Versions Compared

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Section
borderfalse
Column
width70%

Julkaisuarkistopalveluiden asiantuntijaryhmä, 16.5.2016

Panel
Table of Contents
maxLevel6
minLevel2
indent20px
stylenone

Aika: 16.05.2016 klo 14.00-16.00

Paikka: Leipätehdas V520 (Kaneli), Kaikukatu 4, 5. krs

Puheenjohtaja: Mikko Pennanen

Sihteeri: Tanja Vienonen

Läsnä: Mikko Pennanen (Turun yliopisto), Nina Hyvönen (Kansalliskirjasto), Jyrki Ilva (Kansalliskirjasto), Lassi Lager (Kansalliskirjasto), Terhi Manninen (Kansalliskirjasto), Päivi Rosenström (Kansalliskirjasto), Tanja Vienonen (Kansalliskirjasto)

Etänä: Minna Liikala (THL), Teemu Makkonen (Jyväskylän amk), Minna Marjamaa (AMKIT konsortio), Joonas Parviainen (Maanpuolustuskorkeakoulu), Toni Raja-Hanhela (Lapin yliopisto), Mikko Saunamäki (Luonnonvarakeskus), Iris Tahvanainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto), Tiina Tolonen (AMKIT konsortio)

Poissa: Samu Viita (Kansalliskirjasto)


1. Kokouksen avaus

2. Julkaisuarkistosopimuksen päivitys, Terhi Manninen

Kirjastoverkkopalveluissa on laadittu luonnos uudeksi julkaisuarkistosopimukseksi. Olemme pyrkineet selkiyttämään sopimusta sekä yhdenmukaistamaan sitä muiden kirjastoverkkopalveluiden palvelusopimusten kanssa. Liitteessä 1 Julkaisuarkistosopimus_luonnos_.docx näkyy nykyiseen sopimuspohjaan tehdyt muutokset ja liitteessä 2 Julkaisuarkistosopimus_luonnos_puhdas.docx on helpommin luettava puhdas versio. (Kannattaa huomioida, että koska sopimuksia on solmittu eri aikoina, organisaationne käytössä oleva pohja ei välttämättä ole täysin yhtenevä ed. mainitun nykyisen sopimuspohjan kanssa).

Käydään läpi keskeisimpiä muutosehdotuksia ja keskustellaan sopimusluonnoksesta. Terhi Mannisen ppt-esitys sopimusluonnoksista.

