenttään ja syötä tyhjämerkki (yksi välilyönti) etunimi-kenttään. Jos funktioksi/rooliksi on valittu yhteisö, tekijätieto tallennetaan tietokannassa eri kenttään kuin jos kyseessä on henkilötekijä. Itse "yhteisö"-sanaa ei tallenneta tietokantaan.

• Jos artikkelilla on tiivistelmä tai abstrakti, kopioi kenttään sen sisältö, linkki tiivistelmään tai pelkkä maininta tiivistelmästä tai abstraktista (esim. "Tiivistelmä", "Sammandrag", "English summary", "Abstrakti", "Abstrakt").
• Valitse valikosta myös tiivistelmän kieli (valikkoon lisätään kielivaihtoehtoja tarpeen mukaan). Jos tiivistelmiä on useita (erikielisiä), lisää kenttiä + -napilla.
• Huomioithan tiivistelmiä tallentaessasi tekijänoikeudet.
• Huom. Tiivistelmäkentän maksimipituus on 2000 merkkiä (lomake antaa syöttää kenttään pidempiäkin tekstejä, mutta Melindan taustajärjestelmä Aleph katkaisee tätä pidemmät tekstit, jolloin ne eivät näy Melindassa kokonaisuudessaan). Tekstin on oltava kentässä yhtenäisenä kappaleena (ei ylimääräisiä rivin-/kappaleenvaihtoja).

• Valitse artikkelin tyyppi valikosta (OKM:n julkaisutiedonkeruussa käytettävä tieto), lisätietoa.
• Lehtiartikkeleita tallennettaessa lehden ISSN:n vieressä näkyy myös lehden JUFO-luokka, jota voi käyttää apuna artikkelin julkaisutyypin määrittämisessä.

• Tähän voit tallentaa tiedot osastosta tai toistuvasta palstasta, johon kausijulkaisuartikkeli liittyy, esim. "Artikkelit", "Oikeustapauskommentit", "Vertaisarvioidut artikkelit". Tieto tallentuu MARC:issa 490-kenttään.
• Poikkeus: Jos kyseessä on muu arvostelu kuin kirja-arvostelu, tallentamalla Toistuva palsta -kenttään metatietosanaston mukaisen fraasin "teatteriarvostelu", "sirkusarvostelu", "elokuva-arvostelu", "tanssiarvostelu", "musiikkiarvostelu" tai "taidearvostelu",  tieto tallentuu MARC:issa 380-kenttään. Muut tiedot arvostelun kohteesta voi lisätä Yleinen huomautus -kenttään.
  

• Hae nimekkeellä arvostellun teoksen tiedot, jos kyseessä on kirja-arvostelu. Valitse teoksen nimi lomakkeen antamista hakutuloksista.
• Jos samassa artikkelissa on arvioitu useita teoksia, lisää kenttiä + -napilla.
• Jos Melindasta ei löydy arvostellun teoksen tietoja: 1) Jos sinun on mahdollista käyttää Alephin kuvailutyökalua, tiedon voi lisätä sillä normaalisti vastaaviin MARC-kenttiiin. 2) Jos tämä ei ole mahdollista, tiedon arvostelun kohteesta voi tallentaa lomakkeella poikkeuksellisesti huomautuskenttään. Asiasanavalikossa on kuitenkin hyvä hakea Lajityypiksi/muodoksi (SLM) "kirja-arvostelut".
  
• Mikäli arvostelun kohde on verkkojulkaisu, sen tiedot merkitään normaalisti. Lisäksi voidaan lisätä Lisäkenttä-toiminnoista Yleinen huomautus. Huomautukseksi voi laittaa esim. tämän tekstin: Arvosteltu teos verkossa: http://...
  
• Jos kyseessä on muu kuin kirja-arvostelu, ks. ohje kohdassa "Toistuva palsta".

Hae yksi tai useampi kontrolloitu asiasana hakukenttään linkitetystä Finto-palvelusta. Esim. tieteellisissä artikkeleissa suosituksena noin kolme (tai enemmän) asiasanaa, jotka kuvaavat artikkelin keskeistä sisältöä. Suppeissa artikkeleissa asiasanoituskin voi olla kevyempää.

Oletuksena käytetään YSO:a (Yleinen suomalainen ontologia), jota suositellaan käytettäväksi yleisesti.

