Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Section
Column
width70 %

Melindan toimintaohje on kuvailuprosessin mukaan jäsennelty kokoelma yleisiä ohjeita Melinda-ympäristössä toimimiseen. Siihen on koottu linkit luetteloijan tarvitsemiin muihin ohjeisiin ja resursseihin. Se on tarkoitettu kaikkien Melinda-kirjastojen käyttöön, kuitenkin esimerkiksi kansallisbibliografian tai Varastokirjaston osalta kuvailuprosessin yksityiskohdissa voi olla eroja.
Toimintaohjeessa on lisäksi yksityiskohtaisia ohjeita Aleph- ja Aurora-kirjastojärjestelmällä kuvaileville kirjastoille.

Melindan työskentelykäytäntöjä ja apuvälineitä kehitetään jatkuvasti. Lisäksi Melindaan tulee mukaan uusia kokoelmia ja tiedontuottajia aika ajoin. Näistä syistä myös toimintaohjetta päivitetään tarpeen vaatiessa.

Ohjeeseen liittyvää palautetta voi lähettää osoitteeseen melinda-posti[at]helsinki.fi.

Melindassa työskentelyn periaatteet

Ohjeistukset ja standardit

Kuvailun perustana Melindassa ovat:

Kaikkia virallisia asiasanastoja ja luokituksia voi käyttää. Samoin on mahdollista käyttää omia asiasanoja eli kontrolloimattomia hakutermejä MARC 21 -formaatin kentässä 653. Oman kirjaston luettelointikieltä saa käyttää eikä poimittujen tietueiden luettelointikieltä tarvitse muuttaa. Kuvailussa käytetään RDA-ohjeiden mukaisia ydinelementtejä ja suomalaisten kirjastojen sopimia lisäydinelementtejä. Melindassa voi olla myös kirjastojen hankintatietueita ja kustantajien ennakkotietoja, joiden kuvailun taso voi olla Melindassa suositeltua kuvailutasoa (4) matalampi.

Melindaan vietävä aineisto. Kaikenlaista kirjastoaineistoa voi kuvailla Melindaan. Melindaan voi kuvailla kaikkia aineistotyyppejä ja myös osakohteita. Myös paikallis- ja erikoiskokoelmiin kuuluvan aineiston kuvailu Melindaan on suotavaa. Pois jätetään yleensä kuitenkin paikalliskäyttöiset esineet, joita ei kuvailla bibliografisesti, kuten sateenvarjot tai ompelukoneet.

Yhteinen data, yhtenäiset käytännöt. Metatietovarannossa työskentelyn lähtökohta on laadukkaan datan tuottaminen yhteiskäyttöön yhtenäisin periaattein. Melindaan tallennettavan bibliografisen metatiedon tulee olla käytettävissä yleisesti, nyt ja tulevaisuudessa. Paikallistietokantaan tästä yleistietueesta voidaan suodattaa oman organisaation tarpeiden mukainen kokonaisuus erilaisin asetuksin (replikointi- ja filtteriasetukset, ohjauskomennot, näyttöluettelon asetukset). Sama tietue voikin näyttää varsin erilaiselta metatietovarannossa ja paikallistietokannassa kirjaston valitsemista asetuksista riippuen. Puhtaasti kokoelma- tai nidekohtainen informaatio tulee sijoittaa paikallistietokannan tietoihin.

Metatietovarantoajattelu. Metatietovarannossa bibliografista metatietoa kartutetaan ja kehitetään keskitetysti yhteistyössä kansallisesti käytettäväksi. Kantavana ajatuksena on pyrkimys tehokkaaseen yhteistyöhön, päällekkäisyyksien välttämiseen ja jo tehdyn työn maksimaaliseen hyödyntämiseen. Tavoitteena on, että jokainen nimeke kuvaillaan metatietovarantoon ainoastaan kerran, yhdenmukaisin periaattein ja laadukkaasti. Tämänhetkisten kokoelmien kuvailun lisäksi metatietoa tuotetaan myös tulevaisuuden tarpeita varten. Tiedonhakijaa metatietovaranto auttaa paikantamisen lisäksi selvittämään, millaista aineistoa on ylipäätään olemassa. Käytännössä metatietovarantoajattelusta seuraa, että Melindassa säilytetään jatkossa metatiedot sellaisestakin aineistosta, jota ei enää ole minkään metatietovarantoon kuuluvan kirjaston kokoelmissa. Tehtyä työtä ei siis poisteta, ellei kyseessä ole suoranaisesti virheellinen tai päällekkäinen data kuten tuplatietueet.