  • Palvelusopimuksen sisällöstä toivotaan kommentteja ennen seuraavaa sopimuskierrosta.
  • Lopullinen sopimuspohja otettaisiin käyttöön kaikkien Kansalliskirjaston asiakkaiden kanssa.
  • Sopimuspohjan kolme olennaisinta muutosta:
    • Sopimusta selkeytetty
    • Yhdenmukaistettu kirjastoverkkopalvelujen muiden palvelusopimusten kanssa
    • Uusia asioita lisätty: lisätallennustilan maksullisuus, kulttuuriaineistolaki sekä hyvitys käyttökatkoista.
  • Pidemmän käyttökatkon hyvittäminen, sopimukseen mahdollisesti tulossa SLA-liite (Service Level Agreement) eli palvelutasosopimus liitteeksi.
    • Tarve liitteelle on tullut muiden Kansalliskirjaston tarjoamien palvelujen suunnalta, erit. Finnan, jossa on haluttu kirjata palvelun minimivelvollisuudet sopimukseen (esim. päivystysvelvollisuus)
    • Kokouksessa pohdittiin selventääkö liitteen lisääminen palvelun toimintaa vai lisääkö se vain byrokratiaa. Onko SLA-liite tarpeen julkaisuarkistopalvelusopimuksissa varsinkin kun palvelu toimii ilmankin?
  • Vahinkojen korvaamisessa enimmäisvastuut eivät ole yhteneväiset, koska Kansalliskirjasto tekee sopimuksen jokaisen asiakkaan kanssa erikseen.
    • Epäsuhta korvaussummissa puhutti -> johtoryhmä päättää asiasta saatujen kommenttien pohjalta.
    • Kyse on välittömien vahinkojen maksimikorvausmäärästä (esim. korvaavan palvelun hankkiminen sopimusrikkomustilanteessa. Tämä vie x-määrän rahaa, mutta käytännön kokemusta ei tästä vielä ole).
  • Avustamisvelvollisuus on lyhennetty 12:sta 9:ään kuukauteen.
  • Sopimus voidaan joko siirtää tai tehdä uusi sopimus, jos sopimusosapuolten yksikkö vaihtuu tai sulautuu toiseen sopimuskauden aikana.
  • Kehittämistehtävistä sopimisesta keskusteltiin tarkemmin. Osallistujia kiinnosti erityisesti miten niistä sovitaan, mutta tähän ei Kansalliskirjastolla vielä ollut antaa selvää vastausta, sillä asiasta ollaan keskustelemassa. Todennäköisesti kehittämistehtävät lisätään sopimuksen liitteisiin, jotta toiminta on läpinäkyvää.
    • Kaikkia uusia asioita ei hinnoitella erikseen, sillä julkaisuarkistopalvelua tullaan edelleen kehittämään muutenkin. Lisäkustannuksia ei tule jokaisesta uudistuksesta. Selkeistä, täysin uusista kehitystarpeista on kuitenkin keskusteltava ja yksittäisten asiakkaiden erityistarpeisiin toteutetut ratkaisut on hinnoiteltava erikseen, varsinkin jos vaativat lisäresursseja.
  • Esityksessä mainitut mahdolliset viiden päivän käyttökatkot aiheuttavat vaikeuksia yliopistoissa, joissa opinnäytteen vieminen julkaisuarkistoon on sidottu valmistumisprosessiin.
    • Pidemmästä käyttökatkosta tulee hyvitys ja käyttökatkon maksimipituus on neuvoteltavissa.
  • Kansalliskirjaston palvelujen hinnoitteluperiaatteita ja hinnastoa toivottiin näkyville -> kirjastoverkkopalveluissa on käynnissä selvitys, mutta julkaisuarkistoille tehdyt erilaiset räätälöinnit hankaloittavat työtä.
    • Vaikka yhtenäisen hinnoittelumallin luominen on haastavaa se pyritään saamaan aikaan selvityksen avulla.
  • 4 kk irtisanomisaikaa pidettiin julkaisuarkistosopimukselle kovin lyhyenä. Mitä tapahtuisi, jos Kansalliskirjasto ei enää tarjoaisikaan Doria-tietokantaa muille korkeakoulukirjastoille?
    • Sopimuksessa mainittu avustamisvelvollisuus liittyy myös irtisanomisaikaan, Kansalliskirjasto lupaa avustaa palvelun siirtämisessä 9 kk. Irtisanomisajaksi voidaan jättää myös nykyinen 6 kk.
  • Sopimuskierros on vielä kesken, asioista keskustellaan vielä tarkemmin.
  • Ks. tilaisuuden ohjelma ja esitykset
  • Ammattikorkeilla itsellään oli suuri rooli tapahtuman järjestelyssä.
  • Tapahtuman pääteemana oli ns. pimeän arkistoinnin järjestäminen ja miten julkaisuarkistoissa voitaisiin säilyttää aineistoja, jotka eivät ole julkisesti saatavissa vaan niiden käyttöä on jouduttu rajaamaan tekijän tai toimeksiantajan pyynnöstä.
  • Kokonaan salaiset työt on päätetty jättää suunnittelun ulkopuolelle, koska niiden kanssa ratkaisuista tulisi varsinaiseen tarpeeseen suhteutettuna liian mutkikkaita ja kalliita.
  • Jyrki Ilva ja Samu Viita esittelivät seminaarissa Theseus-kehittämisryhmän pohdintoja (ks. alkuiltapäivän tallenne)
    • Samu Viita esitteli seminaarissa kolme mahdollista toteutusmallia pimeälle arkistolle.
  • Palvelumallin suunnitelmaan vaikuttaa kuinka moni ammattikorkeakoulu on mukana mahdollisessa pimeä arkisto -palvelussa.
    • Keskustelu jatkuu syksyllä; toteutus aikaisintaan vuoden 2017 aikana
  • Ennen seminaaria ammattikorkeakouluille tehtiin kysely pimeästä arkistosta ja kiinnostuksesta asiaan, jonka tuloksia käsiteltiin seminaarissa.
  • Myös yliopistot kiinnostuneet pimeästä arkistoinnista -> asian kartoitus mahdollista.
    • Kansalliskirjasto voi tehdä kyselyn yliopistoille.
    • Turku ja Lappeenranta ilmaisivat kiinnostuksensa lähteä mukaan prosessiin.
    • Kokonaan sähköinen valmistumisprosessi opiskelijoille varmistettaisiin, jos myös käyttörajatut opinnäytteet saataisiin tallennettua julkaisuarkistoon.

