Tehtävä:
- Kansainvälisen standardin ISO 8601 kirjastoja, arkistoja ja museoita (ja mahdollisesti myös laajemmin) palvelevan soveltamisprofiilin laatiminen.
- Tavoitteena kuvailun yhdenmukaistaminen ja standardoiminen tiedonhaun katteen ja tarkkuuden varmistamiseksi.
- Tehtävä on toimeksianto Digime-verkoston Tietoarkkitehtuuriryhmältä maaliskuussa 2019.
Kokousajat:
- Ensimmäisen vaiheen kokoukset: 2.9.2019 ja 9.9.2019 klo 12.30-15.30
Kokouspaikka:
- Etänä: https://connect.funet.fi/kk_kuvailu
- Lähellä: Kansalliskirjasto, Yliopistonkatu 1, 2. kerros, kokoushuone C222
Osallistujat:
- Kaikki halukkaat Digime-verkostosta (lähetetty sähköpostikutsu 13.5.2019)
- Keskeiset asiantuntijat KAM-sektoreilta
Aineisto:
- ISO 8601 -standardin PDF-versio (maksullinen, osallistujaorganisaatiot hankkivat sen itse)
- Työryhmään osallistuvat tutustuvat standardiin ennen syyskuun kokouksia.
Toimenpiteet:
- Ensimmäinen vaihe (2019):
- KAM-sektoreiden nykyisten käytänteiden läpikäynti suhteessa ISO-standardiin: erityisesti erot ja haasteet
- Arkistot ja museot järjestävät mahdollisesti kyselyn sektoreillaan
- Syksyn kokouksissa:
- Kirjastojen RDA-pohjaiset ratkaisuehdotukset (Marja-Liisa, Ulla ja Juha) valmistellaan syyskuun kokouksiin
- Syyskuun kokouksissa sovitetaan kirjastojen ehdotukset museoiden ja arkistojen näkökulmiin
- Ehdotus ISO 8601 -työohjeeksi KAM-sektorien koneluettaviin elementteihin: mielellään ennen 19.11.2019, jolloin kirjastojen kuvailun asiantuntijaryhmien yhteiskokous
- Ajanilmausten muutoksen vaikutus hakujärjestelmiin huomioitava:
- X-merkin pohjalta muodostuu aikavälihaku Finnassa: esim. 199X on haku vuosilla 1990-1999
- Merkeillä %, ? ja ~ haku kohdistuu vain ko. vuoteen: esim. 1999? on haku vuodella 1999
- Huomioitava myös vaikutus datan avaamiseen
- KAM-sektoreiden nykyisten käytänteiden läpikäynti suhteessa ISO-standardiin: erityisesti erot ja haasteet
- Toinen vaihe (2020)
- KAM-sektorin työohjetta laajemman soveltamisprofiilin laadinta
- Halutaanko standardia sovellettavan laajemminkin kuin vain KAM-sektoreilla?
- Tietohuoltokomitea voi päättää, halutaanko standardista tehdä SFS-standardi kääntämällä se tai halutaanko soveltamisprofiili standardoida kansallisesti (kokous 23.5.2019): vastaavanlaisia profiileja ei ole tehty
- Jos halutaan tehdä kansallinen soveltamisprofiili, esim. koko valtionhallinnolle, pitää se tehdä KAM-soveltamisprofiilia formaalimmin ja laajemmin.
- Ei tehdä virallista kansallista profiilia, mutta tarjotaan sovellusohjetta muillekin kuin KAMuille
Tavoiteaikataulu
- Ehdotus käytännön KAM-työohjeeksi valmiina 2019 lopussa: DL määrittyy AHAAn Finnan käyttöottoaikataulusta: Finna-ihminen kutsutaan kokouksiin mukaan
- Digime-Tietoarkkitehtuuriryhmän hyväksymä työohje valmiina joulukuun 2019 kokoukseen
- Tarjotaan työohjetta KAM-sektoreiden ulkopuolelle vuoden 2020 aikana
Työohje KAM-sektoreille
Eteneminen
- Tehty linjausehdotukset ISO-standardin tasoille
- Listattu ja linjattu MARC-formaatin ajanmäärekentät
- Juha Hakalan alustus kokoukseen 2.9.2019
- Sovitaan ajanmäärelinjauksista KAM-sektoreiden kesken SYKSYLLÄ 2019
- MUSEOIDEN ALUSTAVAT KOMMENTIT
- ARKISTOJEN ALUSTAVAT KOMMENTIT (tulee myöhemmin)
- Keskustelllaan aikailmausyhtenäistämisestä Kansalliskirjaston elementtikohtaisen listauksen pohjalta: katsottava myös arkistojen ja museoiden alustavat kommentit
- Katsotaan elementit ensin ideaalisessa tilanteessa tuotannossa ja peilataan sitä Finnan tarpeisiin ja mahdollisuuksiin
- Mennäänkö elementtitason määrittelyyn kuvailussa vai annetaanko merkintään väljyyttä ja pyydetään Finnalta tai muilta näyttöjärjestelmiltä yhtenäistämistä?
