Page History

Julkaisuarkistojen asiantuntijaryhmä, 6.11.2018

Aika: 6.11.2018 klo 10.00-12.00

Paikka: Kardemumma (V503), Leipätehdas ja AC-etäyhteys

Läsnä: Mikko Pennanen (Turun yliopisto, pj.), Nina Hyvönen (Kansalliskirjasto), Jyrki Ilva (Kansalliskirjasto), Heli Kautonen (Kansalliskirjasto), Päivi Rosenström (Kansalliskirjasto), Tanja Vienonen (Kansalliskirjasto), Samu Viita (Kansalliskirjasto)

Etänä: Tommy Lahtinen (Åbo Akademi), Minna Marjamaa (AMKIT-konsortio), Ilkka Nokelainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto), Joonas Parviainen (Maanpuolustuskorkeakoulu), Silja Pirkola (Luonnonvarakeskus), Toni Raja-Hanhela (Lapin yliopisto), Iris Tahvanainen (Lappeenrannan teknillinen yliopisto), Tiina Tolonen (AMKIT-konsortio)

1. Kokouksen avaus

• Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.01
• Tiedonhallinnan ohjausryhmän kokouksen vuoksi edellisessä kokouksessa sovittu kokouspäivämäärä piti siirtää aikaisemmaksi

2. DPA-sopimusluonnoksen palaute

• Aiheesta on kokous iltapäivällä 6.11.
• Kansalliskirjaston palveluihin liittyvien sopimusten tietosuoja-liitteet olivat kommentoitavana yhtä aikaa ja kaikki annetut kommentit pyritään ottamaan huomioon yli palvelurajojen
  • Poikkeuksina FinELib- ja Melinda-palvelut
  • Julkaisuarkistosopimuksen tietosuojaliitteessä otetaan huomioon kaikkien palvelujen tietosuojaliitteisiin tulleet kommentit
  • Vielä marraskuun lopulla olevan Tiedonhallinnan ohjausryhmän kokouksen jälkeen voidaan ottaa kommentteja huomioon, jos sellaisia lähetetään
• Heli Kautonen ja Bjarne Beckmann Kansalliskirjastosta ovat olleet projektissa vetovastuussa, jotta kaikkien palvelujen sopimuksista on saatu yhtenäisiä

3. Uuden asiantuntijaryhmän valinta

• Julkaisuarkistopalveluihin on liittynyt uusia asiakkaita sitten ryhmän perustamisen, kuten Vaasan yliopisto ja Valtioneuvosto
• Viime kerralla yliopistojen edustajia kysyttiin silloisen SYNin kautta, tälläkin kertaa lienee hyvä toimia samoin ja kysyä edustajia yliopistokirjastojen verkosto FUNilta ensin
  • Olisi hyvä, jos ehdotettavat edustajat hoitavat kotiorganisaatioissaan julkaisuarkistoihin liittyviä tehtäviä
  • Nina Hyvönen on yhteydessä FUNiin
  • Ehtiikö päätöstä saada ajoissa Tiedonhallinnan ohjausryhmän kokoukseen?
• Pyritään saamaan kaikki sovittua ennen ohjausryhmän kokousta
• Minna Liikala, Mikko Pennanen, Minna Marjamaa ja Tiina Tolonen ovat kiinnostuneita jatkamaan ryhmässä
• Iris Tahvanainen ei jatka ryhmän jäsenenä ensi vuonna, ehdottaa Ilkka Nokelaista Lappeenrannasta
• Todettiin, että asiantuntijaryhmän kokoukset ovat avoimia ja niihin voi osallistua, vaikka ei olisi virallinen jäsen
• Toiminnan laajempaa tiedotusta jatketaan
• Jatkossa jotain tiettyä teemaa käsitteleviin kokouksiin voisi tarvittaessa kutsua vierailijoita esimerkiksi Jyväskylästä, UEF:sta tai Aalto-yliopistosta

