Osallistujat
- Pia Backman, Åbo Akademis bibliotek
- Katja Hyvärinen, Itä-Suomen yliopiston kirjasto
- Heli Kokkinen, Turun yliopiston kirjasto
- Mari Koskimäki, Tampereen yliopiston kirjasto
- Maria Kovero, Helsingin yliopiston kirjasto
- Jussi Kärki, Satakunnan ammattikorkeakoulun kirjasto
- Lea Levomaa, Satakunnan ammattikorkeakoulun kirjasto
- Ulla Nygrén, Turun yliopiston kirjasto
- Anne-Mari Salmela, Turun yliopiston kirjasto
- Minttu Hurme, Kansalliskirjasto
- Nina Hyvönen, Kansalliskirjasto
- Minna Kantanen, Kansalliskirjasto
- Lassi Lager, Kansalliskirjasto
- Minna Olkinuora-Tauru, Kansalliskirjasto
- Tanja Vienonen, Kansalliskirjasto
Muistio
Kokouksen avaus (Nina Hyvönen)
- Toimintamallityöryhmän tehtävänä on sopia yhteisistä linjauksista sen suhteen, kuinka Melinda-yhteistyö jatkuu Alma-kirjastojen kanssa
- Käsitellään käytännön asioita Melinda-yhteistyöhön liittyen
- Melindan ensisijainen yhteysosoite on melinda-posti ([email protected])
- Henkilömuutoksien vuoksi yksittäisille asiantuntijoille lähetetyt viestit voivat jäädä huomaamatta, palvelupostia seuraa useampi silmäpari
- Alman ensisijainen yhteysosoite on Suomen Alma-kirjastojen ohjausryhmä, sihteerinä toimi Jussi Piipponen (tarkempi listaus Alman tilannekatsauksessa alla)
Alma-kirjastojen tilannekatsaus (Ulla Nygren)
- Ulla Nygrén ja Heli Kokkinen Turun yliopiston kirjastosta esittelivät Alma-kirjastojen tämän hetkistä tilannetta
- Lumikko-kirjastot olivat alun perin hankintakonsortio, mutta kilpailutuksen jälkeen todettiin, että yhteinen foorumi tarvitaan niin kauan, kunnes käyttöönotot on saatu tehtyä
- On sovittu, että hankintakonsortion ohjausryhmä jatkaa toimintaansa siihen asti
- Nimi vaihdettu Suomen Alma-kirjastoiksi
- Suomen Alma-kirjastojen ohjausryhmän kokoonpano:
- Kimmo Tuominen, HY (pj)
- Ulla Nygrén, TY
- Riitta Lähdemäki, TUNI
- Miia Willman, LUT
- Tarja Koskimies, SeAMK
- Antti Virrankoski, Eduskunnan kirjasto
- Hankinnan projektipäällikkö: Petri Tonteri, TUNI
- Juridinen asiantuntija: Jaakko Uotila, TY
- Sihteeri: Jussi Piipponen (HY)
- Ohjausryhmä koordinoi Suomen Alma-kirjastojen yhteistyötä, kunnes kaikki kirjastot ovat saaneet Alman käyttöön
- Tässä vaiheessa Alma-kirjastoissa toivotaan, että yhteydenotot lähetetään ensin ohjausryhmälle, josta viestiä jaetaan eteenpäin
- Ohjausryhmä käsittelee esiin tulevat asiat yhdessä ja se voi toimia nopeastikin esim. sähköpostikokouksilla
- Teknisen työryhmän (Alma, Finna, Melinda) viestintä etenee samoin Alma-ohjausryhmän kautta
- Heli Kokkinen kertoi tarkemmin 1. aallon etenemisestä:
- Käytössä Ex Libriksen (EL) käyttöönottoraami
- Toinen käyttöönottoaalto on ”on boarding” -vaiheessa
- Ensimmäinen aalto nyt implementointivaiheessa, joka kestää 5-6 kk
- testilataus tehtiin syyskuussa, jolloin saatiin sandbox käyttöön
- 1. aalto ”go live” 23.12.2019, 2. aalto heinäkuussa 2020
- Teknisen ryhmän kansallisia kokouksia järjestetään kahden viikon välein
- Kaikkien organisaatioiden projektipäälliköt mukana, jotta tietoa saadaan jaettua
- Organisoitu EL:n kanssa, lisäksi erilliset palaverit aaltojen kanssa
- Jokainen Alma-organisaatio on tehnyt omat suunnitelmansa organisoitumisesta
- Marraskuussa on testattu kuinka erilaiset säädöt toimivat,
- EL kouluttaa tietyn määrän henkilökuntaa, jotka kouluttavat eteenpäin omissa organisaatioissaan, tämä jatkuu joulukuun puoliväliin
- Suurin osa kirjastoista on suljettu joulun ajan, joten järjestelmän julkaisua ei luultavasti markkinoida kovin paljon heti sen tapahtuessa, vaan vasta loppiaisen jälkeen
- Tiedossa oleva poikkeus: Itä-Suomen yliopiston kirjasto auki jo 2.-3.1.2020
- Luultavasti ei ole odotettavissa suurta kuvailuryntäystä heti 23.12. jälkeen, todennäköisempää vasta uuden vuoden jälkeen
- Sisäinen työ jatkuu joulun aikana, tehdään varausten siirtoja yms.