- Tehdään, jos mahdollista, entiteetti tai entiteettiryhmäisiä yleisiä linjauksia, esim. toimijoita koskevat aikalinjaukset
- Eritellään, mitkä linjaukset koskevat kaikkia sektoreita, mitkä 1 tai 2 sektoria: tarvittaessa eritellään vielä formaatti- ja/tai järjestelmäkohtaiset linjaukset
- Antaisiko aikaontologia joustoa merkintään: kaikki variaatiot (ml. ISO-standardin muoto) ilmaistaan aikaontologiassa, jolloin aika voidaan merkitä joustavammin eri elementteihin?
- Ainakin epämääräisistä aikailmauksista ja aikarooleista olisi hyvä päättää syyskuun keskusteluissa
- Keskitytään tässä vaiheessa vain kuvailevan metatiedon elementteihin, ei hallinnolliseen metatietoon?
- Otetaanko kantaa siirtoformaateissa käytettäviin muotoihin tässä yhteydessä?
- Tarkastetaan elementtikohtainen taulukko suhteessa jo tehtyihin tasokohtaisiin linjauksiin KAM-kuvailuryhmän kokouksessa 14.10.
- Tehdään selkeäsanainen dokumentti linjausten pohjalta: https://docs.google.com/document/d/1Nv7Eh0vow3gDQdHoklER1kUMX7pABp1lVAJZIOrWJ7k/edit#
- Kukin sektori hoitaa oman osuutensa dokumentin kirjoittamisesta google docsiin.
- Kirjasto kirjoittaa: vuodenaika, vuosiluku
- Arkisto kirjoittaa: aikaväli, päivämäärä
- Museot kirjoittaa: kellonaika
ISO-standardin 8601 tasot:
- Alempi taso sisältyy ylempään tasoon, esim. level 0 sisältyy myös level 1:een.
- ISO-standardin 2. osan (extensions) liitteessä A määritellyt tasot vastaavat ISO-standardin extended-tasoa. HUOM! ISO-standardin basic-tason ominaisuuksia ei ole huomioitu.
- Vuosiluvun merkitseminen:
- Level 0: Vuosiluku merkitään VVVV, esim. 1984
- Level 1: Määrittelemättömissä (unspecified) vuosiluvuissa käytetään merkkiä X, esim. 198X tai 19XX
- Level 1: Epävarma (uncertain) vuosiluku ilmaistaan käyttämällä kysymysmerkkiä, esim. 1984?
- Level 1: Noin (approximate) vuosi merkitään tildellä, esim. 1984~
- Level 1: Epävarma noin (uncertain approximate) vuosi merkitään %-merkillä, esim. 1984%
- Level 1: Ennen ajanlaskun alkua olevat vuodet merkitään miinusmerkillä, esim. -1984 (=1984 eaa.)
- Level 1: Vuosiluvut, joissa on enemmän kuin neljä numeroa, käytetään kirjainta Y, esim. Y19840 (=vuosi 19840) tai Y-19840 (= 19840 eaa.)
- Level 2: Tason soveltamista selvitetään tarvittaessa erikseen
- KAM-linjaus:
- Noudatetaan tasoa 1 muuten, mutta MARC 21 -formaatin kiinteämittaisessa kentässä määrittelemättömissä vuosiluvuissa käytetään merkkiä "u".
- Noudatetaan tasoa 1 muuten, mutta MARC 21 -formaatin kiinteämittaisessa kentässä määrittelemättömissä vuosiluvuissa käytetään merkkiä "u".
- Perustelut linjaukselle:
- Arkistolla käytössä jo nämä muodot. Arkistot merkitsevät vuosiluvun aikavälinä.
- Museoilla sekä aikavälejä että yksittäisiä vuosilukuja. Vain osa museoiden järjestelmistä tukee näitä merkintätapoja.
- On pyrittävä mahdollisimman eksakteihin lukuihin myös määrittelemättömissä ja epävarmoissa aikailmauksissa mahdollisuuksien mukaan: XX-merkin pyritään välttämään ja sen sijaan merkitään arvioitu aikaväli.
