Osallistujat

  • Pia Backman, Åbo Akademis bibliotek
  • Katja Hyvärinen, Itä-Suomen yliopiston kirjasto
  • Heli Kokkinen, Turun yliopiston kirjasto
  • Mari Koskimäki, Tampereen yliopiston kirjasto
  • Maria Kovero, Helsingin yliopiston kirjasto
  • Jussi Kärki, Satakunnan ammattikorkeakoulun kirjasto
  • Lea Levomaa, Satakunnan ammattikorkeakoulun kirjasto
  • Ulla Nygrén, Turun yliopiston kirjasto
  • Anne-Mari Salmela, Turun yliopiston kirjasto
  • Minttu Hurme, Kansalliskirjasto
  • Nina Hyvönen, Kansalliskirjasto
  • Minna Kantanen, Kansalliskirjasto
  • Lassi Lager, Kansalliskirjasto
  • Minna Olkinuora-Tauru, Kansalliskirjasto
  • Tanja Vienonen, Kansalliskirjasto

Muistio

Kokouksen avaus (Nina Hyvönen)

  • Toimintamallityöryhmän tehtävänä on sopia yhteisistä linjauksista sen suhteen, kuinka Melinda-yhteistyö jatkuu Alma-kirjastojen kanssa
    • Käsitellään käytännön asioita Melinda-yhteistyöhön liittyen
  • Melindan ensisijainen yhteysosoite on melinda-posti ([email protected])
    • Henkilömuutoksien vuoksi yksittäisille asiantuntijoille lähetetyt viestit voivat jäädä huomaamatta, palvelupostia seuraa useampi silmäpari
  • Alman ensisijainen yhteysosoite on Suomen Alma-kirjastojen ohjausryhmä, sihteerinä toimi Jussi Piipponen (tarkempi listaus Alman tilannekatsauksessa alla)

Alma-kirjastojen tilannekatsaus (Ulla Nygren)

  • Ulla Nygrén ja Heli Kokkinen Turun yliopiston kirjastosta esittelivät Alma-kirjastojen tämän hetkistä tilannetta
  • Lumikko-kirjastot olivat alun perin hankintakonsortio, mutta kilpailutuksen jälkeen todettiin, että yhteinen foorumi tarvitaan niin kauan, kunnes käyttöönotot on saatu tehtyä
    • On sovittu, että hankintakonsortion ohjausryhmä jatkaa toimintaansa siihen asti
    • Nimi vaihdettu Suomen Alma-kirjastoiksi
  • Suomen Alma-kirjastojen ohjausryhmän kokoonpano:
    • Kimmo Tuominen, HY (pj)
    • Ulla Nygrén, TY
    • Riitta Lähdemäki, TUNI
    • Miia Willman, LUT
    • Tarja Koskimies, SeAMK
    • Antti Virrankoski, Eduskunnan kirjasto
    • Hankinnan projektipäällikkö: Petri Tonteri, TUNI
    • Juridinen asiantuntija: Jaakko Uotila, TY
    • Sihteeri: Jussi Piipponen (HY)
  • Ohjausryhmä koordinoi Suomen Alma-kirjastojen yhteistyötä, kunnes kaikki kirjastot ovat saaneet Alman käyttöön
  • Tässä vaiheessa Alma-kirjastoissa toivotaan, että yhteydenotot lähetetään ensin ohjausryhmälle, josta viestiä jaetaan eteenpäin
  • Ohjausryhmä käsittelee esiin tulevat asiat yhdessä ja se voi toimia nopeastikin esim. sähköpostikokouksilla
  • Teknisen työryhmän (Alma, Finna, Melinda) viestintä etenee samoin Alma-ohjausryhmän kautta
  • Heli Kokkinen kertoi tarkemmin 1. aallon etenemisestä:
    • Käytössä Ex Libriksen (EL) käyttöönottoraami
    • Toinen käyttöönottoaalto on ”on boarding” -vaiheessa
    • Ensimmäinen aalto nyt implementointivaiheessa, joka kestää 5-6 kk
      • testilataus tehtiin syyskuussa, jolloin saatiin sandbox käyttöön
      • 1. aalto ”go live” 23.12.2019, 2. aalto heinäkuussa 2020
    • Teknisen ryhmän kansallisia kokouksia järjestetään kahden viikon välein
      • Kaikkien organisaatioiden projektipäälliköt mukana, jotta tietoa saadaan jaettua
      • Organisoitu EL:n kanssa, lisäksi erilliset palaverit aaltojen kanssa
  • Jokainen Alma-organisaatio on tehnyt omat suunnitelmansa organisoitumisesta
  • Marraskuussa on testattu kuinka erilaiset säädöt toimivat,
    • EL kouluttaa tietyn määrän henkilökuntaa, jotka kouluttavat eteenpäin omissa organisaatioissaan, tämä jatkuu joulukuun puoliväliin
  • Suurin osa kirjastoista on suljettu joulun ajan, joten järjestelmän julkaisua ei luultavasti markkinoida kovin paljon heti sen tapahtuessa, vaan vasta loppiaisen jälkeen
    • Tiedossa oleva poikkeus: Itä-Suomen yliopiston kirjasto auki jo 2.-3.1.2020
  • Luultavasti ei ole odotettavissa suurta kuvailuryntäystä heti 23.12. jälkeen, todennäköisempää vasta uuden vuoden jälkeen
  • Sisäinen työ jatkuu joulun aikana, tehdään varausten siirtoja yms.
  • Hankinta ja luettelointi menevät kiinni joka tapauksessa joulukuun alussa, lainaus ja palautus suljetaan pe 20.12.