Ammattitaitoinen työskentely ja toisten tekemän työn kunnioitus. Melindan kuvailun perusperiaatteena on, että toisten työ hyväksytään ja sitä kunnioitetaan. Havaitut virheet tulee korjata ja tietueita saa rikastaa esimerkiksi sisällönkuvailulla. Merkittävistä korjauksista, kuten hakuelementtien muutoksesta, ilmoitetaan muille kirjastoille sähköpostilistalla (voy-cat[at]helsinki.fi, liittymisohjeet täällä). Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit voi lähettää suoraan ao. kirjastoilleVäärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan lomakkeella Kansalliskirjastolle. Huolehdi myös oman työsi laadusta ja osaamisesi päivittämisestä.

Yksi tietue nimekkeelle. Pääsääntöisesti metatietovarannossa jokaista nimekettä kohden tulee olla vain yksi bibliografinen tietue. Keskeinen vaihe aineiston kuvailuprosessissa onkin huolellinen tiedonhaku ennen uuden tietueen tekemistä tai poimintaa Melindaan, jotta tuplatietueita ei pääse syntymään. Sääntöön on kuitenkin myös poikkeuksia (ks. kohta Tietueen hakeminen).

Kansallisbibliografian kuvailuun on erityisiä linjauksia.

Melindan ja paikallistietokannan työnjako

Alla olevassa kaaviossa on kuvattu yleisellä tasolla Melindassa ja paikallistietokannassa tehtävät toimenpiteet Alephia käyttävissä kirjastoissa.



Bibliografisten tietueiden luetteloinnin suhteen pääsääntö on, että kaikki kokoelmakohtaiset tiedot sijoitetaan paikalliskantaan. Esimerkiksi organisaatiokohtaiset huomautukset, kuten omistushistoria- tai nidekohtaiset huomautukset merkitään kirjaston omaan tietokantaan. 

Jos Melindan tietueeseen on merkittävä organisaatiokohtainen huomautus, siihen merkitään kirjaston ISIL-tunnus tai tietokantatunnus osakenttään $5. Tällaisista tapauksista esimerkkejä löytyy MARC 21 -formaatin sovellusohjeesta. 

Replikointi

Replikointi tarkoittaa tietueiden päivittymistä Melindasta paikalliskantoihin. Tietokantakohtaiset replikointisäännöt määrittelevät yleisesti, millaisina Melindan tietueet kopioituvat paikalliskantaan ja millaiset niihin tehtävät muutokset päivittyvät myös omaan tietokantaan.

Replikoinnin ohjauskomennot

 Ohjauskomentoja käyttämällä replikointisääntöjä voidaan tarvittaessa ohittaa, esimerkiksi ottaa mukaan replikoinnissa normaalisti karsittava kenttä tai poistaa säännössä mukaan otettava kenttä.Replikoinnin ohjauskomentojen käyttö luetteloinnissa

Column
width30 %
Panel
titleSivun sisällys

Table of Contents

Panel
titleKoottuja linkkejä

 Alephin tallennusalustat: Tallennusalustat Alephissa

Aurora-wiki: Aurora-järjestelmän ohjeistus (vaatii kirjautumisen Axiellin asiakastunnuksilla)

BookWhere-ohje: BookWhere

Kansalliskirjastossa laadittuja ohjeita ja linjauksia koskien kansallisbibliografian kuvailua: Kuvailuohjeet

Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmän (KUMEA) ohjeita ja suosituksia: Ohjeita ja suosituksia

Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmän (KUMEA) RDA-ohjeita: RDA-ohjeita

Kuvailusääntöpalvelun ohjesivu: Ohjeet

Kuvailusääntöpalvelun koulutukset: Tapahtumat ja koulutukset

MARC 21 -luettelointiformaatti: MARC 21 -yhtenäisformaatti

MARC21 Bib -sovellusohje Melinda-kirjastoille: MARC 21 -sovellusohje (RDA)

Metatietosanasto: Metatietosanasto

Melindan tuplien, väärinyhdistymisten ja muiden virheiden ilmoituslomake

Merge-ohje: Tietueiden yhdistäminen uudella Merge-käyttöliittymällä

RDA-kuvailuohjeet, Kuvailusääntöpalvelun tiedotussivut

USEMARCON & USEMARCON GUI -konversio-ohjelmat

Panel
titleViimeisimmät päivitykset

Recently Updated
max4
hideHeadingtrue
themesidebar
labelstoimintaohje

...

