Sopimusasiakirjat konsortioryhmän 16.11.2018 kokouksen asialistalla

KommenttiKommentoijan sektoriVastausMuutos sopimusasiakirjaan

Kohta 3 Sopimuksen tausta ”Finna-palvelun ylläpidosta vastaa Kansalliskirjasto lukuun ottamatta palvelinympäristön ja käyttöjärjestelmätason ylläpitoa, joista vastaa CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy. Kansalliskirjaston ja CSC:n välisistä vastuista ja velvoitteista sovitaan Kansalliskirjaston ja CSC:n välisessä sopimuksessa.” Kommentti: Asiakkaaseen päin Finnasta vastaa kuitenkin Kansalliskirjasto.

Yleinen kirjastoKommentoija on oikeassa. Pääsopimuksen kohtaa 3 ei kuitenkaan nähdä tarpeelliseksi muuttaa, sillä asiaa selvennetään liitteessä 3, kohdassa 5 (palvelutaso) kirjauksella:
Finna palvelun palvelinympäristöstä ja käyttöjärjestelmätason ylläpidosta vastaa CSC Tieteen tietotekniikkakeskus Oy. Kansalliskirjasto hallinnoi palveluketjua ja ottaa vastaan Finna-konsortion jäsenten tukipyynnöt ja välittää ne tarvittaessa palvelinympäristön ylläpitäjälle.
Ei muutosta.

Kohta 4. Sopimuksen kohde: "Tällä sopimuksella sovitaan Finna-palvelun käyttöön, ylläpitoon, kehittämiseen ja yhteistyöhön liittyvistä tehtävistä ja vastuista on palvelun tarjoajan Kansalliskirjaston ja palvelun asiakkaan välillä." Tässä on ilmeisesti joku kirjoitusvirhe. 


AmmattikorkeakoulukirjastoKohdassa on muotoiluvirhe, joka on korjattu kommentin perusteella.Ko. lause pääsopimuksen kohdassa 4 korjattu.

Kohta 4: Sopimuksen kohde, Sopimuksella sovitaan Finna-palvelusta. Kansalliskirjaston kirjastojen käyttöön tarjoama ohjelmisto ja näkymät kuulunevat siihen? Voisiko sen sanoa myös pääsopimuksessa? Vrt liite 3: Tässä liitteessä kuvattu palvelutaso koskee niitä Finna- konsortion jäseniä, joiden aineistot tai näkymä on avattu loppukäyttäjille ja jotka ovat ilmoittaneet kirjallisesti asiasta Kansalliskirjastolle.

 

YliopistokirjastoPääsopimuksen kohtaa 4 on täydennetty kommentin perusteella siirtämällä siihen kohdasta 3 kirjaus:

"Kansalliskirjasto ylläpitää ja kehittää Finna-ohjelmistoa ja tarjoaa sen konsortion jäsenten käyttöön." Katsomme, että näkymät tulevat jo kohdassa 4 hyvin esille. Palvelusopimuksen liitteessä 3 (palvelukuvaus ja palvelutaso) tarkennetaan vielä sekä ohjelmistoon että näkymiin liittyviä asioita ja vastuita.

 

Pääsopimuksen kohtaa 4 on täydennetty aiemmin kohdassa 3 olleella sopimuskirjauksella.

Taulukossa kohdassa 4 puhutaan omasta sekä paikallisesta näkymästä. Oletamme, että paikallinen näkymä ja oma näkymä on sama asia, joten kannataisi käyttää vain yhtä termiä. Talukossa olevat vaihtoehdot voisi myös avata konkreettisilla esimerkeillä.

 

Arkisto

Sopimuksessa on kommentin perusteella siirrytty käyttämään johdonmukaisesti ilmausta paikallinen näkymä. Paikallinen näkymä on konsortion jäsenen ylläpitämä näkymä. Koska pääsopimus on tarkoituksenmukaista pitää varsin yleisellä tasolla, ei taulukossa olevia vaihtoehtoja ole konkretisoitu esimerkein.

