UKJ-ohjausryhmän kokous 4/2014 18.3.2014

Aika               Tiistai 18.3.2014, klo 13 – 15.

Paikka             Kansalliskirjasto, Teollisuuskatu 23 (kokoushuone Muumipeikko B438, 4 krs.), etäyhteysosoite https://connectpro.helsinki.fi/kk_ukj/

Jäsenet

Sinikka Luokkanen, puheenjohtaja, Hämeen ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelut (etä)

Jarmo Saarti, varapuheenjohtaja, Itä-Suomen yliopiston kirjasto (etä)

Tuula Haapamäki, Kansalliskirjasto/Tutkimuskirjasto (läsnä)

Risto Heikkinen, Jyväskylän yliopiston kirjasto (etä, paikalla 15.18 asti)

Jyri Helakangas, Jyväskylän ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelut (etä, paikalla 15.02 asti)

Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto/Kansalliset kirjastoverkkopalvelut (paikalla klo 14 lähtien)

Ilmari Hyvönen, OKM/Korkeakoulu- ja tiedepolitiikan osasto (etä, läsnä 14.09 asti)

Jussi Kärki, Satakunnan ammattikorkeakoulun kirjasto (etä, paikalla 13.10-14.09)

Ari Mäkiranta, Joensuun seutukirjasto, Liperin kunnankirjasto (poissa)

Ritva Nurminoro, Kaarinan kaupunginkirjasto (poissa)

Iris Tahvanainen, Lappeenrannan tiedekirjasto (etä)

Petri Tonteri, Tampereen kaupunginkirjasto - Pirkanmaan maakuntakirjasto (poissa)

Eila Vainikka, Suomen Kuntaliitto (läsnä, 15.05 asti)

Sami Varjo, Vaasan kaupunginkirjasto (poissa)

Pentti Vattulainen, Varastokirjasto (läsnä)

Kuno Öhrman, Svenska handelshögskolan (läsnä)

Esittelijät:        Ari Ahlqvist., kehittämispäällikkö, UKJ-hanke, Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja, Jarmo Saarti, UKJ-ohjausryhmän varapuheenjohtaja, Sinikka Luokkanen, UKJ-ohjausryhmän puheenjohtaja

Sihteeri:           Minna Kivinen, tietojärjestelmäasiantuntija, UKJ-hanke

...

Pöytäkirja

1 Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.06. Todettiin osallistujat. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi sillä lisäyksellä, että kohtaan 8 Muut asiat lisättiin käsiteltäviksi CSC laatupalaverin terveiset ja verkkokeskusteluryhmän perustaminen UKJ asioista.

2 Projektin tilannekatsaus

Esittely: Käydään läpi  UKJ-hankkeen projektin tilanne. Ari Ahlqvist esittelee.

Esitys: Tiedoksi.

Päätös: UKJ-projekti on suunnitellut tutustumismatkaa Belgiaan ja Hollantiin ALMA- ja OCLC WorldShare Management System –järjestelmiä käyttäviin kirjastoihin. Sovittiin, että myös kirjastoista pyydetään mahdollisia osallistujia tutustumismatkalle. UKJ-projekti ei kata kirjastojen osallistujien matkakustannuksia. Minna Kivinen lähettää ohjausryhmälle tiedot matkakohteista, matkan ajankohdasta ja hinta-arvion, kun matkakohteet ja ajankohta varmistuvat.

3 Kustannus- ja hallintomallin valmistelu

Esittely: Käydään läpi kustannus- ja hallintomallia valmisteleva työryhmä työn eteneminen. Kristiina Hormia-Poutanen esittelee.

Kustannustenjakoa ja hallintomallia valmistelevan työryhmän viime kokouksessa käytiin läpi kriteereitä, joilla tehdään harjoituslaskelmia. Korostetaan myös, että laskennat tehdään teoreettisilla kustannuksilla eli laskelmista ei vielä voi päätellä kirjastokohtaisia kustannuksia.