Panel
borderColorblack
bgColorwhite
borderStyledashed

Tietueen hakeminen

Kuvailuprosessi alkaa aina tiedonhaulla. On ensiarvoisen tärkeää selvittää ensimmäiseksi huolellisesti, onko kuvailtavalle nimekkeelle jo olemassa tietuetta, tai voidaanko esimerkiksi teoksen vanhempien painosten tietueita hyödyntää kuvailun pohjana. Ennen uuteen kuvailuun ryhtymistä tulee saatavuus tarkistaa usealla eri hakuelementteihin perustuvalla haulla. Ensimmäinen haku on hyvä tehdä ISBN-tunnuksen tai vastaavan yksilöivän tunnisteen perusteella. Mikäli tämä ei tuota osumia, voidaan käyttää muita hakutapoja kuten tekijä- ja nimekehakua.

Tiedonhausta voidaan saada seuraavat tulokset:

HakutulosToimenpiteet
Yksi tietueMikäli esimerkiksi ISBN-haku tuottaa yhden osuman, se tarkistetaan ja poimitaan sitten paikalliskantaan joko sellaisenaan tai muokaten.
Hankinta- tai ennakkotietueKuvailtaessa vasta ilmestynyttä nimekettä haun tuloksena voi olla myös kirjaston hankinta- tai kustantajan ennakkotietue. Tällöin tämä tietue toimii kuvailun pohjana. Melindan ennakko- ja hankintatietueita voi vapaasti muokata. Erillistä tietuetta ei missään tapauksessa tule tehdä, jos minitietue on saatavilla, sillä tämä johtaisi tuplatietueiden syntymiseen. Minitietueiden täydentämisessä kannattaa hyödyntää tallennusalustoja. 
Useita osumia

Tiedonhaun tuloksena voi olla jossain tapauksissa useita samaan nimekkeeseen viittaavia tietueita, erityisesti luetteloitaessa aineistoa, joka on julkaistu ennen ISBN-tunnusten käyttöönottoa. Yleensä nämä tapaukset ovat syntyneet, kun uusia tietokantoja on yhdistetty Melindaan.

Jos kyseessä on tuplatietue eli samaan nimekkeeseen viittaavia tietueita on kaksi tai enemmän, voit lisätä tietokantatunnuksen      yhteen niistä ja yhdistää tietueet selaimessa toimivalla Merge-ohjelmalla . Huolehdi kuitenkin ennen yhdistämiseen ryhtymistä, että hallitset kuvailusääntöjen säädökset niistä tilanteista, joissa kuuluu tehdä uusi kuvailu nimekkeelle. Näistä tärkeimmät ovat: 

    • Mikäli ISBN-tunnus muuttuu uudessa painoksessa, tehdään uusi kuvailu.
    • Julkaisun jokaisesta ilmiasusta (esim. painettu ja elektroninen) tehdään erilliset kuvailutietueet.
    • Varastokirjastolla on heidän käyttämäänsä matalamman tarkkuuden kuvailutasoon liittyviä muista poikkeavia käytäntöjä, esimerkiksi moniosaisten teosten kuvailua yhdellä tietueella.

Tietueiden yhdistelyssä tulee olla erittäin huolellinen, sillä väärin yhdistyneiden tietueiden erottelu on hankala ja aikaa vievä prosessi.

Vanhempia painoksia tai sarjan muita osia

Jos Melindasta ei löydy valmista tietuetta kuvailtavalle nimekkeelle mutta sen sijaan löytyy teoksen muita painoksia tai sarjajulkaisun aiempia osia, näitä voi käyttää uuden nimekkeen pohjana. 

Ei osumiaMikäli usean eri hakuelementteihin perustuvan haun jälkeen todetaan, ettei nimekettä ole vielä kuvailtu Melindaan, tulee luoda uusi tietue.  

Tietueen hakeminen ulkoisista tietokannoista

 Jos luetteloitavalle nimekkeelle ei löydy tietuetta Melindasta, tietuetta kannattaa etsiä ulkoisista tietokannoista.

