Koha-yhteenliittymän kokous 1/2020

Aika: 11.2.2020 klo 10-14

Paikka: Metropolia ammattikorkeakoulu, Myllypuron kampus, C4013.1 (Myllypurontie 1, Helsinki)

Läsnä: 

• Marjo Pekola, Centria ammattikorkeakoulun kirjasto (poissa)
• Susanna Kinnari, Diakonia ammattikorkeakoulun kirjasto
• Eeva Klinga-Hyöty, Haaga-Helia ammattikorkeakoulun kirjasto (3 AMK, edustaa myös Laurea ja Metropolia ammattikorkeakouluja)
• Pirjo Kangas, Humanistinen ammattikorkeakoulu Humakin kirjasto
• Sinikka Luokkanen, Hämeen ammattikorkeakoulun kirjasto
• Ari Muhonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto
• Pekka Uotila, Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun kirjasto
• Marjut Nuikka, Kansallisarkiston kirjasto (Anne Wileniuksen varahenkilönä)
• Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto
• Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskolans bibliotek
• Anne Lehto, Tiedekirjasto Tritonia (etäyhteydellä)
• Sari Palén, Tilastokirjasto
• Johanna Vesterinen, Varastokirjasto
• Heini Oikkonen-Kerman, Yrkeshögskolan Arcadas bibliotek

Kokouksessa mukana myös:

• Hanna Lahtinen, Laurea ammattikorkeakoulu
• Hellevi Hakala, Metropolia ammattikorkeakoulu

Asiantuntijana Minna Kivinen, ohjausryhmän sihteeri/asiantuntijaryhmän puheenjohtaja (sihteeri)

Muistio - luonnos

1 Kokouksen avaus, puheenjohtajan ja sihteerin valinta sekä pöytäkirjan tarkastamisesta sopiminen

Ohjausryhmän puheenjohtaja Ari Muhonen avasi kokouksen klo 10:22. Puheenjohtajaksi valittiin Ari Muhonen ja sihteerinä toimii Minna Kivinen. Sihteeri asettaa pöytäkirjan nähtäville viikon kuluttua kokouksesta, jonka jälkeen kokouksen osallistujilla on viikko aikaa tarkastaa pöytäkirja.

2 Yhteenliittymän työjärjestys

Esittely: Ohjausryhmä on laatinut yhteenliittymälle työjärjestyksen. 

Ari Muhonen esitteli työjärjestyksen.

Keskustelu: 

Kohta 2: Yhteenliittymän jäsenyys: Palvelukuvauksen mukaan yhteenliittymän muodostavat tilaavat organisaatiot. Tämän mukaan uudella jäsenellä tulee olla tilaus palvelutoimittajalta ennen yhteenliittymän jäsenyyttä. Kohdan 8 mukaisen määrittelyn mukaan tämä ehto tulee täytettyä.

Kohta 4: Korjataan pääkäyttäjäverkoston nimi systemaattisesti oikeaksi.

Kohta 5: Muutetaan muotoilu "paikallaolevien jäsenten" muotoon "läsnäoleviksi jäsenten". Vaalia käsittelevä kohta siirretään omaksi omaksi kappaleekseen.

Keskusteltiin pitääkö olla määritelty läsnäolevien jäsenten määrä päätösvaltaiseen kokoukseen. Koska kokouskutsu lähetetään kaksi viikkoa ennen kokousta, päätettiin jättää kohta ennalleen. Kokoukseen voi nimetä varahenkilön.

Kohta 9: Muutetaan ensimmäinen lause seuraavasti: Koha-yhteenliittymästä voi erota ilmoittamalla siitä kirjallisesti ohjausryhmälle viimeistään toukokuun loppuun mennessä. Ohjausryhmä on velvollinen ilmoittamaan eroamisesta muille yhteenliitymän jäsenille.

Kohta 11: Sääntöjen sijaan tämä kohta käsittelee työjärjestystä. Muutetaan otsikkoon ja tekstiin sääntöjen sijaan työjärjestys.

Kohta 12: Muutetaan sääntöjen sijaan työjärjestys sekä tekstiin että otsikkoon.

Päätös: Hyväksyttiin työjärjestys sovituin muokkauksin. Liite1: Koha-yhteenliittymän työjärjestys.

3 Yhteenliittymän toimintasuunnitelma ja vuosikello

Esittely: Yhteenliittymän toimintasuunnitelmana toimii vuosikello. Liite2: Vuosikello 2020.

Muutetaan vuosikelloon eroamisajankohta kesäkuusta toukokuuhun.

Päätös: Hyväksyttiin vuosikello toimintasuunnitelmaksi.

4 Yhteisöversioon siirtyminen

Esittely: Asiantuntijaryhmä on esittänyt ohjausryhmälle, että tämän vuoden tavoitteena on ensisijaisesti siirtyä Koha-Suomen versiosta kansainvälisen yhteisön versioon. Versioon siirtymistä valmistellaan kevään aikana ja käyttöönotot toteutetaan loppuvuoden aikana. Versioon siirtyminen edellyttää kehittämistyötä Kohassa, Finnassa sekä paikallisissa sovelluksissa, jotka on integroitu Kohaan REST rajapinnan kautta. Asiantuntijaryhmä valmistelee siirtymistä yhteistyössä CSC:n ja Kansalliskirjaston kehittäjien kanssa kanssa. Uuden version testaamista varten tarvitaan testiympäristö jo kevään 2020 aikana.