Kriteereiksi valittiin:

• Kirjastohenkilökunnan htv-määrä vuonna 2012
• Kirjaston vuoden 2012 toteutuneet kokonaiskustannukset euroina
• Bibliografisten tietueiden lukumäärä vuonna 2012
• Aktiivisten asiakkaiden lukumäärä vuonna 2012
• Lainausten lukumäärä sisältäen uusinnat vuonna 2012

Tiedot kerätään tilastoista kohderyhmänä FinElib –kirjastot. Tiedot kootaan yhteen ja tehdään alustavia laskelmia. Katsotaan mitkä kriteerit ovat sopivia.

Kokouksessa käsiteltiin myös juridisia kysymyksiä. Juridisista kysymyksistä on laadittu kysymykset juristille ja näistä asioista on kokous torstaina 20.3 juristin kanssa (Tapio Lahtinen, PTCS). Muutamiin kysymyksiin pyydetään myös KK:n Pekka Heikkiseltä kommentit.

Esitys: Tiedoksi.
Päätös:

4 Yliopistokirjaston neuvoston FUM-ryhmän esitys

Esittely: Yliopistokirjastojen neuvoston FUM-ryhmä on laatinut dokumentin (http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/neuvosto/asiakirjat/muistiot2014/Files/liitetiedosto2/Liite_5_FUM-ryhman_esitys.pdf), jossa pohditaan kirjastojärjestelmien kehittämiseen liittyviä kysymyksiä. Jarmo Saarti esittelee. Sovitaan, mitkä asiat otetaan ohjausryhmään ja mitkä kustannustenjakotyöryhmän käsiteltäväksi.

Esitys: Sovitaan, mitkä asiat otetaan ohjausryhmään ja mitkä kustannustenjakotyöryhmän käsiteltäväksi.

Päätös: Päätettiin, että strategiakeskustelua järjestelmistä pitää käydä jatkossakin ohjausryhmässä, mutta erityisesti ryhmän ulkopuolella sektoreilla. Varsinaisesti kuitenkaan tässä vaiheessa ei UKJ-ohjausryhmälle eikä projektiryhmälle tule varsinaista työtä FUM-ryhmän dokumentista.

5  Kysymys Helsingin yliopistolle ja Kansalliskirjastolle yleiskustannusten osalta.

Esittely: Edellisen kokouksen päätöksen mukaisesti valmistelut valmisteltu pohjaesitys kirjelmäksi Helsingin yliopistolle ja Kansalliskirjastolle on liitteenä. Allekirjoitukset voitaisiin pyytää ohjausryhmän pj ja varapj lisäksi myös sektoreiden puheenjohtajilta. Sinikka Luokkanen esittelee.

Kristiina Hormia-Poutanen jääväsi itsensä kohdan 5 käsittelyn ajaksi.

Esitys: Keskustellaan kirjelmästä, sovitaan keskustelun pohjalta kirjelmän muokkaamisesta ja sovitaan kirjelmän allekirjoittajat.

Päätös: Päätettiin, että kirjelmää ei lähetetä nyt, mutta hyväksyttiin kirjelmä esityksen mukaisesti. Kirjelmä täydennetään asiankuuluvilla tiedoilla kuten osoitetiedot ja allekirjoitukset. Päätettiin, että kirjelmän allekirjoitukset esityksen mukaisesti. Vastaukset pyydetään sektoreiden puheenjohtajille.

