Muistio
Aika: 31.1.2019 klo 10.00 - 11.10
Läsnä: Ari Muhonen (pj.), Christian Nelson, Esa-Pekka Keskitalo, Ari Ahlqvist, Sinikka Luokkanen, Minna Kivinen, Hanna Lahtinen, Sari Palen, Tua Hindersson-Söderholm, Johanna Vesterinen (siht.)
Poissa: Kristiina Hormia-Poutanen
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Ari Muhonen avasi kokouksen.
2. Sihteerin valinta
Valittiin Johanna Vesterinen kokouksen sihteeriksi. Samalla päätettiin esittää yleiskokoukselle, että Johanna Vesterinen/Varastokirjasto lisätään ohjausryhmän jäseneksi.
3. Yhteenliittymän kokoonpano
Yhteenliittymään on liittynyt mukaan Maanpuolustuskorkeakoulu.
Päätös: todetaan MPKK liittyneeksi Koha-yhteenliittymään. Viedään asia tiedoksi yleiskokoukseen.
4. Kustannustyöryhmän esitys vuoden 2019 kustannusten jaosta
Kustannustyöryhmä esittelee tähänastisen työnsä tulokset. Tästä lähetetään kokouksen osallistujille erillinen liite.
Esitys: Hyväksytään kustannusten jako vuodelle 2019 vietäväksi yleiskokoukseen hyväksymistä varten.
Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. Lisäksi päätettiin, että CSC:n edustaja kutsutaan yleiskokoukseen avaamaan kustannusrakennetta sekä palvelukuvausta.
5. CSC:n palvelintilanne
Kuultiin, että palvelimia on saatu käyttöön sitä mukaa, kun käyttöönotot ovat realisoituneet. Todettiin, että kirjastojen tulisi päästä testaamaan Kohan toimivuutta omilla tietokannoilla.
Päätös: Kansalliskirjasto käy aiheesta keskustelua CSC:n kanssa ennen yleiskokousta. Kutsutaan CSC:n edustaja yleiskokoukseen.
6. Käyttöönottojen tilannekatsaus ja aikataulu
HAMK: Kohan käyttö sujuu hyvin ja ilman suurempia ongelmia.
Jyväskylä: Kohaan on siirrytty tammikuun alussa, konversio sujui hyvin. Asiakaspalveluhenkilöstön koulutusta pidetty 2 pv/hlö. Kohan käyttöönotosta kommentit ”aika helpon oloinen”, toimii nopeasti ja viiveettä. Varastopyynnöt toimivat Kohan artikkelitilaustoiminnon kautta, tätä prosessia tosin pitää vielä kehittää. Luettelointi: replikointi Melindasta toimii ok. Holdings-tietueiden massamuutoksiin ei ole vielä työkaluja. Hankintamoduuli ei vielä käytössä, mietinnässä mitä sen kanssa tehdään.
Tilastokirjasto: tuotantokanta nyt CSC:n palvelimella, Finnakin siirretty. Työtä on vielä tehtävä sarjajulkaisujen numeroinnissa, osakohteiden linkitykset eivät vielä toimi. Siirtyminen Kohaan tehtäneen viikolla 6.
DIAK: Kohan käyttöönottopäiväksi sovittu 12.2.2019.
Muiden kirjastojen aikataulut, aikataulutilanne : ei muutosesityksiä.
MPKK:n osalta ei ole ollut tarkempaa aikataulusta, ajoittuu loppuvuoteen 2019.
7. Pääkäyttäjäryhmän asiat
Pääkäyttäjäryhmän vetovastuu on siirtynyt Kansalliskirjastolle, Ari Ahlqvist toimii toistaiseksi ryhmän vetäjänä. Ryhmä kokoontuu edelleen viikoittain etäkokouksiin; aika ajoin pidetään pidempiä lähikokouksia. Seuraava lähikokous pidetään 8.2. ja aiheena mm. varastotietueet Kohassa.
Ryhmässä tapahtuu muutos, kun Hannu Markkanen (Jyväskylä) siirtyy Eduskunnan kirjastoon 1.2. alkaen.
8. Viestintä
Alustava ajatus viestintäsuunnitelmasta. Liite
Yksittäisten käyttöönottojen osalta paikallisviestintä on nimenomaisen kirjaston vastuulla. Missä mennään -webinaareissa keskitytään erityisesti ajankohtaisiin etenemistiedotuksiin ja ovat suunnattu koko kirjastoverkolle. Viestinnässä on lupa olla kriittinen, jos tähän todetaan olevan aihetta. Lisäpanostusta toivotaan yleisempiin viesteihin: avoimuus lisääntyy, kirjastoissa osataan, tehdään yhteistyötä. Tavoitteena on, ettei käyttöönotto juurikaan näkyisi asiakkaalle, vaan siirtymä tapahtuisi luontevasti/sujuvasti. Siksi paikallisviestintä on tärkeää, eli kerrotaan, miten siirtymä sujui oman kirjaston osalta.
Todettiin, että on tarpeen laatia tiedotepohja, jota kukin voi käyttää käyttöönottojen yhteydessä. Pohjan laadinnassa käytetään hyväksi HAMKin ja Kansalliskirjaston malleja.
Päätettiin, että osallistutaan Koha-seminaariin Turussa 12. – 13.9.2019. Päivämäärä tässä vaiheessa muistiin, ohjelma tarkentuu kevään aikana.
9. Seuraavan yleiskokouksen asialista
Seuraavan yleiskokouksen käsiteltäväksi viedään
- Maanpuolustuskorkeakoulun mukaantulo Kohaan ja aikataulu
- Lisäjäsenen esittäminen ohjausryhmään: Johanna Vesterinen/Varastokirjasto
- Kustannustenjako, kustannusryhmän esitys
- CSC ja kustannusrakenteen muodostuminen
- Viestintäsuunnitelma
- Käyttöönottokokemuksia tähän saakka toteutuneista käyttöönotoista
- Tulevaisuuden kehitystoimenpiteet ja kenen tehtäväksi annetaan
Yleiskokous pidetään etänä, kts. kohta 11.
10. Muut asiat
Yhteenliittymän ulkopuolisia tahoja on kysynyt Kansalliskirjastolta ja Jyväskylän yliopiston Avoimen tiedon keskuksesta Koha-järjestelmän käyttöönottoon liittyviä neuvoja.
11. Seuraavat kokoukset
Seuraava ohjausryhmän kokous on 6.3.2019 klo 14.
Seuraava yleiskokous on 12.2.2019 klo. 13.
12. Kokouksen päätös
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.10.