Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

...

Panel
borderColorblack
bgColorwhite
borderStyledashed

Tietueen luominen Melindaan

Uusi tietue voidaan luoda Melindaan joko poimimalla se ulkoisesta tietokannasta tai primaariluetteloimalla.

Poimintaluettelointi

Tietueen konvertointi

Vaikka metatietovarannossa käytettävä MARC 21 -formaatti on laajassa kansainvälisessä käytössä, poikkeavat eri maiden kuvailukäytännöt toisistaan niin paljon että ulkomaisista tietokannoista poimitut tietueet on ajettava konversion läpi ennen tuontia Melindaan. Lisäksi poimitut tietueet voivat käyttää eri merkistöä, joka vaatii muunnoksen ennen tallennusta. Tietueiden konvertointi tapahtuu USEMARCON-ohjelmalla, jonka yhteydessä voi halutessaan käyttää graafista USEMARCON GUI -käyttöliittymää.

USEMARCONilla voidaan ajaa erilaisia konversioita, joita jaellaan ns. konversiopaketteina. Ohjelman käyttämiä konversiosääntöjä voi muokata myös itse verrattain helposti, tähän ohjeita tarjoaa ohjelman manuaali (PDF).

Melindassa voidaan käyttää seuraavia Kansalliskirjaston tarjoamia konversioita:

  • BookWhere-konversio (GitHubissa): siivoaa ulkomaisista tietokannoista poimittujen tietueiden ylimääräisiä kenttiä, suomentaa funktiokoodeja ja tekee muita suomalaisen luettelointikäytännön mukaisia muunnoksia.
  • Kyrilliikkakonversiot : translitteroivat kyrillisillä kirjaimilla tallennetut kentät latinalaisille aakkosille omiin kenttiinsä, säästäen näin luetteloijan vaivoja ja aikaa. Näin käsitellyt tietueet ovat löydettävissä sekä kyrillisin kirjaimin että latinitsaksi tehtävillä hauilla. Itse tallennetuille ja muualta poimituille kyrilliikkatietueille on erilliset konversiot. Primaariluetteloidut kyrilliikkatietueet konvertoidaan Melindaan luetteloitaessa serverillä eli Usemarconia tai konversiopakettia ei tarvitse käyttää. Poimitut kyrilliikkatietueet sen sijaan ajetaan normaalisti USEMARCON-konversion läpi.
  • Ebrary-tietueille ja SFX-lehtien minitietueille on omat konversionsa (GitHubissa)
  • USEMARCON & USEMARCON GUI: ohjelmat sekä ohjeita niiden asennukseen ja käyttöön 
Konversiopaketteja päivitetään aika ajoin, varmista että käytössäsi on viimeisin versio. Päivityksien julkaisuista tiedotetaan voy-cat[at]helsinki.fi-sähköpostilistalla.
Poimitun tietueen ja minitietueen yhdistäminen

Mikäli ulkomaisesta tietokannasta poimitulle tietueelle on olemassa jo minitietue, tulee täydellinen tietue yhdistää minitietueeseen. Tämä tapahtuu seuraavasti:

Expand
titleYhdistäminen Alephissa
  • Avaa molemmat tietueet (esim. hankintatietue ja poimittu täydellinen tietue) Alephissa.
  • Kopioi täydellinen tietue leikepöydälle klikkaamalla se aktiiviseksi ja valitsemalla valikoista Edit text... - Copy record (tai Ctrl+D)
  • Klikkaa minitietue aktiiviseksi. Liitä kopioitu tietue sen päälle valitsemalla Edit text ... - Paste Record (tai Alt+D). Kohdetietueen tunniste (tietue-ID kentässä 001) säilyy, samoin tietokantatunnukset SID- ja LOW-kentissä, varsinainen bibliografinen tieto tulee kopioidusta tietueesta.
  • Tallenna muutokset. Jos lähdetietue (esim. BookWherestä) on välillä tallennettu, muista poistaa se Melindasta.
Panel

Yhdistäminen Aurorassa

Toinen tapa minitietueen ja poimitun tietueen yhdistämiseen on tallentaa poimittu tietue ensin Melindaan ja yhdistää tietueet sitten Merge-ohjelmalla.

Ulkoisista tietokannoista haetun tietueen käsittely
Expand
titleOhje Alephille

Alephilla etäkannasta haettu tietue pitää kopioida Cataloguing-valikon Duplicate Record-kohdasta (pikanäppäin Ctrl-N). Sen jälkeen se on käsiteltävissä kuten normaali uusi tietue, ja saa Melindan tietuenumeron, kun se tallennetaan.Etäpoiminnassa syntyneet SID-kentät tulee poistaa tietueesta ennen tallentamista. Alla esimerkkitapaus:
SID   $$aZ39 $$b TILDA $$c

Panel

Ohje Auroralle

Primaariluettelointi

Uutta nimekettä primaariluetteloitaessa on tavallisesti järkevintä käyttää kuvailun pohjana soveltuvaa vanhaa tietuetta tai tallennusalustaa. Tällainen työskentelytapa säästää aikaa ja vaivaa sekä vähentää virhemahdollisuuksia.
Tietueen kopioiminen luetteloinnin pohjaksi

Jos tietokannassa on  tietue esimerkiksi kuvailtavan nimekkeen vanhemmalle painokselle, moniosaisen teoksen aikaisemmalle osalle, samassa sarjassa julkaistulle aiemmalle nimekkeelle tai vastaavalla tavalla samantyyppiselle teokselle, kannattaa kuvailu tehdä tällaisen tietueen pohjalle. Toimi tällaisessa tapauksessa näin: 