6 Valmistelua Arenen ja UniFin kanssa

Esittely: Kustannus- ja hallintomallin pitäisi olla valmis ennen kesää mielellään jo huhtikuun lopussa, jotta kustannukset voidaan huomioida vuoden 2015 budjettien valmisteluissa. Korkeakoulujen rehtorit muodostavat yhden merkittävän korkeakoulukirjastojen kehysorganisaatioissa päätösvaltaa käyttävän tahon.   UKJ-hankkeen kannalta paras käsittelyfoorumi olisi korkeakoulujen rehtoreiden yhteiskokous, jolloin kaille asia tulisi esiteltyä samalla kertaa ja kaikki rehtorit olisivat yhdessä keskustelemassa asiasta. UKJ-hankkeen käsittelyä voi alkaa valmistella Arenen ja UniFin toiminnanjohtajien kanssa. (Molemmat toiminnanjohtajat ovat vaihtuneet siitä, kun ao. kokouksissa UKJ oltiin edellisen kerran esittelemässä.) Kristiina Hormia-Poutanen esittelee.

Keskustelua:  Olisi hyvä hoitaa kunkin korkeakoulun sisällä asioista. Olisi hyvä huolehtia siitä, että on olemassa joku selkeä materiaali, jonka avulla voi esitellä asioita.

Esitys: Keskusteltavaksi

Päätös: Päätettiin, että kokous näiden toimijoiden kanssa olisi toukokuussa. Kansalliskirjasto järjestelee kokousta. Kristiina Hormia-Poutanen ottaa yhteyttä Arenen toiminnanjohtajaan Riitta Rissaseen ja UniFin  toiminnanjohtajaan Leena Treuthardtiin kokouksen sopimiseksi.

7 Amkit- ja Linnea2 konsortioiden yhteiskokous 3.4.2014

...

Esitys: Päätetään UKJ-hankkeen osalta esittelyvastuista konsortioiden yhteiskokouksessa.

Päätös: Päätettiin, että projektiryhmä tekee kirjastokentän esityksen siitä, mitä on haluttu ja näille asioille tekemistyön suuruusluokkia. Tavoitteena olisi käyttöönoton vähimmäisvaatimusten määrittely ja prioriteetin määrittely.

8 Muut asiat

CSC laatupalaveri

Käsiteltiin pykälän 2 jälkeen. Jussi Kärki kertoi terveiset CSC laatupalaverista. Keskusteltiin Voyagerin palvelimen tulevaisuudesta. Melinda siirtyy yhteiseltä palvelimelta eri ympäristöön. Samalla on mietitty, voisiko Voyagerin siirtää Linux ympäristöön. Siirtäminen voisi olla kustannustehokasta, koska nykyisen palvelimen kustannukset ovat varmasti nousussa. Jos Voyagerilla toimitaan 3-4 vuotta vielä, voisi olla kannattavaa selvittää Linux-ympäristöön siirtymisen kustannukset.

Aikaisemmin on puhuttu, että nykyisellä palvelimella voitaisiin toimia jopa 2018 asti. Teoriassa olisi rahallisesti järkevää vaihtaa, mutta käytännössä se ei ole varmaa. CSC:ltä pitäisi kysyä tarkemmin, kommentit olivat yksittäisiä mielipiteitä kokouksessa. Petteri Kivimäen mukaan vastaavia siirtoja on tehty. Esim. University of Arts Lontoossa on siirtänyt, siirto ei ollut mutkaton. Noin vuosi kului ennen kuin oli kaikki ongelmat oli ratkottu. Kannattanee olla yhteydessä Lontooseen ennen kuin siirtoa aletaan suunnitella.

Verkkokeskusteluryhmä UKJ asiasta

Tavoitteena avata huhtikuun aikana UKJ verkkokeskusteluryhmä, jossa keskustelujen ohjaajat olisivat kirjastokentältä. UKJ-projektiryhmä toimisi keskusteluryhmissä asiantuntijoina. Keskusteluille laaditaan pelisäännöt ja ohjeet.

9 Seuraavan kokouksen ajankohta ja asialista

Loppukevään kokousajat ovat:
ma 14.4. klo 14-16 (Muumipeikko, B438)
ti 20.5. klo 13-15 (Viuhti, C477)
ma 16.6. klo 13-15 (Muumi, B438)

10 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.34.

Liitteet

Pohjaesitys kirjelmäksi Helsingin yliopistolle ja Kansalliskirjastolle