Expand
titleOhje Alephille

Tämän voi tehdä BookWhere-ohjelmalla tai suoraan Alephilla. Huomaa, että Alephilla ulkomailta poimitut tietueet joutuu muokkaamaan käsin suomalaisten luettelointikäytäntöjen mukaisesti, sillä Alephissa ei ole sisäänrakennettua konversiota. BookWhere-poiminta onkin yleensä käytännössä suoraa poimintaa vaivattomampaa ja myös nopeampaa. Lisäksi konversio tarkistaa ja tarvittaessa muuntaa myös poimittujen tietueiden merkistön.

Mikäli kirjastolla ei ole BookWhere-lisenssiä, myös Voyagerin etäyhteystoiminnolla voi poimia tietueita. Voyagerista tallennetut tietueet voidaan sitten ajaa BookWhere-konversion läpi.

Panel

Ohje Auroralle

...

Panel
borderColorblack
bgColorwhite
borderStyledashed

Tietueen tarkastaminen ja muokkaaminen

Lähtökohtana Melinda-tietueiden käsittelyssä on yksinkertainen ohje: tarkasta tietue huolellisesti läpi, katso että siitä löytyvät tarvittavat tiedot ja ne ovat oikein. Mikäli tiedoissa on virheitä tai puutteita, korjaa ja täydennä ne. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan muille kuvailijoille voy-cat-listalla (ohjeet alla).

Mahdolliset ja kielletyt muutokset tietueisiin

Melindassa olevia tietueita saa muokata, erityisesti virheiden korjaaminen on tärkeää ja sisällönkuvailun rikastaminen suotavaa. Tietoja saa poistaa tietueista vain silloin, kun voidaan olla täysin varmoja siitä, että kenttien sisältämä tieto on tarpeetonta tai virheellistä. Jos olet epävarma asiasta tai siitä, mihin kenttää ylipäätään tarvitaan, älä poista sitä. Ongelmatilanteissa kollegoilta saa nopeasti apua sähköpostilistoilla voy-cat[at]helsinki.fi tai me-luetteloijat[at]helsinki.fi (liittymisohjeet täällä).

Yksi peukalosääntö on, että kenttiä, joihin liittyy muiden tietokantojen tunnuksia, ei saa poistaa. Näistä esimerkkinä ovat tilastointimerkinnät (XLUETTELOITU) ja kentät, joihin on liitetty muiden tietokantojen ohjauskomentoja (alakentät $5 ja $9). Lisätietoja esim. täältä.

Melindan tietuetta päivitettäessä pitää olla tarkkana, ettei muuta kiinteämittaisen kentän merkitsevää arvoa "tyhjä" muuksi. Esimerkkinä merkitsevästä tyhjästä ovat Fennican kuvailutaso 000/17, 008/18-21 "ei kuvitusta" tai 28 "ei virallisjulkaisu".

Sarja-aineiston oikea nimen muoto (auktorisoitu nimi kenttään 830) tarkistetaan sarjan oman kuvailutietueen 245-kentästä. Kotimaiset sarja-aineistot tarkistetaan Fennicasta tai Melindan Fennica-tietueesta ja ulkomaiset vastaavista kansallisbibliografiatietokannoista, esim. Kongressin kirjastosta. Kannattaa kiinnittää huomiota isoihin ja pieniin kirjaimiin ja numerotiedon merkitsemiseen.


HUOM. Kansallisbibliografia Fennican tietueiden muokkaamisessa noudatetaan seuraavia periaatteita:

Kansallisbibliografiatietueiden (Fennica-tietueet) käsittely

Kansallisbibliografia Fennicaa on kuvailtu Melindassa tammikuusta 2014 lähtien. Kansallisbibliografian tietueet siis tehdään muiden tiedontuottajien tapaan suoraan Melindaan, josta ne sitten replikoituvat Fennica-tietokantaan. Melindassa oleva tietue on näin ollen myös Fennican osalta ensisijainen. Fennican kuvailussa noudatetaan kansallisbibliografista kuvailutasoa.

Kansallisbibliografian tietueissa on seuraavat tunnisteet:

  • Nimiön merkkipaikassa 17 on kansallisbibliografian tunnuksena tyhjämerkki.
  • 040 #a -kentässä ISIL-tunnus FI-NL (uusimmissa tietueissa)
  • 042-kentässä tunnus finb (uusimmissa tietueissa)
  • LOW-tag: FENNI
  • Yleensä FENNI<KEEP>-merkitty UDK-luokitus 080-kentässä
  • ISBN-tunnuksettomilla kansallisbibliografiatietueilla on NBN-tunnus kentässä 015.