 

Pääsopimuksen kohdassa 4 ilmaukset omasta näkymästä on muutettu paikallisiksi näkymiksi, samoin muualla sopimuksessa.

"Konsortion jäsen, joka ei kuulu opetus-ja kulttuuriministeriön keskitetyn rahoituksen piiriin, vastaa Finnaan liittymisestään Kansalliskirjastolle koituvista kustannuksista Liitteen 7: Palvelun hinnoitteluja laskutuserittelyn mukaisesti. Lisäksi tällainen konsortion jäsen vastaa omalta osaltaan Finnan vuosittaisista ylläpitokustannuksista, jotka koostuvat Kansalliskirjastolle koituviin Finna-ohjelmistonkehittämiseen, palvelun ylläpitoon ja tukeen liittyvistä kustannuksista. Ylläpitomaksu, lisätöiden hinta ja hinnanmuutoksiin liittyvät ehdot määritellään Liitteessä 7"

OKM:n keskitetityn rahoituksen piiri pitäisi määritellä. Aika moni järjestö saa jonkinlaista rahoitusta OKM:ltä.  


 Arkisto

 Pääsopimuksen kohtaa 5 on täydennetty tiedolla: Opetus- ja kulttuuriministeriön Finnalle myöntämän keskitetyn rahoituksen kattavuus kuvataan Kansalliskirjaston julkisilla verkkosivuilla Kansalliskirjasto ilmoittaa verkkosivun osoitteesta ja sen muutoksista konsortion jäsenelle.

Ilmausta keskitetyn rahoituksen piiriin kuulumisesta on täsmennetty sopimuksessa kauttaaltaan muotoon: opetus- ja kulttuuriministeriön Finnalle myöntämä keskitetty rahoitus.

Pääsopimuksen kohtaa 5 on täydennetty. Ilmauksia keskitetyn rahoituksen piiriin kuulumisesta on täsmennetty koko sopimuksessa.

Tietojen luottamuksellisuutta koskevassa kohdassa ei määritellä salassapitovelvoitteen ajallista kestoa. Suosittelemme, että sopimusvelvoitteet ovat ajallisesti rajoitettua ja salassapitovelvoite on voimassa esimerkiksi viisi vuotta salassapidettävän aineiston luovuttamisesta.

 

YliopistokirjastoKansalliskirjasto ei näe että luottamuksellisen tiedon pitäisi muuttua ei-luottamukselliseksi ajan kulumisen perusteella.Ei muutosta.

Kohta 6: luottamukselliseksi merkityt tiedot - onko eroa ’luottamukselliset tiedot’ ja ’luottamukselliseksi merkityt tiedot’ välillä? Miten merkitään luottamukselliseksi? Lista kuvaa vain tiedot joita ei pidetä luottamuksellisena. Onko kaikki muu luottamukselliseksi merkittyä tietoa?

 

Yliopistokirjasto

Kansalliskirjasto näkee, että molempien sopijapuolten tulee merkitä tai ilmoittaa tieto, jonka se haluaa pidettävän luottamuksellisena. Näin ei kummankaan osapuolen tarvitse tehdä tulkintoja. Sopimuskohtaa on nyt selvyyden vuoksi täydennetty siten, että merkitsemisen lisäksi tietoja voi myös ilmoittaa luottamuksellisiksi. Lisäksi on annettu muutama esimerkki luottamuksellisista tiedoista.

Luottamukselliset tiedot tulee siis nimenomaan merkitä tai ilmoittaa toiselle sopijapuolelle. Kaikki muu kuin sopimuskohdan "luottamuksellisena tietona ei pidetä" -listan tieto ei siis automaattisesti ole luottamuksellista.

Henkilötietojen luottamuksellisuudesta ks. myös liite 2 (tietosuojaliite).

 

Pääsopimuksen kohtaa 6 on täydennetty.

Kohta 6.Tietojen luottamuksellisuus ¨"julkisuuslainsäädännön nojalla ilmaistava" → Ehdotamme: Lainsäädön nojalla ilmaistava.

