Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

...

IDTyövaiheVastuuAikatauluarvioTilaTuotos / hyväksymiskriteeritSeuranta
1EnnakkoilmoitusJukka Katainen2.12.2016ValmisHilmassa ja EU:n hankintaportaalissa julkaistu hankintailmoitus 
1.1Mahdollinen toinen ennakkoilmoitus jolla lyhennetään tarjousaikaa ja paljastetaan osallistujatJukka KatainenTBD Hilmassa ja EU:n hankintaportaalissa julkaistu hankintailmoitus jos se päätetään julkaista 
2Markkinakartoitus 9.3.2017Kesken  
2.1Esittelyt ja keskustelut järjestelmätoimittajien kanssaProjektiryhmä (Minna-Liisa Kivinen) Kesken  
2.2.Referenssien haastattelut ja vierailutProjektiryhmä (Minna-Liisa Kivinen)    
2.3Tietopyyntö toimittajilleJukka Katainen, Minna-Liisa Kivinen12.1.2017Työn alla  

3

Konsortioiden muodostaminen

Ohjausryhmä (Minna-Liisa Kivinen)    
3.1.      
 Seurantapiste 1, markkinakartoituksen tulokset     
4Yleiskuvaus järjestelmäympäristöstä (arkkitehtuurikuvaus, eroteltuna hankittava kokonaisuus muusta ympäristöstä)Pertti Föhr, Tommi Jauhiainen13.1. - 14.3.2016   
5.Toiminnalliset vaatimukset 13.1. - 14.3.2016   
5.1.

Yleiset toiminnalliset vaatimukset

Tehdään viimeisenä13.1. - 14.3.2016   
5.2.Aineiston käytönhallinnan toiminnalliset vaatimukset (sisältää sakottamiset, perinnät)Nicola, Anu, Päivikki13.1. - 14.3.2016   
5.3.Asiakastiedon hallinnan toiminnalliset vaatimuksetNicola, Päivikki13.1. - 14.3.2016   
5.4.Asiakkaan itsepalveluun ja verkkopalveluun liittyvät toiminnalliset vaatimuksetNicola, Tommi13.1. - 14.3.2016   
5.5.Kokoelmien hallinnan toiminnalliset vaatimuksetJätetään katsottavaksi onko osa hankintaa ja/tai elektronisen aineiston käsittelyä13.1. - 14.3.2016   
5.6.Kuvailuympäristön ja metadatan käsittelyn toiminnalliset vaatimuksetMarja-Liisa, Jussi Kärki13.1. - 14.3.2016   
5.7.Yhteisen metatietovarannon toiminnalliset vaatimukset (Melinda)Kansalliskirjasto (Minna Olkinuora-Tauru)13.1. - 14.3.2016   
5.8.Hankinnan toiminnalliset vaatimukset (kuuluuko lehtien saapumisvalvonta osana järjestelmää, kuvataan vaatimukset should tasolle)Jussi13.1. - 14.3.2016   
5.9.Sähköisen aineiston hallinnoinnin toiminnalliset vaatimukset (ERM)Jussi, Eero13.1. - 14.3.2016   
5.10.Analysoinnin ja raportoinnin toiminnalliset vaatimuksetJussi, Pertti13.1. - 14.3.2016   
5.11.Kaukolainauksen toiminnalliset vaatimuksetNicola, Anu, Tommi13.1. - 14.3.2016   
5.12.Pääkäyttäjän työkalujen toiminnalliset vaatimukset (sisältää käyttäjien hallinnan toiminnalliset vaatimukset)Pertti, Jussi, Anu13.1. - 14.3.2016   
5.13.Työnkulkujen ja tehtävienhallinnan toiminnalliset vaatimuksetJussi,13.1. - 14.3.2016   
5.14Organisaatiokohtaiset toiminnalliset vaatimuksetKansalliskirjasto, (varastokirjasto)    
6Tekniset vaatimukset 13.1. - 14.3.2016   
6.1.Standardit 13.1. - 14.3.2016   
6.2.Rajapintojen vaatimukset 13.1. - 14.3.2016   
7Palvelun vaatimukset 13.1. - 14.3.2016   
7.1.Järjestelmän ohjeistukseen liittyvät vaatimukset 13.1. - 14.3.2016   
8Määritysten kokoaminen yhteen 15.3.2016   
 Seurantapiste 2 määrittelyjen käsittely   Määritysten käsittely ohjausryhmässä 16.3.2016 
9Määrittelyjen kommentointi mukana olevissa organisaatioissaMinna-Liisa Kivinen3.4. - 14.4.2016   
9.1Määritysten muokkaaminen kommentointikierroksen jälkeenProjektiryhmä18.4.-5.5.2016   
9.2Hankinta-asiakirjat, jaettava vielä dokumenttikohtaisesti kun tiedossaJukka Katainen    
10VuoropuhelutJukka Katainen / Minna-Liisa Kivinen    
10.1Määrittelyjen ja hankinta-asiakirjojen muokkaaminen toimittajakommenttien pohjaltaJukka Katainen5.6.-   
 Seurantapiste 3   Hankinta-asiakirjojen hyväksyminen ohjausryhmässä 
 Materiaalin hyväksyntä osallistujilla     
 Tarjousaika     
 Tarjousten arviointi ja hankintapäätöksen luonnos     
 Hankintapäätökset     
 Odotusaika ja sopimusneuvottelut     
 Organisaatiokohtaiset sopimukset     