Kansallisbibliografian tietueet eivät ole muihin tietokantoihin nähden erityisasemassa, vaan nekin ovat yhteisiä. Fennican tietueita saa siis tarpeen vaatiessa korjata ja täydentää. Kuten muissakin tietueissa, tietueen tunnisteita ei kuitenkaan tule muuttaa tai tietoja poistaa mikäli niissä ei ole selvää virhettä. Tärkeää on huomioida erityisesti seuraavat seikat:

  • Älä muuta Fennica-tietueiden ISBN- tai ISSN-tunnistenumeroita. Nämä ovat keskeisiä Kansalliskirjaston antamia elementtejä kansallisbibliografiassa. Jos Fennica-tietueiden tunnistenumeroissa on korjattavaa, ilmoita asiasta ISBN- tai ISSN-keskukseen (isbn-keskus[at]helsinki.fiissn-keskus[at]helsinki.fi).
  • Älä muuta Melindassa kansallisbibliografian tietueiden tasokoodia. Tasokoodin voi haluttaessa muuttaa replikointivaiheessa automaattisesti omaan kantaan.
  • Älä poista kansallisbibliografian ohjauskomentoja. Ne ovat muotoa FENNI<KEEP> / <DROP>.
  • Älä poista 594-kentässä olevaa merkintää ENNAKKOTIETO. Kansallisbibliografia korjaa merkinnän aikanaan osana omia prosessejaan.
  • Kansallisbibliografian tietueissa on omia 9XX-kenttiä, joita ei tule poistaa tai editoida. Nämä kentät sisältävät poimintakoodeja ja tilastointiin liittyviä tunnisteita sekä vastaavia vain kansallisbibliografian käyttämiä funktioita.

Jos kopioit kansallisbibliografiatietueen oman tietueesi pohjaksi, tulee kaikki Fennicaan viittaavat tunnisteet poistaa. Poikkeuksen muodostaa LOW-tag, joka ei kopioidu uuteen tietueeseen.

Kansallisbibliografia-kenttien merkitykseen ja Fennican kuvailuperiaatteisiin voi tutustua julkaisuarkisto Doriassa olevien dokumenttien avulla.

Hybriditietueet Melindassa

Hybriditietueet ovat RDA-konversiossa muokattuja tietueita, joissa on sekä ISBD- että RDA-tietueiden piirteitä. Hybriditietueen tunnistaa siitä että 040-kentässä ei ole e-osakentässä merkintää rda ja julkaisutiedot ovat 260-kentissä. Kuvailukäytännöt voivat olla ISBD-sääntöjen mukaisia, mm. päähakuelementit voivat poiketa RDA-periaatteista. Vanhoja konversion läpikäyneitä tietueita ei tarvitse yleensä muuttaa RDA:ksi. Kirjoitusvirheiden yms. korjaamista ja tuplakenttien poistamista sekä tietueen siivoamista voi tehdä niin kuin ennenkin muuttamatta tietuetta kuitenkaan RDA-tietueeksi.

Tietueiden muutoksista ilmoittaminen voy-cat-listalla

  • Tietueisiin tehdyistä merkittävistä korjauksista, kuten hakuelementtien muutoksesta, ilmoitetaan muille kirjastoille sähköpostilistalla (voy-cat[at]helsinki.fi, liittymisohjeet täällä). Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit voi lähettää suoraan ao. kirjastoille. Väärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan lomakkeella Kansalliskirjastolle.

Käytännössä "merkittävät korjaukset" tarkoittavat muutoksia kentissä:

100, 110, 111, 130

240, 245

700, 710, 711, 730

800, 810, 811, 830

Luokituskentät

Voy-cat-listalla ilmoitetaan pääasiassa vain niistä muutoksista, jotka koskevat useita kirjastoja. Voy-cat-listalle laitettavan viestin otsikkoon suositellaan laitettavaksi tietueessa olevat LOW tagit. Vain yhtä tai muutamaa kirjastoa koskevat korjaukset tai yksittäiset LOW-tagien poistopyynnöt lähetetään suoraan kirjastoille. Pienistä korjauksista tietueisiin ei tarvitse ilmoittaa ollenkaan, esim. siitä jos 856 kentän linkki korjataan.

...