- Arkistolla käytössä jo nämä muodot. Arkistot merkitsevät vuosiluvun aikavälinä.
- Rajoitukset noudattamisessa:
- Kirjaston ja arkiston tallenusformaatissa ei voida tallentaa X-merkkiä kaikkiin aikakenttiin vaan käytetään u-merkkiä (tähän pyritään vaikuttamaan kansainvälisesti)
- Kuvailijoita varten tarvitaan myös ihmisluettava muoto (arkistojen ja museoiden kuvailijan käyttöliittymät hoitavat asian).
- Vaikutus tiedonhakuun Finnassa ja avattuun dataan:
- Siirtoformaatissa täytyy määritellä käytettyjen sanallisten ilmaisujen vastaavuus ISO-standardin määrityksiin, josta konvertoidaan haluttu ilmaus asiakkaalle
- Finna tarvitsee myös ihmisluettavan muodon, mutta haku pohjaa vain koneluettavaan ISO-standardin muotoon.
- Finnassa on tuettava sekä "u" että "X" -merkkejä.
- Vuodenajan merkitseminen:
- Level 1: Vuodenaika merkitään koodeilla 21 (kevät), 22 (kesä), 23 (syksy) ja 24 (talvi), esim. 1984-22 (=kesä 1984)
- Level 2: Tason soveltamista selvitetään tarvittaessa erikseen
- KAM-linjaus:
- Noudatetaan tasoa 1.
- Perustelut linjaukselle:
- Kirjastojen varastotiedoissa merkitään vuodenaika ISO-standardin muodossa.
- Museoilla vuodenaikoja on tallennettu vapaatekstinä. Pyritään vaikuttamaan tästä eteenpäin ISO-standardin muotojen tallentamiseen dataan.
- Arkistoilla ei tarvetta vuodenaikojen merkitsemiseen.
- Kirjastojen varastotiedoissa merkitään vuodenaika ISO-standardin muodossa.
- Päivämäärän merkitseminen:
- Level 0: Päivämäärä merkitään VVVV-KK-PP, esim. 1984-12-24 tai 1984-12
- Level 1: Määrittelemättömissä (unspecified) päivämäärissä käytetään merkkiä X, esim. 1984-12-XX tai 1984-12-2X tai 1984-1X tai 1984-XX-XX
- Level 1: Epävarma (uncertain) päivämäärä ilmaistaan käyttämällä kysymysmerkkiä, esim. 1984-12-24? tai 1984-12?
- Level 1: Noin (approximate) päivämäärä merkitään tildellä, esim. 1984-12-24~ tai 1984-12~
- Level 1: Epävarma noin (uncertain approximate) päivämäärä merkitään %-merkillä, esim. 1984-12-24% tai 1984-12%
- Level 2: Tason soveltamista selvitetään tarvittaessa erikseen
- KAM-linjaus:
- Noudatetaan tasoa 1.
- Perustelut linjaukselle:
- Museoilla määrittelemättömät päivämäärät merkitään vapaamuotoisena tekstinä. Epävarmat ja noin ilmaukset ovat käytössä.
- Kirjastojen MARC 21 -formaatissa voidaan noudattaa sekä basic-muotoa VVVVKKPP että tasoa 1 (esim. kentässä 046, jossa voidaan käyttää myös muita standardeja). Vapaamuotoisissa varastotiedoissa päivämäärä merkitään tason 0 mukaan.
- Arkistoilla käytössä määrittelemättömät ja epävarmat ilmaukset.
- Museoilla määrittelemättömät päivämäärät merkitään vapaamuotoisena tekstinä. Epävarmat ja noin ilmaukset ovat käytössä.
- Kellonajan merkitseminen:
- Level 0: Paikallinen kellonaika merkitään VVVV-KK-PPTHH:MM:SS, esim. 1984-12-24T16:15:01
- Level 0: GMT-aika merkitään VVVV-KK-PPTHH:MM:SSZ, esim. 1984-12-24T16:15:01Z
- Level 0: Aikavyöhyke ilmaistaan tunneissa VVVV-KK-PPTHH:MM:SS-HH, esim. 1984-12-24T16:15:01-04 (= kellonaika 4 tuntia jäljessä GMT-ajasta)
- Level 0: Aikavyöhyke ilmaistaan tunneissa ja minuuteissa VVVV-KK-PPTHH:MM:SS-HH:MM, esim. 1984-12-24T16:15:01-04:30 (= kellonaika 4 tuntia 30 minuuttia jäljessä GMT-ajasta)
- KAM-linjaus:
- Noudatetaan tasoa 0 paikallisen kellonajan merkitsemisen suhteen. Jätetään aikavyöhykeilmaukset pois.