 

Arkisto

Kommentoitua kohdan 6 listan ensimmäistä ilmausta on nyt täydennetty julkisuuslainsäädännön lisäksi muulla laisäädännöllä ja selvyyden vuoksi myös sopijapuolta velvoittavalla viranomaismääräyksellä, jollaiseen viitataan myös tämän sopimuksen tietosuojaliitteessä.

 

Pääsopimuksen kohtaa 6 on täydennetty.

Useita kommentteja, kommentti 1:

8. Vahinkojen korvaaminen ”Kansalliskirjaston enimmäisvastuu konsortion jäsenelle tämän sopimuksen perusteella on 500 €. Konsortion jäsenen enimmäisvastuu Kansalliskirjastolle on 5000 €.” Kommentti: Enimmäisvastuun tulisi olla sama molemmille osapuolille.

Kommentit 2 ja 3:

Mielestäni olisi perusteltua että vahingonkorvausmäärä olisi vastavuoroisesti sama sekä konsortiolle että sen jäsenelle, esim. 5 000 euroa.

 

Ammattikorkeakoulukirjasto, Museo, Yleinen kirjasto

Korvaussumman ensisijainen tarkoitus on ehkäistä ei-suotavaa toimintaa. Vastaavat summat ovat käytössä useissa Kansalliskirjaston palveluiden palvelusopimuksissa. Kansalliskirjaston korvaussumma on 500 €/organisaatio. On eri kokoluokan asia vastata yhtä toimijaa vastaan kuin kymmeniä/satoja toimijoita vastaan. Tilanteet eivät välttämättä ole sellaisia, että aiheutettaisiin vahinkoa vain yhdelle tai pienelle määrälle asiakkaita, vaan korvausvastuuseen voidaan joutua jopa kaikille konsortion jäsenille. Esim. tällä hetkellä Finnassa on 333 organisaatiota tuotannossa. Korvaus Kansalliskirjastolta kaikille näille organisaatioille olisi 333 x 500 € = 166 500 €. Tämä summa riittää kannustimeksi välttämään vahingon aiheuttamista, suurempi summa lamaannuttaisi Kansalliskirjaston toimintaa.

Organisaatiolle määrätty korvaussumma 5000 € jää huomattavasti Kansallis­kirjaston korvaussummaa pienemmäksi heti, kun korvattavia organisaatioita on yli 10. Yksittäisen organisaation korvaussumma turvaa myös muiden Finnassa mukana olevien oikeuksia mahdollistamalla palvelun toimivuuden myös vahinkotilanteessa. Jos vahinko on kuitenkin esim. aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, ei rajoitusta sovelleta.

 

Ei muutosta.

Kommentti 1:

Sopimuksen kohtaan 8: Haluaisimme, että kohdassa sovittava vastuunrajoitus koskisi kaikkia vahinkoja, siis myös immateriaalioikeuksien loukkauksia ja salassapitovelvoitteen loukkauksia.

Kommentti 2:

Emme voi julkisena organisaationa sitoutua sopimukseen, jossa sen vahingonkorvausvastuu on rajoittamaton. Ehdotamme, että Palvelusopimuksen 8 kohta lyhennetään seuraavasti: "Edellä mainittuja vahingonkorvausvastuun rajoituksia ei sovelleta tapauksiin, joissa sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella tai käyttänyt Finnaa lain vastaisesti." Toinen vaihtoehto on rajata vastuun kokonaiskatto johonkin selkeästi määriteltyyn euromääräiseen summaan.

 

Yliopistokirjasto

Kansalliskirjaston linjaukset ja Finna-palvelun ominaislaatu huomioon ottaen vastuunrajoitusta ei voida laajentaa koskemaan kaikkia vahinkoja ja sopimuskohtaa voidaan täsmentää ainoastaan immateriaalioikeuksia osalta. Ko. kohtaa on nyt täsmennetty siten, että vastuunrajoitus ei koske kolmansien osapuolten immateriaalioikeuksien loukkauksia.


Tarkennettu pääsopimuksen kohtaa 8.