4. Uudet palvelut ja muu kehitystyö

• LutPubin julkaisut on poistettu Doriasta, eli ne löytyvät nyt vain Lappeenrannan teknillisen yliopiston omasta julkaisuarkistosta
• Theseuksessa kaavailtujen muutosten toteuttaminen helmikuussa 2019: Metadatauudistus, ulkoisen syöttölomakkeen korvaaminen DSpace-lomaketekniikalla ja Theseuksen palvelimen kuorman tasaus
  • Kokoelmarakennetta yksinkertaistetaan Justus-yhteyden vuoksi
  • Theseuksen ulkoinen syöttölomake täyttää 10 vuotta, sen korvaavan DSpace-lomakkeen käyttöönotto helpottaa päivitys- ja ylläpitotyötä
    • Metadatakenttiä voi päivittää Drive-taulukossa eikä DSpace-syöttölomakkeen käyttö edellytä omaa instanssia
  • Palvelimen kuorman tasaukseen on suunnitteilla ratkaisuja, Anis Moubarik selvittelee
  • Ulkoasu-uudistus tulossa pian
• Julkaisuarkistopalveluiden toiminnan suunnittelu vuodelle 2019
• Alustavasti tiedossa olevia yleisiä kehitystehtäviä:
• Julkaisuarkistojen siirtyminen http:stä https:ään
• OAI-PMH rajapinnan osalta on tarkistettava, ettei http -> https -siirtymästä aiheudu haravointiongelmia
• LUTPub on ilmoittanut toimivansa pilottina siirtymässä
• EndNote-moduuli, RIF
• Vaatii mappauksia ja taustaohjelmien lisätutkimuksia
• Kuormanhallinnan/tasauksen ratkaisut
• Palvelusta haravoituvat metadataformaatit
• Takautuvaa dataa on tutkittava, jotta haravointi saadaan yhtenäiseksi
• Shibboleth-kirjautumisen toteuttaminen useammassa julkaisuarkistossa
• Lappeenrannan LUTPub, Vaasan Osuva ja Lapin Lauda ovat ensimmäisinä
• Converis-kytkentä
• Lappeenrannan teknillisen yliopiston, Åbo Akademin ja Turun yliopiston toive, mutta edellyttää lisätietoa Converiksen rajapinnoista ja toiminnallisuuksista
• Jyväskylän yliopistossa Converiksen ja DSpace 6:n välisen kytkennän toteuttaminen on ollut mutkikasta
• Converiksen dokumentointi on vaikeaselkoista ja resurssit asioiden selvittämiseen ovat rajalliset
• Tiedonkeruun avoimuusvaatimus voi lisätä painetta rinnakkaistallennusten siirtoon Converiksesta avoimeen julkaisuarkistoon
• Lappeenrannassa mietitään ratkaisua IT-palvelujen kanssa, Åbo Akademin kanssa on keskusteltu
• Converiksen nykyiseltä omistajalta Clarivatelta saatu vain oletusratkaisu, joka ei ilmeisesti ole sellaisenaan riittävä
• Mikko Pennanen on tehnyt keväällä taustakartoitusta, mutta valmista ratkaisua ei silloin löytynyt
• Lappeenrannassa kytkennän toteuttamisella on johdon tuki, mikä on olennaista
• Ilkka Nokelainen: Converis-DSpace -integraatio on hankala joka tapauksessa, sillä kehitystyö ja ylläpito vaatii huomattavat resurssit
• Justus-kytkentä (Theseus)
• Demo on luvattu, mutta testausta ei ole toistaiseksi aloitettu
• CSC:llä ollut backendissa ongelmia shibbolethin kanssa
• LUKE:ssa ollaan kiinnostuneita kytkennästä
• Kommentoitiin, että viestintä julkaisuarkistoista on haastavaa, erityisesti tutkimustietojärjestelmän ja julkaisuarkiston eron tekemiseksi
• ÅA:ssa päätetty puhua tutkijoille vain julkaisuarkistoista ja rinnakkaistallentamisesta
• Saavutettavuus julkaisuarkistoissa
• koulutusta kaivataan
• Lisäksi asiakaskohtaisia projekteja
• Toiveita saa esittää, vaikka toiveiden tynnyri on JIRAssa melko täynnä; sieltä valitaan toteutettavaksi sellaisia, jotka hyödyttävät mahdollisimman monia julkaisuarkistoasiakkaita
• Minna Marjamaa: Toivotaan jonkin tutkimustietojärjestelmän (CRIS) käyttöönottoa DSpacen yhteyteen
• DSpace 7:n käyttöönoton jälkeen asiaa voidaan lähteä tutkimaan
• Pitemmällä tähtäimellä voi olla mahdollista, mutta tällä hetkellä aikataulusta ei voi sanoa mitään tämän tarkempaa
• DSpace 7:n kehitystyö etenee
• Arviolta kymmenen kuukauden työ vielä jäljellä
• Version pitäisi olla valmis tammikuussa
• OR19:ssä esitellään varmasti uutta versiota

5. Muut asiat

• Heli Kautonen aloittaa julkaisemisen palvelut -yksikön vetäjänä 1.1.2019
• Aloittanut Kansalliskirjastossa 2011 Asiakkuuden hallinta -yksikön esimiehenä
• Organisaatiouudistuksen jälkeen Heli siirtyy julkaisemisen palvelut -yksikön esimieheksi
• Uuteen yksikköön kuuluvat julkaisuarkistot, URN ja Qvain -tutkimusdatan kuvailuväline
• Tulevat yksiköt on perustettu palveluiden ympärille
• Theseuksen kymmenvuotisjuhlaseminaari 21.11.2018 Tampereella
• Kansalliskirjaston julkaisuarkistoihmiset osallistuvat seminaariin, Jyrki Ilvalla ja Samu Viidalla esitykset
• Open Repositiories 2019 kesäkuussa Hampurissa - Call for Proposals ilmestyy tällä viikolla: https://or2019.blogs.uni-hamburg.de/cfp/
• Konferenssin teemana: All the user needs
• Paljon aiheita, mistä tarjota esityksiä
• Toivotaan suurta osanottoa Suomesta, koska seuraavat järjestetään taas muualla kuin Euroopassa
• Avoimen tieteen syyspäivät järjestettiin 19.-20.11.18, materiaalit verkossa: https://avointiede.fi/fi/arkisto/syysp%C3%A4ivien-2018-esitykset
• Tanja Vienonen: Olisiko julkaisuarkistopalveluille hyötyä osallistua myös KATVE-ryhmän kokouksiin?
• Aiheista riippuen voisi osallistua tarvittaessa
• Nina Hyvönen siirtyy uuden Yhteentoimivuuspalvelujen esimieheksi, mutta saattaa osallistua edelleen asiantuntijaryhmän toimintaan

6. Kiitokset kuluneista vuosista!

• Ryhmässä on ehditty käsitellä paljon julkaisuarkistoihin liittyviä aiheita
• Julkaisuarkistojen välinen tietojenvaihto on ollut hienoa
• Ryhmä on täyttänyt tarkoituksensa ja toivotaan, että jatkossakin ryhmä toimii yhtä hyvin
• Julkaisuarkistotoiminnan kehittämisen kannalta on ollut hienoa saada tietoa laajemmin, miten muualla ongelmia on ratkaistu