Ohjausryhmän kokous 1/2020 - Pöytäkirja


Jäsenet          Ari Muhonen (puheenjohtaja), Tua Hindersson-Söderholm, Eeva Klinga-Hyöty, Sinikka Luokkanen ja Johanna Vesterinen

Asiantuntijat  Minna Kivinen (sihteeri, asiantuntijaryhmän puheenjohtaja), Esa-Pekka Keskitalo (Kansalliskirjasto)

Aika               23.1.2020 Klo 10-13

Paikka           Hankenin kirjaston kokoushuone & etäyhteys Teamsillä



  1. Kokouksen avaus, sihteerin valinta ja pöytäkirjan tarkastusmenettelystä sopiminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10:05. Sihteeriksi valittiin asiantuntijaryhmän puheenjohtaja Minna Kivinen.
Sihteeri toimittaa pöytäkirjan ohjausryhmän jäsenille sähköpostitse viikon kuluessa kokouksesta, jonka jälkeen ohjausryhmän jäsenillä on viikko aikaa pöytäkirjan tarkastamiseen. Sihteeri vie tarkistetun pöytäkirjan KIWI-alustalle.


2. Ohjausryhmän ja asiantuntijaryhmän yhteistyö

Yleiskokouksessa 14.11.2019 nimettiin vuodeksi 2020 uusi ohjausryhmä ja asiantuntijaryhmä (https://www.kiwi.fi/display/KK/Yleiskokous+2019-11-14). Edellisten lisäksi on Koha-yhteenliittymän kokous ja pääkäyttäjäkokous. 

Esitys: Asiantuntijaryhmän puheenjohtaja kutsutaan ohjausryhmän kokouksiin.

Päätös: Päätettiin kutsua asiantuntijaryhmän puheenjohtaja ohjausryhmän kokouksiin. Asiantuntijaryhmän puheenjohtaja toimii myös ohjausryhmän kokousten sihteerinä.


3. Yhteenliittymän työjärjestys

Yleiskokous 14.11.2019 antoi ohjausryhmälle tehtäväksi tehdä yhteenliittymälle työjärjestys.

Päätös: Ohjausryhmä valmistelee yhteenliittymän työjärjestyksen seuraavaan yhteenliittymän kokoukseen 12.2.. Työjärjestyksen valmisteluun nimettiin Ari Muhonen ja Johanna Vesterinen.

4. Yhteenliittymän ja Kansalliskirjaston yhteistyö


Kansalliskirjaston päätöksen mukaisesti se ei enää vuoden 2020 alusta alkaen ole yhteenliittymän jäsen. Kansalliskirjastosta on asiantuntijajäsenet (koodari ja koordinaattori) yhteenliittymän asiantuntijaryhmässä.
                      Yhteenliittymän sähköpostilistat ja verkkotyöskentelyalusta ovat olleet Kansalliskirjaston ylläpidossa. Niiden lisäksi CSC ylläpitää suljettua wiki-aluetta. Palvelukuvauksessa Kansalliskirjaston vastuulla ovat: "1) järjestää Palveluun liittyviä tapahtumia Tilaajille yhteisesti 2) osallistaa Tilaajia Kansalliskirjaston kehittämistoimintaan ja ongelmanratkaisuun 3) vastaa yhdessä Toimittajan kanssa Palvelun riittävästä ja ajantasaisesta viestinnästä ja dokumentaatiosta sekä Kansalliskirjaston ja Tilaajan sekä Tilaajien välisen viestinnän työympäristöstä.
                      Miten toimii viestintä Kansalliskirjaston ja yhteenliittymän välillä? Tuleeko se kuvattua työjärjestyksessä?

