Page History

...

Kokouksen aluksi yhteinen osuus hankintayhteistyön projektiryhmän kanssaAsialista

Muistio

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.35.

Yhteinen osuus projektiryhmän kanssa

1. Ryhmien esittäytyminen

Ohjausryhmän ja projektiryhmän

...

Esitys:

...

jäsenet esittäytyivät.

2. Projektin työtila

Projektin työskentelyä varten tarvitaan työtila, jossa voidaan työstää yhdessä dokumentteja. Keskeneräiset dokumentit ja markkinatutkimukseen liittyvä aineisto

...

eivät ole avoinna kaikille. Kuno Öhrman esittelee eDuunin käyttömahdollisuutta projektin työskentelyalustaksi.

Esitys: Keskusteltavaksi

Päätös: eDuuni on OKM:n tukema sharepoint-ympäristö. eDuunista voidaan hankkia projektille oma työskentelyalue tai projekti voi toimia eDuunissa jonkin toisen organisaation työskentelyalueen osana. Omasta alueesta tulisi kustannuksia 3000 euroa vuodessa.

Todettiin, että hankintaprojekti tarvitsee ennen kaikkea ympäristön, jossa voi jakaa ja muokata dokumentteja ja järjestellä niitä hakemistorakenteeseen. Tämä voidaan tehdä totuttuun tapaan Office 365 -ympäristössä.

Päätettiin, että projekti käyttää edelleen Office 365 -ympäristöä tiedostojen jakamiseen ja muokkaamiseen.  

3. Projektisuunnitelman pääkohdat

Projektipäällikkö Minna-Liisa Kivinen esittelee projektin aikataulun sekä työpaketit. Projektisuunnitelma löytyy projektin wiki-sivulta osoitteesta https://www.kiwi.fi/x/HQNhB.

Esitys: Keskusteltavaksi

Päätös: Projektisuunnitelman esittelyssä ja keskustelussa todettiin mm. seuraavat seikat:

• Projektisuunnitelma on pääosin valmis. Se sisältää hankintayhteistyösopimuksen kanssa päällekkäisiä osuuksia.
• Viestintäsuunnitelma on osa projektisuunnitelmaa. Suunnitelmaan on mm. linjattu, että viestinnässä käytetään hyväksi mm. Kansalliskirjaston viestintäkanavia sekä sektoreiden kokouksia. Mukana oleville organisaatioille järjestetään seminaari, jossa käydään läpi hankkeeseen sitoutumista ja sen aikataulua. Projektissa tuotetaan paljon avointa materiaalia. Projektiin on määritelty tarkistuspisteitä, joissa on määrä viestiä osallistujille.
• Kannustetaan hankinnan yhdyshenkilöitä osallistumaan aihetta koskeviin tilaisuuksiin, jotta viestintä tavoittaisi heidät.
• Nostettiin esille kysymys, tarvitaanko hankkeelle keskustelufoorumi vuorovaikutusta varten. Päätettiin perustaa keskustelufoorumi, joka on käyttäjätunnuksella rajattu. Foorumille voivat liittyä osallistuvien organisaatioiden työntekijät.
• Projektisuunnitelmassa oleva aikataulu on laadittu niin, että yleiset loma-ajat on otettu huomioon.
• Projektisuunnitelmassa linjataan, että hankintaan liittyvät määrittelyt annetaan osallistujille kommentoitavaksi, minkä jälkeen ne voidaan viedä järjestelmätoimittajille tiedoksi.
• Korostettiin kirjastovierailujen merkitystä järjestelmiin liittyvässä tietojenhankinnassa.
• Todettiin myös, että järjestelmän integraatiokuvaukset ovat tärkeitä.
• Suunnitelmassa mainittujen lisäksi muitakin kirjastojen asiantuntijoita voidaan ottaa projektiin asiantuntijoiksi.
• Kansallisten järjestelmien, erityisesti Melindan suhde hankintaprojektiin on asia, josta keskustellaan ohjausryhmän seuraavassa kokouksessa.
• Projektisuunnitelma on elävä ja muuttuva dokumentti, jota täydennetään ja muutetaan tarvittaessa.

4. Markkinakartoituksen tilanne

Ennakkotietoilmoituksen perusteella on kiinnostuksensa ilmoittanut 10

...

järjestelmätoimittajaa. Ilmoittautuneille toimittajille lähetetään viikolla 2 sähköpostitse lisätietopyyntö, jossa tiedustellaan myös hintatietoja.

Markkinakartoitukselle on tehty oma suljettu sivunsa, jonne on koottu tietoa toimittajista sekä tallenteita toimittajien pitämistä esittelytilaisuuksista.

Myöhemmin lähetettävällä lisätietopyynnöllä saadaan lisää tietoa, mitä ilmoittautuneet tarjoavat.

Esitys: Keskusteltavaksi

Päätös: Kiinnostuksensa ilmoittaneiden joukossa ovat keskeiset järjestelmätoimittajat.

Markkinakartoitusta voidaan jakaa kirjastoissa harkiten. Kiwissä olevaan markkina-analyysiin tarjotaan pääsy valikoidulle joukolle kirjastojen henkilökuntaa.

Ohjausryhmän kokous jatkuu

5. Ohjausryhmän edellisen kokouksen muistio
Edellisen ohjausryhmän kokouksen 2.12.2016 muistio https://www.kiwi.fi/x/FIxFB.

Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen muistio

...

Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio.

6. Projektin eteneminen

Käydään läpi projektin eteneminen ja siihen liittyvät asiat.

Esitys: Keskusteltavaksi

Päätös: Jukka Kataisen kertoi, että hänellä ei ole vaihtuvan toimenkuvan vuoksi mahdollisuutta osallistua projektiin niin paljon kuin kaavailtiin. Hankintaosaamista joudutaan näin ollen ehkä ostamaan. Ohjausryhmä voi tämänhetkisen sopimustekstin mukaan päättää projektille tehtävistä hankinnoista 20000 euroon saakka. Tämä ei todennäköisesti tule kuitenkaan riittämään, jos ostetaan hankintaosaamista.

Aalto-yliopisto on joka tapauksessa sitoutunut toimimaan hankinnan vastuullisena organisaationa, ja vaikka Jukka Katainen osallistuu ennakoitua vähemmän hankkeeseen, tilanne hoidetaan niin, että projektille ei koidu viivästyksiä.

Nostettiin esille kysymys, minkälainen mahdollisuus osallistuvilla organisaatioilla olisi ottaa osaa hankinta-asiantuntemuksen ostamisesta aiheutuviin kuluihin?

Ohjausryhmän kanta on, että hankintaprojektin maksimikulut voidaan uuden tilanteen vuoksi nostaa 30000 euroon. Päätettiin, että lähetetään osallistuville organisaatioille erillinen tilannetiedote, jossa kysytään mahdollisuutta nostaa sopimuksessa mainitut kulut 30000 euroon. Mukaan liitetään päivitetty taulukko organisaatiokohtaisista osuuksista.

Minna-Liisa Kivinen laatii tiedotteen, jossa todetaan ohjausryhmän kanta kustannuksiin. Tiedustellaan organisaatioilta, vastustaako jokin organisaatio tiedotteen ehdotusta. Kyselyn määräpäivä on 30.1.

7. KonsortiomallitKäydään

Käytiin läpi nykyisten konsortioiden kuvaukset https://www.kiwi.fi/x/JhJhB.

Esitys: Keskusteltavaksi

Päätös: Todettiin, että tulevaa järjestelmää käyttävät konsortiot on kirjattava ja kuvattava mahdollisimman nopeasti. Tämä tarvitaan tarjouspyyntöä varten.

Lisäksi todettiin, että mukana olevien yhteyskirjastojen on kuvattava omat mallinsa.

Päätettiin, että konsortiokuvaukset otetaan seuraavan kokouksen aiheeksi.

8. Projektisuunnitelman hyväksyminen

Minna-Liisa Kivinen esittelee hankinnan projektisuunnitelman. Projektisuunnitelma löytyy projektin wiki-sivulta osoitteesta https://www.kiwi.fi/x/HQNhB.

Esitys: Hyväksytään projektisuunnitelma

Päätös: Hyväksyttiin projektisuunnitelma. Todettiin, että suunnitelma elää tilanteen mukaan, ja esimerkiksi tarvittaessa kirjastojen asiantuntijoita käytetään hyväksi tämänhetkisessä projektisuunnitelmassa kuvattua enemmän. Varmistetaan myös, että hankintayhteistyösopimuksessa ja projektisuunnitelmassa käytetyt ilmaisut ovat yhteneväiset.

9. Hankintayhteistyösopimus

Uusi hankintalaki on tullut voimaan 1.1.2017 ja tämä on huomioitu hankintayhteistyösopimukseen. Museoviraston ja Aalto-yliopiston lakimiehet ovat työstäneet sopimusta eteenpäin.

Käydään läpi hankintayhteistyösopimuksen tulleet muutokset, erityisesti kohta 5 ja sen alakohdat. Mahdollisen valituksen aiheuttamista kustannuksista vastataan yhteisvastuullisesti, mikäli valitus kohdistuu hankintamenettelyn virheeseen. Mikäli valitus kohdistuu virheeseen, josta jokin sopijapuoli on yksin vastuussa, sen seuraamuksista vastaa kyseinen sopijapuoli.

Hankintayhteistyösopimus on lähetetty sähköpostitse ohjausryhmän jäsenille.

Esitys: Hankintayhteystyösopimus lähetetään mukana oleviin organisaatioihin allekirjoitettavaksi

Päätös:

...

 Päätettiin, että sopimus lähtee hyväksyttäväksi osallistuville organisaatioille.

Minna-Liisa Kivinen laatii saatteeksi viestin, jossa selvennetään sopimukseen sisältyviä kohtia osapuolten vastuista erityisesti mahdollisissa tilanteissa, joissa hankintaprosessista valitetaan.

10. Tiedotusasiat

11. Muut asiat

13. Seuraavat kokoukset

Seuraava kokous pidetään 15.2. Kokouksen käsiteltäväksi otetaan ainakin konsortiokuvaukset sekä Melindan mahdollinen mukanaolo tulevassa järjestelmässä.

Ohjausryhmä valmistautuu pitämään kokouksia kerran kuukaudessa.

...

Maaliskuussa kokous pidetään 16.3. klo 13.

...

Loput kevään kokoukset sovitaan myöhemmin.

Kokoukset pidetään Kansalliskirjaston tiloissa Helsingin keskustassa ja kokouksiin voi osallistua myös etäyhteyden avulla.

14. Kokouksen päättäminen 

Päätettiin kokous klo 16.15.