- Perustelut linjaukselle:
- Kirjastoissa kellonaikaa ei merkitä käsin vaan tuotetaan koneellisesti. Koneellisesti tuotettu kellonaika ei noudata nyt standardia, mutta pyritään muuttamaan kansainvälisesti MARC 21 -formaatia standardin mukaiseksi.
- Museoissa on kellonaika merkitty vapaamuotoisena tekstinä (mm. tapahtumisen dokutoinnissa tai kuva-aineistossa) tai automaattisesti koneen tuottamana.
- Arkistoissa ei merkitä kellonaikoja kuvailevaan metatietoon, mutta kylläkin PAS-metatietoon.
- Aikavälin (interval) merkitseminen:
- Level 0: Aikaväli merkitään VVVV-KK-PP/VVVV-KK-PP, esim. 1984/2019 tai 1984-12/2019-06 tai 1984-12-24/2019-06-21 tai 1984-12-24/2019
- Level 1: Lopusta avoin aikaväli merkitään VVVV-KK-PP/.., esim. 1984/.. tai 1984-12/.. tai 1984-12-24/..
- Level 1: Alusta avoin aikaväli merkitään ../VVVV-KK-PP, esim. ../1984 tai ../1984-12 tai ../1984-12-24
- Level 1: Lopusta tuntematon aikaväli merkitään VVVV-KK-PP/, esim. 1984/ tai 1984-12/ tai 1984-12-24/
- Level 1: Alusta tuntematon aikaväli merkitään /VVVV-KK-PP, esim. /1984 tai /1984-12 tai /1984-12-24
- Level 2: Tason soveltamista selvitetään tarvittaessa erikseen
- A.6.5 set representation -asioiden käyttö
- A.6.5 set representation -asioiden käyttö
- KAM-linjaus:
- Ei yhteistä linjausta.
- Perustelut linjaukselle:
- Esimerkeistä tasolta 1 puuttuu merkkien ?, X tms. sisällyttäminen aikaväleihin.
- Useamman aikavälin merkitseminen on haasteellista.
- Kirjastoissa aikavälin alku- ja loppuvuodet merkitään eri kenttiin tai aikavälin sisällyttäminen ihmisluettavassa muodossa, esim. auktorisoituihin hakutietoihin, hoidetaan yhdysmerkillä, ei standardin kauttaviivalla.
- Museoilla pyrkivät aina määrittelemään aikavälin alku- ja loppuajankohdat. Museot pyrkivät vaikuttamaan järjestelmäntoimittajaan, jotta aikaväli merkittäisiin tulevaisuudessa standardin muodossa.
- Arkistot käyttävät aikavälin merkitsemistä jo. Pyritään jatkossa tason 2 mukaisen useamman aikavälin ominaisuuksien merkitsemiseen.
Linjausehdotukset KAM-sektorien "yhteisiin" ajanmääre-elementteihin
Elementit nimetty RDA-standardin tai MARC 21 -formaatin mukaan | RDA:n mukainen entiteetti, jonka kuvailuun ajanmääre merkitään | Linjaus ajanmääreen merkitsemisestä | Olosuhteet jotka vaikuttavat ominaisuuden soveltamiseen, esim. aineiston tyyppi tai sektorin käyttämän tallennusformaatin rajoitteet | Millä sektorilla linjausta noudatetaan: K = kirjastot A = arkistot M = museot | Muuta huomioitavaa |
---|---|---|---|---|---|
subject timespan | Teos | Kirjastojen Sisällönkuvailun asiantuntijaryhmä ehdottanut aikamääreitä identifioivan (ja kuvailevan) aikaontologian perustamista, joka pohjaa ihmisluettaviin aikailmauksiin. Pohdittu termien URNien pohjautumista ISO-standardin määrityksiin sekä ISO-standardin mukaisen muodon sisällyttämistä aikaontologiaan. | |||
beginning | Ajanjakso | Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1. | Jos MARC 21 -formaatissa ajanjakson alku ja loppu tallennetaan eri osakenttiin, standardin mukaista ajanjakson merkitsemistä ei noudateta. Vapaamuotoisiin kenttiin ajanjakso alku ja loppu tallennetaan ihmisluettavassa muodossa, ei standardin mukaisesti. | Elementti käytössä, kun kuvailun kohteena on ajanjakso, esim. talvisota tai 1980-luku | |
ending | Ajanjakso | Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1. | Jos MARC 21 -formaatissa ajanjakson alku ja loppu tallennetaan eri osakenttiin, standardin mukaista ajanjakson merkitsemistä ei noudateta. Vapaamuotoisiin kenttiin ajanjakso alku ja loppu tallennetaan ihmisluettavassa muodossa, ei standardin mukaisesti. | Elementti käytössä, kun kuvailun kohteena on ajanjakso, esim. talvisota tai 1980-luku | |
date of birth | Henkilö | Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1. | MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. | ||
date of death | Henkilö | Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1. | MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. | ||
date of establishment | Yhteisö | Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1. | MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. | ||