Mielestäni tulisi pohtia, olisiko vahingonkorvausosiossa syytä viitata EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklaan kokonaisuudessaan. Nyt ehdotuksessa on viittaus ainoastaan 82 artiklan 4 kohtaan.

Jos viitattaisiin ko. artiklaan kokonaisuudessaan, sovellettaisiin selkeästi kaikkia artiklan 6 kohtaa. Esimerkiksi 3 kohdassa todetaan, että ”Rekisterinpitäjä tai henkilötietojen käsittelijä on vapautettava vastuusta 2 kohdan nojalla, jos se osoittaa, ettei se ole millään tavoin vastuussa vahingon aiheuttaneesta tapahtumasta.”

 

 

Museo, Yleinen kirjasto

Sopijapuolten välinen vastuu määräytyy tietosuoja-asetuksen 82 artiklan 4 kohdan mukaisesti, mutta kyseisessä kohdassa viitaan myös  82 artiklan muihin kohtiin. Näin ollen viittaus koko artiklaan voidaan myös toteuttaa sopimustekstiin.Pääsopimuksen kohdan 8 viimeistä kappaletta on muutettu.

Kohta 8: vahinkojen korvaaminen Olisiko parempi toisin päin? Eli ensin miten vastuu määräytyy: Sopijapuolen vastuu rekisteröidylle aiheutuneesta vahingosta määräytyy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan 4 kohdan tai muussa tietosuojalainsäädännössä olevan vastaavan määräyksen mukaan. Ja vasta sitten takautumisoikeus: Jos sopijapuoli on maksanut rekisteröidylle korvauksen tietosuojalainsäädännön rikkomisen johdosta aiheutuneesta vahingosta, on tällä sopijapuolella oikeus sovittujen vastuunrajoitusten rajoittamatta periä samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta toiselta sopijapuolelta tämän vahingonkorvausvastuuta vastaava osuus rekisteröidylle maksetusta korvauksesta.

 

YliopistokirjastoEhdotettu muutos asioiden esittämisjärjestyksessä voidaan toteuttaa. Tässä huomioidaan myös tätä kommenttia tässä taulukossa edeltävän kommentin pohjalta toteutettu muutos.

 


Pääsopimuksen kohdan 8 viimeistä kappaletta on muutettu.

Yleisempi kommentti: Kokonaisuudessa jää epäselväksi, minkälaisessa tilanteessa Kansalliskirjasto olisi velvollinen maksamaan sopimuskumppanille välitöntä vahingonkorvausta 500 euroa. - Kansalliskirjasto ei takaa Finna-ohjelmiston virheetöntä toimintaa (kommentoidun dokumentin kohta 9). - Kansalliskirjasto pyrkii parhaan kykynsä mukaan ylläpitämään määriteltyä palvelutasoa, mutta palvelupoikkeamat eivät aiheuta korvausvelvoitetta Kansalliskirjastolle (liite 3).- Rekisterinpitäjän ankara vastuu henkilötiedoista; Myös 500 euron korvaus konsortion jäsenorganisaatiolle tuottamuksellisessa vahingossa, josta on seurannut välitöntä vahinkoa?

 

Yliopistokirjasto

Sopimussuhteessa osapuolten kesken Kansalliskirjasto vastaa ei-tahallisen sopimusrikkomuksensa aiheuttamista välittömistä vahingoista vastuurajoituksen mukaisesti 500 euroon asti, mikäli ei pysty osoittamaan toimineensa moitteettomasti. Korvausvastuun aiheuttama sopimusrikkomus voi liittyä mihin tahansa sopimuksessa asetettuun velvoitteeseen ml. tietosuojaan liittyvät asiat. Edellä mainittu ei kuitenkaan päde tilanteessa, jossa on jouduttu korvausvastuuseen rekisteröidylle.

 

Ei muutosta.

Kohta 8. Vahinkojen korvaaminen: Jos joku nostaa syytteen jotakuta sopijapuolta vastaan, niin toisen sopijapuolen pitäisi välittömästi saada tietoa siitä. Korvauksia maksetaan lainvoimaisen tuomion perusteella. 