Alma-kirjastot ja Melinda-yhteistyö (Minna Olkinuora-Tauru)

  • Esitys
  • Minna Olkinuora-Tauru esitteli Melindan nykytilannetta
  • Kansallinen kuvailun ekosysteemi muotoutuu Melindan ympärille, jossa yhteistyö on perustunut pitkälti kirjastosektoreihin, minkä pohjalta kehitystyötäkin on pääsääntöisesti tehty
  • Musiikin ja e-aineistojen kuvailu on kasvanut merkittävästi, varsinkin Violan ja yleisten kirjastojen suurten musiikkikokoelmien tietokantaan lisäämisen jälkeen
    • Toimintamallityöryhmään olisi hyvä saada mukaan myös Alephia ennen käyttänyt musiikin kuvailija Alma-kirjastoista
      • Melinda-Alma-yhteistyön varmistamiseksi myös musiikin kuvailun osalta sovittiin, että Melinda-palvelusta lähetetään pyyntö ohjausryhmälle
      • Tampereen yliopiston kirjastossa on alustavasti puhuttu, että Leeni Pukkinen voisi olla ryhmän kokouksissa mukana tarvittaessa
        • Tämä on vielä käsiteltävä Alma-kirjastojen ohjausryhmässä
        • Lassi Lager lähettää viestin ohjausryhmän sihteerille Jussi Piipposelle
  • Melinda-yhteistyö muuttuu nyt myös yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastojen kanssa sektoripohjaisesta jaottelusta järjestelmäpohjaiseksi
    • Sama käytäntö kuin yleisten kirjastojen kanssa, koska niissä on aina ollut käytössä useita eri järjestelmiä
  • Tärkeintä on varmistaa, että kaikki ymmärtävät mitä järjestelmätoimittaja tekee ja mitä Melinda-palveluissa voidaan tehdä
    • Tarkoittaa myös sitä, ettei kirjastokohtaisia erillisratkaisuja voi enää olla
    • Kun kuvailu tehdään Alephilla, kuvailijat voivat mahdollisissa ongelmissa olla yhteydessä suoraan melinda-postiin
    • Kun kuvailu tehdään Almalla, viestit tulee lähettää järjestelmätoimittajan tukipalvelun mukaisesti, josta he lähettävät viestin melinda-postiin, jos on tarvetta
    • Jatkossa Melinda ei siis pysty ensisijaisesti auttamaan Alma-kuvailijoita teknisissä asioissa, vaikka alkuun kysymyksiä lähetetään varmasti, jos ei tiedetä keneen pitäisi missäkin tilanteessa ottaa yhteyttä
    • Nyt tiedetään jo, ettei Alma-kuvailu todennäköisesti ole viiveetöntä siinä, miten tietue siirtyy Melindaan
  • Järjestelmäntoimittajan ja Melinda-palvelun välisistä vastuista on sovittu Melinda-palvelussa myös muiden ulkoisia järjestelmiä käyttävien kanssa
    • Määrittely on Alma-ohjausryhmän pöydällä, koska tietenkin toivotaan palvelun säilyvän hyvänä
  • Melindassa ollaan aloittamassa kumppanuusmallipilottia, jossa tietyn järjestelmän käyttäjille on määritelty yhteyshenkilö Melinda-palveluissa
    • Alma-kirjastojen asiakaskumppani on Tanja Vienonen
    • Koha-korkeakoulukirjastojen Tarja Mäkinen ja
    • Yleisten/erikoiskirjastojen (Aurora/Axiell Finland) on Eeva-Riitta Peltonen
    • Melinda-posti on myös asiakaskumppanien kohdalla ensisijainen yhteysosoite
  • Suunnitelmissa on tehdä keväällä 2020 palautekysely 1. aallon Alma-kirjastoille

