Valitettavasti ohjausryhmässä ei tällä kertaa ollut osallistujia yliopistokirjastoista
Ohjausryhmässä sovittiin, että kysymys
julkaisuarkistopalveluiden
Julkaisuarkistojen asiantuntijaryhmän toimikaudesta otetaan käsittelyyn ensi vuonna
Osallistumiskausi asiantuntijaryhmissä on useimmiten kolme vuotta, mikä on osalla tämän ryhmän jäsenistä tullut täyteen syksyllä 2017
Vuoden 2018 tavoitteita:
Viedään versiopäivityskierros loppuun (Julkari jäljellä)
Julkarin päivitys helmikuussa sopii THL:lle
Seuraava versiopäivitys tehdään todennäköisesti DSpacen versioon 7 tai 8, riippuen siitä miten ne valmistuvat
DSpace 7:ssä uusi käyttöliittymä, DSpace 8:ssa mahdollisesti myös uusi datamalli
Asiakaskohtaisia projekteja vanhoille ja uusille asiakkaille
Jatketaan metadatan
Theseuksessa toiveita käyttää opiskelijaresurssia järjestelmän/apuohjelmien/etusivun kehitystyössä
Metadatan ja rajapintojen kehittämistä jatketaan
Tavoitteena saada aineistot nykyistä paremmin esille Finnan ja muidenkin metadataa haravoivien palveluiden kautta
Kytkentöjä muiden järjestelmien kanssa kehitetään
Kokotekstien tallennus julkaisuarkistoon CSC:n kehittämän Justus-palvelun kautta
?
Theseus-rukkaset keskustelleet CSC:n kanssa Justus-tallennuksesta
Helmikuulle on sovittu yhteinen kokous Kansalliskirjaston, CSC:n ja Theseus-rukkasten kanssa
Kokous on olennainen erityisesti metatiedon muokkauksen kannalta, sillä tavoitteena on, että suurin osa ammattikorkeakouluista tallentaa julkaisunsa Theseukseen Justus-lomakkeen kautta (opinnäytteet tallennetaan edelleen omalla erillisellä lomakkeella)
Suosituksen päivittämisestä on hyvä keskustella laajemmin, mukana voisi mahdollisuuksien mukaan olla ainakin tämä asiantuntijaryhmä ja suosituksen kokoamisessa mukana olleet asiantuntijat
Tapaamista suunniteltu suosituksen julkaisun vuosipäiväksi 28.2.2018
Tapaamiselle kannattaa varata aikaa aamupäiväksi jo nyt, kutsu tulee myöhemmin
Etäyhteyskin on mahdollinen osallistumistapa, mutta toivotaan että suurin osa osallistuisi tapaamiseen paikan päällä
Metadatasuositukseen ja Dublin Coreen liittyvissä kysymyksissä voi lähettää sähköpostia uuteen palveluosoitteeseen: [email protected] tai suoraan Tanja Vienoselle
5. EU:n tietosuoja-asetus ja julkaisuarkistojen tietosuojaselosteet
Selvitetään Kansalliskirjaston ja asiakkaiden roolit selosteiden laatimisessa
Prosessi on käynnissä Kansalliskirjaston järjestelmien osalta, vastuuyksikkönä kirjastoverkkopalvelujen Tietojärjestelmät-yksikkö
Tietosuojaan liittyvät asiat selvityksen alla, käsittely on vielä kesken
Helsingin yliopiston tietosuojavastaavana toimiva juristi Jarkko Reittu mukana asiantuntijana
Kansalliskirjaston palvelimilla sijaitsevien julkaisuarkistojen osalta tietosuojaselosteet tehdään yhdessä organisaatioiden kanssa
Kansalliskirjastosta ollaan yhteydessä sopimusasiakkaisiin (Nina Hyvönen)
Asioiden käsittely on vielä kesken, vastuita pohditaan
Järjestelmät käsitellään kokonaisuuksina, ei yksittäisinä julkaisuarkistoina
Todennäköisesti organisaatioiden omat juristit ottavat yhteyttä, jos näkevät että siihen on aihetta