Päätös: Kuvataan Kansalliskirjaston ja yhteenliittymän yhteistyöstä yhteenliittymän työjärjestyksessä.
Kansalliskirjaston edustaja kutsutaan tarvittaessa ohjausryhmän kokouksiin asiantuntijana. Kansalliskirjaston edustajat ovat mukana asiantuntijaryhmässä ja pääkäyttäjäryhmässä.
Asiantuntijaryhmä esittelee päätettävät asiat ohjausryhmälle, joka vie asiat päätettäviksi yhteenliittymän kokouksiin. Kansalliskirjaston omien tarpeiden toteuttaminen ei kuulu osana yhteenliittymän kehittämistyöhön ja ne pitää sopia erikseen.
KIWI -alusta ja sähköpostilistat ovat osa Kansalliskirjaston palvelua. Sinikka Luokkanen ja Minna Kivinen valmistelevat KIWI-alustan päivityksestä esityksen seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen. Kansalliskirjasto pyydetään muokkaamaan sähköpostilistat ajan tasalle.
Yhteenliittymällä ovat seuraavat sähköpostilistat:

  • Ohjausryhmän sähköpostilistalla ovat ohjausryhmän jäsenet ja sihteeri
  • Yleiskokouksen sähköpostilistalla ovat kustakin tilaajaorganisaatiosta yksi henkilö
  • Asiantuntijaryhmän sähköpostilistalla ovat asiantuntijaryhmän jäsenet
  • Pääkäyttäjäryhmän sähköpostilistalla ovat pääkäyttäjäryhmän jäsenet


5. Yhteenliittymän vuosikalenteri 2020


Yhteenliittymän työt kirjastoissa tehdään oman työn ohella. Siten työaikaresurssit ovat niukat. Yhteenliittymän vuoden kulku on siksi hyvä olla pääpiirteissään kaikilla osallisilla tiedossa. Liitteessä hahmotelmaa yhteenliittymän vuosikalenterista 2020.
Sinikka Luokkanen esitteli vuosikalenterin. Vuosikalenteriin on merkitty kuukausittain eri kokousajat ja tapahtumat alustavasti.
Päätös: Yhteenliittymän työjärjestyksen valmistelussa valmistellaan myös toimintasuunnitelma. Vuosikalenteri viedään KIWI-alustalle, jossa sitä päivitetään. Ohjausryhmä esittää yhteenliittymän kokoukselle, että tämän vuoden tavoitteena on yhteisöversioon siirtyminen sekä palvelinympäristön kehittäminen.

6. Asiantuntijaryhmän raportti


Kohan asiantuntijaryhmä kokoontui 14.1.2020. Kokouksessa sovittiin alustavasti versiopäivityksestä kansainväliseen yhteisversioon ja käytiin läpi tieteellisten kirjastojen ilmoittamat virheilmoitukset priorisoiden tehtävät. Linkki kokousmuistioon: https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=147358304 .
Tavoitteena on edelleen siirtyä yhteisöversioon vuoden 2020 aikana. Kevään aikana valmistellaan versionvaihdossa testaten ja konvertoiden kirjastojen tietokannat. Finnan tarvitsemien muutosten toteuttaminen voidaan aloittaa ALMA-kirjastojen siirtymisen jälkeen alkusyksystä. Kun Finnan muuttuneet Koha-toiminallisuudet ovat valmiina ja testattuina, voidaan aloittaa uuden version tuotantokäyttö. Koska korkeakouluissa syksy on erittäin kiireistä aikaa, siirtymiset todennäköisesti alkavat lokakuussa.
Tieteellisten kirjastojen virheilmoituksista valittiin 6 tehtävää toteutettavaksi ennen versiovaihtoa.  Nämä on merkitty Redmine -järjestelmässä prioriteeteilla kiireellinen tai korkea. Sen lisäksi työn alla on tilastotietojen poimintaohjelma ja konversion jälkityöt. Pääkäyttäjäryhmälle on annettu tehtäväksi tarkastella sekä virheilmoituksia että kehitysehdotuksia ja ilmoittaa asiantuntijaryhmälle mikäli jokin tehtävä vielä pitäisi toteuttaa ennen versiovaihtoa. Muita tehtäviä aletaan tarkastella vasta versiovaihdon jälkeen vuonna 2021 ellei tehtävä nouse kiireellisesti tehtäväksi.
Versionvaihdon testaamista varten tarvitaan testipalvelimet kirjastoille CSC:ltä. Testipalvelimia tarvitaan keväästä lähtien (ensimmäisille jo helmikuun puolivälissä). Palvelimista aiheutuvia kustannuksia ei ole vielä selvitetty.