- Hankinta ja luettelointi menevät kiinni joka tapauksessa joulukuun alussa, lainaus ja palautus suljetaan pe 20.12.
Alma-kirjastot ja Melinda-yhteistyö (Minna Olkinuora-Tauru)
- Esitys
- Minna Olkinuora-Tauru esitteli Melindan nykytilannetta
- Kansallinen kuvailun ekosysteemi muotoutuu Melindan ympärille, jossa yhteistyö on perustunut pitkälti kirjastosektoreihin, minkä pohjalta kehitystyötäkin on pääsääntöisesti tehty
- Musiikin ja e-aineistojen kuvailu on kasvanut merkittävästi, varsinkin Violan ja yleisten kirjastojen suurten musiikkikokoelmien tietokantaan lisäämisen jälkeen
- Toimintamallityöryhmään olisi hyvä saada mukaan myös Alephia ennen käyttänyt musiikin kuvailija Alma-kirjastoista
- Melinda-Alma-yhteistyön varmistamiseksi myös musiikin kuvailun osalta sovittiin, että Melinda-palvelusta lähetetään pyyntö ohjausryhmälle
- Tampereen yliopiston kirjastossa on alustavasti puhuttu, että Leeni Pukkinen voisi olla ryhmän kokouksissa mukana tarvittaessa
- Tämä on vielä käsiteltävä Alma-kirjastojen ohjausryhmässä
- Lassi Lager lähettää viestin ohjausryhmän sihteerille Jussi Piipposelle
- Toimintamallityöryhmään olisi hyvä saada mukaan myös Alephia ennen käyttänyt musiikin kuvailija Alma-kirjastoista
- Melinda-yhteistyö muuttuu nyt myös yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastojen kanssa sektoripohjaisesta jaottelusta järjestelmäpohjaiseksi
- Sama käytäntö kuin yleisten kirjastojen kanssa, koska niissä on aina ollut käytössä useita eri järjestelmiä
- Tärkeintä on varmistaa, että kaikki ymmärtävät mitä järjestelmätoimittaja tekee ja mitä Melinda-palveluissa voidaan tehdä
- Tarkoittaa myös sitä, ettei kirjastokohtaisia erillisratkaisuja voi enää olla
- Kun kuvailu tehdään Alephilla, kuvailijat voivat mahdollisissa ongelmissa olla yhteydessä suoraan melinda-postiin
- Kun kuvailu tehdään Almalla, viestit tulee lähettää järjestelmätoimittajan tukipalvelun mukaisesti, josta he lähettävät viestin melinda-postiin, jos on tarvetta
- Jatkossa Melinda ei siis pysty ensisijaisesti auttamaan Alma-kuvailijoita teknisissä asioissa, vaikka alkuun kysymyksiä lähetetään varmasti, jos ei tiedetä keneen pitäisi missäkin tilanteessa ottaa yhteyttä
- Nyt tiedetään jo, ettei Alma-kuvailu todennäköisesti ole viiveetöntä siinä, miten tietue siirtyy Melindaan
- Järjestelmäntoimittajan ja Melinda-palvelun välisistä vastuista on sovittu Melinda-palvelussa myös muiden ulkoisia järjestelmiä käyttävien kanssa
- Määrittely on Alma-ohjausryhmän pöydällä, koska tietenkin toivotaan palvelun säilyvän hyvänä
- Melindassa ollaan aloittamassa kumppanuusmallipilottia, jossa tietyn järjestelmän käyttäjille on määritelty yhteyshenkilö Melinda-palveluissa
- Alma-kirjastojen asiakaskumppani on Tanja Vienonen
- Koha-korkeakoulukirjastojen Tarja Mäkinen ja
- Yleisten/erikoiskirjastojen (Aurora/Axiell Finland) on Eeva-Riitta Peltonen
- Melinda-posti on myös asiakaskumppanien kohdalla ensisijainen yhteysosoite
- Suunnitelmissa on tehdä keväällä 2020 palautekysely 1. aallon Alma-kirjastoille
