Tällä sivulla kerrotaan, mitkä organisaatiot voivat liittyä mukaan Finnaan, miten liittyminen tapahtuu ja miten sopimusten teko tapahtuu. Lisäksi osiosta selviää nykyisten organisaatioiden mukaantulo-aikataulu.
Ketkä voivat liittyä mukaan?
Finnaan voivat osallistua opetus- ja kulttuuriministeriön keskitetyllä rahoituksella seuraavat organisaatiot:
- Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan kulttuurin ja tieteen toimialojen virastot ja laitokset
- Arkistot
- Kansallisarkisto ja valtionapua saavat yksityiset keskusarkistot sekä Musiikkiarkisto ja Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto
- Kirjastot
- yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen kirjastot, yleiset kirjastot ja Varastokirjasto
- Museot
- päätoimisesti ammatillisesti hoidetut museot
- sellaiset ei-ammatillisesti hoidetut museot, jotka ovat kuntien, yksityisten yhteisöjen (yhdistykset, osakeyhtiöt) ja säätiöiden ylläpitämiä. Yksityisten yhteisöjen ja säätiöiden ylläpitämiltä museoilta edellytetään, että museotoiminta kuuluu sääntömääräisiin tehtäviin ja että museota ei ylläpidetä taloudellisen voiton tavoittelemiseksi.
Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) keskitetyn rahoituksen ulkopuolisten organisaatioiden mukaan liittyminen on suunnitteluvaiheessa. Lisätietoa: [email protected]
Mitä liittyminen edellyttää organisaatiolta:
Finnaan liittyminen ja siinä mukana oleminen eivät aiheuta OKM:n hallinnon alaisille organisaatioille suoria rahallisia kustannuksia mutta vaativat henkilöresursseja. Välillisiä kustannuksia voi koitua esim. taustajärjestelmien rajapintojen tekemisestä tai tiedon siirtämisestä taustajärjestelmästä.
Liittyminen edellyttää:
- Omaa taustajärjestelmää, jossa on OAI-PMH-haravointirajapinta
- Huom! Finna tukee tällä hetkellä seuraavia formaatteja haravoitavissa tietueissa: MARC 21, LIDO, EAD, Dublin Core. Lisäksi pystytään tukemaan FINMARC-formaattia siten, että se muutetaan ennen Finnaan tuontia MARC 21 formaattiin. Muiden metatietoformaattien tukemisesta sovitaan yhteisesti konsortion jäsenten kesken.
- Henkilöresursseja järjestelmän käyttöönottoon, ylläpitoon ja koulutukseen
- oman kuvailuformaatin ja sisällön hallintaa
- oman järjestelmän ja rajapintojen tietämystä
- palvelujen tai käyttöliittymän suunnitteluosaamista.
Finnan asiakaswikin Ohjeet -osiosta löytyy tarkempaa tietoa mukaantulijoille, muun muassa, mistä taustajärjestelmistä on jo toteutettu rajapinta Finnaan.
Museoille löytyy tarkentavia ohjeita museoviraston sivuilta: http://www.nba.fi/fi/museoalan_kehittaminen/museo_2015/museoiden-finna. Täällä mainitaan mm. mahdollisuus saada Museoviraston neuvoja LIDO:n käyttöön, eli miten oman kokoelmanhallintajärjestelmän tietoja mapataan LIDO-siirtoformaattiin.
Milloin Finnaan voi tulla mukaan?
Finnaan voi ilmoittautua mukaan joustavasti, mutta uusien organisaatioiden vaiheittainen mukaantulo alkaa aina puolen vuoden välein kevään ja syksyn alkupuolella. Näin esimerkiksi keväällä voi ilmoittautua mukaan niin, että varsinainen mukaantulon työstäminen alkaa syksyllä. Mukaan ilmoittautuneille lähetetään asiakastietolomake täytettäväksi.
Finna-palvelun käyttö edellyttää myös palvelusopimuksen allekirjoittamista. Palvelusopimukseen ja siihen liittyviin asioihin voi jo tutustua täällä: Sopimukset. Palvelusopimus pitää olla allekirjoitettuna viimeistään, kun aineistoja siirretään tuotantoon Finnaan. Tuotanto-käyttö tarkoittaa että aineistoja näkyy jossain julkisessa näkymässä esimerkiksi kansallisessa näkymässä (finna.fi).
Kevään ja syksyn mukaantuloon ja koulutuksiin osallistuville organisaatioille ilmoitetaan asiakastietolomakkeen palautuksen takaraja. Lomakkeen palauttamisen jälkeen sovitaan testi-haravoinneista. Kun omia aineistoja on Finnan testi-indeksissä, on siitä hyötyä koulutustilaisuudessa.
Koulutuksen jälkeen mukaantuloa jatketaan työstämällä omien aineistojen näkymistä ja käyttöä Finnassa. Sen jälkeen myös oman Finna-näkymän tekeminen on mahdollista. Mukaantuloa työstetään yhdessä, mutta koulutuksen jälkeen se tapahtuu organisaation omien tavoitteiden ja suunnitelmien mukaan. Etenemistä seurataan neljä kertaa vuodessa pidettävissä sektorikohtaisissa Finna-kokouksissa.