Päätös: Ohjausryhmä hyväksyi asiantuntijaryhmän esityksen, että vuoden 2020 aikana keskitytään yhteisöversioon siirtymiseen. Ohjausryhmä vie esityksen Koha-yhteenliittymän kokoukseen päätettäväksi.


7. Kustannustenjako vuonna 2020


Yhteenliittymän yleiskokous on 11.9.2019 päättänyt, että vuoden 2020 kustannukset jaetaan samassa suhteessa kuin vuoden 2019. Kansalliskirjasto on ollut mukan yhteenliittymän kustannuksissa vuonna 2019, mutta se ei enää vuonna 2020 ole yhteenliittymän jäsen.
CSC:n laskuttamista kustannuksista vain kirjasto-/tietokantakohtaisten palvelimien kustannukset on suoraan kohdennettavissa aiheuttamisperiaatteella. Infra- ja ylläpitokustannukset, jotka ovat yli 75 % kokonaiskustannuksista,  ovat kaikkien CSC:n palvelimilla Kohaa käyttävien organisaatioiden yhteisiä kustannuksia.
Kansalliskirjaston ei ole vuoden 2020 alusta enää yhteenliittymän jäsen. Kansalliskirjaston, CSC:n ja yhteenliittymän yhteiskokouksessa 20.11.2019 päätettiin, että Kansalliskirjaston maksuosuutena infra- ja ylläpitokustannuksista pidetään vuoden 2019 maksuosuutta eli 24,11 %. Yhteenliittymän edustajana kokouksessa oli Sinikka Luokkanen, kun Ari Muhosen osallistuminen estyi.
Yleiskokous päätti 14.11. jatkaa kustannustenjakotyöryhmän (Luokkanen, Muhonen ja Vesterinen) toimeksiantoa tavoitteena uusi kustannustenjakomalli vuodeksi 2021.  Työryhmä on valmistellut kustannustenjakomallin, jota on mahdollista käyttää jo vuoden 2020 kustannusten jakamisessa. Kustannustenjakomalli ja sen tuottamat maksuosuudet (ALV 0%) ovat liitteessä 2 (liite 2 on toimitettu ohjausryhmän jäsenille sähköpostitse) .
Huom! Kustannustenjakotaulukossa ei ole mukana Kansalliskirjastolta erikseen tilattavan systeemihoidon kustannuksia.


Esitys: Esitetään yleiskokoukselle valmistellun kustannustenjakomallin käyttöönottoa sekä sen käyttöönottoa jo vuoden 2020 kustannusten kohdentamisessa.

Päätös: Päätettiin hyväksyä kustannustenjakomallin käyttöönotto esityksen mukaisesti. Asia viedään päätettäväksi Koha-yhteenliittymän kokoukselle.


8. Palvelinratkaisu


Yleiskokouksessa oli esillä, että CSC ja Kansalliskirjasto selvittävät mahdollisuutta käyttää virtuaalipalvelimien sijaan kolmea yhteisestä kiinteää palvelinta ja cPouta-edustakoneita. Asiasta/valmistelujen etenemisestä on tiedusteltu CSC/Kansalliskirjastolta.
Esa-Pekka Keskitalo kertoi, että esityksen mukaisella palvelinkokoonpanolla ei voida osastoida eri käyttäjien pääsyä hakuosastoihin. Tämän vuoksi pitää uudelleen harkita kirjastojen henkilöiden suoria pääsyjä sovelluspalvelimelle. Keskusteltavaksi riittääkö kirjastoille pääsy tietokantapalvelimelle ja suljetaan suorat yhteydet sovelluspalvelimelle. Palvelinratkaisun selvittelystä ei tule erillistä kustannusta yhteenliittymälle. Teknisiä esteitä palvelinratkaisulle ei pitäisi olla, mutta työvoimaa uuden palvelinratkaisun suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi on rajallisesti.
Keskusteltiin, mitä hyötyjä palvelinratkaisun muuttamisesta tulee. Suurin hyöty on ylläpidon keventyminen.