Melindan toimintaohje Alma-kirjastojen osalta (Minna Kantanen)
- Melindan toimintaohje
Kuvailuprosessi Melindassa Alephissa, Aurorassa, Koha-TäTissä
- Minna Kantanen esitteli Melindan toimintaohjetta (linkki yllä)
- Toimintaohjeessa on määritelty Melindan ja paikallistietokannan työnjako ja mm. replikointi
- Auroralle ja Koha-Tätille on tehty erilliset ohjeet
- Kaikkia järjestelmiä koskevat replikointiasetukset on tarkoitus lisätä toimintaohjeeseen Replikoinnin perustiedot -sivulle
- Kuvailuprosessi Melindassa: samanlainen kaavio on tarkoitus muodostaa tämän ryhmän toiminnan tuloksena
- Minna Kantasen tehtävänä on ollut pitää koulutuksia Melinda-kuvailusta
- Aurora-kirjastojen kanssa koulutukset järjestetty niin, että mukana on ollut Axiell Finlandin edustaja ja Melindan kouluttaja
- Myös Alman osalta samanlainen yhteinen koulutus/webinaari olisi hyvä järjestää, jossa kerrotaan, kuinka kuvailu muuttuu käytännössä
- Yhteinen koulutus sai kannatusta yleisesti kokouksessa
Melinda-Alma teknisen integraation tilanne (Lassi Lager ja Minttu Hurme)
- Esitys
- Kokouksessa käytettiin viime kuussa Kirjastoverkkopäivillä pidetyn esityksen dioja
- Käytetään valmiiksi määriteltyä EL:n tarjoamaa integraatiomallia
- Haasteena se, että integraatio perustuu vahvasti Aleph-spesifeihin rajapintoihin
- Alephista ollaan lähivuosina siirtymässä toiseen kuvailujärjestelmään, joten odotettavissa on, että Alma-integrointi tehdään uudestaan järjestelmänvaihdon jälkeen
- Nyrkkisääntö Alma-kuvailussa: bibliografinen tieto ei siirry ilman ihmisen toimintaa kuvailutapahtuman yhteydessä Melindaan
- Massatuontina Almaan tuodut tietueet eivät siirry Melindaan automaattisesti
- Automaattisesti hoidetaan Melindan tietokantatunnusten käsittely:
- Kun Alma-paikalliskantaan poimitaan Melinda-tietue tai Alma-paikalliskannan tietue kontribuoidaan Melindaan, päivittäinen eräajo lisää Melinda-tietueeseen paikalliskannan tietokantatunnuksen
- Kun Melinda-ID:llinen tietue poistetaan paikalliskannasta, sama päivittäinen eräajo poistaa paikalliskannan tietokantatunnuksen Melinda-tietueesta
- Replikoituminen Melindasta Almaan ajastetaan toimimaan Almasta käsin
- Tämä tarkoittaa, ettei ruotsinkielistä replikoitumista valitettavasti pystytä enää tarjoamaan Melindan puolelta, sillä tämä riippuu Alma-järjestelmästä
- Åbo Akademin edustaja kertoi kokouksessa, että he tekevät replikointisäännöt itse
- Minttu Hurmeelta saa tiedon, miten usemarcon-käännöksen voi löytää Githubista
- Nykyisen replikoinnin konversio ruotsiksi: https://github.com/NatLibFi/USEMARCON-rda_fin2swe
- Tämä tarkoittaa, ettei ruotsinkielistä replikoitumista valitettavasti pystytä enää tarjoamaan Melindan puolelta, sillä tämä riippuu Alma-järjestelmästä
- Normalisointisäännöt Almassa ottavat huomioon kotimaiset kentät, mutta ne menevät eri kenttiin Almassa, jotta eivät kirjoitu yli kansainvälisistä tietokannoista tulevilla kentillä
- Auktoriteettitiedot tulevat 6 h välein Almaan, tästä on sovittu EL:n kanssa
- Valitettavasti auktoriteettien kuvailua ei voi tehdä Almassa, vaan se tulee tehdä Alephissa