Melindan toimintaohje Alma-kirjastojen osalta (Minna Kantanen)

  • Melindan toimintaohje
  • Minna Kantanen esitteli Melindan toimintaohjetta (linkki yllä)
  • Toimintaohjeessa on määritelty Melindan ja paikallistietokannan työnjako ja mm. replikointi
    • Auroralle ja Koha-Tätille on tehty erilliset ohjeet
    • Kaikkia järjestelmiä koskevat replikointiasetukset on tarkoitus lisätä toimintaohjeeseen Replikoinnin perustiedot -sivulle
    • Kuvailuprosessi Melindassa: samanlainen kaavio on tarkoitus muodostaa tämän ryhmän toiminnan tuloksena
  • Minna Kantasen tehtävänä on ollut pitää koulutuksia Melinda-kuvailusta
    • Aurora-kirjastojen kanssa koulutukset järjestetty niin, että mukana on ollut Axiell Finlandin edustaja ja Melindan kouluttaja
    • Myös Alman osalta samanlainen yhteinen koulutus/webinaari olisi hyvä järjestää, jossa kerrotaan, kuinka kuvailu muuttuu käytännössä
      • Yhteinen koulutus sai kannatusta yleisesti kokouksessa

Melinda-Alma teknisen integraation tilanne (Lassi Lager ja Minttu Hurme)

  • Esitys
  • Kokouksessa käytettiin viime kuussa Kirjastoverkkopäivillä pidetyn esityksen dioja
  • Käytetään valmiiksi määriteltyä EL:n tarjoamaa integraatiomallia
  • Haasteena se, että integraatio perustuu vahvasti Aleph-spesifeihin rajapintoihin
  • Alephista ollaan lähivuosina siirtymässä toiseen kuvailujärjestelmään, joten odotettavissa on, että Alma-integrointi tehdään uudestaan järjestelmänvaihdon jälkeen
  • Nyrkkisääntö Alma-kuvailussa: bibliografinen tieto ei siirry ilman ihmisen toimintaa kuvailutapahtuman yhteydessä Melindaan
    • Massatuontina Almaan tuodut tietueet eivät siirry Melindaan automaattisesti
    • Automaattisesti hoidetaan Melindan tietokantatunnusten käsittely:
      • Kun Alma-paikalliskantaan poimitaan Melinda-tietue tai Alma-paikalliskannan tietue kontribuoidaan Melindaan, päivittäinen eräajo lisää Melinda-tietueeseen paikalliskannan tietokantatunnuksen
      • Kun Melinda-ID:llinen tietue poistetaan paikalliskannasta, sama päivittäinen eräajo poistaa paikalliskannan tietokantatunnuksen Melinda-tietueesta
  • Replikoituminen Melindasta Almaan ajastetaan toimimaan Almasta käsin
    • Tämä tarkoittaa, ettei ruotsinkielistä replikoitumista valitettavasti pystytä enää tarjoamaan Melindan puolelta, sillä tämä riippuu Alma-järjestelmästä
      • Åbo Akademin edustaja kertoi kokouksessa, että he tekevät replikointisäännöt itse
      • Minttu Hurmeelta saa tiedon, miten usemarcon-käännöksen voi löytää Githubista
  • Normalisointisäännöt Almassa ottavat huomioon kotimaiset kentät, mutta ne menevät eri kenttiin Almassa, jotta eivät kirjoitu yli kansainvälisistä tietokannoista tulevilla kentillä
  • Auktoriteettitiedot tulevat 6 h välein Almaan, tästä on sovittu EL:n kanssa
    • Valitettavasti auktoriteettien kuvailua ei voi tehdä Almassa, vaan se tulee tehdä Alephissa
    • Aleph-tunnukset säilyvät kaikilla Alma-kirjastoilla, joten bib-tietueen lisääminen auktoriteetin teon yhteydessä lienee mahdollista
      • Tietueen voi käydä poimimassa Almaan, ellei se replikoidu automaattisesti
  • Finton sanastoissa on Almassa sama päivityssykli kuin Asterin tiedoissa
  • Reaaliaikaiset saatavuustiedot eivät toimi Alman kanssa, kuten eivät Kohankaan kanssa, Melindan OPAC:ssa, mutta tämä ei taida olla akuutein tehtävä
  • Melindan palvelinsiirto tehdään itsenäisyyspäivänä 6.12.2019
    • Ei vaikuta kuvailuun Alma-kirjastoissa, koska kuvailu on joka tapauksessa jo poikki
  • Melinda-ID:n päivitys Voyager-kantoihin:
    • Suurin osa on tehty 1. aallon kirjastoille, muutama kanta vielä jonossa
    • ID:t tarvitaan, jotta saadaan tuplakontrolli toimimaan
  • Kysyttiin 505, 520 -kenttien 9-osakentästä: osakenttä on laajasti käytössä, jotta ne toimivat kaikissa kentissä
    • Osakenttien muuttamisen kanssa pitää olla varovainen, koska niitä voidaan tarvita muissa järjestelmissä, vaikka toisissa ei