Expand
titleOhje Alephille
  • Avaa pohjana käytettävä tietue näytölle
  • Tee tietueesta kopio klikkaamalla Alephin palkista Cataloging - Duplicate Record (tai Ctrl+N)
  • Perkaa kopioidusta tietueesta kaikki tunnistekentät, tilastointimerkinnät ja tietokantatunnukset. Näitä ovat esimerkiksi kentät 010, 015, 020, 022, 035, 579 ja SID.
  • Muokkaa kopiota tarpeen mukaan, tallenna ja lisää LOW-tag normaalisti.
Panel

Ohje Auroralle

Tallennusalustojen/luettelointipohjien käyttö
Kun nimeke kuvaillaan alusta alkaen itse, on yleensä hyvä käyttää jotain tallennusalustaa. Luettelointiohjelmissa on käytettävissä valmiita tallennusalustoja erityyppisille aineistoille, minkä lisäksi niitä voi luoda myös itse paikalliseen käyttöön. Omiin tallennusalustoihin voi esitäyttää oman organisaation käytäntöjen mukaista sisältöä.

KUMEA-työryhmä on tehnyt esimerkkejä RDA-tallennusalustoista eri aineistotyypeille, ks. RDA-tallennusalustoja.

Minitietueen ja tallennusalustan yhdistäminen

Kuten alusta asti tehtävässä primaariluetteloinnissa, myös hankinta- tai ennakkotietueen täydentämisessä kannattaa käyttää apuna tallennusalustoja. Tämä toimii seuraavasti:

Expand
titleOhje Alephille
  • Avaa minitietue näytölle muokattavaksi.
  • Valitse Edit Actions - Expand from Template (tai Ctrl+E)
  • Valitse avautuvasta luettelosta sopiva tallennusalusta joko palvelimelta tai omalta kovalevyltäsi.
Valittu tallennusalusta avautuu siten, että minitietueen kenttien sisältö säilyy.
Panel
Ohje Auroralle
Muuntaja-ohjeman käyttö tietueiden muuttamiseksi aineistotyypistä toiseen

Muuntaja  on Kansalliskirjastossa kehitetty ohjelma tietueiden muuntamiseen aineistotyypistä toiseen. Tyypillisesti Muuntajalla voidaan Tämä Aleph-ohjelmaan liittyvä apuohjelma tuottaa e-aineistojen tietueita painetun version tietueista , mutta myös muut eri ilmiasujen väliset muunnokset ovat mahdollisia, esimerkiksi äänikirjan tietueen tuottaminen painetun aineiston kuvailustaja painetun version tietueita e-aineiston tietueista. Tarkemmat ohjeet löytyvät Melinda-wikin sivulta Muuntaja-ohjelma.

Muuntajaa käytetään verkkoselaimella (Chrome - tai Firefox) osoitteessa https://muuntaja.melinda.kansalliskirjasto.fi. Kirjautuminen tapahtuu Melinda-tunnuksilla.

Auktorisoitujen hakumuotojen käyttö

Henkilö- ja yhteisönnimistä sekä asiasanoista käytetään hakukentissä (mm. 100/600/700-kentät) auktorisoituja hakumuotoja. Suoraan julkaisusta kuvailukenttiin jäljennettävät tiedot (esim. kenttään 245 ja 264), eivät välttämättä ole auktorisoituja muotoja.

Melindassa on käytössä auktoriteettitietokanta Asteri, jonka sanastoista löytyvät tällä hetkellä ajantasaiset YSA, Allärs, Musa ja Cilla sekä nimistä Fennican tuottamat henkilönimi- ja yhteisöauktoriteetit. Asiasana-, yhteisö- ja henkilökenttiä syötettäessä on tärkeää muistaa tehdä aina auktoriteettitarkistus Asterista, jotta hakumuodot tulevat tietokantaan oikein ja yhdenmukaisella tavalla.

Vaikka Asterissa on lähinnä kotimaisia nimiä, myös ulkomaiset nimet kannattaa tarkistaa. Eri maiden kansalliskirjastojen tietokannat ovat hyviä lähteitä. Muutama esimerkkilinkki:

Expand
titleOhje hakumuotojen käyttöön Alephissa

Mikäli työasemallasi ei ole Asteria asennettuna, saat sen asennettua seuraavan ohjeen avulla: 

Panel

Ohje hakumuotojen käyttöön Aurorassa

Metatietosanasto ja vakiofraasit

Melindassa käytetään yleisiä huomautuksia ja vakiofraaseja, joita löytyy Metatietosanastosta. Yhdenmukaisten termien käyttö on tärkeää, koska se mahdollistaa tiedon automaattisen käsittelyn ja käännökset eri kielille. Metatietosanasto on kuvailijan työkalu aineiston kuvailussa ja hauissa tarvittavien termien valinnassa. Metatietosanasto on jäsennelty RDA-rakenteen mukaisesti. Sanastoa täydennetään jatkuvasti.

Expand
titleOhje Alephille

Asterista poimittavien auktorisoitujen nimimuotojen ja asiasanojen lisäksi Alephissa myös monien muiden kenttien sisältö voidaan poimia valmiista vaihtoehdoista. Tällaisia vaihtoehtolistoja löytyy esimerkiksi erilaisille koodeille ja vakiofraaseille. Sisältövaihtoehdot liittyvät Metatietosanaston termeihin ja fraaseihin, MARC 21 -formaattiin, sen suomalaisiin soveltamiskäytäntöihin sekä Alephin toiminnallisuuteen.

Expand
titleOhje Auroralle
  •  Aurorassa on poimittavissa valmiita sisältövaihtoehtoja eräissä kentissä (mm. suhdetermit) ja luettelointipohjiin voi laittaa fraaseja valmiiksi.

...