- Aleph-tunnukset säilyvät kaikilla Alma-kirjastoilla, joten bib-tietueen lisääminen auktoriteetin teon yhteydessä lienee mahdollista
- Tietueen voi käydä poimimassa Almaan, ellei se replikoidu automaattisesti
- Finton sanastoissa on Almassa sama päivityssykli kuin Asterin tiedoissa
- Reaaliaikaiset saatavuustiedot eivät toimi Alman kanssa, kuten eivät Kohankaan kanssa, Melindan OPAC:ssa, mutta tämä ei taida olla akuutein tehtävä
- Melindan palvelinsiirto tehdään itsenäisyyspäivänä 6.12.2019
- Ei vaikuta kuvailuun Alma-kirjastoissa, koska kuvailu on joka tapauksessa jo poikki
- Melinda-ID:n päivitys Voyager-kantoihin:
- Suurin osa on tehty 1. aallon kirjastoille, muutama kanta vielä jonossa
- ID:t tarvitaan, jotta saadaan tuplakontrolli toimimaan
- Kysyttiin 505, 520 -kenttien 9-osakentästä: osakenttä on laajasti käytössä, jotta ne toimivat kaikissa kentissä
- Osakenttien muuttamisen kanssa pitää olla varovainen, koska niitä voidaan tarvita muissa järjestelmissä, vaikka toisissa ei
Ryhmän organisoituminen, työskentelytavat, kokouskäytännöt ja tulosten dokumentointi (keskustelu, Nina Hyvönen puheenjohtajana)
- Kansalliskirjastolla on päävastuu yhteistyön varmistamisessa
- Työryhmän dokumenttien tallennuspaikaksi sovittiin Melindan asiakaswiki
- Agenda ja muistio tulevat wikiin ja lähetetään ohjausryhmälle, muistio lähetetään sähköpostitse ensin osallistujille tarkistettavaksi
- Käytännön toiminta ryhmän sisällä päätettävää, Alma-ohjausryhmälle suuremmat linjanvedot
- Kansalliskirjastosta mukana Minna Kantanen, Tanja Vienonen ja Minttu Hurme Melinda-palveluista
- Alma-kirjastoista samoin asiantuntijat mukana ryhmässä, ne jotka nyt on sovittu ja musiikin kuvailija ohjausryhmän päätöksen mukaan
- Etäyhteysvälineenä käytetään jatkossa Zoomia, Tanja Vienonen lähettää linkin seuraavaan kokouksen kalenterivarauksessa
- Seuraava kokous on perjantaina 29.11. klo 13-15
- Sovittiin, että torstaina 19.12. klo 14-16 kokouksessa myös johtajat mukana
Avoimia kysymyksiä
Viestintä ja ohjeistus
Tietoturva:
- Nykyisten Aleph-käyttäjätunnusten kohtalo, GDPR: säilytys 1-3 vuotta
Kuvailukysymykset:
- Kenttien mäppäykset, jos jokin kenttä tarkoittaa eri asiaa Almassa kuin Melindassa, esim. 09x-kenttien käyttö.
Kuvailuprosessi:
- Kuvailijan näkökulma: Mikä konkreettisesti muuttuu ja mikä pysyy samana Melinda-yhteistyössä?
- Terminologia
- Esim. normalisointi Almaan
- Kuvailuprosessi. Tietueet kulkevat Almasta Melindaan ExLibriksen x-server rajapinnan kautta, jossa ei tuplakontrollia. Tarkistettava ensin, onko tietue jo Melindassa.
- Replikointi, toimii jatkossa eri tavalla kuin nykyisin, ei siirry välittömästi (”on-line”) kuten nyt. Filtteröinti Alman työkaluilla.
- Tietokantatunnusten (LOW-tag) lisääminen Almassa erilainen prosessi.
- Jatketaanko Alma-ympäristössä kuvailijan apuohjelmien (Muuntaja, Merge, Cyrillux, jne) käyttöä?
Asteri-tuotanto:
- Auktoriteettien kuvailutyö edelleen Alephissa. Tehdäänkö tällöin myös bib-tietue Alephissa? Auktoriteetit haravoidaan Asterista Almaan näillä näkymin kuuden tunnin välein.