Ryhmän organisoituminen, työskentelytavat, kokouskäytännöt ja tulosten dokumentointi (keskustelu, Nina Hyvönen puheenjohtajana)

  • Kansalliskirjastolla on päävastuu yhteistyön varmistamisessa
  • Työryhmän dokumenttien tallennuspaikaksi sovittiin Melindan asiakaswiki
    • Agenda ja muistio tulevat wikiin ja lähetetään ohjausryhmälle, muistio lähetetään sähköpostitse ensin osallistujille tarkistettavaksi
  • Käytännön toiminta ryhmän sisällä päätettävää, Alma-ohjausryhmälle suuremmat linjanvedot
  • Kansalliskirjastosta mukana Minna Kantanen, Tanja Vienonen ja Minttu Hurme Melinda-palveluista
  • Alma-kirjastoista samoin asiantuntijat mukana ryhmässä, ne jotka nyt on sovittu ja musiikin kuvailija ohjausryhmän päätöksen mukaan
  • Etäyhteysvälineenä käytetään jatkossa Zoomia, Tanja Vienonen lähettää linkin seuraavaan kokouksen kalenterivarauksessa
  • Seuraava kokous on perjantaina 29.11. klo 13-15
  • Sovittiin, että torstaina 19.12. klo 14-16 kokouksessa myös johtajat mukana

Avoimia kysymyksiä

Viestintä ja ohjeistus

Tietoturva:

  • Nykyisten Aleph-käyttäjätunnusten kohtalo, GDPR: säilytys 1-3 vuotta

Kuvailukysymykset:

  • Kenttien mäppäykset, jos jokin kenttä tarkoittaa eri asiaa Almassa kuin Melindassa, esim. 09x-kenttien käyttö.

Kuvailuprosessi:

  • Kuvailijan näkökulma: Mikä konkreettisesti muuttuu ja mikä pysyy samana Melinda-yhteistyössä?
  • Terminologia
    • Esim. normalisointi Almaan
  • Kuvailuprosessi. Tietueet kulkevat Almasta Melindaan ExLibriksen x-server rajapinnan kautta, jossa ei tuplakontrollia. Tarkistettava ensin, onko tietue jo Melindassa.
  • Replikointi, toimii jatkossa eri tavalla kuin nykyisin, ei siirry välittömästi (”on-line”) kuten nyt. Filtteröinti Alman työkaluilla.
  • Tietokantatunnusten (LOW-tag) lisääminen Almassa erilainen prosessi.
  • Jatketaanko Alma-ympäristössä kuvailijan apuohjelmien (Muuntaja, Merge, Cyrillux, jne) käyttöä?

Asteri-tuotanto:

  • Auktoriteettien kuvailutyö edelleen Alephissa. Tehdäänkö tällöin myös bib-tietue Alephissa? Auktoriteetit haravoidaan Asterista Almaan näillä näkymin kuuden tunnin välein.





  • No labels