7 Riskit

 

Riskin kuvausRiskin seurauksetRiskin todennäköisyysRiskin vakavuusVarautuminenVastuutaho
Joku ilmoittautuneista organisaatioista irtautuu hankinnan ollessa käynnissäKoko hankinta vaarantuuEpätodennäköinenVakavaVarmistetaan ennen hankintailmoituksen julkaisemista organisaatioiden sitoutuminen.Ohjausryhmä
Osallistujilla ei ole selvää käsitystä sitoutumisen tarpeesta Mahdollinen   
Projektiryhmällä ei ole riittävästi työaikaa hankintadokumenttien laatimiseenHankinta viivästyy, dokumenttien laatu kärsiiMahdollinenVakavaProjektipäällikkö huolehtii projektiryhmän työnjaosta ja seuraa työskentelyä säännöllisesti. Projektipäällikkö ilmoittaa ohjausryhmälle ongelmista projektiryhmän työskentelyssä.Projektipäällikkö, ohjausryhmä
Markkinatutkimus ei ole tarpeeksi kattavaVaatimusmäärittelyssä ei pystytä huomioimaan markkinoiden mahdollisuuksia, mistä seuraa että hyvä järjestelmä saatetaan sulkea vahingossa ulos ja toisaalta saada sellaisia tarjouksia, jotka eivät sovelluMahdollinenMelko vakava Projektiryhmä, ohjausryhmä
Kustannustaso on liian suuri osallistujilleOsallistujat eivät voi hankkia järjestelmää ja joutuvat keskeyttämään hankinnanMahdollinenVakava  
Projektipäälliköllä ei ole riittävästi aikaa hankintaprojektin hoitamiseen MahdollinenMelko vakava  
Hankinta-asiantuntijalla ei ole riittävästi aikaa hankintaprojektin hoitamiseen MahdollinenMelko vakava

Varahenkilöjärjestelyjä ei voi tehdä kun ei ole mahdollista varahenkilöä. Tarvittaessa ostettava hankinta-asiantuntijan työtä ulkoa. 

 
Hankintadokumenteista ei päästä yhteisymmärrykseen hankinnassa mukana olevien organisaatioiden kanssaHankinta viivästyyMahdollinenVakavaHankinnan valmistelun etenemisestä ja tuloksista viestitään mukana oleville organisaatioille säännöllisesti. Ohjausryhmä toimii päättävänä elimenä hankinta-asiakirjojen hyväksymisessä.Ohjausryhmä, projektipäällikkö
Tuote ei vastaa todellisuusessa sen kuvausta  Mahdollinen Melko Vakava  

...