 

Arkisto

Kommentti liittyy ilmeisesti nimenomaan viittauksen tietosuoja-asetuksen perusteella rekisteröidylle maksettaviksi tulevista korvauksista. Mikäli Finnan yhteistyön piirissä päädyttäisiin sellaiseen tilanteeseen, että Finnassa todettaisiin tapahtuneen tietosuoja-asetuksen vastaista henkilötietojen käsittelyä ja tästä olisi vahinkoa aiheutunut, oltaisiin todennäköisesti niin merkittävän haasteen äärellä, että asia saatettaisiin konsortion jäsenten tiedoksi luottamuksellisuusehdot huomioon ottaen. Emme näe tarvetta kuitenkaan muuttaa pääsopimuksen tätä kohtaa.

 

Ei muutosta.

Palvelusopimus kommentoidun dokumentin kohta 9. vastuuvapautus: "Finna toteutetaan avoimen lähdekoodin ohjelmistoilla. Kansalliskirjasto ei takaa Finna-ohjelmiston virheetöntä toimintaa." Mitä tarkoittaa? Ongelmallista, koska kukaan muu kuin Kansalliskirjasto ei voi taata Finnan virheetöntä toimintaa.

 

Yliopistokirjasto

Tällä on lähdetty hakemaan sitä, ettei Kansalliskirjasto, kuten ei kukaan ohjelmistoista vastaava taho, voi täysin taata ohjelmiston, tässä tapauksessa Finna-ohjelmiston, virheetöntä toimintaa kaikissa tilanteissa. Muokatussa sopimusrakenteessa tämä huomautus sopii kuitenkin paremmin liitteeseen 3 (palvelun kuvaus ja palvelutaso), jonne se on siirretty kohtaan 2.2.4. Samalla kirjausta on jonkin verran täydennetty mm. huomautuksella Kansalliskirjaston vastuusta Finna-palvelun sopimuksenmukaisuudesta. Vastuuvapauskohta on siis poistettu pääsopimuksesta.

 

Pääsopimuksen kohta 9 on poistettu. Liitteen 3 kohtaa 2.2.4 on muutettu.

Useita kommentteja, kommentti 1:

13. Erimielisyyksien ratkaiseminen ”Erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan osapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli osapuolet eivät pääse erimielisyydestä yksimielisyyteen, erimielisyydet ratkaistaan yleisessä alioikeudessa yleisten oikeudenkäyntiä koskevien säännösten mukaisesti.” Kommentti: Palvelun tarjoajan vai Palvelun asiakkaan kotipaikkakunnan mukaisessa yleisessä alioikeudessa?

Kommentti 2:

Sopimuksen kohtaan 13: Olisi sovittava, minkä paikkakunnan yleinen alioikeus on toimivaltainen. Olisiko se Helsingin?

Kommentti 3:

Erimielisyyksien ratkaisemista koskevassa kohdassa ei ole määritelty alioikeutta, johon asia viedään. Onko tämä tarkoituksellista?

Kommentti 4:

13. Erimielisyyksien ratkaiseminen Tässä olis hyvä sopia joku tietty käräjäoikeus, jossa riidat ensiasteessa ratkaistaan.

 

Ammattikorkeakoulukirjasto, Yliopistokirjasto, Yleinen kirjastoMuutetaan sopimuskohtaa kommenttien perusteella ja täsmennetään erimielisyyksien ratkaisupaikaksi Helsingin käräjäoikeus.Pääsopimuksen kohtaa 13 on muutettu.

Kohta 16: Tuleeko tähän jokaiselle organisaatiolle oma liiteluettelo, koska kaikilla ei ole sama? Näin oletamme.

Yliopistokirjasto

Tähän sopimuskohtaan ei tule liiteluetteloa, vaan organisaatiokohtainen ja ajantasainen liiteluettelo löytyy liitteestä 1.

 

Ei muutosta.