Muut Finto-palveluun linkitetyt vaihtoehdot ovat tällä hetkellä:

• YSO-paikat
• Suomalaiset yhteisönimet (ei haettavissa tällä hetkellä, sanasto siirtynyt osaksi KANTOa)
• Lajityyppi/muoto (SLM)
• ALLFO (YSO ruotsiksi)
• ALLFO-orter (paikannimet ruotsiksi)
• Genre/form (FGF) (lajityypit ruotsiksi)
• AFO (Luonnonvara- ja ympäristöontologia)
• Kassu (Kasvien suomenkieliset nimet)
• SOTO (Sotatieteen ontologia)
• FinMeSH (Lääketieteellinen tesaurus)
• MAO/TAO (Museoalan ja taideteollisuusalan ontologia)

Valitse edellisistä oikea termi lomakkeen antamista hakutuloksista. Asiasanoja hakiessa on odotettava, että haku suoritetaan loppuun, jotta asiasanan voi valita listasta ja se tallentuu viitteeseen. Finto-palvelusta valittua asiasanaa ei muokata lomakkeella, se tallentuu aina oikein (termin perässä saattaa olla tarkenne suluissa tms).

Mikäli asiasanan haku Fintosta jää "jumiin", kannattaa ennen palvelupostiin ilmoittamista tarkistaa, onko ongelma Fintossa jo tiedossa. Finton häiriötiedotteet löytyvät Twitteristä: https://twitter.com/fintopalvelu. Mikäli häiriö on jo tiedossa, kannattaa seurata Finton Twitteriä, jossa ilmoitetaan myös häiriön korjauksesta ja vikatilan päättymisestä.

Muut kuvaavat sanat, eli avainsanat, kirjoitetaan itse:

• Muu = vapaa avainsana.
• Muu - Henkilö = artikkelin kohteena oleva henkilö: kirjoita muodossa "Sukunimi, Etunimi". Kohdehenkilönä voi olla esimerkiksi haastateltu henkilö, muistelija tms. (Jos haluat tallentaa tekijän yhteyteen myös teoksen nimen, tallenna se näin: "Sukunimi, Etunimi $t Teoksen nimi", jolloin teoksen nimi tallentuu MARC::issa 600$t-osakenttään. Huom! Lomakkeen nykyversiossa teoksen nimi ei näy muokkaustilassa, mutta vikaa korjataan.)
• Muu - Yhteisö = artikkelin kohteena oleva yritys, yhdistys, yhteisö tms.
• Muu - Aikamääre: käytä vain, jos tieto kohteena olevasta ajasta on tarpeellinen. Kirjoita muodossa 1900-luku, 1960-luku jne.

+ -nappia klikkaamalla lomakkeeseen avautuu lisää vapaaehtoisia kenttiä:

• Yleinen huomautus -kenttään voi kirjoittaa vapaamuotoisen artikkeliin liittyvän huomautuksen.
  
  • Muut käyttötarkoitukset (22.2.2016 alkaen): kenttään voi merkitä myös artikkeliviitteeseen linkitetyn CC-lisenssiehdon lyhenteen, jolloin tieto ja linkki lisenssin suomenkieliseen käännökseen konvertoidaan MARC:issa 540-kenttään. Konversio toimii vain, jos Yleinen huomautus -kentässä on joku seuraavista fraaseista (eikä muuta).

• • • CC BY-NC-ND (esim. tämä merkintä konvertoituu seuraavasti: 540 ‡a Creative Commons Nimeä-EiKaupallinen-EiMuutoksia; ‡c CC BY-NC-ND ‡u https://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/deed.fi )
    • CC BY-ND
    • CC BY-NC-SA
    • CC BY-SA
    • CC BY-NC
    • CC BY

• Muu nimeke -kenttään voi kirjoittaa esimerkiksi nimekkeen vaihtoehtoisen muodon, alkukielisen nimekkeen tai nimekkeen käännöksen, jos sellainen on merkitty esim. artikkeliin, artikkelin tiivistelmään tai lehden sisällysluetteloon. (Tieto tallentuu MARC:issa kenttään 246.)
• Poimintakoodikentät (598, 599) on tarkoitettu erikseen sovitun poimintakoodin tallentamista varten, jos viitteitä halutaan esim. myöhemmin poimia johonkin toiseen tietokantaan. Poimintakoodikenttään on niin sovittaessa mahdollista tallentaa esim. aikaisemmin 995-kenttään tallennettu tiedontuottajatunnus.
• Luokituskentät on tarkoitettu lähinnä luokituksia käyttäville kirjastoille.

Kun artikkelin tiedot on kirjattu lomakkeeseen, klikkaa Lähetä-nappia ja odota hetki vahvistusta. Kun tiedot ovat tallentuneet, suurin osa lomakkeen kentistä tyhjenee. Nyt voit syöttää seuraavan artikkelin tiedot, tarkastella syöttämiesi artikkelien tietoja (Lisätyt viitteet) tai kirjautua ulos (Kirjaudu ulos-painikkeesta).

Artikkelien kuvailutyökalulla tallennetut viitteet tallentuvat suoraan Melindaan ja ovat sieltä heti haettavissa. Finnassa uudet viitteet ja viitteisiin tehdyt muutokset näkyvät pienellä viiveellä.