Liite3: Esitys versionvaihdosta Koha versiopäivitys 2020.pptx

Versionvaihdon ajaksi muu kehittämistyö jäädytetään lukuunottamatta asiantuntijaryhmän valitsemia kriittisiä tehtäviä. Muita virhekorjauksia ja kehittämistehtäviä tarkastellaan vasta versionvaihdon jälkeen vuonna 2021. Lisätietoa asiantuntijaryhmän kokousmuistiosta: 2020-01-14 Asiantuntijaryhmän kokous.

Keskustelu: Systeeminhoidon rooli versionvaihdossa kaipaa selventämistä.

Päätös: Hyväksyttiin tavoite siirtyä kansainvälisen yhteisön versioon suunnitelman mukaisesti.

5 Palvelinratkaisu

Esittely: Kansalliskirjastolla olisi halu uudistaa palvelinratkaisua siten, että se säästäisi ylläpitotyötä sekä helpottaisi päivityksiä. Ehdotettu palvelinratkaisumalli perustuisi kolmeen palvelimeen: sovelluspalvelin, tietokantapalvelin ja Elastic search -hakupalvelin. Tähän mennessä Kansalliskirjastolta ja CSC:ltä ei ole saatu esitystä toimintamallista hintatietoineen. 

Palvelinratkaisusta riippumatta versionvaihtoa varten tarvitaan testipalvelimia. Pyritään saamaan CSC:ltä alustavia testipalvelimien hinta-arvioita kokoukseen mennessä.

Keskustelu: Testipalvelimista ei ole saatu hinta-arviota kokoukseen mennessä. 

Päätös: Yhteenliittymän kokous priorisoi versionvaihtoa kv-yhteisöversioon ja palvelinratkaisun kehittäminen jätetään myöhempään aikaan. CSC:tä ja Kansalliskirjastoa pyydetään toimittamaan testiympäristön suunnitelma ja kustannukset ohjausryhmälle helmikuun aikana.

6 Kustannustenjakomalli

Esittely: Koha yhteenliittymän kokouksen nimeämä työryhmä on laatinut kustannustenjakomallin, jonka ohjausryhmä on hyväksynyt. Palvelin- ja testipalvelinratkaisut tulevat vaikuttamaan tämän vuoden kokonaiskustannuksiin.

Kustannustenjakomalli perustuu tammikuussa saatuihin kustannuksiin, joissa ei ole vielä huomioitu palvelinrakenteen muuttamista eikä testipalvelimia.

Kustannustenjakomalli on toimitettu osallistujille sähköpostitse torstaina 6.2. 

Keskustelu: Mallissa ei ole mukana systeeminhoitokuluja, jotka koskevat vain osaa yhteenliittymän jäsenistä. Kustannustenjakomallissa jokainen osallistuja maksaa itse suoraan omat palvelinkustannuksensa ja jakoprosentilla jaetaan CSC:n ja Kansalliskirjaston infra- ja ylläpitokustannukset.

Lopulliseen kustannustenjakomalliin päivitetään koko vuoden 2019 luvut.

Päätös: Hyväksyttiin kustannustenjakomallin periaatteet ja uuteen malliin siirtyminen jo vuonna 2020. Liite4: Kustannustenjakomalli. Lopullinen 2020 kustannustenjako päätetään kuitenkin vasta, kun on päätetty palvelinrakenteesta ja testipalvelimista.

7 Tiedoksi

ERM-työpaja

Hämeenlinnassa 30.1.2020 järjestettyyn Koha-kirjastojen ERM-työpajaan kutsuttiin yhteenliittymän kirjastoja. Yhteinen työpaja oli onnistunut ja työskentelyä ERM:stä jatketaan kiinnostuneiden kesken. FOLIO ERM-järjestelmästä pyydetään esittely kiinnostuneille. Tieto FOLIO ERM -esittelystä lähetetään yhteenliittymän kokouksen postituslistalle.

KIWI-alustan päivitys

Yhteenliittymän KIWI-alusta on päivitetty. Käyttöönottovaiheen sivut on siirretty omaksi kokonaisuudekseen.

Postituslistojen päivitys

Yhteenliittymän postituslistat on päivitetty.

8 Muut asiat

Yhteenliittymän dokumentit

Yhteenliittymän dokumentit ovat avoimella KIWI-alustalla. Keskeneräiset dokumentit merkitään selkeästi keskeneräisiksi. Versionhallintaan on muutenkin syytä kiinnittää huomiota. 

9 Seuraava kokous

Etäkokousajat maanantaisin 2.3., 6.4., 4.5. ja 1.6. klo 9-11. Sihteeri lähettää kokouskutsut kalenterikutsuina.

10 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12:40.