Page History

Helsingin yliopiston erillislaitoksena toimiva Kansalliskirjasto käsittelee organisaatioasiakkaiden organisaatioasiakkaidensa ja sidosryhmien sidosryhmiensä (Asiakkaiden) tietoja , jotta voidaan järjestää:

• Asiakkuuksiin ja palveluiden kehittämiskumppanuuksiin liittyvä yhteydenpito
• Pääsyn tarjoaminen palvelujen toteuttamiseen käytettyihin järjestelmiin
• Vikatilanteiden ja tietoturvapoikkeamien selvittäminen osana järjestelmäpalvelun hallintaa

 Tässä ilmoituksessa kerromme, miten sinun tietojasi käsitellään.

Jotta voimme tarjota sinulle Kirjastoihin, Arkistoihin ja Museoihin liittyviä palveluja, meidän on käsiteltävä erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa eli henkilötietojavoidakseen tarjota kirjastoihin, arkistoihin ja museoihin sekä muuhun toimintaansa liittyviä palveluja. Kansalliskirjasto käsittelee erilaisia henkilötietoja, joista Asiakkaiden edustajat on mahdollista tunnistaa. Tämä tekee meistä rekisterinpitäjän eli tahon, joka kontrolloi henkilötietojesi henkilötietojen käsittelyä tätä edellä mainittua tarkoitusta varten.

Tässä ilmoituksessa kerromme, miten Kansalliskirjasto käsittelee Asiakkaiden tietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Yhteystietomme ovat:

Kansalliskirjasto
Kirjastoverkkopalvelut
PL 26 15 (Kaikukatu 4Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 09 191102941 911

Tietopyynnöt: kk-it-atlassian@helsinkitukipalvelut@helsinki.fi
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on tarkoituksen osalta: Bjarne Beckmann

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Tuomas TähtinenLotta Ylä-Sulkava. Häneen saa yhteyden sähköpostiosoitteesta osoitteesta: [email protected].

2. Käsittelyn tarkoitus

Kansalliskirjasto käsittelee näiden edellä mainittujen Asiakkaiden nimettyjen yhteyshenkilöiden tietoja näihin seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakkuuksiin ja palveluiden kehittämiskumppanuuksiin liittyvään yhteydenpitoonliittyvä yhteydenpito.
• Pääsy palvelut toteuttaviin, asiakkaiden ja kumppaneiden tarvitsemiin järjestelmiin.Pääsyn tarjoamiseen palvelujen toteuttamiseen käytettyihin järjestelmiin
• Vikatilanteiden ja tietoturvapoikkeamien selvittämiseen selvittäminen osana järjestelmäpalvelun hallintaajärjestelmäpalvelua.

3. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käyttömme käyttö Kansalliskirjastossa perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa, Kansalliskirjastoa sekä yliopistoyhteisössä toimivia järjestöjä koskevaan lainsäädäntöön sekä yliopistoyhteisöä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä tarkoituksissa oikeutettuun etuun tai sopimukseen.

...

Yliopistolaki (558/2009 )
Valtioneuvoston asetus yliopistojen tutkinnoista (794/2004 )
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017
Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja sitä täydentävät kansalliset säädökset
Tietosuojalaki (XXX/2018)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999
Helsingin yliopiston johtosääntöjohtosääntö
Helsingin yliopiston tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö
Helsingin yliopiston opetusta ja opiskelua koskevat yliopiston ja rehtorin päätökset
Helsingin yliopiston tiedekuntien pysyväismääräyksetpysyväismääräykset
Kultturiaineistolaki Kulttuuriaineistolaki (1433/2007)

Kansalliskirjaston Uutiskirjeen osalta käsittely perustuu Kansalliskirjaston ja uutiskirjeen tilaajan väliseen sopimukseen, joka syntyy, kun henkilö tilaa itselleen uutiskirjeen.

4. Minkälaisia

...

Asiakkaiden henkilötietoja Kansalliskirjasto käsittelee?

Käsittelemme sekä sellaisia henkilötietoja, joista sinut Asiakkaan yhteyshenkilö voidaan tunnistaa suoraan ja tai välillisesti.

Suoraan tunnistettavia tietoja ovat nimi ja sähköpostiosoite.

Lisäksi käsittelemme muita tietoja, joita yhdistelemällä sinut henkilö on ulkopuolisen mahdollista tunnistaa. Nämä tiedot Näitä tietoja ovat järjestelmästä riippuen:

• Järjestelmien järjestelmien käyttäjätunnukset
• IP-osoite
• Muut muut yhteystiedot, kuten puhelinnumero.