date of termination | Yhteisö | Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1. | MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. | ||
period of activity of corporate body | Yhteisö | Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1. | MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. | ||
period of activity of person | Henkilö | Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1. | MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. | ||
period of activity of family | Suku | Noudatetaan ISO-standardin 8601 extended-tallennuksen tasoa 1. | MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. | ||
date of conference | Yhteisö | Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). | |||
date of usage | Nomen | Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). | Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa. | ||
date of work | Teos | Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). | Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa. | MARC-kentässä 046 erityispiirteenä osakenttä $2 johon voidaan merkitä muu standardi, esim. VVVV-KK-PP $2 edtf | |
date of capture | Ekspressio | Pyritään muuttamaan formaattia niin, että ISO-standardin 8601 määrittelemien T-merkin, X-merkin, ?-merkin, %-merkin ja ~-merkin tallentaminen on mahdollista. | Merkitään toistaiseksi MARC 21 -formaatin suosittelemassa muodossa, joka ei ole standardin mukainen. | ||
date of manufacture | Manifestaatio | Ei noudateta ISO-standardia. | Otetaan suoraan tiedonlähteestä, kun mahdollista. Tarkemmat ohjeistukset kuvailusäännöistä ja tallennusformaatista. | ||
date of production | Manifestaatio | Ei noudateta ISO-standardia. | Otetaan suoraan tiedonlähteestä, kun mahdollista. Tarkemmat ohjeistukset kuvailusäännöistä ja tallennusformaatista. | ||
related timespan of place | place | Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). | Paikan identifiointia ja kuvailua vasta mallinnetaan KAM-sektoreilla (syksy 2019) | ||
auktorisoidut hakutiedot | Toimija | Noudatetaan ISO-standardin 8601 tapaa merkitä määrittelemättömiä (X), epävarmoja ( ? ) ja epätarkkoja (~) aikamääreitä auktorisoiduissa hakutiedoissa | |||
Tapahtuman aika | - | Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). | Pyritään lisäämään MARC 21 -formaattiin osakenttä, johon voidaan tallentaa eaa-ajanmääreet ISO-standardin mukaisessa muodossa. | MARC-kenttä 033 | |
Salassapitoaste: Turvaluokituksen alentamisen päivämäärä ja salassapidon päättymispäivämäärä | - | Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). | MARC-kenttä 355 | ||
duration (expression) | Ekspressio | Noudatetaan ISO-standardia 8601 (ttmmss). | Kirjastoilla kaksi linjausta: MARC-kenttä 300 kuvailusääntöjen mukainen rakenteistamaton muoto, kenttä 306 ISO 8601:n mukainen muoto | ||
Sisällön kattama ajankohta tai ajanjakso | Ei noudateta ISO-standardia. | Otetaan suoraan tiedonlähteestä, kun mahdollista. Tarkemmat ohjeistukset kuvailusäännöistä ja tallennusformaatista. | MARC-kenttä 245 $f ja $g | ||
year degree granted (work) | Teos | Noudatetaan ISO-standardia 8601. | |||
restriction on access to manifestation / to item | Manifestaatio | Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). | |||
Huomautus jäljenteestä - julkaisuaika | Ei noudateta ISO-standardia. | Otetaan suoraan tiedonlähteestä, kun mahdollista. Tarkemmat ohjeistukset kuvailusäännöistä ja tallennusformaatista. | MARC-kenttä 533 $d | ||
Huomautus alkuperäisversiosta - alkuperäisen julkaisutiedot | Ei noudateta ISO-standardia. | Otetaan suoraan tiedonlähteestä, kun mahdollista. Tarkemmat ohjeistukset kuvailusäännöistä ja tallennusformaatista. | MARC-kenttä 534 $c | ||
Hankinta-aika | Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta (VVVVKKPP). | MARC-kenttä 541 $d | |||
Huomautus toimenpiteistä - toimenpiteen aika | Noudatetaan ISO-standardin 8601 basic-tallennusta vuosissa ja kuukausissa. Jos on tarve tallentaa tarkempi aika (tunnit ja minuutit), suositellaan ISO-standardin noudattamista. | MARC-kenttä 583 $c |