4. Asiantuntijaryhmän ja muiden yhteistyöryhmien roolit

  • Yliopistokirjastot perustaneet OA-verkoston.
    • Verkoston toiminnasta on kerrottu HY:n kirjaston Verkkari-lehdessä ja Kansalliskirjaston keskustelufoorumin Avoin julkaiseminen -keskustelualueella.
    • Tarvetta saattaisi myös olla sektorirajat ylittävälle yhteistyöryhmälle.
    • Kansalliskirjasto on mielellään mukana kaikissa sektorikohtaisissa kehittämisryhmissäkin.
  • TAJUA-hankkeen yksi tavoitteista on kehittää avoimen julkaisemisen yhteisiä käytäntöjä ja toimintamalleja.
    • Keskustelua lienee luontevin käydä irrallaan muista asiantuntijaryhmistä.
    • Suunnitelmissa AC-kokous 7.6. klo 13-16, jossa on tarkoitus pohtia yhdessä julkaisuarkistojen asiantuntijoiden kanssa miten asiaa voisi edistää.

5. Julkaisuarkistojen toimintaa tukevat viestintäkanavat

  • Kiwi-foorumille perustettu keskustelualue avoimelle julkaisemiselle.
    • Kansalliskirjaston keskustelufoorumi on ollut käytössä pari vuotta, ja sitä on käytetty enimmäkseen Finna-kehitystyön yhteydessä.
    • Avointa julkaisemista koskeva keskustelualue päätettiin perustaa, jotta tieto ei katoaisi henkilökohtaisiin sähköposteihin, vaan olisi laajemman lukijakunnan käytössä yhdessä paikassa.
    • Keskustelua ja kommentteja toivotaan kaikilta lukijoilta julkaisuarkistoihin ja muihin OA-asioihin liittyen.
    • Keskustelualueelle kirjoittaminen edellyttää HAKA-tunnistautumista, mutta käyttäjätunnuksia on pyynnöstä mahdollista luoda myös sellaisille osallistujille joilla tätä mahdollisuutta ei ole.
  • Palveluihin liittyvä asiakasviestintä ja niiden kehittämistä koskeva keskustelu edelleen pääasiassa keskustelulistoilla.
  • Kansalliskirjastolle osoitetut virheilmoitukset ja kehittämistoiveet suositeltavaa lähettää palveluosoitteeseen (tällä hetkellä doria-oa[at]helsinki.fi).

6. Muut asiat

  • Kesän konferenssit:
    • Open Repositories -konferenssiin ollaan osallistumassa Kansalliskirjastosta.
    • LIBER-konferenssi järjestetään Helsingissä kesä-heinäkuun vaihteessa.
  • Kotilava-tapahtuma 24.5.2016 9.30-16.00 Tieteiden talossa.
    • Aiheena erilaiset OA-rahoitusmallit eri näkökulmista: rahoittajat, korkeakoulut, asiantuntijat.
    • Aamupäivän esityksiä voi seurata etäyhteydellä sekä työpajojen koontia iltapäivällä. Aamupäivän esityksistä tulee myös tallenne Kotilavan kotisivuille.
    • Aihealueisiin liittyviä kysymyksiä ja ajatuksia saa lähettää Jyrki Ilvalle ja Kotilava-projektin suunnittelijalle Riitta Koikkalaiselle.
  • Riitta Koikkalainen osallistui Tukholmassa Mötesplats-seminaariin, jossa esiteltiin pohjoismaiden OA-käytäntöjä.

 

Seuraava kokous järjestetään tiistaina 13.9.2016 klo 10.00-12.00