Tallennamme järjestelmästä riippuen seuraavat tiedotseuraavia tietoja:

• Ilmoittautumisilmoittautumis- ja kyselyvastauslomakkeet sähköisessä lomakejärjestelmässä
• Tietueet asiakas- ja kumppanitiedot asiakkuudenhallintajärjestelmässä
• Sähköpostiosoitteet sähköpostiosoitteet sähköpostilistanhallintajärjestelmässä
• Viestit viestit ja käyttäjäprofiilit keskustelufoorumijärjestelmässä
• Työtehtävien työtehtävien hoitoa kuvaavat asiakirjat
• Kokouspöytäkirjatkokouspöytäkirjat
• Lokitlokit
• Salasanat salasanat (salattuna)
• Asema tai rooli organisaatiossa, työryhmässä ja asiakassuhteessa
• Kirjautumisiin kirjautumisiin liittyviä tietoja (: esim. organisaatioon liittyvät tiedot, liitetyt ryhmät, salasanan vaihtamisajankohta, viimeinen kirjautumisajankohta, liitetyt sovellukset).

Tarkempaa tietoa järjestelmäkohtaisista käsiteltävistä henkilötietoryhmistä tarjotaan tämän ilmoituksen kohdassa 10.

5. Mitä oikeuksia

...

Asiakkaalla on?

Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun

Sinulla Asiakkaalla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Kansalliskirjasto sinuun häneen liittyviä henkilötietoja.

Lisäksi sinulla Asiakkaalla on oikeus tietää, mitä sinuun häneen liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Monissa sovelluksissamme voit Asiakas voi nähdä omat tietosi tietonsa itse kirjautumalla palveluun (esim. foorumi.kiwi.fi, kiwi.fi).

Jos vaihdat työtehtäviä ja arvelet että tietojasi ei Asiakas vaihtaa työtehtäviä tai arvelee muista syistä, ettei hänen tietojaan enää tarvita Kansalliskirjaston järjestelmissä, ota hän voi ottaa yhteyttä palveluosoitteeseen: kk-atlassian@helsinkiit-tukipalvelut@helsinki.fi

Mikäli haluat Asiakas haluaa tietää vielä tarkemmin, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään, ota yhteyttä tähän palveluosoitteeseen: [email protected]hänestä käsitellään, tietoa voi pyytää palveluosoitteesta: [email protected]

Mikäli Asiakas haluaa tietoa Uutiskirjeen lähettämistä varten tallennetuista tiedoista tai mikäli Asiakas haluaa tietojaan muutettavan tai poistettavan Uutiskirjeen tilaajarekisteristä, hänen tulee ottaa yhteyttä osoitteeseen: [email protected].

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Henkilötietojen käyttömme käyttö Kansalliskirjastossa perustuu ensisijaisesti Helsingin yliopistoa, Kansalliskirjastoa sekä yliopistoyhteisössä toimivia järjestöjä koskevaan lainsäädäntöön sekä yliopistoyhteisöä koskevaan lainsäädäntöön ja tietyissä erityistarkoituksissa tarkoituksissa oikeutettuun etuun tai sopimukseen. Lähtökohtaisesti emme käsittele tietoa suostumuksen perusteella.

Jos vaihdat työtehtäviä ja arvelet että tietojasi ei Asiakas vaihtaa työtehtäviä tai arvelee, ettei hänen tietojaan enää tarvita Kansalliskirjaston järjestelmissä, ota hän voi ottaa yhteyttä yllä mainittuihin palveluosoitteisiin.

Asiakas voi perua Uutiskirjeen tilauksen ottamalla yhteyttä osoitteeseen: kk-kvp-viestinta@helsinki.fi

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla Asiakkaalla on oikeus saattaa yliopiston Kansalliskirjaston toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi (: [email protected]).

6. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

Osa tarpeellisista henkilötiedoista on peräisin sinulta itseltäsiAsiakkaan yhteyshenkilöltä itseltään, jolloin vastaat hän vastaa niiden oikeellisuudesta. Jotkut tiedot henkilötiedot on saatu suoraan organisaatioltasiasiakasorganisaatiolta.

Jos kirjaudut Asiakkaan yhteyshenkilö kirjautuu Haka-tunnuksella, käyttäjätunnus, kirjautujan nimi, sähköpostiosoite sekä yhteyshenkilön organisaatioon liittyvät lisätiedot tallennetaan Kansalliskirjaston järjestelmiin.

7. Kuinka pitkään säilytämme

...

henkilötietoja?

