Liittymisprosessi

Yleisten kirjastojen Melindaan liittymisen prosessi on monivaiheinen. Onnistunut liittyminen edellyttää sujuvaa yhteistyötä usean eri vastuutahon välillä. Mukana prosessissa voi olla tapauksesta riippuen hieman eri määrä toimijoita; pilottikirjastojen tapauksessa mukana ovat kirjasto, kirjastokimpan johto, kunnan tietohallinto, Kansalliskirjasto ja järjestelmätoimittaja.

Melindaan liittymisen prosessi on kuvattu vaiheittain sivulla Liittymismallit. Prosessin vaiheet riippuvat siitä, millaisella liittymismallilla päätetään lähteä mukaan yhteistyöhön: tuodaanko koko tietokanta Melindaan (Iso räätäli), vain osia paikalliskannasta (Pikku räätäli) vai tullaanko mukaan ainoastaan uudella aineistolla (Kevyt malli).

Työvaiheet

ISBD- ja RDA-konversiot

Melindassa noudatetaan RDA-kuvailusääntöjä, joten liittyvän kirjaston tietokanta on konvertoitava RDA-säännöstön mukaiseksi ennen kuin aineistoa voidaan poimia metatietovarantoon. Melindaan kuuluneiden Voyager-kirjastojen ISBD-konversio tehtiin vuonna 2012 tätä varten kehitettyä USEMARCON-konversiosääntöä hyödyntäen. RDA-konversio Melinda-tietokantaan tehtiin vuonna 2016.

Konversion tekemiseen voi hyödyntää Kansalliskirjaston tekemää konversio-ohjelmaa (ks. Internet-sivu RDA-konversiot), jota voi täydentää paikalliskannan tarvitsemien erityispiirteiden mukaiseksi.

Aurora-kirjastoissa tehdään ISBD- ja RDA-konversiot samanaikaisesti paikallistietokantaan. Tämän konversion tekeminen ei aiheuta katkoksia tietokannan käyttöön eikä edellytä kirjaston sulkemista. Konversion tarkastamiseen menee muutama viikko.

YSAsta ja Allärsista

YSOon -konversio

Jos tietokantaaan ei ole vielä tehty YSA2YSO-konversiota, mysä se on tehtävä ennen aineiston haravointia. Konversiosta saa lisätietoja sivulta YSAsta ja Allärsista YSOon siirtymä.

Poimittavan aineiston määrittely

Kirjaston tulee määritellä, mitä tietueita ei tuoda Melindaan. Kansalliskirjasto tarvitsee rajauksien tekemistä varten listauksen pois jätettävien kokoelmien tunnisteista; tällaisia ovat esimerkiksi MARC 21 -koodit, ID-tunnukset tai johonkin 59X-kenttään tehty määrämuotoinen huomautus.

Melindaan tuotava aineisto

Kaikenlaisen kirjastoaineiston tietueita voidaan tuoda Melindaan: kaikkia aineistotyyppejä, myös osakohteita. Paikallis- ja erikoiskokoelmiin kuuluvan aineiston tuominen Melindaan on suotavaa.

Pois jätetään yleensä paikalliskäyttöiset esineet, joita ei kuvailla bibliografisesti, kuten sateenvarjot tai ompelukoneet, katso myös Melindaan kuvailtava aineisto. 

Tietokannan siivous

Pilottina olleen PIKI-kirjastojen kokemuksia

Mitä siivota?

Omaan tietokannan siivoaminen on liittymisprosessin työläin vaihe. PIKI-kirjastoissa tätä työtä pohjustettiin teettämällä siivoustarpeita kartoittanut raportti (Piki-tietokannan siivousmenetelmät). Korjaustarpeita kartoitettiin myöhemmin lisää muun muassa Aurora-kirjastojärjestelmän 'Listaus luettelointivirhetyypeistä' -raportin avulla sekä tietueiden koeharavoinneissa Melindan kirjastojärjestelmän tietuetarkistimen tuottamien raporttien pohjalta.

Periaatteena dataan tehtävissä korjauksissa on se, että korjauksia tehdään tärkeysjärjestyksessä sen verran kuin mahdollista. Tavoitteena on varmistaa, että Melindaan vietävät tietueet löytävät vastintietueensa (tuplatietueiden välttäminen) ja että tietueet ovat löydettävissä (hakuelementit ovat kunnossa). Näistä joitain esimerkkejä löytyy kohdasta Liittymisen edellytyksiä. Kosmeettista haittaa aiheuttavat virheet ovat toissijaisia, mutta nekin on toki hyvä korjata siinä määrin kuin resurssit antavat myöten.

Miten siivota?

Tietokannan siivous on iteratiivinen prosessi. Työlle on syytä varata reilusti aikaa ja se kannattaa aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Korjauksia voidaan tehdä sekä joukkomuutoksin että käsin. PIKI-kannassa massakorjauksia tehtiin Aurora-kirjastojärjestelmän joukkomuutostyökalulla sekä ISBD/RDA-konversion korjausten yhteydessä. Systemaattisia virheitä voidaan korjata myös järjestelmätoimittajalta tilatuilla ajoilla.

Aineistonsiirron katselmointivaiheessa tietueille ajetaan monenlaisia tarkistuksia, joiden tuottamat virhelistaukset auttavat korjaustyössä. Lisäksi osa systemaattisista virheistä voidaan korjata Kansalliskirjaston työkaluilla Melindaan tuotaville tietueille ilman, että muutoksia tehdään paikalliskantaan.

Miten organisoida siivoustyö?

PIKI-kimpassa siivoustyö organisoitiin Melinda-projektin aloituspalaverissa. Virhelistauksia jaeltiin kaikkien kimpan kuntien kuvailijoille Google Drive -palvelussa, jossa tehtyjä korjauksia myös kuitattiin hoidetuiksi.

Alla listaus PIKI-kimpan tekemistä siivoustoimenpiteistä.

Tietueiden siirto Melinda-tietokantaan. Ote Henri Mäkilän esityksestä