Kirjastojen tulee tietää mitä järjestelmiä heillä on käytössä, koska organisaatioiden IT-palvelut eivät välttämättä ole näistä tietoisia
Organisaatioiden omilla palvelimilla sijaitsevien julkaisuarkistojen tietosuojaselosteiden teko on organisaation omalla vastuulla
Selosteiden tulee olla valmiita viimeistään 25.5.2018
Suunnitelmissa on tehdä tietosuojaselosteelle pohjalomake, jotta julkaisuarkistojen selosteet ovat yhtenäisiä
Sovittiin, että pidetään tietosuoja-asia esillä asiantuntijaryhmässä kevään ajan, kunnes asia on selvä
Lassi Lager vie julkaisuarkistojen asiaa eteenpäin Tietojärjestelmät-yksikölle
Aihetta käsiteltiin myös Kirjastoverkkopäivien yhdessä työpajassa
Mirja Nojonen Jyväskylän ammattikorkeakoulusta on kommentoinut ohjetta, tarvittavat muutokset tehdään asiakaswikiin
Tietosuojaan liittyvät asiat lisätään ohjeeseen myöhemmin, kun asiat selviävät
Ohjeessa on huomioitu turvaluokitettuihin opinnäytteisiin liittyvät rajoitukset
Jos opinnäyte on salassa pidettävä tietyn ajan, sen julkaisemiseen pitää saada lupa tekijältä jo opinnäytteen tallennusvaiheessa (myöhemmin tekijää voi olla vaikea tavoittaa)
Ei-julkaistujen opinnäytteiden vienti PAS:iin on vielä selvitettävä yhdessä Kansallisarkiston kanssa
Tutkimus-PAS voi olla kevyempi ratkaisu, mutta koko prosessi vaatii laajemman keskustelun
PAS on tärkeä asia ja vastuut tulee siksi selvittää tarkkaan
Huomioitavaa: opinnäytteestä tulisi aina olla tallennettuna kokonaan julkinen versio
Opinnäytteessä oleva salassa pidettävä aineisto on erotettava luotettavasti julkisesta versiosta
Laureassa turva-alan opinnäytetöissä jonkin verran osittain salassa pidettäviä töitä, ei ole tarkempaa tietoa kuinka paljon niistä jätetään pois
Lassi Lager päivittää asiakaswikissä olevan ohjeen 1.1-versioon
PDF-tiedostojen konvertoimista PDF/A-muotoon on testattu PAS-palvelussa ja näyttäisi siltä, että valtaosassa tapauksista konversio onnistuu julkaisuarkistoon tallentamisen jälkeenkin ilman, että tietoa katoaa
Poikkeuksena multimedia- tai interaktiiviset tiedostot, joista tietoa saattaa kadota paljonkin (tallentuu vain yksi tiedoston taso eikä kaikki)
Paras ratkaisu PAS:in kannalta on tallentaa tiedostot alun perin PDF/A-muodossa, jotta kaikki informaatio säilyy tiedostossa
Hyvien ja yksinkertaisten tallennusohjeiden teko opiskelijoille/opinnäytteiden tallentajille on tärkeää, jos päädytään suosittelemaan PDF/A-tallennusta
Jos organisaatiossa tunnistetaan mahdollisia hankalia tapauksia, niiden PDF/A-konversiota kannattaa testata pistokokein
Opinnäytteiden arkistoinnista puhuttaessa selvennettiin vielä, että PAS-palvelu on ensisijaisesti säilytyspaikka, julkaisuarkistoissa on käyttökopiot
PAS:in hakumahdollisuudet ovat toistaiseksi hyvin rajatut, vaikka niitä kehitetään jatkuvasti
Julkaisuarkistoissa olevaa aineistoa ei kannata poistaa, vaikka paineita siihen olisi aineiston iän vuoksi
Opinnäytteiden PAS-arkistointia ei ole vielä varmistettu, minkä vuoksi organisaatioiden on tärkeää huolehtia aineiston lyhyen aikavälin säilytyksestä