Säilytämme tietojasi Asiakkaan tietoja niin kauan kuin tehtäviesi se on hänen työtehtäviensä kannalta on tarpeellista. Jos vaihdat työtehtäviä ja arvelet että tietojasi hän vaihtaa työtehtäviään tai arvelee, että tietoja ei enää tarvita Kansalliskirjaston järjestelmissä, ota yhteyttä hänen tulee ottaa yhteyttä kohdassa 5 mainittuihin palveluosoitteisiin. HuomioithanPyydämme huomioimaan, että sinun tuottamasi Asiakkaan tuottamat sisällöt säilyvät palvelussa myös sen jälkeen kun käyttäjätunnuksesi käyttäjätunnus on poistettu.

Poistamme Crowd- tunnistautumispalvelun inaktivoidut käyttäjätunnukset muine tietoineen, kun inaktivoinnista on kulunut enintään 18 kuukautta.

...

Kansalliskirjasto ei siirrä käytössä olevissa sovelluksissaan henkilötietoa EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa.

Poikkeuksen tästä periaatteesta muodostaa Uutiskirjeen tilaus. Uutiskirjeen tilaukseen käytetään toistaiseksi tietojärjestelmää, joka on EU:n ulkopuolisen palveluntoimittajan hallinnassa. Palvelun toimittaja on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojalainsäädäntöä (GDPR). Mikäli Asiakas ei halua tietojaan siirrettävän EU:n ulkopuolelle eli haluaa poistaa tietonsa tästä rekisteristä ja lopettaa uutiskirjeen tilauksen, tulee hänen lähettää tietojen poistamispyyntö osoitteeseen: [email protected].

9. Käytämmekö päätöksenteossa automaattista profilointia?

...

10. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Helsingin yliopiston Kansalliskirjastossa

Tietoa järjestelmäkohtaisistä käsiteltävistä henkilötietoryhmistä:

ASKICROWD
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Asiakkaiden heidän yhteyshenkilöidensä tietojen ylläpito ja yhteydenpito Asiakkaisiin.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät: nimi, sähköpostiosoite, muut osoitetiedot, puhelinnumero, rooli tai asema organisaatiossa, työryhmässä tai asiakassuhteessa.

CROWD
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Kansalliskirjaston ja Asiakkaiden   Kirjastojen, arkistojen, museoidenja sekä sidosryhmien henkilökunnan tunnistautumispalvelu.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät: nimi, käyttäjätunnus, sähköposti, salasana, organisaatiot ja organisaatioyksiköt joihin käyttäjä kuuluu, käyttäjäryhmät, kirjauduttavat sovellukset.

FOORUMI.KIWI.FI
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Kansalliskirjaston ylläpitämä keskustelufoorumi viestintään ja keskusteluun.

Uusista kaikille näkyvistä foorumikirjoituksista välittyy viesti Kansalliskirjaston sisäisen viestinnän Slack-työtilan foorumia käsittelevälle kanavalle, josta viestit poistuvat 1 kuukauden kuluessa.
Välitetyt henkilötietoryhmät: etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus.

JIRA

Henkilötietojen käyttötarkoitus: Asiakkaiden tukipyyntöjen palvelupyyntöjen käsittely sekä järjestelmien kehitystehtävien hallinta.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät: käyttäjätunnus, nimi, sähköposti, ryhmät, palvelut, projektitkehitysprojektit, roolit, lähetetyt sähköpostit, tehtäviin kehitystehtäviin ja palvelupyyntöihin liittyvät kommentit sekä niiden käsittelyyn liittyvät parametrit.FOORUMI.

KIWI.FI
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Kansalliskirjaston ylläpitämä keskustelufoorumi viestintään ja keskusteluun.KIWI
Henkilötietojen käyttötarkoitus: Kansalliskirjaston ja Asiakkaiden vuorovaikutteinen viestintäkanava ja työskentelyalusta.ASKI

UUTISKIRJE

Henkilötietojen käyttötarkoitus: Asiakkaiden tietojen ylläpito Uutiskirjeen osalta henkilötietojen käsittely on tarpeen, koska ilman niitä uutiskirjeen tilaaja ei voi saada haluamaansa palvelua. (Ks. kohta 3 Uutiskirjeen osalta.)
Käsiteltävät henkilötietoryhmät: nimiEtunimi, yhteystiedotsukunimi, organisaatioiden ja ryhmien jäsenyydet sekä roolit niissä. sähköpostiosoite ja organisaatio.

Lisätiedot yllämainituista järjestelmistä: kk-atlassian@helsinkiit-tukipalvelut@helsinki.fi

Saadaksesi lisää tietoa Helsingin yliopiston muista järjestelmistä (esim. eLomake, sähköposti) ota yhteyttä: [email protected]