Liittymisprosessi

Yleisten kirjastojen Melindaan liittymisen prosessi on varsin monivaiheinen. Onnistunut liittyminen edellyttää sujuvaa yhteistyötä usean eri vastuutahon välillä. Mukana prosessissa voi olla tapauksesta riippuen hieman eri määrä toimijoita; pilottikirjastojen tapauksessa mukana ovat kirjasto, kirjastokimpan johto, kunnan tietohallinto, Kansalliskirjasto ja järjestelmätoimittaja.

Melindaan liittymisen prosessi on kuvattu vaiheittain sivulla Liittymismallit. Prosessin vaiheet riippuvat siitä, millaisella mallilla päätetään lähteä mukaan yhteistyöhön: tuodaanko koko tietokanta Melindaan (Iso räätäli), vain osia paikalliskannasta (Pikku räätäli) vai tullaanko mukaan ainoastaan uudella aineistolla (Kevyt malli).

Työvaiheet

ISBD- ja RDA-konversiot

Melindassa noudatetaan RDA-kuvailusääntöjä (aiemmin ISBD-kuvailusäännöt), joten liittyvän kirjaston tietokanta on konvertoitava RDA-säännöstön mukaiseksi ennen kuin aineistoa voidaan poimia. Melindaan kuuluvien Voyager-kirjastojen ISBD-konversio tehtiin vuonna 2012 tätä varten kehitettyä USEMARCON-konversiosääntöä hyödyntäen. RDA-konversio Melinda-tietokantaan tehtiin vuonna 2016.

Konversion tekemiseen voi hyödyntää Kansalliskirjaston tekemää konversio-ohjelmaa (ks. Internet-sivu RDA-konversiot), jota voi täydentää paikalliskannan tarvitsemien erityispiirteiden mukaiseksi.

Aurora-kirjastoissa tehdään ISBD- ja RDA-konversiot samassa yhteydessä paikallistietokantaan. Näiden konversioiden tekeminen ei aiheuta katkoksia tietokannan käyttöön tai edellytä kirjaston sulkemista. Konversion tarkastamiseen menee muutama viikko.

Poimittavan aineiston määrittely

Kirjaston tulee määritellä, mitä tietueita ei tuoda Melindaan. Kansalliskirjasto tarvitsee rajauksien tekemistä varten listauksen pois jätettävien kokoelmien tunnisteista; tällaisia ovat esimerkiksi MARC 21 -koodit, ID-tunnukset, Aurora-kirjastoissa 852-kenttään merkityt sijainti- ja osastotunnisteet.

Melindaan vietävä aineisto. Kaikenlaista kirjastoaineistoa voi kuvailla Melindaan. Melindaan voi kuvailla kaikkia aineistotyyppejä ja myös osakohteita. Myös paikallis- ja erikoiskokoelmiin kuuluvan aineiston kuvailu Melindaan on suotavaa. Pois jätetään yleensä kuitenkin paikalliskäyttöiset esineet, joita ei kuvailla bibliografisesti, kuten sateenvarjot tai ompelukoneet (ks. Melindan toimintaohje).

Tietokannan siivous

Pilottina olleen PIKI-kirjastojen kokemuksia

Mitä siivota?

 Omaan tietokannan siivoaminen on kirjaston kannalta liittymisprosessin työläin vaihe. PIKI-kirjastoissa tätä työtä pohjustettiin pilotoinnin alkuvaiheessa teettämällä siivoustarpeita kartoittanut raportti (Piki-tietokannan siivousmenetelmät). Korjaustarpeita kartoitettiin myöhemmin lisää mm. Aurora-kirjastojärjestelmän 'Listaus luettelointivirhetyypeistä'-raportin avulla sekä tietueiden koeharavoinneissa Melindan taustajärjestelmän tietuetarkistimen tuottamien raporttien pohjalta.

Periaatteena dataan tehtävissä korjauksissa on se, että korjauksia tehdään tärkeysjärjestyksessä sen verran kuin mahdollista. Tavoitteena on varmistaa, että Melindaan vietävät tietueet löytävät vastintietueensa (tuplatietueiden välttäminen) ja että tietueet ovat löydettävissä (hakuelementit ovat kunnossa). Näistä joitain esimerkkejä löytyy etusivulta. Kosmeettista haittaa aiheuttavat virheet ovat toissijaisia, mutta nekin on toki hyvä korjata siinä määrin kuin resurssit antavat myöten.

Miten siivota?

Tietokannan siivous on iteratiivinen prosessi. Työlle on syytä varata reilusti aikaa ja se kannattaa aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Korjauksia voidaan tehdä sekä joukkomuutoksin että käsin. PIKI-kannassa massakorjauksia tehtiin Aurora-kirjastojärjestemän joukkomuutostyökalulla sekä ISBD-konversion korjausten yhteydessä. Katselmointivaiheessa aineistolle ajetaan monenlaisia tarkistuksia, joiden tuottamat virhelistaukset auttavat työssä. Lisäksi osa systemaattisista virheistä voidaan korjata Kansalliskirjaston työkaluilla Melindaan tuotavasta aineistosta ilman, että muutoksia tehdään paikalliskantaan. Systemaattisia virheitä korjataan myös järjestelmätoimittajalta tilatuilla ajoilla.

Miten organisoida siivoustyö?

PIKI-kimpassa siivoustyö organisoitiin Melinda-projektin aloituspalaverissa. Virhelistauksia jaeltiin kaikkien kimpan kuntien kuvailijoille Google Drive -palvelussa, jossa tehtyjä korjauksia myös kuitattiin hoidetuiksi.

Alla listaus PIKI-kimpan tekemistä siivoustoimenpiteistä.