Päätös: Tiedoksi


9. Testipalvelimien hankinta CSC:ltä


Yhteisöversioon vaihdon testaamista varten tarvitaan testipalvelimet kirjastoille CSC:ltä. Testipalvelimia tarvitaan keväästä lähtien (ensimmäisille jo helmikuun puolivälissä). CSC/Kansalliskirjastolta on kysytty asian/valmistelun etenemistä.
CSC:ltä on tiedusteltu onnistuuko testipalvelimien hankinta suunnitellulla aikataululla ja mitkä ovat kustannukset. Yhteenliittymä ei ole vielä saanut vastauksia. Testipalvelinympäristöstä on tarkoitus aikanaan muodostaa tuotantoympäristö. Kirjastoille tulee noin 6 kk ajaksi kaksi palvelinympäristöä: nykyiset tuotantopalvelimet sekä testipalvelimet.


Päätös: CSC:ltä on pyydetty esitys testipalvelimista Koha-yhteenliittymän kokoukseen 11.2.2020, jotta tilaamisesta voidaan päättää kokouksessa.


10. Yleiskokouksen valmistelu


Päätös: Ohjausryhmä valmistelee Koha yhteenliittymän kokouksen asialistan seuraavassa kokouksessaan. Yleiskokouksen viedään seuraavat asiat:

  • Yhteenliittymän työjärjestys
  • Yhteenliittymän toimintasuunnitelma ja vuosikello
  • Yhteisöversioon siirtyminen
  • Kustannustenjakomalli
  • Palvelinratkaisu


11. ERM-työpaja Hämeenlinnassa 30.1.2020


Ebscon osittain rahoittama avoimen lähdekoodin Folio-kirjastojärjestelmä on nyt tuotannossa.  Ebsco on kiinnostunut ERM-osuuden kehittämisestä sellaiseksi, että se palvelisi mm. suomalaisia tiede-Koha-kirjastoja. Tämän tiimoilta Elena Svahn otti yhteyttä HAMKiin kysyen HAMKin tarpeista. Pikaisesti todettiin, että Ebscon kysymykseen kannattaa lähteä vastaamaan yhdessä eikä kukin kirjasto erikseen. Tätä työ on tarkoitus tehdä 30.1. Hämeenlinnassa ERM-työpajassa. Kutsut työpajaan lähetettiin yhteenliittymän yleiskokouksen jakelulistalla.


Päätös: Tiedoksi


12. Koha-seminaarin valmistelu


Ohjausryhmä on 22.10 nimennyt Tua Hindesson-Söderholmin ja Minna Kivisen vuoden 2020 Koha seminaarin valmisteluryhmään. Heidän tehtävänä on myös seurata 2020 KohaConiin tehtävää esitystä Suomen Koha-kirjastoista.
Koha Suomesta on tehty ehdotus KohaCon-esityksestä (Call for Papers oli jo tammikuussa 2020). Koha -Suomena ja tieteellisten kirjastojen oman Koha-seminaarin valmistelu ei ole vielä edennyt.


13. Muut mahdolliset asiat


14. Seuraavan kokouksen ajankohta


3.2.2020 klo 10.30-11.30 etäkokous, Tua Hindersson-Söderholm lähettää Teams-kutsun ohjausryhmälle.


15. Kokouksen päättäminen


Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:50

  • No labels