Palvelusopimukseen täytyy määritellä myös roolit tarkemmin, esim. Kansalliskirjasto rekisterinpitäjänä ja palvelukuvaus (vaikka liitteessä tarkemmmin). Sopimukseen linkit liitteen eri kohtiin. Sopimuksessa kerrottava tiedot, mitä liikkuu ja ryhmät ja roolit.

Kun palvelusopimus muuttuu, niin Finnan rekisteriseloste täytyisi myös laittaa ajantasalle.

Kaikille sopimusosapuolille lause, jolla kerrotaan se, miten tämä Finna-asia tuodaan esille omien kirjastojärjestelmien rekisteriselosteessa (että luovutetaan tietoja Finnaan ja minne sitä kautta).

 

Yleinen kirjasto

Palvelusopimuksessa eli pääsopimuksessa ei voida tarkkaan määritellä osapuolten rooleja henkilötietojen käsittelyssä, vaan tämä tieto tulee sen mahdollisesti muuttuvan luonteen takia ilmaista liitteessä. Pääsopimukseen on kommentin perusteella ja asian selventämiseksi kuitenkin lisätty omaksi kohdakseen (kohta 7) viittaukset liitteisiin, joissa käsitellään tietosuojaa ja tietoturvaa.

Finnan julkista tietosuojaselostetta, johon annetaan linkki liitteessä 2 (tietosuoja) päivitetään aina, kun jokin muuttunut tekijä edellyttää sen päivittämistä. Päivittäminen voi johtua järjestelmään tehdystä muutoksesta, Finna-palvelun ja sitä myöden palvelusopimuksen muuttumisesta tai jostain muusta muutoksesta, jonka vuoksi palvelussa käsiteltävistä henkilötiedoista pitää informoida käyttäjiä eri tavalla.

Kansalliskirjasto voi ohjeistaa sopimuskumppaneita siitä, miten tietojen siirtymisestä Finnaan voi informoida, muualla kuin palvelusopimuksessa.

 

Pääsopimuksen kohtaa 7 on muutettu. Pääsopimuksen numerointi muuttuu kohdasta 7 alkaen muutoksen seurauksena.

Kansalliskirjaston aloitteesta tehdyt muutokset:

MuutosPerustelu

Täsmennetty määritelmää Finna-ohjelmistosta seuraavasti (punaiset osat täsmennyksiä):

Finna-ohjelmistolla tarkoitetaan avoimeen lähdekoodiin perustuvaa ohjelmistoa, jolla toteutetaan Finnan keskeiset tietotekniset ratkaisut ja jota Kansalliskirjasto kehittää ja ylläpitää. 

 

Täsmennys on toteutettu, koska aivan kaikki ohjelmiston osat (ns. ei-keskeiset osat) eivät välttämättä ole jatkossa avointa lähdekoodia. Ilman täsmennystä olisi myös mahdollisuus saada virhellinen mielikuva siitä, että esim. myös Finna-palveluun kuuluva linkityspalvelu (ks. liite 5) olisi avointa lähdekoodia.

Täsmennetty määritelmää hallintaliittymästä seuraavasti (punaiset osat täsmennyksiä):

Hallintaliittymällä tarkoitetaan Kansalliskirjaston kehittämää käyttöliittymää, jolla konsortion jäsenet ylläpitävät Finnaa ja sen eri näkymiä.

 

Täsmennetty hallintaliittymä selvyyden vuoksi Kansalliskirjaston kehittämäksi.

Pääsopimuksen kohdasta 3 on poistettu viittaukset avoimen lähdekoodin ohjelmistoon ja tieto avoimen lähdekoodin lisenssillä julkaisemisesta.

 

Avoimesta lähdekoodista kertominen on tässä yhteydessä toistoa, sillä asia selviää jo pääsopimuksen määritelmistä. Kaikkea Finna-ohjelmistoon kuuluvaa ei ole julkaistu avoimen lähdekoodin lisenssillä.

 

Täsmennetty pääsopimuksen kohdan 2 määritelmää alihankkijasta.

Määritelmää oli tarpeen täsmentää ja saada se kattamaan molempien sopijapuolten käyttämät alihankkijat.

  • No labels