Kirjastojärjestelmän vaihdossa on yleisesti ottaen kaksi erilaista tilannetta:

  1. Bibliografisten tietueiden ID:t ja sisältö säilyvät ennallaan samoin kuin kirjastokortilla kirjautuminen (tyypillisesti siirtyminen Kohaan).
  2. Bibliografisten tietueiden ID:t muuttuvat, ja mahdollisesti myös kirjautumiseen tulee muutoksia (tyypillisesti siirtyminen Almaan).

Ota yhteys Finnan palveluosoitteeseen [email protected] kirjastosi tilanteen selvittämiseksi tai varmistamiseksi.

1. tapaus: tunnisteet säilyvät

Kun bibliografisten tietueiden ID:t ja kirjastokortit säilyvät, voidaan muutos tehdä Finnassa käyttäjille läpinäkyvästi, eli halutulla hetkellä vaihdetaan Finna käyttämään uutta kirjastojärjestelmää (samalla tunnuksella kuin vanha) ja haravoimaan bibliografiset tietueet siitä. Kirjautumisessa tulee tällöin olemaan lyhyt katko, mutta muuten muutos ei näy käyttäjille kuin siinä, että heille tarjotut palvelut voivat olla hieman erilaisia. Muutoksia tarvitaan yleensä vain, jos järjestelmän vaihdossa tulee muutoksia esim. toimipisteisiin tai muuhun Finnaan haravoituun tietoon. Tällöin tarvitaan vähintään tiedot muuttuneista toimipisteistä ja niiden kielikäännöksistä. Jos järjestelmänvaihdon yhteydessä yhdistetään useita tietokantoja yhteen, on usein tarpeen käsitellä uutta tietokantaan täysin uutena 2. tapauksen malliin.

2. tapaus: tunnisteet eivät säily

Bibliografisten tietueiden ID:t tai kirjautuminen muuttuu.

Tässä tapauksessa käyttöönottoa käsitellään tekniseltä kannalta Finnassa samaan tapaan kuin kokonaan uuden kirjaston käyttöönottoa. Olennaista on myös tiedottaa muutoksesta asiakkaille, koska uudessa järjestelmässä kirjautuminen kirjastokortilla tai sähköpostiosoitteella ei yhdisty vanhaan Finna-tiliin, vaan asiakkaalle luodaan Finnassa uusi tili. Tällöin vanhat suosikit, tallennetut haut ym. menetetään. Tämä ei koske Haka-kirjautumista, mutta siinäkin on syytä ottaa huomioon, että suosikkilistojen taustalla olevat tietueet katoavat siirtymässä, ja vaikka listat edelleen toimivat, eivät tietuelinkit enää toimi.

Jos kirjastokorttikirjautuminen ja korttien numerot säilyvät, on kirjautuminen uuteen kirjastojärjestelmään mahdollista yhdistää olemassaoleviin tileihin Finnassa. Tämä edellyttää Finnan puolella manuaalisia muutostöitä, jotta tilit saadaan siirrettyä uuden järjestelmän tunnukselle. Ota yhteyttä [email protected] -palveluosoitteeseen hyvissä ajoin ennen siirtymistä tuotantoon.

Jos kirjautumistapa muuttuu, tulee asiakkaille tiedottaa asiasta hyvissä ajoin, jotta he voivat ottaa vanhat suosikit, tallennetut haut ym. talteen.

Tietolähteen koodi

Finnassa jokaisella tietolähteellä, josta tietueita haravoidaan, on oma koodi (esim. jykdok). Ensimmäisessä tapauksessa olemassaoleva tietokannan koodi voidaan aina säilyttää. Toisessa tapauksessa koodi voidaan säilyttää, kunhan uuden järjestelmän tietueiden tunnisteet eivät mene päällekkäin vanhojen kanssa. Voyagerista Almaan siirryttäessä on siis mahdollista pitää vanha koodi käytössä. Vanhan järjestelmän tietueet eivät kuitenkaan säily, vaan ne poistetaan, kun tietueiden haravointi uudesta järjestelmästä aloitetaan. Jos tietueiden ID:issä on päällekkäisyyksiä vanhan ja uuden järjestelmän välillä, tarvitaan uudelle järjestelmälle uusi koodi.

Linkkejä

Kannattaa tutustua tilanteesta riippuen myös seuraaviin ohjesivuihin: