Page History
Koha-käyttöönottoprojektin ohjausryhmä 2019-10-22
MuistioEsityslista
Aika: 2222.10.2019 klo 10 .00 - – 12.00
Paikka: Kansalliskirjasto
Läsnä: Ari Muhonen (pj), Ari Ahlqvist, Tua Hindersson-Söderholm (siht.), Esa-Pekka Keskitalo, Minna Kivinen, Hanna Lahtinen, Anne Lehto, Sinikka Luokkanen, Sari Palén, Johanna Vesterinen
Etäyhteydellä: Kristiina Hormia-Poutanen (kohdat 1 – 6)
Poissa:
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen klo. 10.05.
2. Sihteerin valinta
Sihteeriksi valittiin Tua Hindersson-Söderholm.
Esitys: Valitaan sihteeriksi
3. Yhteenliittymän, Kansalliskirjaston ja CSC:n kokous 11.10.2019
Ari Muhonen ja Sinikka kertovat kokouksen tuloksista.Luokkanen kertoivat kokouksen tuloksista. Kansalliskirjasto ja CSC tarkistavat omat kustannuslaskelmansa ja tekevät niistä mahdollisimman läpinäkyvän selvityksen yhteenliittymälle. Palvelukuvauksessa tarkennetaan Kansalliskirjaston rooli ylläpidon front-deskinä. Ryhmä tapaa seuraavan kerran 7.11.2019.
Esitys: Merkitään tiedoksi.
4. Käyttöönottoprojektin päättäminen
Kaikki yhteenliittymän jäsenkirjastot ovat nyt ottaneet käyttöön Koha-kirjastojärjestelmän, joten on aika päättää käyttöönottoprojekti . Projekti päätetään yleiskokouksessa 14.11.2019 . Mietitään kokouksen pitopaikka ja ohjelma. Tarkoitus on myös juhlistaa projektin päättymistä, joten mietitään myös, miten juhla saadaan järjestettyä.Laurean toimipisteellä Tikkurilassa. Yleiskokouksen yhteydessä on myös mahdollisuus pitää pääkäyttäjäryhmän kokous. Tilaisuuden ohjelma:
9.30-12.30 yleiskokous ja pääkäyttäjien kokous rinnakkain
12.30-13.30 lounas (omakustanteinen)
13.30-16 juhlat
Toimihenkilöt: Ari M (puhujat); Hanna, Anne ja Johanna (tarjoilut); Anne, Ari M, Tua (tiedote); Ari M, Esa-Pekka, Sinikka (Tietolinja); Anne (Twitter)
Esitys:
5. Palvelukuvauksen tilanne
CSC tulee esittelemään palvelukuvauksen tilannetta yleiskokoukseen 14.11 . Keskustellaan, mitkä asiat pitää silloin käydä läpi.ja uusin versio lähetetään ohjausryhmälle mahdollisimman pian. Uudessa versiossa on tarkennettu Kansalliskirjaston asema ja velvollisuudet alihankkijana, määritelty yhteenliittymän ohjausmekanismit, sekä muutettu reagointiajat. Kustannusrakenne ja hinnoittelu ovat vielä auki.
Esitys:
6. Talous
CSC ja Kansalliskirjasto tutkivat, miten yhteenliittymän kustannuksia saadaan alemmaksi. Yksi keino on pidentää vasteaikaa kahdesta neljään tuntiin. Esitys: Päätetään pidentää vasteaika Ohjausryhmä päätti yksimielisesti että vasteaika lasketaan kahdesta neljään tuntiin marraskuun alusta 2019 lukien. Esa-Pekka Keskitalo valtuutetaan ilmoittamaan asiasta sekä CSC:lle että yleiskokouslistalle. Asiasta ja sen vaikutuksista keskustellaan vielä yleiskokouksessa.
Keskusteltiin muista mahdollisista tavoista alentaa yhteenliittymän kustannukset. Kansalliskirjasto ja CSC pyydetään valmistelemaan laskelmia ja kuvia yleiskokoukseen, jotta vaihtoehdot hahmotetaan paremmin. Todettiin että yleiskokous päätti syyskuussa vuoden 2020 kustannustenjaosta, mutta että Kansalliskirjaston aseman selkeyttäminen yhteistyökuviossa sekä vuoden 2020 kehittämistarpeet voivat vielä vaikuttaa kustannuksiin. Myös tästä pyydetään esitys yleiskokoukseen.
Kunhan tekniset asiat ovat ratkenneet ja vaihtoehdot ovat pöydällä, jo nimetty kustannustenjakomalli 2021-pienryhmä voi ryhtyä töihin. Tavoite on, että vuoden 2021 kustannukset ovat tiedossa jo keväällä 2020.
7. Yhteenliittymä
Yhteenliittymän pitää määritellä olemassa olonsa projektin jälkeisessä ajassa. Keskustellaan, onko työjärjestys sellainen dokumentti, jolla määrittely tehdään. Pohditaan yhteenliittymän avoimuutta (liittyminen, poistuminen) ja päätöksentekoa.Keskusteltiin tulevan työjärjestyksen sisällöstä. Todettiin että päämäärämme on pysyä avoimia myös tulevaisuudessa, kunhan saamme yhteenliittymän asiat ensin kuntoon.
Esitys:
8. Kohan kehitys- ja ylläpitotyö
Onko meillä jo hyvä käsitys siitä, mikä taho ja miten päättää kehitystyöstä? Keskustellaan.
Esitys:
9. Terveisiä Turun Koha-seminaarista
Päätettiin alustavasti, että yhteenliittymän oma työjärjestys voisi olla että
- asiantuntijaryhmä kokoaa listan kehitystarpeista,
- ohjausryhmä käy sen läpi yhdessä asiantuntijaryhmän kanssa ja priorisoi tarpeet,
- yleiskokous tekee päätöksen priorisoinneista.
Todettiin että yhteenliittymällä on kehitystyöhön Kansalliskirjastolta ostetun resurssin lisäksi, tietty määrä henkilöresursseja käytettävissä myös kirjastoissa. Asiantuntijaryhmä koostuisi Kansalliskirjaston kehittäjien ja edustajan lisäksi, 3-4 yhteenliittymän kirjastoissa lähinnä kehittämiseen keskittyvistä henkilöistä. Ryhmän yhteistyö Koha Suomen olisi tiivis ja heiltä olisi joka toisessa kokouksessa edustajaa.
9. Koha seminaarin terveiset
KohaKoha-Suomi Oy järjesti Turussa 12.-13.10.2019 Koha-seminaarin. Siihen osallistui runsaasti väkeä myös tiede-Koha-kirjastoista. Yleinen ja yhteisesti jaettu ajatus oli, että tiivistäisimme yhteistyötä.
Turussa sovittiin:
- RedMine-järjestelmän tiimoilta työryhmä, joka on jo aloittanut toimintansa.
- Koha-seminaaria 2020 valmistellaan yhdessä. Tiede-Koha-kirjastoista valmisteluryhmään pitäisi nimetä 2 henkilö ja heidän lisäkseen Kansalliskirjaston vielä yksi.
- Asiantuntijaryhmien osalta haetaan yhteistyötapaa.
- KohaConiin 2020 halutaan yhteinen esitys Suomen Koha-kirjastoista. Sen ja laajemmankin yhteisen viestinnän hoitamiseksi pitäisi nimetä yhteinen viestintäryhmä.
- Koha-Suomella on kirjastonjohtajien aamukahveja. Koha-Suomi tulee kutsumaan aamukahveille myös tiede-Koha-kirjastojen johtajat. Rebekka Pilppula tulee kutsumaan. Aamukahvit ovat verkkokokouksia, joissa kukin huolehtii omista aamukahveistaan.
Esitys: Nimetään ....
10. Muut asiat
11. Seuraava kokous
Nimettiin ensi vuoden Koha seminaarin valmisteluryhmään Minna Kivinen ja Tua Hindersson-Söderholm. He seuraavat samalla miten yhteinen esitys KohaConiin 2020 edistyy.
10. Muut asiat
Yleiskokouksen alustava asialista:
- Puheenjohtajan ja sihteerin valinta
- Yhteenliittymän järjestäytyminen
- Palvelinratkaisu
- Palvelukuvaus
- Talous
- Kohan kehitys- ja ylläpitotyö
- Muut asiat
11. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 12.25.12. Kokouksen päätös